7. Kết cấu luận văn
2.2.2. Tổ chức thực hiện các hoạt động đấu thầu
2.2.2.1. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động đấu thầu:
Việc tổ chức bộ máy quản lý hoạt động đấu thầu của Tổng cục Phòng chống thiên tai được mô tả theo sơ đồ như sau:
Sơ đồ: 2.2: Quy trình phân cấp quản lý hoạt động đấu thầu
Việc Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động đấu thầu được phân cấp dựa theo nguồn vốn sử dụng cho hoạt động đấu thầu, cụ thể:
Đối với các hoạt động sử dụng nguồn ngân sách nhà nước việc phân cấp hoạt động như sau:
Thứ nhất, Lãnh đạo Tổng cục Phòng chống thiên tai sẽ đóng vai trò là người có thẩm quyền chịu trách nhiệm quản lý chung các hoạt động đấu thầu tại Tổng cục và thực hiện trách nhiệm của người có thẩm quyền trong phạm vi quản lý của mình bao gồm: phê duyệt Đề cương, dự toán và kế hoạch lựa chọn nhà thầu; Giải quyết kiến nghị trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư; xử lý vi phạm; hủy thầu; đình chỉ cuộc thầu; không công nhận kết quả lựa chọn nhà thầu khi phát hiện vi phạm; tổ chức kiểm tra, giám sát, theo dõi công tác đấu thầu, thực hiện hợp đồng...
Thứ hai, Lãnh đạo Văn phòng thường trực Ban chỉ đạo Trung ương về Phòng chống thiên tai và lãnh đạo Văn phòng Tổng cục sẽ đại diện cho chủ đầu tư thực hiện vai trò và trách nhiệm quản lý hoạt động đấu thầu tại Tổng
cục bao gồm: Thành lập bên mời thầu; phê duyệt Hồ sơ mời thầu; kết quả lựa chọn nhà thầu; ký kết hợp đồng; xử lý tình huống trong đấu thầu; giải quyết kiến nghị; lưu trữ thông tin; báo cáo công tác đấu thầu...
Thứ ba, Bên mời thầu sẽ là các đơn vị trực thuộc Tổng cục sẽ thực hiện các nhiệm vụ tổ chức thực hiện đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu, Thành lập tổ chuyên gia đánh giá hồ sơ dự thầu, thương thảo, trình thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu, ký kết hợp đồng và tổ chức thực hiện, Lập báo cáo công tác đấu thầu, thực hiện các nhiệm vụ về thanh tra, kiểm tra, tổ chức lớp đào tạo theo yêu cầu của Tổng cục ngoài ra sẽ thực hiện các nhiệm vụ khác với vai trò là bên mời thầu theo quy định.
Thứ tư, đơn vị được giao nhiệm vụ thẩm định: Vụ Kế hoạch và Tài chính sẽ có trách nhiệm thẩm định đề cương, dự toán, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thẩm định hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu trên cơ sở tờ trình của Bên mời thầu sau đó trình chủ đầu tư phê duyệt.
Thứ năm, công tác thanh tra kiểm tra: toàn bộ các hoạt động của Tổng cục phòng chống thiên tai được giao cho Vụ Kế hoạch Tài chính và vụ Pháp chế Thanh Tra trong đó Vụ Kế hoạch, Tài chính có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp Tổng Cục trưởng thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch; điều tra cơ bản; đầu tư, xây dựng; tài chính, kế toán, thống kê thuộc phạm vi quản lý của Tổng cục. Vụ Pháp chế, Thanh tra có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp Tổng Cục trưởng việc thực hiện quản lý nhà nước bằng pháp luật; thanh tra chuyên ngành; kiểm soát thủ tục hành chính; tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng chống tham nhũng trong hoạt động đấu thầu.
Đối với các dự án thuộc nguồn vốn ODA tài trợ nước ngoài: Thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu sẽ là Bộ NN & PTNT khi đó Tổng cục phòng chống thiên tai sẽ đóng vai trò là Chủ đầu tư và Bên mời thầu
sẽ là các Ban quản lý dự án thực hiện nhiệm vụ quản lý hoạt động đấu thầu theo đúng chức năng và vai trò của bên mời thầu và theo phân cấp quyền hạn của Tổng cục Phòng chống thiên tai, Việc thẩm định cũng do Vụ Kế hoạch – Tài chính thực hiện và thực hiện kiểm tra giám sát do Vụ Pháp chế Thanh tra đảm nhiệm.
