L ỜI CẢM ƠN
3.3.6.4 Trả tờ khai
Tới khu kiểm hóa tập trung viết số tờ khai vào giấy nộp cho hải quan, đợi đến khi họ đọc đến tên công ty thì lên nhận lại một tờkhai và list container đã đóng dấu thông quan, dùng tờkhai này đểđi thanh lý cổng.
3.3.6.5 Đóng tiền thương vụ cảng
Đến phòng thương vụ cảng nộp một D/O bên trên có ghi mã số thuế của doanh nghiệp và phiếu mượn container (hoặc phiếu hạ rỗng) đểđóng tiền và lấy phiếu EIR
3.3.6.6 Thanh lý tờ khai
Đến Văn phòng đội giám sát cổng nôp:
- Tờ khai + list cont đã đóng mộc thông quan.
- Bản sao tờ khai + list cont.
- Phiếu EIR.
- D/O.
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 67 → Nhận lại bản chính tờ khai, list cont được đóng mộc đỏ“đã qua khu vực giám sát” và phiếu EIR đã được Hải quan giám sát cổng đóng mộc, ký tên để lấy container ra khỏi cảng.
3.3.7 Giao hàng cho người vận chuyển
Vì công ty MSL không có xe chuyên chởcũng như xe kéo cont nên khi làm xong thủ tục, nhân viên giao nhận sẽ giao phiếu EIR, và giấy trả cont rỗng (tức phiếu “báo cáo hư hỏng/ giám định/ biên nhận cont và thiết bị ”) cho tài xế xe. Khi giao chứng từ cho tài xế, nhân viên giao nhận sẽ làm “Phiếu xác nhận giao chứng từ kéo cont” để làm bằng chứng cũng như đó là căn cứđể giải quyết khiếu nại sau này.
Cho xe chởhàng đến địa điểm giao hàng mà chủhàng đã yêu cầu, trình trucking B/L cho chủ hàng ký tên vào, lúc này có 02 bản mà chủxe đã giữ, 1 bản gửi cho chủ hàng, 1 bản chủ xe giữ lại để trình lại cho nhân viên giao nhận .
Nhân viên giao nhận cần tiến hành lập biên bản bàn giao hàng với người nhận, biên bản gồm 2 bản có nội dung giống nhau, mỗi bên ký tên vào và giữ 01 bản.
3.3.8 Trả container rỗng, nhận tiền cược container
Sau khi lấy hàng vềkho, người vận chuyển phải trả lại container rỗng cho hãng tàu tại đúng nơi quy định, trong khoảng thời gian quy định trên giấy mượn cont. Người vận chuyển sẽ nhận được giấy xác nhận đã trả container rỗng, đem giấy này cùng với giấy mượn container ra hãng tàu để lấy lại tiền cược.
3.3.9 Ra debitnote và thu tiền phí dịch vụ
Nhân viên thực hiện tiến hành tổng hợp chứng từ và lập bộđề nghị thanh toán.
Trước khi thực hiện một lô hàng nhân viên giao nhận phải tạm ứng chi phí từ Công ty để thanh toán các khoản trả trước có hóa đơn, do đó khi thực hiện xong phải tiến hành giải chi cho Công ty. Nguyên tắc là tất cảcác hóa đơn đứng tên khách hàng đều được công ty thu lại từ khách hàng đó. Tiếp theo Công ty sẽ mail Debit Note cho khách hàng của mình, đồng
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 68 thời bàn giao lại các chứng từ như tờ khai hải quan bản lưu, các loại hóa đơn có đứng tên công ty khách hàng .
CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
4.1 Những ưu điểm và hạn chế còn tồn đọng của Công ty
4.1.1 Ưu điểm
- Nhờ sự lãnh đạo đúng đắn của giám đốc và đội ngũ cán bộ nhân viên Công ty nhiệt tình, am hiểu quy trình nghiệp vụđã giúp cho Công ty đạt được kết quả kinh doanh khả quan trong những năm vừa qua.
- Cơ cấu tổ chức nhân sự gọn nhẹ, linh động, sự phối hợp giữa ban lãnh đạo Công ty và các phòng ban tốt.
- Nguồn nhân sự trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc, ham học hỏi.
