7. Kết cấu luận văn
3.1.3. Quan điểm quản lý hoạt động đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai, Bộ Nông nghiệp
chống thiên tai, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
3.1.3.1. Hình thành đầy đủ các quy định; quy trình trong quản lý hoạt động đấu thầu.
Đây là yêu cầu rất quan trọng trong việc hình thành môi trường pháp lý về quản lý hoạt động đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai. Để công tác quản lý hoạt động đấu thầu thực sự phát huy hiệu lực, hiệu quả trong thực tiễn thì việc hình thành một cách đầy đủ, rõ ràng và cụ thể các quy định quy trình trong quản lý hoạt động đấu thầu là yếu tố cốt yếu vô cùng quan trọng để làm nền tảng cho việc triển khai, thực thi pháp luật trong thực tiễn. Tuy
nhiên, để có thể xây dựng, hình thành một cách đầy đủ, rõ ràng và cụ thể các quy định liên quan đến công tác quản lý hoạt động đấu thầu đòi hỏi các đơn vị trực thuộc Tổng cục phải chủ động tham mưu trên tinh thần bám sát các quy định về pháp luật đấu thầu và các văn bản pháp lý liên quan. Trong đó cần đặc biệt chú trọng đến việc xây dựng và ban hành chi tiết quy định, quy trình quản lý, quản lý hoạt động đấu thầu luật đấu thầu phù hợp với lĩnh vực Phòng chống thiên tai theo hướng đơn giản hóa, tinh gọn, giảm tối đa các thủ tục hành chính .
3.1.3.2. Gắn liền với công tác phòng chống thiên tai trong bối cảnh biến đổi khí hậu và dịch bệnh
Trong những năm gần đây thiên tai diễn ra không theo quy luật, dị thường, khốc liệt và ảnh hưởng nghiêm trọng đến đời sống của nhân dân trên phạm vi cả nước do đó công tác quản lý hoạt động đấu thầu cũng phải xây dựng theo chiến lược dài hạn và có những phương án phù hợp để đáp ứng nhu cầu trong các tình huống thiên tai khẩn cấp như: bão, lũ lụt xảy ra và đặc biệt trong trường hợp thảm họa kép đó là thiên tai xảy ra đồng thời với dịch bệnh Covid 19.
3.1.3.3. Chủ động, tích cực ứng dụng công nghệ trong quản lý hoạt động đấu thầu
Trong thời kỳ CMCN 4.0 thì việc chủ động, tích cực tranh thủ vận dụng những tiến bộ của cuộc cách mạng khoa học và kỹ thuật vào trong mọi mặt của nền kinh tế xã hội nói chung và trong công tác QLNN đặc biệt là quản lý hoạt động đấu thầu là rất quan trọng và cần thiết để góp phần giải phóng sức lao động, nâng cao hiệu quả, hiệu lực của công tác quản lý hoạt động đấu thầu, góp phần tiết kiệm các chi phí trong quá trình tổ chức thực hiện.
Đối với các gói thầu thuộc hạn mức và lộ trình đấu thầu qua mạng được quy định tại Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT ngày 16/12/2019 của Bộ Kế
hoạch và Đầu tư thì phải tuân thủ tuyệt đối theo quy định, khuyến khích áp dụng hình thức đấu thầu qua mạng đối với các gói thầu nằm ngoài hạn mức đối với các hình thức chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi. Hạn chế áp dụng hình thức chỉ định thầu, lựa chọn trong trường hợp đặc biệt trừ các gói thầu cấp bách trong trường hợp có thiên tai xảy ra.
Chú trọng xây dựng các phần mềm chuyên dụng để ứng dụng trong quản lý hoạt động đấu thầu nhằm rút ngắn thời gian thực hiện, nâng cao hiệu quả trong quá trình lựa chọn nhà thầu, giảm thiểu những sai sót, phát huy tính chủ động cho các đơn vị thực hiện từ đó nâng cao hiệu quả của công tác quản lý hoạt động đấu thầu.
3.1.3.4. Đảm bảo công khai minh bạch và chuyên nghiệp trong quá trình lựa chọn nhà thầu.