Việc tổ chức bộ máy quản lý hoạt động đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai nhìn chung cũng đã tương đối đầy đủ các bộ phận chức năng theo yêu cầu song vẫn còn một số điểm chưa hoàn thiện đó là: chưa tách biệt được hoàn toàn với nhiệm vụ quản lý về mặt chuyên môn; việc phân công vẫn có sự chồng chéo khi Văn phòng Tổng cục vừa đóng vai trò là Chủ đầu tư nhưng cũng kiêm luôn vai trò của bên mời thầu. Trong quy định phân cấp đấu thầu được ban hành cũng chưa có những hướng dẫn cụ thể chức năng, quyền hạn của bên mời thầu. Ngoài ra trong quy trình phân cấp không có một bộ phận chuyên trách làm công tác đấu thầu do đó chưa phát huy được tốt nhất hiệu quả của công tác quản lý hoạt động đấu thầu.
2.2.2.2. Công tác đào tạo, bồi dưỡng về đấu thầu
Để triển khai các hoạt động đào tạo về đấu thầu Tổng cục Phòng chống thiên tai đã thực hiện thông qua hai hình thức đào tạo như sau:
Thứ nhất, đào tạo bên ngoài: Tổng cục Phòng chống thiên tai đã cử các cán bộ tới các trung tâm đào tạo về nghiệp vụ đấu thầu cơ bản để đào tạo và thi lấy chứng chỉ hiện tại toàn bộ 77 người trên tổng cộng 84 người tham gia vào công tác đấu thầu có chỉ đào tạo đấu thầu cơ bản.
Thứ hai, đào tạo trực tiếp: Tổng cục cũng tổ chức các lớp đào tạo nâng cao nghiệp vụ về công tác đấu thầu cho các cán bộ công chức, viên chức, người lao động của tổng cục. Tính từ khi thành lập đã có 3 lớp được tổ chức đào tạo trực tiếp tại Tổng cục mỗi khóa kéo dài 01 ngày với sự giảng dạy của các giảng viên đến từ Cục quản lý đấu thầu – Bộ Kế hoạch và đầu tư trong đó có: 01 lớp về quy
định chung về đấu thầu; 01 lớp về các tình huống đấu thầu và 01 lớp về đấu thầu qua mạng.
Công tác đào tạo về đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai được tổng hợp qua bảng sau:
Bảng 2.2 Bảng tổng hợp kết quả đào tạo về đấu thầu
Stt Nội dung
I KHÓA ĐÀO TẠO
1 Khóa đào tạo bên ngoài
2 Khóa đào tạo trực tiếp
2.1 Khóa đào tạo về kiến thức chung về đấu thầu 2.2 Đào tạo về các tình huống trong đấu thầu 2.3 Đào tạo đấu thầu qua mạng
II NHÂN SỰ THAM GIA
1 Số lượng người được cấp chứng chỉ đấu thầu cơ bản (Lũy kế theo từng năm)
2 Số người tham gia vào công tác đấu thầu 3 Số người được cấp chứng chỉ hành nghề đấu
thầu
4 Số người được cấp chứng nhận đã tham gia đấu thầu qua mạng
5 Tỷ lệ cấp chứng chỉ đấu thầu cơ bản (%)
6 Tể lệ người được cấp chứng nhận đấu thầu qua mạng (%)
7 Tỷ lệ người được cấp chứng chỉ hành nghề đấu thầu (%)
(Nguồn báo cáo đấu thầu: Tổng cục Phòng chống thiên tai)
Nhìn vào bảng trên chúng ta thấy: Việc đào tạo về đấu thầu tại Tổng cục chủ yếu phụ thuộc vào các đơn vị bên ngoài. Số lượng các khóa đào tạo trực tiếp về đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai là khá ít với năm 2019 là
tai có 84 cán bộ, công nhân viên và người lao động tham gia vào công tác quản lý và thực hiện đấu thầu trong đó 91.67 % được cấp chứng chỉ đấu thầu cơ bản tuy nhiên số lượng người đã được đào tạo về nghiệp vụ đấu thầu qua mạng chỉ là 25 người chiếm 29,76% và chỉ có 02 lao động có chứng chỉ hành nghề về đấu thầu chiếm tỷ lệ 2,38% do đó chưa đáp ứng được theo yêu cầu của công việc đặc biệt trong điều kiện hầu hết các gói thầu chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi của Tổng cục Phòng chống thiên tai đều phải đấu thầu qua mạng.
Biểu đồ 2.3 Công tác đào tạo tại Tổng cục PCTT
Như vậy, đánh giá chung công tác đào tạo về đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai vẫn chưa được chú trọng đúng mức. Việc đào tạo vẫn phụ thuộc nhiều vào các cơ sở đào tạo bên ngoài. Số lượng khóa đào tạo hiện tại vẫn còn ít so với nhu cầu. Các khóa đào tạo thời gian còn ngắn thời lượng thực hành ít nên hiệu quả vẫn chưa cao.
2.2.2.3. Quản lý quy trình đấu thầu
Như đã phân tích ở mục 2.1.4 hoạt động đấu thầu của Tổng cục Phòng chống thiên tai phụ thuộc vào nguồn vốn sử dụng do đó việc xây dựng quy trình lựa chọn nhà thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai được xây dựng dựa trên những quy định của Pháp luật Việt Nam và các quy định từ nhà tài trợ, cụ thể như sau:
Thứ nhất, đối với các gói thầu thuộc Nguồn vốn ODA: Hiện tại Tổng cục chưa ban hành được quy trình lựa chọn nhà thầu mà phụ thuộc vào từng dự án, từng gói thầu các Ban quản lý Dự án sẽ tổ chức lựa chọn nhà thầu theo các bước khác nhau.
Thứ hai, đối với các gói thầu thuộc nguồn chi thường xuyên từ ngân sách Nhà nước: Tổng cục đã ban hành quy trình hướng dẫn tổ chức lựa chọn nhà thầu đối với các gói thầu đối thuộc nguồn vốn chi thường xuyên theo hình thức lựa chọn nhà thầu hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi của Tổng cục Phòng chống thiên tai theo quy trình cơ bản như sau:
Sơ đồ 2.3 Quy trình tổ chức lựa chọn nhà thầu
(Nguồn: Quy trình đấu thầu - Tổng cục Phòng chống chống thiên tai)
Nhìn vào sơ đồ trên chúng ta thấy quy trình lựa chọn nhà thầu của Tổng cục Phòng chống thiên tai sẽ được thực hiện qua bảy bước, cụ thể như sau:
Bước 1: Lập Kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Kế hoạch lựa chọn nhà thầu sẽ được lập bởi Chủ đầu tư (Văn phòng Tổng cục hoặc Văn phòng thường trực BCĐ TW về PCTT) sau đó trình Đơn vị có thẩm quyền (Tổng cục Phòng chống thiên tai) phê duyệt căn cứ vào báo cáo thẩm định của Vụ Kế hoạch và Tài chính. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu sau khi được phê duyệt sẽ giao cho Bên mời thầu (các đơn vị trực thuộc Tổng cục) tiến hành đăng tải lên hệ thống mạng ĐTQG và bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu.
Bước 2: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu
Căn cứ vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt Bên mời thầu (các đơn vị trực thuộc Tổng cục) sẽ tiến hành lựa chọn danh sách ngắn nếu thấy cần thiết sau đó chuẩn bị hồ sơ mời thầu trình Vụ Kế hoạch và Tài chính tiến hành thẩm định. Căn cứ vào kết quả thẩm định Chủ đầu tư (Văn phòng tổng cục hoặc văn Phòng thường trực Ban chỉ đạo Trung ương về Phòng chống thiên tai) sẽ phê duyệt Hồ sơ mời thầu. Trong bước này thời gian thực hiện dài hay ngắn sẽ phụ thuộc vào hình thức lựa chọn nhà thầu và độ phức tạp của từng gói thầu.
Bước 3: Tổ chức lựa chọn nhà thầu
Bước này gồm các công việc mời thầu, phát hành sửa đổi, làm rõ Hồ sơ mời thầu ; tiếp nhận quản lý Hồ sơ dự thầu; thành lập Tổ chuyên gia đánh giá, tiến hành các thủ tục đóng thầu và mở thầu. Hiện nay quá trình mời thầu làm rõ hồ sơ mời thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai chủ yếu được tiến hành qua hệ thống mạng ĐTQG và được Bên mời thầu (các đơn vị quản lý chứng thư số) thực hiện. Tổ chuyên gia đánh giá Hồ sơ mời thầu cũng được trực tiếp các đơn vị thành lập với và thành viên của Tổ chuyên gia sẽ phụ thuộc vào
tính chất của từng gói thầu nhưng thông thường có 3 người và chủ yếu là các thành viên là các cán bộ công tác tại các đơn vị.