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một trong những dịch vụ kinh doanh trọng yếu của Công ty, đặc biệt là dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Các nhân viên trong giao nhận hàng xuất nhập khẩu của Công ty hiểu rõ cách thức làm việc của Công ty, cũng như quy trình thực hiện công việc, việc nào cần làm trước, việc nào sau để mang lại hiệu quả cao nhất cho cả công ty và khách hàng. Ngoài ra quy trình làm việc của Công ty cũng giúp nhân viên tích lũy được vốn kinh nghiệp trong nhiều lĩnh vực.
- Nhân viên của Công ty còn am hiểu về quy trình nghiệp vụ và các yếu tố liên quan đến công việc, chẳng hạn như các vị trí trong các cảng biển như kho chứa hàng, bãi container, đại diện hãng tàu…, cách thức và quy định làm việc của từng cảng, nắm bắt rõ lịch trình và cước vận chuyển của các hãng tàu, hiểu biết về các quy định về hàng hàng hóa xuất nhập khẩu ở cảtrong và ngoài nước, đặc điểm của các cảng đến...
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 69
- Công ty thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ, nâng cao trình độ chuyên môn cũng như tạo môi trường làm việc thân thiện, giúp mọi người gắn kết với nhau và cống hiến hết mình vì mục tiêu chung của Công ty.
- Chất lượng và thái độ phục vụ của nhân viên của Công ty được khách hàng tin tưởng và đánh giá cao. Đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về mặt thời gian, địa điểm, đảm bảo
được an toàn cho hàng hóa trong quá trình đóng hàng cũng như vận chuyển hàng đến tay
người nhận hàng. Thông tin nhanh, chính xác nên hiếm khi làm ảnh hưởng đến tiến độ của hoạt động giao nhận.
- Tuy thành lập chưa lâu nhưng Công ty luôn đặt uy tín lên hàng đầu, từ đó tạo được nhiều đối tác trung thành. Công ty đã và đang tạo dựng nhiều mối quan hệ rất tốt với các hãng tàu, các cảng cũng như các công ty bốc xếp hay vận tải khác. Nhờđó Công ty gặp được nhiều thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện các dịch vụ cho khách hàng.
4.1.2 Hạn chế
- Bên cạnh nhũng ưu điểm và thành tựu của Công ty trong những năm qua, hoạt động của Công ty vẫn còn những vấn đề tồn đọng và đáng quan tâm ảnh hưởng tới thời gian thực hiện như việc làm thủ tục hải quan, các thủ tục giao nhận hàng với cảng,…
- Công ty còn thiếu nguồn nhân lực được đào tạo chuyên nghiệp và có kinh nghiệm, làm hạn chế việc tận dụng các cơ hội kinh doanh cũng như có khảnăng mang lại các rủi ro do họchưa tiên liệu được các tình huống có thể xảy ra.
- Công ty thường chỉđảm nhận một số khâu trong toàn bộ quy trình giao nhận hàng từ người gửi đến người nhận, chẳng hạn với các lô hàng xuất thì Công ty thường chỉ làm dịch vụ cho khách hàng ởđầu xuất đi, còn lại nhận hàng ởđầu bên kia là do khách hàng tựđảm nhận, hoặc thuê công ty giao nhận khác. Hoặc Công ty cũng cung cấp dịch vụ cho một công ty giao nhận khác, cho nên chưa tiếp xúc nhiều với khách hàng thực sự.
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 70
- Công ty còn hạn chế về nguồn lực, lại không có đại lý ởnước ngoài và thiếu liên kết với các công ty ởnước ngoài do đó Công ty vẫn chỉđược biết đến nhiều với tư cách là đại lý hãng tàu, cung cấp các dịch vụ cho khách còn hạn chế.
- Công ty có quy mô nhỏ, vốn điều lệ không lớn lắm nên phải đối đầu với áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt không chỉcác đối thủ là doanh nghiệp khác cùng quy mô mà còn với những doanh nghiệp lớn mạnh về vốn. Bên cạnh đó, nguồn tài chính lưu động do đặc thù công việc cũng là một vấn đềkhó khăn cho Công ty.
- Cơ sở vật chất, phương tiện vận tải xe đầu kéo còn hạn chế nên việc cạnh tranh với các đối thủ khác trong lĩnh vực này thường gặp bất lợi về giá cước cũng như điều động xe, đặc biệt là mùa cao điểm chưa đáp ứng được hết lượng hàng của Công ty, nên thực tế có khi chậm trễ tiến độ giao hàng cho khách hàng. Ngoài ra, thời gian cung cấp dịch vụ nhanh hay chậm của Công ty phụ thuộc một phần không nhỏ vào thời gian cung ứng phương tiện vận tải của người chuyên chở, mất đi tính chủđộng của nhân viên giao nhận.
