Mã hoá đối tượng quản lý là cách thức thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng quản lý. Việc mã hoá đối tượng sẽ giúp cho việc nhận diện, tìm kiếm đối tượng, thông tin nhanh chóng, không nhầm lẫn, giúp cho quá trình sử dụng tiết kiệm thao tác, tiết kiệm bộ nhớ, tăng tốc xử lý nhanh hơn, …
Việc mã hoá trên phần mềm kế toán được thực hiện theo nhiều phương pháp như: mã số gợi nhớ, mã số phân cấp, mã số liên tiếp, mã hoá tổng hợp,…
Trình tự tiến hành mã hoá:
+ Xác định hệ thống đối tượng cần mã hoá + Lựa chọn phương pháp mã hoá
+ Triển khai mã hoá
Có nhiều phương pháp mã hoá đối tượng, thông thường việc mã hoá đối tượng quản lý sẽ gắn với mã hoá tài khoản.Sau đây là một vài ví dụ về mã hoá đối tượng quản lý.
Mã hoá hàng tồn kho 152: NLV
KC02: Khí C02 Man: Malt Uc Mã hóa khách hàng: CBLINH: Đỗ Văn Linh
NCC003: Công ty TNHH thương mại khí công nghiệp Khoa Dung
* Khai báo dữ liệu ban đầu
- Khai báo tham số hệ thống
+ Khai báo thông tin chung về doanh nghiệp như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế,…
+ Đặt cấu hình cho phù hợp với doanh nghiệp như: Hình thức ghi sổ kế toán (Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ,…), chính sách và phương pháp kế toán công ty sử dụng (Phương pháp kế toán hàng tồn kho;
Phương pháp khấu hao TSCĐ; …) , đồng tiền hạch toán, kỳ báo cáo,…
+ Thiết kế bảng biểu và báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp.
+ Lập mô hình và tiến hành phân quyền cập nhật thông tin và khai thác thông tin cho từng nhân viên kế toán.
+ Cập nhật dữ liệu ban đầu về các danh mục tài khoản,danh mục hàng hoá, danh mục khách hàng,…
- Khai báo số dư ban đầu
+ Khi bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán tiến hành khai báo số dư ban đầu của các đối tượng đang được theo dõi tại doanh nghiệp:
+Số dư các TK tổng hợp
+Số dư chi tiết của các khoản phải thu, phải trả +Số tồn kho hàng hoá
+Số liệu chi tiết TSCĐ đến thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm