*Thủ tục nhập kho
Tại Công ty Cổ Phần đầu tư Acom, NVL, CCDC phần lớn là mua ngoài. Việc mua sắm vật liệu, CCDC chủ yếu dựa vào các thông số kỹ thuật của quá trình sản xuất mà phòng kỹ thuật đã dự trù khối lượng vật tư tiêu hao rồi sau đó chuyển cho phòng vật tư. Phòng vật tư có trách nhiệm theo dõi NVL, CCDC của Công ty như thế nào, có còn nhiều ở trong kho hay không, có đủ cho quá trình sản xuất hay không. Khi nào phải mua NVL, CCDC, khi cần mua phải hỏi Giám đốc hay người có ủy quyền duyệt cho mua thì cán bộ phòng vật tư tiến hành thu mua NVL, CCDC. Khi vật tư, CCDC và hoá đơn về Công ty, phòng vật tư sẽ tiến hành kiểm nghiệm và đánh giá, nếu đạt yêu cầu về số lượng, chủng loại và chất lượng đồng thời xem xét nội dung ghi trong hoá đơn, phòng vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
-Liên 1: Lưu tại phòng vật tư.
-Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán.
Đồ án tốt nghiệp 80 Trường ĐH GTVT
-Liên 3: Người giao hàng giữ.
Để mô phỏng quá trình nhập kho, đ ồán xin trích dẫn một số nghiệp vụ liên quan đến việc nhập kho NVL, CCDC trong tháng 08 năm 2013 tại Công ty như sau:
Nghiệp vụ 1: Ngày 05/08/2013, công ty cổ phần đầu tư Acom mua 15000 lít cồn thực phẩm gạo và 50ml chất tạo hương thơm AT60 của doanh nghiệp tư nhân Hiển Nhung, tổng giá mua chưa có thuế là 567.904.500 đồng. Thuế GTGT là 10%.Đã trả bằng tiền gửi ngân hàngtheo hoáđơn GTGT số 0000036 (Biểu mẫu 2.1)
Đồ án tốt nghiệp 81 Trường ĐH GTVT
Biểu mẫu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Kí hiệu: AA/13P Liên 2_Giao cho khách hàng Số: 0000036
Ngày 05 tháng 08 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp tư nhân Hiển Nhung. Mã số thuế: 2300235750.
Địa chỉ: Đương Xá, P. Vạn An, Tp. Bắc Ninh,Bắc Ninh
Điện thoại: …… Fax:……… Họ và tên người mua:
Tên đơn vị : Công ty CP Đầu tư Acom
Địa chỉ: số 6, ngách 18/5, tổ 9 phố Định Công, phường Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội
Mã số thuế: 0101096386. Hình thức thanh toán: TM
.
Số tài khoản: ……….
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vịtính lượngSố Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Cồn thực phẩm gạo Lít 15000 37,350 560.250.000
2 Chất tạo hương thơmAT60 ML 50 153,090 7,654,500
Cộng tiền hàng 567.904.500
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 56.790.450
Tổng số tiền thanh toán 624.694.950
Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm hai mươi tư triệu sáu trăm chin mươi tư nghìn chín
trăm năm mươiđồng./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Đồ án tốt nghiệp 82 Trường ĐH GTVT
Khi NVL, CCDC về tới công ty, căn cứ vào hoá đơn bán hàng Số: 0000036 thủ kho kiểm tra NVL, CCDC được mua về số lượng, chất lượng, quy cách. Bộ phận kho làm giấy đề nghị nhập vật tư (theo biểu mẫu 2.2).
Biểu mẫu 2.2: Giấy đề nghị nhập vật tư
Công ty CP Đầu tư Acom
số 6, ngách 18/5, tổ 9 phố Định Công,
phường Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội Số 000256
GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP VẬT TƯ
Ngày 05 tháng 08 năm 2013
Họ và tên : Đỗ Tuấn Dương Bộ Phận : Cung ứng Vật tư
Lý do nhập kho : Mua về nhập kho
STT TÊN QUY CÁCH VẬT LIỆU ĐVT SỐ LUỢNG
01 Cồn thực phẩm gạo Lít 15000
02 Chất tạo hương thơm AT60 ML 50
Người đề nghị Kế toán
( Ký ,họ tên) ( Ký, họ tên)
Bộ phận kho làm biên bản kiểm nghiệm vật tư. Thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm tra toàn bộ số NVL, CCDC trên đã mua theo hoá đơn, kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư theo biểu mẫu 2.3).