Trong công tác quản lý hoạt động đấu thầu thì việc đảm bảo công khai, minh bạch và chuyên nghiệp hóa có vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng để đảm bảo thực hiện tính hiệu quả kinh tế trong việc sử dụng ngân sách nhà nước và hiệu quả trong việc tổ chức đấu thầu, theo đó hoạt động quản lý hoạt động đấu thầu phải được thực hiện thông qua phương pháp, cách thức triển khai chuyên nghiệp, hiện đại, tối ưu để cắt giảm tối đa các thủ tục phiền hà, nhiêu khê, phức tạp vốn tồn tại trong đấu thầu truyền thống. Đối với hoạt động quản lý đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai luôn chú trọng tới việc công khai và minh bạch các thông tin trong đấu thầu (hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, kết quả lựa chọn nhà thầu, kết quả giải quyết các kiến nghị trong đấu thầu….) các thông tin mời thầu ngoài việc đăng tải trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia còn phải đăng tải trên trang Website của Tổng cục và các trang Website của các tổ chức quốc tế, đặc biệt nâng cao trách nhiệm giải trình của người có thẩm quyền để minh bạch hóa thông tin, tăng cường cơ hội giám sát của người dân, các cơ quan báo chí trong việc phòng chống, tham nhũng, lãng phí trong quản lý hoạt động đấu thầu.
3.2. Đề xuất giải pháp tăng cƣờng quản lý hoạt động đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
3.2.1. Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá quản lý hoạt động đấu thầu
Tiêu chí đánh giá quản lý đấu thầu là một trong những yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả của công tác quản lý hoạt động đấu thầu. Do đó để hoạt động quản lý đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai đem lại hiệu quả cao cần xây dựng bộ tiêu chí và kèm theo các hướng dẫn chi tiết để đánh giá và áp dụng cho từng đơn vị trực thuộc Tổng cục, bao gồm 3 tiêu chí cụ thể như sau:
Tiêu chí hiệu quả về kinh tế: tiêu chí này được đánh giá dựa trên tổng giá trị mà các gói thầu tiết kiệm được so với kế hoạch hay tỷ lệ tỷ kiệm được sau khi tổ chức đấu thầu các gói thầu so với kế hoạch đề ra tỷ lệ tiết kiệm càng cao thì công tác quản lý hoạt động đấu thầu càng hiệu quả và ngược lại.
Tiêu chí hiệu quả về mặt thời gian: tiêu chí nay được đánh giá theo thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu rút ngắn so với kế hoạch đề ra. Thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu càng ngắn so với kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt chứng tỏ công tác quản lý hoạt động đấu thầu càng hiệu quả và ngược lại. Các định mức về thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu sẽ được quy định trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Tiêu chí hiệu quả về kỹ thuật và chất lượng: tiêu chí này được đánh giá dựa trên chất lượng của sản phẩm mà nhà thầu thực hiện và các điều kiện khác như về bảo hành và bảo trì các sản phẩm. Tùy thuộc vào từng nhóm các sản phẩm khác nhau sẽ đưa ra các tiêu chí đánh giá về mặt kỹ thuật và chất lượng khác nhau.
Bộ tiêu chí kèm hướng dẫn chi tiết sẽ là cơ sở để các đơn vị trực thuộc thực hiện một cách có kế hoạch, có kiểm soát, có định lượng về hiệu quả trong công tác quản lý đấu thầu tại đơn vị mình từ đó góp phần nâng cao hiệu quả chung cho cả Tổng cục.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện quy trình lựa chọn nhà thầu
Thứ nhất, bổ sung hoàn thiện quy trình lựa chọn nhà thầu: Hiện tại Tổng cục đã ban hành quy trình lựa chọn nhà thầu áp dụng chung cho các gói thầu chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước mà chưa có quy trình lựa chọn nhà thầu đối với các gói thầu sử dụng nguồn vốn ODA và các gói thầu khi áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu là chỉ định thầu hay lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt. Do mỗi loại hình lựa chọn nhà thầu, mỗi nguồn vốn sử dụng có những quy định và nét đặc trưng riêng nên việc xây dựng các quy trình lựa chọn nhà thầu chi tiết, cụ thể cho từng loại hình lựa chọn nhà thầu, cho từng nguồn vốn triển khai trong đó có nguồn vốn ODA là hết sức cần thiết. Quy trình lựa chọn nhà thầu được chuẩn hóa sẽ giúp các đơn vị thực hiện một cách đồng bộ, thống nhất và đem lại hiệu quả cao nhất. Cùng với việc xây dựng quy trình lựa chọn nhà thầu, Tổng cục cũng cần thường xuyên tổ chức thảo luận lắng nghe các ý kiến góp ý để kịp thời có những điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp với thực tiễn. Trong phạm vi nghiên cứu này, tác giả đề xuất giải pháp để hoàn thiện quy trình lựa chọn nhà thầu tại Tổng cục phòng chống thiên tai như sau:
Một là, ban hành quy trình lựa chọn nhà thầu đối với các gói thầu chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi sử dụng nguồn vốn ODA từ các dự án tài trợ nước ngoài của Tổng cục. Quy trình này được đề xuất như sau:
TT NỘI DUNG
I CHUẨN BỊ LỰA CHỌN NHÀ THẦU
Bƣớc 1: Lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
1 Tờ trình phê duyệt kế hoạch LCNT
2 Thẩm định KHLCNT
5 E-HSMT
6 Báo cáo thẩm định E-HSMT 7 Quyết định phê duyệt E-HSMT
II TỔ CHỨC LỰA CHỌN NHÀ THẦU
Bƣớc 3: Đăng tải thông báo lên mạng đấu thầu
8 Thông báo mời thầu
Bƣớc 4: Thành lập tổ chuyên gia
9 Quyết định Thành lập Tổ chuyên gia đánh giá E- HSDT
10 Cam kết của các chuyên gia
Bƣớc 5: Mở thầu trên hệ thống mạng ĐTQG
11 Biên bản mở thầu
III ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ ĐỀ XUẤT VÀ THƢƠNG THẢO HỢP ĐỒNG
Bƣớc 6: Đánh giá E-HSDT
12 Yêu cầu làm rõ E-HSDT (nếu có) 13 Báo cáo đánh giá của tổ chuyên gia
Bƣớc 7: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
14 Biên bản thương thảo hợp đồng
15 Tờ trình phê duyệt KQ lựa chọn nhà thầu 16 Báo cáo thẩm định Vụ KHTC
17 Quyết định phê duyệt KQ lựa chọn nhà thầu 18 Thông báo trúng thầu
19 Công khai kết quả lên mạng đấu thầu
Bƣớc 8: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng
20 Soạn thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng 21 Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
Sơ đồ 3.1 Quy trình chào hàng cạnh tranh và đấu thầu rộng rãi qua mạng các gói thầu thuộc nguồn vốn ODA
nguồn vốn ODA. Đây là quy trình lựa chọn nhà thầu không quá phức tạp nhưng trong bối cảnh thiên tai luôn diễn ra dị thường, không có quy luật và có xu hướng ngày càng tăng Tổng cục sẽ có rất nhiều gói thầu được lựa chọn theo hình thức chỉ định thầu và đặc biệt do đó cần phải có quy trình lựa chọn
nhà thầu thống nhất để vừa đảm bảo được yêu cầu cấp bách nhưng cũng lựa chọn được các nhà thầu có kinh nghiệm và năng lực tốt nhất. Quy trình lựa chọn nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu và đặc biệt được đề xuất như sau:
TT NỘI DUNG
I CHUẨN BỊ LỰA CHỌN NHÀ THẦU
Bƣớc 1: Lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
1 Tờ trình phê duyệt kế hoạch LCNT
2 Thẩm định KHLCNT
3 Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Bƣớc 2: Xây dựng tiêu chí đánh giá
4 Xây dựng tiêu chí đánh giá phù hợp với yêu cầu của gói thầu
II TỔ CHỨC LỰA CHỌN NHÀ THẦU
Bƣớc 3: Thành lập tổ chuyên gia
Quyết định Thành lập Tổ chuyên gia đánh 5
giá
6 Cam kết của các chuyên gia
8 Yêu cầu bổ sung Hồ sơ (nếu có) 9 Báo cáo đánh giá của tổ chuyên gia
Bƣớc 6: Trình, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
10 Biên bản thương thảo hợp đồng
11 Tờ trình phê duyệt KQ lựa chọn nhà thầu
12 Quyết định phê duyệt KQ lựa chọn nhà thầu
13 Thông báo trúng thầu
14 Công khai kết quả lên mạng đấu thầu
Bƣớc 7: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng
15 Soạn thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng
16 Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
Sơ đồ 3.2 Quy trình lựa chọn nhà thầu trong trƣờng hợp áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu chỉ định thầu và đặc biệt
Thứ hai, chú trọng đến việc xây dựng hoàn thiện các quy trình về lập báo cáo công tác đấu thầu: Xây dựng các biểu mẫu thống nhất trong việc lập báo cáo công tác đấu thầu, trong báo cáo bao gồm các tiêu chí Tiêu chí về hiệu quả kinh tế, tiêu chí hiệu quả về mặt thời gian, tiêu chí hiệu quả về chất lượng.
