L ỜI CẢM ƠN
4.2.2 Giải pháp về hạn chế sự chậm trễ và rủi ro sai sót của nhân viên
Hiện nay, việc sai sót trong khi hoàn thành bộ chứng từ thủ tục hải quan làm cho quy trình chậm trễ hơn dự kiến. Vấn đề do trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận chưa chuẩn bị kỹ hồsơ cần thiết, điều này có thể do nhân viên giao nhận thiếu kinh nghiệm, chưa tuân thủđúng theo quy trình khoa học dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc.
Chậm trễ trong việc tiếp nhận hồsơ, nguyên nhân như người nhập khẩu gửi thiếu một trong những chứng từ cần thiết, gửi chứng từ chậm do họ không rành về nghiệp vụ giao nhận.
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 73 Sai sót trên thông tin giữa những chứng từnhư tên hàng, sốlượng, giá, tên và địa chỉ công ty,…
Không xem xét kỹlưỡng khi nhận bộ chứng từ, sai sót về các chứng từ giao nhận như D/O, hóa đơn, phiếu đóng gói… ảnh hưởng đến việc làm thủ tục hải quan.
Khi nhận bộ chứng từ không xem kỹ các thông tin cần thiết như ngày tàu đến, thời gian miễn lưu kho bãi…
Tình trạng mất mát, hư hỏng hàng hóa đôi khi xảy ra do sự bất cẩn, chủ quan của nhân viên giao nhận khi làm thủ tục nhận hàng tại cảng.
Chậm trễở ngân hàng do các chứng từkhông ăn khớp ...
Khắc phục những chậm trễ sai sót: Để khắc phục những vấn đềnhư trên cần phải có nhân viên đúng chức năng giải quyết công việc chứng từ. Cần phải chuyên môn hóa ở bộ phận chuẩn bị và kiểm tra chứng từ. Phòng xuất nhập khẩu nên bố trí nhân viên chứng từ nhập khẩu phụ trách chứng từ hàng hóa nhập khẩu, nhân viên chứng từ xuất khẩu phụ trách chứng từ hàng hóa xuất khẩu. Sau khi nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, trưởng phòng nên dành thời gian kiểm tra lại một lần nữa để hạn chế tối đa sai sót.
Nhân viên chứng từ cần cẩn thận, tập trung trong từng thao tác lập bộchưng từ, cần kiểm tra đối chiếu kỹlưỡng thông tin của khách hàng, thông tin giữa các chứng từ với nhau. Nhanh chóng xử lý kịp thời các tình huống xảy ra.
Có kế hoạch công việc cụ thểnhư đặc điểm, tính chất của hàng hóa để có sơ đồ, giấy tờ cần thiết khi làm thủ tục hải quan như xin giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, hay hàng thuộc danh mục có được nhập khẩu không, chuẩn bị loại cont phù hợp với hàng cần vận chuyển… tránh tổn thất về chi phí và thời gian thông quan hàng hóa của khách hàng.
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 74 Để tránh những sai sót trong quá trình hoàn thiện quy trình chứng từ, giao nhận thì các nhân viên Công ty cần thể hiện tinh thần làm việc có trách nhiệm, tuân thủ quy trình làm việc tránh những sai xót xảy ra trong quá trình làm việc gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụcũng như uy tín của công ty và gây chậm trễ hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng.
Đặc biệt, Công ty nên đầu tư 1 văn phòng gần cảng để hỗ trợ nhanh chóng các tình huống sai sót, quên tài liệu trong quá trình làm thủ tục và giúp các nhân viên có chỗ nghỉngơi khi phải làm đêm. Ngoài ra, văn phòng gần cảng cũng giúp Công ty có khu vực tiếp khách thuận tiện hơn.
4.2.3 Giải pháp mở rộng mạng lưới liên kết và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.