Đồ án tốt nghiệp 83 Trường ĐH GTVT
Biểu mẫu 2.3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Công ty cổ phần đầu tư Acom
số 6, ngách 18/5, tổ 9 phố Định Công, phường Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội
Mẫu số : 03- VT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- ngày 20/03/2006 của Bộ truởngBTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 05 tháng 08 năm 2013 Số: 90
- Căn cứ hoá đơn GTGT số 0000036 ngày 05 tháng 08 năm 2013 của công ty cổ phần đầu tư Acom
- Biên bản kiểm nghiệm gồm :
+ Bà Nguyễn Thị Thủy Chức vụ: Kế toán . Đại diện bên mua- Trưởng ban + Ông Nguyễn Đại Hùng Chức vụ: nhân viên. Đại diện bên bán- Uỷ viên + Ông Đỗ Tuấn Dương Chức vụ: Thủ kho. Đại diện bên mua- Uỷ viên -Đã kiểm nghiệm các loại :
STT Tên nhãn hiệuvật liệu
Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng Không đúng quy cách phẩm chất Theo chứng từ Đúng quy cách phẩm chất 01. Cồn thực phẩm gạo Toàn diện Lít 15000 15000 0 02 Chất tạo hương thơm AT60 ML 50 50 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Lượng nguyên vật liệu nhập vào đúng quy cách và phẩm chất
ĐẠI DIỆN KỸ THUẬT THỦ KHO TRUỞNG BAN
- Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa trên kế toán tiến hành làm thủ tục nhập kho số NVL nói trên. Phiếu nhập kho theo biểu mẫu 2.4
Đồ án tốt nghiệp 84 Trường ĐH GTVT
Biểu mẫu2.4: Phiếu nhập kho
Công ty cổ phần đầu tư Acom
Số 6, ngách 18/5, tổ 9 phố Định Công,
phường Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội
Mẫu số01- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC.Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 08 năm 2013 Số: 00340 Nợ :152 Có :112 Họ tên người giao:Phạm Văn Bình
Lí do nhập kho: Nhập kho Nguyên vật liệu theo HĐ số 0000036 Nhập tại kho : Công ty Địa điểm :
ST
T Tên vật tư
Mã
vật tư ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01. Cồn thực phẩm gạo CON_GAO Lít 15000 15000 37,350 560.250.000 02 Chất tạo hương thơm AT60 TAOHUONG_AT60 ML 50 50 153,090 7,654,500 Cộng 567.904.500
Số tiền viết bằng chữ :Năm trăm sáu mươi bảy triệu chín trăm linh tư nghìn năm
trăm đồng./.
Số chứng từ gốc kèm theo: Hoá đơn GTGT 0000036, Biên bản kiểm nghiệm số 90.
Ngày 05 tháng 08 năm 2013
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên)
Nghiệp vụ 2: Ngày 10/08/2013, công ty cổ phần đầu tư Acom mua 575 kg hoá chất HF và 300 kg hoá chất HCl của Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Và Thương Mại Toàn Thắng, tổng giá mua chưa có thuế là 24.835.000 đồng. Thuế GTGT là 10%. Đã trả bằng tiền gửi ngân hàngtheohóa đơn số 0002907.
Biểu mẫu 2.5: Hoá đơn Giá trị gia tăng
Đồ án tốt nghiệp 85 Trường ĐH GTVT
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Kí hiệu: AA/13P
Liên 2_Giao cho khách hàng Số: 0002907
Ngày 10 tháng 08 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại Toàn Thắng Mã số thuế:0104849373
Địa chỉ: Tập thể X20, tổ 41 - Quận Hoàng Mai - Hà Nội
Điện thoại: 0918005046 Fax:……… Họ và tên người mua:
Tên đơn vị : Công ty CP Đầu tư Acom
Địa chỉ: số 6, ngách 18/5, tổ 9 phố Định Công, phường Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội
Mã số thuế: 0101096386. Hình thức thanh toán: TM
.
Số tài khoản: ……….