- Hoạt động marketing của Công ty chưa thật sự hiệu quả, công tác chào giá cước và giá dịch vụ đến khách hàng còn hạn chế, Công ty chưa thực sự đầu tư vào hoạt động này. Điều này gây hạn chế cho khách hàng mới biết đến và tìm đến các dịch vụ của Công ty, làm giảm khảnăng cạnh tranh của Công ty trên thịtrường.
- Ngoài ra, Công ty vẫn còn thiếu phòng tiếp khách hàng làm cho môi trường giao dịch chưa thật sự thuận lợi.
- Thị trường giao nhận cũng đang cạnh tranh hết sức gay gắt nên đội ngũ gắn bó với Công ty cũng không được ổn định, nhân lực phòng kinh doanh, phòng giao nhận vận tải thường xuyên thay đổi – làm tăng chi phí đào tạo, mất thời gian thích ứng công việc. Nguồn nhân sự mới còn non trẻ và ít kinh nghiệm trong việc chăm sóc khách hàng.
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 71
4.2 Một số giải pháp khuyến nghị.
4.2.1 Cải thiện và nâng cao bộ máy quản lý, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. nguồn nhân lực.
Nhân viên là vấn đề cốt lõi, đóng góp phần không nhỏ trong sự thành công của Công ty. Đào tạo đội ngũ nhân viên giỏi, có nhiều kinh nghiệm sẽ làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu chi phí không cần thiết, tiết kiệm thời gian và mang lại nhiều thành công hơn cho Công ty.
Nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty bằng cách tổ chức các khóa tập huấn, đào tạo ngắn hạn, mời các chuyên gia có kinh nghiệm đến giảng dạy. Ngoài chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên còn phải học hỏi nắm bắt được việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc. Đồng thời tạo cho họ tiếp cận, cập nhật thông tin mới để vận dụng vào công việc đạt chất lượng cao. Bên cạnh đó, nhân viên cũng phải có ý thức tự giác học tập, trau dồi thêm kiến thức, kinh nghiệm của mình khi tham gia các khóa học huấn luyện.
Cần phải biết được rõ năng lực của từng nhân viên từ đó đưa ra miêu tả chi tiết và chính xác về công việc cho từng người. Thông tin công việc cần làm rõ ràng và phù hợp với năng lực của các nhân viên do vậy họ sẽ không còn bị áp lực trong công việc cũng như tăng hiệu quả công việc trong Công ty.
Công ty cũng cần cập nhật thông tin văn bản pháp luật liên quan đến chuyên ngành xuất nhập khẩu, cũng như những thay đổi vềchính sách nhà nước hay các quy định về thủ tục hải quan để thực hiện đúng đắn, tiết kiệm thời gian, chi phí làm thủ tục, tránh những sai sót do không cập nhật đầy đủ.
Xây dựng cơ chế tuyển dụng, bổ nhiệm người có năng lực, kiến thức chuyên sâu, giải quyết các vấn đề dứt khoát, am hiểu tất cả công việc của từng nhân viên để giữ các vị trí chủ chốt, tuyển dụng thêm nhân viên mới có trình độ chuyên môn giỏi.
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 72 Khuyến khích nhân viên trau dồi kỹnăng ngoại ngữ của mỗi thành viên trong Công ty. Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và sáng tạo cho Công ty. Tạo không khí thoải mái, năng động và đoàn kết trong công ty tránh tình trạng căng thẳng áp lực để tạo ra hiệu quả cao trong công việc. Ngoài ra, tạo cho họ có cảm giác được tôn trọng và đóng góp một phần trong sự phát triển của Công ty.
Công ty có chính sách đãi ngộ thưởng phạt hợp lý, rõ ràng gắn liền với thời gian và kết quả thực hiện hợp đồng. Khen thưởng, nâng bậc cho nhân viên đạt thành tích xuất sắc nhằm khuyến khích các nhân viên phát huy tối đa năng lực cá nhân, giúp các cá nhân nâng cao trình độ không ngừng, cố gắng hoàn thiện mình, có tinh thần trách nhiệm cao. Đặc biệt giữchân được những nhân viên giỏi làm việc lâu dài.
