L ỜI CẢM ƠN
3.3.3 Nhận lệnh giao hàng (D/O)
Khi tàu đến thường thì vào ngày ETA, chủ hàng sẽ nhận : ‘giấy báo hàng đến’ (Arrival Notice). Chủ hàng sẽ thông báo (email, fax hoặc gửi trực tiếp ) giấy này cho bộ phận chứng từ. Chúng ta khi nhận được giấy này cần kiểm tra các thông tin: ngày đến, tên tàu, số chuyến, sốcont, seal, và thông tin công ty (người nhận)
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 59 Khi đã cận kề ngày dự kiến tàu đến, nhân viên chứng từ chủ động liên lạc với hãng tàu là tàu đã vềhay chưa, lúc nào sẽ cập cảng dở. Sau khi biết tàu đã cập cảng dở, nhân viên giao nhận liên hệ với kếtoán đểứng tiền, cầm vận đơn hoặc thông báo hàng đến và giấy giới thiệu đến văn phòng đại diện của hãng tàu để lấy D/O. Để lấy được D/O, cần phải nộp những giấy tờ sau:
o Vận đơn đường biển bản chính
o Giấy giới thiệu
o Giấy báo hàng đến
Sau khi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, nhân viên văn phòng trình giấy giới thiệu, vận đơn/thông báo hàng đến cho nhân viên của văn phòng đại diện hãng tàu, nhân viên này tiếp nhận và xuất hóa đơn yêu cầu nhân viên giao nhận đóng các loại phí để nhận hàng. Nhân viên giao nhận đóng phí và ký tên vào hóa đơn (lưu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp trên các hóa đơn là của công ty giao nhận hoặc của chủ hàng, tùy theo sự thỏa thuận của chủhàng và người làm dịch vụ nhận giao nhận ). Sau đó nhân viên của đại lý hãng tàu đưa cho nhân viên giao nhận một D/O copy, có nội dung tương tựnhư các tờ D/O gốc, yêu cầu nhân viên giao nhận ký xác nhận, đồng thời ghi số điện thoại lên tờ D/O này để minh chứng cho việc đã nhận D/O rồi, sau đó nhận D/O gốc.
Khi đã đưa D/O gốc, nhân viên giao nhận kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn, nhằm phát hiện sai sót của D/O (nếu có) để chỉnh sửa ngay.
Vì là trường hợp hàng giao thẳng, nên ta phải mượn container, hãng tàu sẽ cấp cho 4 liên giấy mượn cont (hạ rỗng), chức năng của nó là để giao cho tài xế thực hiện thủ tục trả cont khi công ty đã xuống hàng xong (trường hợp này hãng tàu gộp chung chức năng của giấy hạ rỗng vào giấy mượn container).
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 60 Sau khi đã đóng tất cả các phí, nhân viên hãng tàu sẽ giao D/O gồm 4 bản, có đóng mộc ký phát của hãng tàu. Cần phải kiểm tra lại bộD/O trước khi rời khỏi hãng tàu: xem lại nôi dung trên D/O đã đúng với B/L hay chưa, thời hạn hiệu lực của D/O, mộc của hãng tàu, dấu giao thẳng và các hóa đơn đóng tiền tại hãng tàu (phí D/O,CFS, phí chứng từ,..)