L ỜI CẢM ƠN
3.3.2 Tiếp nhận thông tin lô hàng và kiểm tra chứng từ
Sau khi Công ty TNHH Marine Sky Logistics ký hợp đồng giao nhận với chủ hàng. Chủ hàng sẽ gửi email file, fax hoặc là giao trực tiếp cho Công ty một bộ chứng từ gồm:
Kí kết hợp đồng Tiếp nhận thông tin + Kiểm tra chứng từ
Lấy D/O Lên bộ chứng từ
+ truyền tờ khai hải quan điện tử
Nhận kết quả
phân luồng HQ + Thông báo Thuế
Nhận hàng tại Cảng Lấy bộ Lệnh đóng tiền thương vụ In phiếu EIR Ra Debit note
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 54
➢ Giấy giới thiệu của Công ty khách hàng : 2 bản
➢ Hợp đồng ngoại thương ( Sale Contract) : 1 bản sao
➢ Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice): 1 bản chính
➢ Phiếu đóng gói ( Packing List):1 bản chính
➢ Vận tải đơn ( Bill of Loading ): 1 bản sao
➢ Giấy thông báo hàng đến ( Arrival Note ): 1 bản chính
➢ Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin , nếu có ) :1 bản chính (Origin)
➢ Giấy chứng nhận bảo hiểm ( Insurance Document ,nếu có ): 1 bản chính
➢ Các chứng từ khác (nếu có).
Kiểm tra Bộ chứng từ là khâu khá quan trọng trong toàn bộ quy trình, mỗi chứng từ đều có một chức năng quan trọng riêng biệt nhưng chúng có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra tính hợp lệvà tính đồng bộ của những chứng từtrên để khâu làm thủ tục Hải quan được nhanh chóng và thuận lợi. Nhân viên chứng từ phải kiểm tra kỹ lưỡng và chú ý các nội dung sau đây:
Ví dụ thực tế từ công ty:
* Hợp đồng ngoại thương:
- Số hợp đồng: OM-AN/101014 - Ngày hợp đồng: 10-12-2016
- Người bán: OM MERCHENDISE (INDIA) PRIVATE LIMITID
- Địa chỉ: 20, FIRST FLOOR, MUTHU PANDIAN AVENUE, SANTHOME CHENNAI – 600004. INDIA
- Người mua: AN NAM INTERNATIONAL CO., LTD
- Địa chỉ: 485/22 PHAN VĂN TRỊ, PHƯỜNG 5, QUẬN GÒ VẤP, TPHCM, VIỆT NAM.
- Ngoài ra còn phải bao gồm các thồng tin khác như số điện thoại, fax, ngân hàng đại diện để thanh toán tiền hàng, số tài khoản tại ngân hàng…
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 55 - Tên hàng hóa: DOUSSIE PACHYLOBA SQUARE LOGS
- Tổng giá trị: 26,000 USD - Điều kiện giao hàng: FOB
- Phương thức thanh toán: TT, chia thành 2 đợt - Thời điểm giao hàng: Trước 30-12-2016
* Hóa đơn thương mại
- Sốhóa đơn: 231014
- Ngày của hóa đơn: 23-12-2016
- Tên và địa chỉngười bán: ON MERCHENDISE (INDIA) PRIVATE LIMITED; 20,
FIRST FLOOR, MUTHU PANDIAN AVENUA, SANTHOME CHENNAI- 600004. INDIA.
- Tên và địa chỉngười mua: AN NAM INTERNATIONAL CO., LTD; 485/22 PHAN
VĂN TRỊ, PHƯỜNG 5, QUẬN GÒ VẤP, TPHCM, VIỆT NAM.
- Tổng giá trị ghi trên hóa đơn: 26,000 USD - Theo vận đơn số: 952295497
* Phiếu đóng gói :
- Sốhóa đơn thương mại: 231014 - Ngày của hóa đơn: 23-12-2016
- Tên và địa chỉngười bán: ON MERCHENDISE (INDIA) PRIVATE LIMITED; 20,
FIRST FLOOR, MUTHU PANDIAN AVENUA, SANTHOME CHENNAI- 600004. INDIA.
- Tên và địa chỉngười mua: AN NAM INTERNATIONAL CO., LTD; 485/22 PHAN
VĂN TRỊ, PHƯỜNG 5, QUẬN GÒ VẤP, TPHCM, VIỆT NAM.
- Tên hàng hóa: DOUSSIE PACHYLOBA SQUARE LOGS - Sốlượng: 220
- Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì: 46,000 kg - Thể tích hàng hóa: 40 m3
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 56 - Quy cách đóng gói, vận chuyển: Chia làm 2 container 20’, mỗi container chứa 110 khúc gỗ.
* Vận đơn đường biển:
- Số B/L: 952295497
- Tên và địa chỉ người giao hàng: MULTI MARKET COMPANY; 02BP1865
COTONOU, COTONOU – BENIN. - Người nhận hàng: TO ORDER
- Bên được thông báo: AN NAM INTERNATIONAL CO., LTD; 485/22 PHAN
VĂN TRỊ, PHƯỜNG 5, QUẬN GÒ VẤP, TP HCM, VIỆT NAM.