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Hoá chất HF Kg 575 41.000 23.575.000
2 Hoá chất HCl Kg 300 4.200 1.260.000
Cộng tiền hàng 24.835.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 2.483.500
Tổng số tiền thanh toán 27.318.500
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bảy triệu ba trăm mười tám nghìn năm trăm đồng ./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Đồ án tốt nghiệp 86 Trường ĐH GTVT
Khi NVL về tới công ty, căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 0002907, thủ kho kiểm tra NVL được mua về số lượng, chất lượng, quy cách. Bộ phận kho làm giấy đề nghị nhập vật tư (theo biểu mẫu 2.6).
Biểu mẫu 2.6: Giấy đề nghị nhập vật tư
Công ty CP Đầu tư Acom
số 6, ngách 18/5, tổ 9 phố Định Công,
phường Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội Số 000259
GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP VẬT TƯ
Ngày 10 tháng 08 năm 2013
Họ và tên : Đỗ Tuấn Duơng Bộ Phận : Cung ứng Vật tư
Lý do nhập kho : Mua về nhập kho
STT TÊN QUY CÁCH VẬT LIỆU ĐVT SỐ LUỢNG
01 Hoá chất HF Kg 575
02 Hoá chất HCl Kg 300
Người đề nghị Kế toán
( Ký ,họ tên) ( Ký, họ tên)
Bộ phận kho làm biên bản kiểm nghiệm vật tư. Thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm tra toàn bộ số NVL, CCDC trên đã mua theo hoá đơn, kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư theo biểu mẫu 2.7).
Đồ án tốt nghiệp 87 Trường ĐH GTVT
Biểu mẫu 2.7: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Công ty cổ phần đầu tư Acom
số 6, ngách 18/5, tổ 9 phố Định Công, phường Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội
Mẫu số : 03- VT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- ngày 20/03/2006 của Bộ truởngBTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 10 tháng 08 năm 2013 Số: 95
- Căn cứ hoá đơn GTGT số 0002907 ngày 10 tháng 08 năm 2013 của công ty cổ phần đầu tư Acom
- Biên bản kiểm nghiệm gồm :
+ Bà Nguyễn Thị Thủy Chức vụ: Kế toán . Đại diện bên mua- Trưởng ban + Ông Nguyễn MạnhĐạt Chức vụ: nhân viên. Đại diện bên bán- Uỷ viên + Ông Đỗ Tuấn Dương Chức vụ: Thủ kho. Đại diện bên mua- Uỷ viên -Đã kiểm nghiệm các loại :
STT Tên 76 hiệu vậtliệu
Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng Không đúng quy cách phẩm chất Theo chứng từ Đúng quy cách phẩm chất 01. Hoá chất HF Toàn diện Kg 575 575 0 02 Hoá chất HCl Kg 300 300 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Lượng nguyên vật liệu nhập vào đúng quy cách và phẩm chất
ĐẠI DIỆN KỸ THUẬT THỦ KHO TRUỞNG BAN
Đồ án tốt nghiệp 88 Trường ĐH GTVT
- Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa trên kế toán tiến hành làm thủ tục nhập kho số NVL nói trên. Phiếu nhập kho theo biểu mẫu 2.8
Biểu mẫu2.8: Phiếu nhập kho
Công ty cổ phần đầu tư Acom
Số 6, ngách 18/5, tổ 9 phố Định Công,
phường Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội
Mẫu số01- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC.Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 08 năm 2013 Số: 00357 Nợ :152 Có :112 Họ tên người giao: Nguyễn Minh Đức
Lí do nhập kho: Nhập kho Nguyên vật liệu theo HĐ số 0002907 Nhập tại kho : Công ty Địa điểm :
STT Tên vật tư Mã vật tư ĐV T Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01. Hoá chất HF HC_HF Kg 575 575 41.000 23.575.000 02 Hoá chất HCl HC_HCl Kg 300 300 4.200 1.260.000 Cộng 24.835.000
Số tiền viết bằng chữ :Hai mươi tư triệu tám trăm ba mươi lăm nghìn đồng chẵn ./. Số chứng từ gốc kèm theo: Hoá đơn GTGT 0002907, Biên bản kiểm nghiệm số 95.
