Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Quy trình ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký sổ cái sau đó ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết cuối tháng khóa sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ nhật ký sổ cái và tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ thẻ kế toán chi tiết). Về nguyên tắc số phát nợ, số phát sinh có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ nhật ký sổ cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản.
Sơ đồ 1.8:Sơ đồtrình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký-sổ cái
Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra áp dụng thích hợp với đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng ít người làm kế toán.
Nhược điểm: Không áp dụng được ở các đơn vị vừa và lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụngg nhiều tài khoản, người làm công tác kế toán ít, sổ chi tiết tách rời tổng hợp làm ảnh hưởng đến tốc độ lập báo cáo tài chính.
Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp ít nghiệp vụ kế toán phát sinh, nội dung đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế toán ít, những đơn vị có quy mô nhỏ như hợp tác xã, đơn vị từ nhân, quản lý công trình.