Hệ thống quản lý chặt chẽ, chính xác các nghiệp vụ nhập xuất tồn (thuốc/hóa chất/vật tư y tế) trong toàn Bệnh viện trên cơ sở phân cấp trách nhiệm rõ ràng cho các khoa phòng liên quan trong quản lý giữa tài chính và hàng hóa, đảm bảo việc thu đúng, thu đủ tiền thuốc để luân chuyển quay vòng nhanh phục vụ bệnh nhân. Các chức năng chính bao gồm:
15 Quản lý thầu Cho phép quản lý theo dõi cơ số thầu, hiệu lực thầu, hiệu lực hợp đồng theo từng nhà cung cấp, từng quyết định trúng thầu. Các chức năng chính bao gồm:
TT Yêu cầu Mô tả yêu cầu
- Tạo và quản lý các quyết định thầu gồm các thông tin như: Năm thầu, Số QĐ thầu, Tên gói thầu, Loại thầu, Ngày công bố, Ngày hiệu lực thầu, Nguồn nhập,…
- Nhập hoặc import danh mục hàng hóa vào thầu, khai báo đơn giá, giá nhập sau VAT, số lượng thầu, số lượng được phép mua, nhà cung cấp, số hợp đồng,…
- Cho phép sửa/xóa thơng tin thầu, hàng hóa khi chưa duyệt thầu.
- Duyệt thầu để khóa khơng cho phép sửa thơng tin thầu, hàng hóa.
- Tra cứu thông tin thầu theo số QĐ, tên gói thầu,…
16 Nhập kho - Nhập kho từ nhà cung cấp, nhập kho theo số hóa đơn, bắt điều kiện trùng số Hóa đơn
- Nhập kho từ QĐ thầu
- Nhập dự trù từ tủ trực đến Kho lẻ
- Nhập nội bộ (Duyệt nhập kho): cho phép Kho lẻ Dược, xác nhận đã nhận thuốc từ kho Dược chính cấp xuống. Đầu vào từ các phiếu xuất nội bộ của kho Dược chính.
- Nhận hoàn trả nội bộ (Duyệt nhập Khoa trả lại): Quản lý các phiếu nhận hoàn trả của kho lẻ và các kho cơ số. Đầu vào thông tin sẽ là các phiếu hoàn trả nội bộ của kho lẻ và các kho cơ số.
Nhận hoàn trả từ bệnh nhân điều trị tại Khoa lâm sàng (Duyệt nhập Khoa trả lại): Quản lý hoàn trả thuốc của bệnh nhân điều trị tại Khoa lâm sàng về khoa dược.
17 Xuất Kho, phát cho NB - Cho phép xuất kho trực tiếp với nhiều hình thức xuất: cấp sử dụng chung, xuất chuyển kho, xuất trả NCC, xuất cho NB ngoại trú, xuất cho NB nội trú, xuất hủy, xuất đặc biệt,..
- Quản lý danh sách các phiếu chờ duyệt/phát.
- Quản lý danh sách thuốc/VTYT tổng hợp trong phiếu, xem danh sách chi tiết thuốc/VTYT kê cho NB để đối chiếu.
- Duyệt/xuất theo phiếu dự trù (kho Lẻ Duyệt xuất kho theo số lượng dự trùng của Tủ trực).
- Duyệt/xuất theo phiếu lĩnh nội trú (kho chính duyệt xuất kho theo phiếu lĩnh của kho lẻ tại các khoa/phòng).
- Duyệt/xuất theo phiếu lĩnh bù (kho chính duyệt xuất kho theo phiếu lĩnh bù tủ trực của các
TT Yêu cầu Mơ tả u cầu
khoa/phịng).
- Phát thuốc cho NB ngoại trú theo đơn. Tách đơn theo thuốc thường, thuốc Gây nghiện, thuốc Hướng thần.
- Xem lịch sử các phiếu đã duyệt/ phát. Hủy duyệt phát.
18 Quản trị cấu hình kho - Quản lý kho chính, kho lẻ, tủ trực thuốc/VTYT/Hóa chất.
- Cấu hình thiết lập kho:
+ Cho phép phát ngay khi kê. Hệ thống tự động trừ tồn thực tế trên kho ngay khi kê thành công.
+ Cho phép Nhập kho từ NCC
+ Cho phép dự trù
+ Cho phép tạo phiếu lĩnh bù
+ Cho phép giữ chỗ khi kê. Hệ thống tự động liên thông trực tiếp kho đến phần kê đơn để giữ tồn.Khi duyệt/phát hệ thống mới thực hiện trừ tồn thực tế trên Kho.
+ Khóa khơng cho phép sử dụng kho.
- Khai báo kho trực thuộc (nếu có).
Thiết lập chọn kho: thiết lập khoa chỉ định, khoa NB, đối tượng NB (Dịch vụ, BHYT), loại điều trị (Nội trú, ngoại trú) được phép kê đơn vào kho.
19 Quản lý lĩnh, trả thuốc/VTYT
- Lĩnh nội trú (từ đơn kê theo đầu người bệnh).
- Lĩnh bù bổ sung tủ trực.
- Quản lý danh sách phiếu lĩnh
- Trả thuốc cho NB ngoại trú.
- Trả thuốc cho NB nội trú.
- Trả thuốc nhà thuốc.
- Trả thuốc từ tủ trực về Kho chính.
- Quản lý danh sách phiếu trả
- Hỗ trợ tra cứu nhanh bằng cách quét barcode/Qrcode số phiếu.
20 Quản lý kiểm kê Quản lý, kiểm kê các dịch vụ tồn kho. Các chức năng chính bao gồm:
- Quản lý danh sách tổng hợp các dịch vụ trong kho: quản lý số lượng tồn thực tế, tồn khả dụng, số lượng giữ tồn.
- Quản lý chi tiết theo các lần nhập: số lượng tồn thực tế, tồn khả dụng, số lượng giữ tồn tính đến thời điểm hiện tại.
- Kiểm kê danh sách các lần xuất.
TT Yêu cầu Mô tả yêu cầu
- Xem danh sách phiếu đang giữ tồn.
Cho phép cập nhật số lượng tồn kho: sử dụng khi có sai sót do khâu nhập liệu từ nhà cung cấp, xuất sử dụng, nhập sau khi có kiểm kê cuối tháng. Mục đích cuối cùng điều chỉnh lại cho đúng với số thực tế của kho.