- Tên tàu: MAERSK COTONOU - Số hiệu tàu: 1410
- Cảng bốc: Cotonou
- Cảng dỡ: Cát Lái, tp HCM, Việt Nam. - Ngày phát hành: 29-12-2016
- Địa điểm phát hành: Cotonou Lưu ý :
Hợp đồng thương mại phải có chữ ký và con dấu của hai bên, riêng hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói thì chỉ cần con dấu của bên người bán (vì chứng từnày do người bán lập khi tiến hành gửi hàng), nếu chứng từ nào có từ hai bản trở lên thì phải có đóng dấu giáp lai. Trên vận đơn kiểm tra xem mô tả hàng hóa bao gồm mã ký hiệu hàng hóa, sốlượng, loại kiện hàng, trọng lượng tổng, trọng lượng tịnh có giống với phiếu đóng gói hay không.
* Giấy chứng nhận xuất xứ -C/O:
Yêu cầu phải nộp C/O cho cơ quan Hải quan đối với các trường hợp sau đây:
- Hàng hóa có xuất xứ từ các nước được hưởng thuế suất ưu đãi theo quy định của luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu hoặc các Điều ước quốc tế khác mà Việt Nam tham gia,
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 57 hoặc chủ hàng muốn xin được tính thuế theo mức giá tính thuế tối thiểu thấp hơn mức giá cao nhất của biểu giá tính thuế tối thiểu áp dụng cho chủng loại hàng đó.
- Hợp đồng thương mại yêu cầu phải có C/O.
- Tất cả những trường hợp hàng nhập khẩu (hàng mới ) cần phải có C/O như đã nói trên mà chủ hàng không xuất trình được thì Hải quan vẫn làm thủ tục nhập khẩu và áp dụng mức giá tính thuế cao nhất của Biểu giá tính thuế áp dụng cho chủng loại hàng hóa đó.
- Form C/O.
- Thông tin vềngười bán và người mua.
- Tên phương tiện vận tải, cảng dở hàng, điều kiện giao hàng . - Ngày cấp C/O, xuất xứ hàng hóa ghi trên C/O .
- Tên hàng, mô tả hàng hóa, sốlượng, ký mã hiệu.
- Chữ ký trên C/O, chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Lưu ý :
* Cần chú ý các khoản nêu trên có phù hợp, thống nhất với hợp đồng và các chứng từ liên quan khác hay không.
* C/O là chứng từ nộp cho Hải quan để chứng nhận xuất xứ của hàng hóa và để hưởng chếđộ ưu đãi thuế, vì vậy trong mọi trường hợp nên tận dụng chứng từ này để giảm thuế cho khách hàng .
* Cách hiệu quả nhất để xác thực chữ ký của C/O là nhân viên giao nhận có thểmượn bản chữ ký C/O tùy mỗi Form tại cơ quan Hải quan ở cảng nơi làm thủ tục Hải quan đểđối chiếu.
* Khi đã nhận chứng từ đầy đủ, bộ phận chứng từ trực tiếp xử lý chứng từ, yêu cầu khách hàng cung cấp thêm thông tin công ty, địa chỉ, mã số thuế, gửi tên hàng hóa cụ thể chi tiết bằng tiếng Việt. Nếu khách hàng cung cấp mã HS thì phải kiểm tra áp mã của khách hàng và tư vấn mã HS phù hợp với hàng để thuân tiện cho việc làm thủ tục Hải quan. Sau đó xác
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 58 định mức thuế xuất và gửi cho khách hàng tham khảo. Khách hàng luôn mong muốn mức thuế xuất cho lô hàng của họ là nhỏ nhất để hạn chế chi phí, vì vậy nhân viên chứng từ phải thật tinh tế trong việc áp mã HS cho hàng hóa sao cho vừa làm cho khách hàng hài lòng về chất lượng dịch vụ vừa thuận tiện trong khâu làm thủ tục với Hải quan.
* Nếu khách hàng không cung cấp mã HS thì nhân viên chứng từ sẽ liên lạc với khách hàng để tìm hiểu chi tiết hàng hóa và tìm mã HS trên biểu thuế xuất nhập khẩu do Bộ tài chính ban hành cho phù hợp với hàng. Thông thường nhân viên chứng từ sẽ dùng số vận đơn để dò tìm thông tin hàng hóa trên Website của người bán bằng việc copy số B/L và paste vào mục tìm kiếm, mỗi doanh nghiệp đều có trang Web riêng và thông tin hàng hóa cho mỗi lô hàng đều được cập nhật trên trang web đó.
Một số giấy tờ khác có liên quan tới lô hàng tùy trường hợp. ví dụ : giấy chứng nhận hun trùng, giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật, giấy chứng nhận số lượng/ chất lượng….
Sau khi đã có bộ chứng từ, nhân viên chứng từ xem xét mặt hàng nhập khẩu có thuộc danh mục hàng hóa cấm xuất nhập khẩu hay không, hàng nhập khẩu có cần xin giấy phép của Bộ quản lý chuyên ngành, hay hàng có phải kiểm dịch động thực vật, kiểm tra chất lượng nhà nước hay không….để từđó có hướng xử lý phù hợp. Bởi vì vói mỗi trường hợp thì bộ hồsơ khai Hải quan sẽ cần phải bổ sung các chứng từ khác nhau.