8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.1.3Đặc điểm tổ chức bộ máy
Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định là bệnh viện hạng III, có 9 khoa lâm sàng trong đó có 4 đơn nguyên: Thăm dò chức năng, ngoại tiết niệu, ngoại chấn thƣơng, nội can thiệp; 4 khoa cận lâm sàng; 2 phòng chức năng, 7 phòng ban khối gián tiếp. Tổng số cán bộ nhân viên tính tới 31/ 12/ 2020 là 434 ngƣời.
Công ty có sơ đồ bộ máy tổ chức nhƣ sau:
Trong đó:
Khối Hành chính: 86 ngƣời, chiếm 19,8%
Khối Chuyên môn: 348 ngƣời, chiếm 80,2%, trong đó: + Phòng chức năng chuyên môn: 16 ngƣời, chiếm 4,6%; + Khoa lâm sàng: 250 ngƣời, chiếm 71,8%;
+ Khoa cận lâm sàng : 82 ngƣời, chiếm 23,6%.
+ Nhân lực của Bệnh viện Đa khoa tỉnh cử sang làm việc là 51 ngƣời, trong đó: 26 Bác sĩ + 25 DS/ĐD/KTV/NHS,...
+ Nhân sự khối chuyên môn cơ hữu của Bệnh viện là 297 nhân sự, trong đó: 42 Bác sĩ + 255 DS/ĐD/KTV/NHS/Hộ lý
Ngoài ra, Bệnh viện còn triển khai ký kết Hợp đồng hợp tác khám chữa bệnh ngoài giờ đối với 110 bác sĩ bên ngoài.
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
2.1.3.1 Ban lãnh đạo Bệnh viện gồm:
Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định cao nhất trong Công ty, gồm tất cả cái cổ đông có quyền biểu quyết.
Hội đồng quản trị: chủ tịch và các ủy viên bộ phận quản lý của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định.
Ban kiểm soát: Trƣởng ban và các ủy viên, thực hiện quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát theo quy định của Luật Doanh nghiệp
Ban giám đốc Bệnh viện đa khoa Tỉnh: là đại diện cho tỉnh, trực tiếp chỉ đạo, quản lý điều hành các hoạt động của bệnh viện theo thẩm quyền của Giám đốc bệnh viện và những nhiệm vụ do lãnh đạo Sở Y Tế phân công.
Hội đồng quản lý bệnh viện gồm ban giám đốc Bệnh viện Tỉnh, Ban Tổng giám đốc Công ty, trƣởng phòng Tài chính kế toán; trƣởng phòng Kế hoạch Tổng hợp và toàn bộ trƣởng khoa các khoa tại Bệnh viện chịu trách nhiệm tham mƣu mọi hoạt động phục vụ chức năng, chuyên môn trong toàn viện.
Ban Tổng giám đốc bao gồm:
Tổng giám đốc: Xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch kinh doanh, bộ máy tổ chức nhân sự, báo cáo đề xuất Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông.
Chỉ đạo, điều hành chung hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và trƣớc pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn đƣợc giao. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
Phó tổng giám đốc phụ trách tài chính:
Chịu trách nhiệm chỉ đạo và triển khai toàn bộ công tác Tài chính - Kế toán trong thẩm quyền, trừ những nội dung thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc. Tìm kiếm, quản lý, phân bổ và kiểm soát nguồn vốn phục vụ kế hoạch kinh doanh của Công ty.
Giám đốc chuyên môn: Thực hiện quản lý, hỗ trợ kỹ thuật chuyên môn cho các Khoa/ phòng bênh dƣới, xây dựng kế hoạch khám chữa bệnh hàng năm tại bệnh viện.
2.1.3.2 Tổ chức bộ máy các khoa, phòng
Các chuyên khoa: Bệnh viện có 9 khoa lâm sàng, 4 khoa cận lâm sàng.
Trong đó có những đơn nguyên nhƣ Thăm dò chức năng thuộc khoa Chẩn đoán hình ảnh, đơn nguyên Ngoại tiết niệu, Ngoại chấn thƣơng bỏng thuộc khoa Ngoại tổng hợp, đơn nguyên Nội can thiệp thuộc khoa Nội tổng hợp. Vì tính năng áp dụng các kỹ thuật cao nên các đơn nguyên sẽ chịu sự quản lý trực tiếp của các chuyên khoa riêng, là các y, bác sĩ đầu ngành của tỉnh.