Duy trì thái độ, phong cách làm việc nhã nhặn, vui vẻ, lịch sự, chuyên nghiệp để tạo ấn tượng đối với khách hàng, thể hiện chất lượng dịch vụ, uy tín và văn hóa kinh doanh của Công ty.
Cuối cùng, nên tổ chức những buổi liên hoan cho nhân viên, chẳng hạn tổ chức sinh nhật cho các nhân viên có sinh nhật trong tháng. Tạo cho họ cảm giác được quan tâm, giải tỏa căn thẳng trong công việc.
4.2.2 Giải pháp về hạn chế sự chậm trễ và rủi ro sai sót của nhân viên.
Hiện nay, việc sai sót trong khi hoàn thành bộ chứng từ thủ tục hải quan làm cho quy trình chậm trễ hơn dự kiến. Vấn đề do trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận chưa chuẩn bị kỹ hồsơ cần thiết, điều này có thể do nhân viên giao nhận thiếu kinh nghiệm, chưa tuân thủđúng theo quy trình khoa học dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc.
Chậm trễ trong việc tiếp nhận hồsơ, nguyên nhân như người nhập khẩu gửi thiếu một trong những chứng từ cần thiết, gửi chứng từ chậm do họ không rành về nghiệp vụ giao nhận.
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 73 Sai sót trên thông tin giữa những chứng từnhư tên hàng, sốlượng, giá, tên và địa chỉ công ty,…
Không xem xét kỹlưỡng khi nhận bộ chứng từ, sai sót về các chứng từ giao nhận như D/O, hóa đơn, phiếu đóng gói… ảnh hưởng đến việc làm thủ tục hải quan.
Khi nhận bộ chứng từ không xem kỹ các thông tin cần thiết như ngày tàu đến, thời gian miễn lưu kho bãi…
Tình trạng mất mát, hư hỏng hàng hóa đôi khi xảy ra do sự bất cẩn, chủ quan của nhân viên giao nhận khi làm thủ tục nhận hàng tại cảng.
Chậm trễở ngân hàng do các chứng từkhông ăn khớp ...
Khắc phục những chậm trễ sai sót: Để khắc phục những vấn đềnhư trên cần phải có nhân viên đúng chức năng giải quyết công việc chứng từ. Cần phải chuyên môn hóa ở bộ phận chuẩn bị và kiểm tra chứng từ. Phòng xuất nhập khẩu nên bố trí nhân viên chứng từ nhập khẩu phụ trách chứng từ hàng hóa nhập khẩu, nhân viên chứng từ xuất khẩu phụ trách chứng từ hàng hóa xuất khẩu. Sau khi nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, trưởng phòng nên dành thời gian kiểm tra lại một lần nữa để hạn chế tối đa sai sót.
Nhân viên chứng từ cần cẩn thận, tập trung trong từng thao tác lập bộchưng từ, cần kiểm tra đối chiếu kỹlưỡng thông tin của khách hàng, thông tin giữa các chứng từ với nhau. Nhanh chóng xử lý kịp thời các tình huống xảy ra.
Có kế hoạch công việc cụ thểnhư đặc điểm, tính chất của hàng hóa để có sơ đồ, giấy tờ cần thiết khi làm thủ tục hải quan như xin giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, hay hàng thuộc danh mục có được nhập khẩu không, chuẩn bị loại cont phù hợp với hàng cần vận chuyển… tránh tổn thất về chi phí và thời gian thông quan hàng hóa của khách hàng.
SVTT: Huỳnh Mỹ Nhung 74 Để tránh những sai sót trong quá trình hoàn thiện quy trình chứng từ, giao nhận thì các nhân viên Công ty cần thể hiện tinh thần làm việc có trách nhiệm, tuân thủ quy trình làm việc tránh những sai xót xảy ra trong quá trình làm việc gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụcũng như uy tín của công ty và gây chậm trễ hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng.
Đặc biệt, Công ty nên đầu tư 1 văn phòng gần cảng để hỗ trợ nhanh chóng các tình huống sai sót, quên tài liệu trong quá trình làm thủ tục và giúp các nhân viên có chỗ nghỉngơi khi phải làm đêm. Ngoài ra, văn phòng gần cảng cũng giúp Công ty có khu vực tiếp khách thuận tiện hơn.
4.2.3 Giải pháp mở rộng mạng lưới liên kết và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.