Ngày 10 tháng 08 năm 2013
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên)
Nghiệp vụ 3:Ngày 17/08/2013 công ty cổ phần đầu tư Acom đã mua 2 thiết bị đo lưu lượng Sittrans Fm Magflo Mag 1100 củaCông ty cổ phần kỹ thuật đo lường VBS , tổng giá mua chưa có thuế là 6,400,000 đ. Thuế GTGT là 10%. Đã trả bằng tiền mặt theo hóa đơn số 0001815 (biểu mẫu 2.9)
Đồ án tốt nghiệp 89 Trường ĐH GTVT
Biểu mẫu 2.9: Hoá đơn Giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Kí hiệu: AA/13P
Liên 2_Giao cho khách hàng Số: 0001815
Ngày 17 tháng 08 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần kỹ thuật đo lường VBS Mã số thuế:0101586824
Địa chỉ: 26B, phố Chợ Cầu Diễn - Quận Bắc Từ Liêm - Hà Nội
Điện thoại: …… Fax:……… Họ và tên người mua:
Tên đơn vị : Công ty CP Đầu tư Acom
Địa chỉ: số 6, ngách 18/5, tổ 9 phố Định Công, phường Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội
Mã số thuế: 0101096386. Hình thức thanh toán: TM
.
Số tài khoản: ……….
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vịtính lượngSố Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1
Thiết bị đo lưu lượng Sittrans Fm Magflo
Mag 1100 Chiếc 2 3,200,000 6,400,000
Cộng tiền hàng 6,400,000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 640,000
Tổng số tiền thanh toán 7,040,000
Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu không trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn ./,
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Đồ án tốt nghiệp 90 Trường ĐH GTVT
Sau khi vật tư về đến kho, bộ phận kho làm giấy đề nghị nhập vật tư (biểu mẫu 2.10)
Biểu mẫu 2.10:Giấy đề nghị nhập vật tư
Công ty CP Đầu tư Acom
số 6, ngách 18/5, tổ 9 phố Định Công,
phường Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội Số 000262
GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP VẬT TƯ
Ngày 17 tháng 08 năm 2013
Họ và tên :Hoàng Hồng Minh Bộ Phận : Cung ứng Vật tư
Lý do nhập kho : Mua về nhập kho
STT TÊN QUY CÁCH VẬT LIỆU ĐVT SỐ LUỢNG
1. Thiết bị đo lưu lượng Sittrans Fm
Magflo Mag 1100 Chiếc 2
Người đề nghị Kế toán
( Ký ,họ tên) ( Ký, họ tên)
Khi CCDC về tới công ty, căn cứ vào hoá đơn bán hàng Số: 0001815, thủ kho kiểm tra NVL, CCDC được mua về số lượng, chất lượng, quy cách thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm tra toàn bộ số CCDC trên đã mua theo hoá đơn, kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư (biểu mẫu 2.11).
Đồ án tốt nghiệp 91 Trường ĐH GTVT
Biểu mẫu 2.11 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư :
Công ty cổ phần đầu tư Acom
số 6, ngách 18/5, tổ 9 phố Định Công,
phường Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội
Mẫu số : 03- VT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- ngày 20/03/2006 của Bộ truởngBTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Ngày 17 tháng 08 năm 2013 Số: 97. Căn cứ vào hoá đơn số: 0001815 ngày 17 tháng 08 năm 2013 của Công ty cổ phần kỹ thuật đo lường VBS
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Bà Nguyễn Thị Thủy Chức vụ: Kế toán . Đại diện bên mua- Trưởng ban + Ông Nguyễn Đại Hùng Chức vụ: nhân viên. Đại diện bên bán- Uỷ viên + Ông Đỗ Tuấn Dương Chức vụ: Thủ kho. Đại diện bên mua- Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại:
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1
Thiết bị đo lưu lượng Sittrans Fm Magflo Mag 1100
Thực
nghiệm Chiếc 2 2 0
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Nhận vật tư của Công ty cổ phần kỹthuật
đo lường VBS đúng chủng loại và số lượng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa trên kế toán tiến hành làm thủ tục nhập kho số Công cụ dụng cụ theo Phiếu nhập kho (biểu mẫu 2.12)
Đồ án tốt nghiệp 92 Trường ĐH GTVT
Biểu mẫu 2.12: Phiếu nhập kho
Công ty cổ phần đầu tư Acom
Số 6, ngách 18/5, tổ 9 phố Định Công,
phường Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội
Mẫu số01- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC.Ngày 20/03/2006 của