Các phòng ban chức năng gồm 2 phòng chức năng; Trong đó:
Phòng Điều dưỡng: Lập kế hoạch công tác chăm sóc điều dƣỡng, tổ chức
thực hiện công tác chăm sóc ngƣời bệnh toàn diện, đầu mối xây dựng các quy định, quy trình kỹ thuật chuyên môn chăm sóc ngƣời bệnh, để trình Hội đồng xem xét và Giám đốc bệnh viện phê duyệt; đôn đốc, kiểm tra điều dƣỡng viên, kỹ thuật viên, hộ lý và y công thực hiện đúng các quy định, kỹ thuật chuyên môn; thực hiện các nhiệm vụ khác khi đƣợc Giám đốc bệnh viện phân công.
Phòng Kế hoạch tổng hợp - Quản lý chất lượng : Kế hoạch tổng hợp là tổ chức việc điều hoà phối hợp công tác giữa các khoa, phòng trong bệnh viện, giữa bệnh viện với các cơ quan có liên quan nhằm nâng cao hiệu quả công tác khám bệnh, chữa bệnh của Bệnh viện.
Quản lý chất lƣợng là đầu mối triển khai và tham mƣu cho giám đốc, hội đồng quản lý chất lƣợng bệnh viện về công tác quản lý chất lƣợng bệnh viện: Xây dựng kế hoạch và nội dung hoạt động quản lý chất lƣợng trong bệnh viện để trình giám đốc phê duyệt. Tổ chức thực hiện, theo dõi, giám sát, đánh giá, báo cáo, phối hợp, hỗ trợ việc triển khai các hoạt động về quản lý chất lƣợng và các đề án bảo đảm, cải tiến chất lƣợng tại các khoa, phòng.
Phòng Tài chính kế toán: phòng chuyên môn chịu sự quản lý trực tiếp của Phó tổng giám đốc phụ trách tài chính. Có trách nhiệm tham mƣa cho lãnh đạo trong công tác quản lý tài chính bệnh viện, xây dựng định mức, chỉ tiêu cho hoạt động bệnh viện; phân chia các nguồn tài chính phù hợp. Giải quyết các phụ cấp, trợ cấp về bảo hiểm y tế (BHYT); trích nộp các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp của bệnh viện.
Phòng Tổ chức - Hành chính : Quản lý về tổ chức bộ máy; vị trí việc làm, cơ cấu nhân viên theo nguyên môn và số lƣợng ngƣời làm việc; công tác quy hoạch, bổ nhiệm, miễn nhiệm; tiền lƣơng đối với cán bộ nhân viên trong Công ty. Kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn cho nhân viên, y bác sĩ phát triển nguồn nhân lực. Lên lịch hợp tác với các y, Bác sĩ bên Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Bình Định. Theo dõi hợp đồng lao động với toàn bộ nhân viên đang công tác tại bệnh viện và hợp đồng hợp tác với nhân lực Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Bình Định qua hổ trợ chuyên môn. Lên kế hoạch chính sách lƣơng bổng cho từng vị trí.
Hành chính là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Phó tổng giám đốc tài chính. Có trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng văn phòng phẩm cho toàn viện; quản lý đồ vải, các vật dụng trong toàn bệnh viện ngoài trừ các thiết bị, vật dụng sử dụng trực tiếp cho bệnh nhân nhƣ (bàn, ghế, tủ…). Đảm bảo cung cấp nƣớc sạch, nƣớc uống cho toàn viện; đảm bảo công tác an ninh cho toàn viên, tham gia kiểm tra công tác bảo vệ trong Công ty. Lƣu giữ, điều chuyển các thông tin, báo cáo đến các khoa phòng phù hợp. Thông báo các chỉ thị từ ban lãnh đạo đến các khoa/ phòng.
Phòng Kinh doanh – Marketing: Định vị thị trƣờng, khách hàng và đối thủ cạnh tranh trong khu vực quản lý; thu thập và tổng hợp, phân tích thông tin thị trƣờng hiện tại, tiềm năng, đối thủ cạnh tranh, các sản phẩm theo phân đoạn thị trƣờng, nhóm khách hàng. Thiết lập, phát triển và duy trì các mối quan hệ kinh doanh với khách hàng hiện tại. Phân khúc thị trƣờng đƣợc phân công để duy trì việc kinh doanh cho các gói dịch vụ phù hợp theo từng tổ chức.
Phòng Kỹ thuật - Vật tư thiết bị y tế: Xây dựng các quy trình, quy chế, biểu mẫu phục vụ cho công tác mua sắm, quản lý và cấp phát vật tƣ, thiết bị y tế. Tổng hợp các nhu cầu vật tƣ, thiết bị y tế của các Khoa/ Phòng/ Ban, lập kế hoạch mua sắm trình Hội đồng Quản trị/ Ban Tổng Giám đốc phê duyệt; mua sắm vật tƣ, thiết bị y tế theo kế hoạch đã đƣợc phê duyệt, đảm bảo tiêu chuẩn chất lƣợng, số lƣợng phục vụ cho việc kinh doanh của Công ty/ Bệnh viện. Kết hợp với phòng Tài chính – Kế toán tổ chức kiểm kê định kỳ hàng tồn kho, xác định nguyên nhân, trách nhiệm, biện pháp khắc phục hiệu quả trong trƣờng hợp có sự chênh lệch giữa số liệu kế toán và thực tế kiểm kê; quản lý các hợp đồng cung cấp vật tƣ, thiết bị y tế cho Công ty/ Bệnh viện; quản lý việc bảo hành, bảo trì cho hệ thống vật tƣ, thiết bị y tế trong Công ty/ Bệnh viện; là đầu mối liên hệ với các nhà cung cấp xử lý các nhu cầu bảo hành sửa chữa của vật tƣ, thiết bị y tế khi có yêu cầu, tham gia đề xuất thanh lý tài sản; Thực hiện triển khai các phƣơng án hoạt động kinh doanh và dịch vụ cung ứng khác đƣợc Hội đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc giao.
Phòng Công nghệ thông tin: Quản lý toàn bộ hệ thống mạng máy tính Bệnh viện. Xây dựng hệ thống quản lý thông tin bệnh viện thống nhất, tập trung dƣới sự chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc. Tổ chức quản lý toàn bộ hệ thống máy vi tính, máy chủ, thiết bị mạng trong Bệnh viện. Xây dựng phát triển mở rộng và bảo trì hệ thống. Kết hợp, giám sát, kiểm tra bảo dƣỡng, bảo trì, thay thế hoặc nâng cấp máy tính và thiết bị tin học để đảm bảo chất lƣợng cho sự hoạt động tốt của hệ thống mạng.
Phòng Chăm sóc khách hàng: Tiếp xúc khách hàng, ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng, báo cáo tiếp xúc khách hàng. Trực tiếp chăm sóc, giới thiệu về sản phẩm cho các khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Chuẩn bị báo giá rõ ràng và hiệu quả cho khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng có nhu cầu muốn sử dụng dịch vụ.
Ban thư ký – Pháp chế: Định hƣớng, chỉ đạo và trực tiếp tham gia việc xây dựng Kế hoạch của Ban hàng năm/ hàng kỳ với việc thiết lập các chƣơng trình, kế hoạch ngân sách và các yêu cầu tổ chức thực hiện phù hợp. Chỉ đạo, định hƣớng,
điều hành, giám sát việc thực hiện các mảng công tác của Khoa phòng ban Thực hiện công tác thƣ ký HĐQT và Ban Tổng giám đốc. Giám sát và kiểm tra, đôn đốc việc tổ chức thực hiện công tác pháp chế.
2.1.3.3 Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng Tài chính - Kế toán là bộ máy tham mƣu cho Ban Tổng giám đốc Công ty về các công tác quản lý tài chính (Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, xây dựng các định mức khoán…).
(Nguồn: Phòng Tài chính- Kế toán)
Hiện nay, phòng có tổng cộng 24 nhân viên, trong đó 6 nhân viên trình độ thạc sĩ, 15 cử nhân và 3 cao đẳng. Cơ cấu bộ máy của Phòng Tài chính - Kế toán gồm: 01 trƣởng phòng (Kế toán trƣởng) , 01 phó phòng (Kế toán tổng hợp), 07 kế toán viên, 1 thủ quỹ và 14 thu ngân đƣợc phân công lịch trực theo 2 tua trực đảm bảo luôn có thu ngân làm việc liên tục tại bệnh viện 24/7.
… Trƣởng phòng Kế toán tiền mặt Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tài sản Kế toán dƣợc Kế toán thủ thuật, phẫu thuật
Kế toán bảo hiểm
Kế toán doanh thu
Thu ngân Thu ngân
Thủ Quỹ
Thực hiện theo 8 quy trình:
QT01 Hoàn trả thanh toán viện phí ngoại trú. QT02 Hoàn trả thanh toán viện phí nội trù. QT03 Hủy thanh toán viện phí nội trú. QT04 Hủy thanh toán viện phí ngoại trú. QT05 Thanh toán ra viện.
QT06 Thanh toán, tạm ứng chi phí. QT07 Thu tiền viện phí ngoại trú. QT08 Thu tiền viện phí nội trú.
Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phân kế toán nhƣ sau:
Trƣởng phòng (Kế toán trƣởng): Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện
nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế toán, chỉ đạo chung và tham mƣu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lƣợc tài chính của đơn vị. Trực tiếp chỉ đạo toàn bộ hệ thống kế toán của đơn vị thực hiện công tác quản lý tài chính, đảm bảo phản ánh số liệu ke toán kịp thời và chính xác.
Phó phòng kế toán (Kế toán tổng hợp): thực hiện công việc của kế toán tổng hợp hƣớng dẫn thực hiện công tác kế toán theo sự chỉ đạo của Kế toán trƣởng về các chính sách tài chính đã đƣợc ban TGĐ thông qua theo đúng quy định của Hội đồng quản trị. Kiểm tra, kiểm soát tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch hàng tháng, quý, năm nhƣ: tình hình thực hiện các khoản mục doanh thu, chi phí. Kiểm tra đôn đốc việc lập các báo cáo kế toán đặc biệt là báo cáo tài chính quý, năm theo đúng quy định của Công ty.
Kế toán thanh toán: Soát chứng từ thanh toán, hạch toán chi tiết thu chi tiền gửi ngân hàng số dƣ tiền gửi ngân hàng cuối tháng. Lập báo cáo thuế cho toàn đơn vị theo đúng quy định.
Kế toàn tiền mặt: Soát chứng từ thanh toán, hạch toán chi tiết thu chi tiền
mặt, đối chiếu số liệu tồn quỹ tiền mặt.
Kế toán tài sản: Luôn phải theo dỏi sự hiện diện của tài sản từ khi đƣợc mua
chất lƣợng của tài sản. Xác nhận trên biên bản bàn giao vfa lập phiếu nhập kho cho nhân viên kho sẽ xác nhận trên phần mềm quản trí kho tài sản của Công ty. Cập nhập tăng giảm tài sản, lập danh sách; xác định thời gian khấu hao theo khung khấu hao của công ty. Thực hiện kiểm kê tài sản 6 tháng hoặc 1 năm tùy theo lƣợng tài sản biến động.
Bên cạnh đó ngoài các nhân viên thuộc phòng TCKT có liên quan tới quy trình mua sắm TTBYT thì còn có nhân viên kho thuộc phòng Tổ chức hành chính. Thủ kho: Quản lý vật tƣ, hàng hoá, chịu trách nhiệm toàn bộ về việc thực hiện nhập, xuất, phân loại vật tƣ, hàng hoá theo danh sách, phiếu nhập, xuất kho nhận từ kế toán tài sản. Cuối tháng, đối chiếu sổ kho, phối họp thực hiện kiểm kê kho vật tƣ hàng hoá cùng kế toán tài sản, có sự chứng kiến của Kế toán trƣởng.