Thứ ba, xây dựng quy trình thanh tra, kiểm tra trong đấu thầu trong đó phải chú trọng đến các cơ chế khuyến khích các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt và có cả chế tài để xử lí các trường hợp thực hiện chưa tốt, chưa đúng quy định vi phạm trong quản lý hoạt động đấu thầu. Tăng cường việc thanh tra và kiểm tra trong
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện bộ máy quản lý hoạt động đấu thầu.
Thứ nhất, đề xuất thành lập, bổ sung và tăng cường phòng nghiệp vụ chuyên môn chuyên trách về đấu thầu đối với toàn bộ hoạt động đấu thầu thuộc nguồn vốn chi thường xuyên trong Tổng cục với nhân sự nòng cốt là các cán bộ đã có kinh nghiệm trong công tác quản lý và thực hiện đấu thầu của tổng cục bổ sung những chuyên gia có chứng chỉ hành nghề về đấu thầu và cả chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin . Đây sẽ là bộ phận tổ chức lựa chọn nhà thầu cho tất cả các gói thầu sử dụng nguồn vốn chi thường xuyên từ ngân sách Nhà nước từ khâu xây dựng kế hoạch, tổ chức lựa chọn nhà thầu cho đến khi ký kết hợp đồng thực hiện. Các đơn vị trực thuộc trong tổng cục sẽ giám sát quá trình thực hiện hợp đồng của nhà thầu. Bộ máy quản lý hoạt động đấu thầu tại Tổng cục khi đó sẽ hoạt động theo sơ đồ sau:
Người có thẩm quyền: Tổng cục Phòng chống thiên tai (Người đứng đầu là Tổng cục Trưởng) Chủ đầu tư: Văn phòng thường trực Chủ đầu tư: Văn phòng Tổng cục Bên mời thầu: Các Ban quản lý Dự án Bên mời thầu: Phòng chuyên trách về đấu thầu Đơn vị thẩm định: Vụ Kế hoạch và tài chính Đơn vị giám sát: Vụ Pháp chế thanh tra
Sơ đồ 3.3 Bộ máy tổ chức hoạt động đấu thầu
người lao động: Con người là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến sự thành công của mọi hoạt động, để tăng cường và nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động đấu thầu đòi hỏi cần phải không ngừng đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thực hiện công tác quản lý hoạt động đấu thầu. Tổ chức 1 năm ít nhất 04 khóa đào tạo về đấu thầu đặc biệt là các khóa về đấu thầu qua mạng, xử lý tình huống trong đấu thầu và các giải pháp trong quản lý đấu thầu. Đội ngũ giảng viên phải là các chuyên gia có kinh nghiệm trong cục Quản lý đấu thầu, hoặc chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trực tiếp tại Tổng cục theo dạng cầm tay chỉ việc, thao tác trực tiếp trên hệ thống để đạt được hiệu quả cao nhất.
Thứ ba, tăng cường nguồn nhân lực chất lượng cao thông qua tuyển dụng: Tổng cục Phòng chống thiên tai cần chú trọng đến việc xây dựng tiêu chuẩn trình độ, năng lực, đạo đức của cán bộ, công chức thực hiện công tác quản lý hoạt động đấu thầu; Đồng thời xây dựng và hoàn thiện quy trình tuyển dụng, sử dụng và bổ nhiệm cán bộ, công chức trong lĩnh vực quản lý hoạt động đấu thầu để đảm bảo rằng các cán bộ công chức làm công tác quản lý hoạt động đấu thầu đều được tuyển lựa một cách khoa học và là những người được đào tạo cơ bản, có trình độ am hiểu về lĩnh vực quản lý hoạt động đấu thầu và có phẩm chất, đạo đức tốt để có thể đóng góp tốt nhất cho công tác