Bước 4: Đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng
Đến thời điểm đóng thầu Tổ chuyên gia sẽ đăng nhập vào hệ thống mạng ĐTQG để tiến hành mở thầu và tải Hồ sơ dự thầu, mẫu báo cáo đánh giá để đánh giá Hồ sơ dự thầu. Việc đánh giá Hồ sơ dự thầu sẽ căn cứ vào Hồ sơ dự thầu của nhà thầu và theo các tiêu chuẩn của Hồ sơ mời thầu được phê duyệt. Tổ chuyên gia sẽ tiến hành: kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu; đánh giá về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và tài chính của các nhà thầu tham dự sau đó lập báo cáo sau đó đề nghị Lãnh đạo đơn vị phụ trách trình Văn phòng Tổng cục hoặc Văn phòng thường trực BCĐ TW về PCTT phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu (trường hợp có 2 nhà thầu trở lên vượt qua bước đánh giá về tài chính). Căn cứ vào kết quả phê duyệt xếp hạng nhà thầu các đơn vị trực thuộc Tổng cục sẽ tiến đối chiếu các tài liệu mà nhà thầu cung cấp với các tài liệu đã kê khai trên hệ thống nếu kết quả thống nhất sẽ tiến hành thương thảo hợp đồng với nhà thầu xếp hạng thứ nhất.
Bước 5: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
Sau khi hoàn tất thương thảo hợp đồng, Các đơn vị trực thuộc Tổng cục sẽ tập hợp toàn bộ hồ sơ để chuyển sang vụ Kế hoạch và Tài chính tiến hành thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu. Căn cứ trên báo cáo thẩm định được lập bởi Vụ Kế hoạch và Tài chính lãnh đạo Văn phòng Tổng cục hoặc Lãnh đạo Văn phòng thường trực BCĐ TW về PCTT sẽ phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Trên cơ sở kết quả lựa chọn nhà thầu được phê duyệt Tổ chuyên gia sẽ thực hiện nhiệm vụ đăng tải lên hệ thống mạng ĐTQG.
Bước 6: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng:
Trước khi kết hợp đồng các đơn vị trực thuộc Tổng cục sẽ yêu cầu nhà thầu trúng thầu thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng trừ các
gói thầu như: Tư vấn, Tự thực hiện hoặc có sự tham gia của Cộng đồng. Hợp đồng được các đơn vị rà soát sau đó trình lãnh đạo Văn phòng Tổng cục hoặc Lãnh đạo Văn phòng thường trực BCĐ TW về PCTT ký kết và giám sát thực hiện hợp đồng của nhà thầu.
Bước 7: Lập báo cáo kết quả thực hiện
Định kỳ hàng năm trước ngày 31/12 các đơn vị trong Tổng cục Phòng chống thiên tai và các Ban quản lý Dự án là cơ quan đại diện cho Bên mời thầu sẽ thực hiện việc tổng kết, đánh giá, báo cáo về tình hình đấu thầu của đơn vị mình gửi cho Vụ Kế hoạch Tài chính tổng hợp và báo cáo Cục Quản lý và xây dựng công trình – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn để kiểm tra và đánh giá.
Về mặt tổng thể quy trình lựa chọn nhà thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai đã đầy đủ các bước cơ bản và đạt được một số kết quả nhất định: Kế hoạch lựa chọn nhà thầu do Tổng cục Phê duyệt đều được thẩm định và đăng tải lên mạng ĐTQG; Việc tổ chức lựa chọn nhà thầu tuân thủ theo quy định của Pháp luật Việt Nam và quy định của Nhà tài trợ, công tác báo cáo kết quả thực hiện được thực hiện đầy đủ theo quy định tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế như sau:
Một là, Quy trình lựa chọn nhà thầu vẫn chưa đầy đủ: chưa ban hành được quy trình lựa chọn nhà thầu đối với các gói thầu sử dụng nguồn vốn ODA hay các gói thầu được tổ chức theo quy trình chỉ định thầu rút gọn, lựa chọn trong trường hợp đặc biệt.
Hai là, công tác đấu thầu nói chung và công tác lập kế hoạch đấu thầu nói riêng còn nhỏ lẻ, nhiều hoạt động bị trùng lặp làm tăng các nghiệp vụ về mặt hành chính, mất nhiều thời gian và nhân lực cho công tác lập kế hoạch dẫn đến hiệu quả chưa cao. Một số gói thầu phân chia chưa được thực sự hợp lí, chưa đồng bộ và chưa lập đầy đủ các phần công việc. Việc thẩm định kế
hoạch lựa chọn nhà thầu được giao cho 1 đơn vị duy nhất đó là Vụ Kế hoạch Tài chính tuy nhiên nhân lực tại đơn vị này còn khá mỏng và cũng không có các nhân sự chuyên sâu về kỹ thuật để thẩm định các gói thầu mang tính đặc