8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.3Thực trạng kiểm soát nội bộ việc thực hiện kế hoạch mua sắm trang thiết
thiết bị y tế
2.2.3.1 Quy định chung
Phó tổng giám đốc tài chính đƣợc quyết định việc mua, bán tài sản có giá trị từ 1 tỷ đồng trở xuống. Và trƣởng các phòng ban đƣợc quyết định mua, bán tài sản có giá trị dƣới 20 triệu.
Tổng giám đốc quyết định việc ký kết và thực hiện các hợp đồng, văn bản liên quan đến vay vốn, bảo lãnh (Bao gồm: Hợp đồng tín dụng cụ thể, hợp đồng cấp bảo lãnh cụ thể, giấy đề nghị giải ngân, Giấy nhận nợ, Bảng kê rút vốn và hồ sơ liên quan khác) để rút vốn vay không quá 1 tỷ đồng. Đối với hạn mức với mục đích chi trả lƣơng và các khoản thu nhập khác cho ngƣời lao động không quá 6 tỷ đồng.
Phê duyệt chủ trƣơng về công tác chuẩn bị đầu tƣ đối với các gói thầu ban đầu; Phê duyệt dự toán chi phí tƣ vấn công tác chuẩn bị đầu tƣ trang thiết bị với giá trị lớn hơn hoặc bằng 15 tỷ; phê duyệt các hạng mục đầu tƣ thi công thiết kế đối với các phòng mổ, phòng Chẩn đoán hình ảnh, phòng bệnh nhân,…; phê duyệt dự toán, thiết kế đối với hạng mục liên quan đến Vật tƣ trang thiết bị y tế có giá trị lớn hơn hoặc bằng 15 tỷ đồng; phê duyệt chủ trƣơng áp dụng định mức, đơn giá vật liệu mới; phê duyệt quyết toán vốn đầu tƣ sau khi đã đƣợc kiểm toán.
Tại công ty trong năm 2020 sau khi lập kế hoạch và phân nhóm đầu tƣ, nguồn kinh phí đầu tƣ lớn nhất đƣợc phân bổ về nhóm IV thiết bị cấp cứu, hồi sức, gây mê, phòng mổ. Trong nhóm này có nhiều thiết bị khác nhau để dễ theo dõi và thực hiện kế hoạch nhân viên tiếp liệu chia nhóm theo các gói hợp đồng tƣơng ứng với các nhà cung cấp, những thiết bị có chung nhà cung cấp sẽ đƣợc cân nhắc thực hiện trên một hợp đồng. Trong nhóm này ta thiết bị có giá trị đầu tƣ cao nhất đó
chính là máy tán sỏi bằng tia laser thiết bị dùng trong phẫu thuật tán sỏi nội soi ngƣợc dòng giá trị đầu tƣ lên đến 3.744 triệu đồng.
2.2.3.2 Thực trạng kiểm soát việc thực hiện kế hoạch mua sắm. Kiểm soát quá trình mua hàng
Để đảm bảo cho quá trình lƣu thông hàng hoá đƣợc tiến hành liên tục và mang lại hiệu quả cao, Công ty đã tổ chức tốt quá trình mua hàng. Quá trình này bao gồm các bƣớc công việc nhƣ: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và xác nhận cam kết mua hàng.
Một là, yêu cầu mua hàng:
Khi nhận thấy TBYT trong kho thấp hơn mức dự trữ tối thiểu đối với những TBYT sử dụng thƣờng quy, linh kiện thay kế bộ phận kho, nhân viên tiếp liệu cũng cần theo dõi tiến hành lập Phiếu dự trù đề nghị mua hàng thông qua trƣởng phòng xét duyệt và trình cho Ban TGĐ. Những thủ tục kiểm soát quan trọng đối với đề nghị mua hàng nhƣ sau:
Tất cả các nghiệp vụ mua sắm TBYT đều phải có Phiếu dự trù hàng hóa đƣợc phê duyệt và chỉ có những ngƣời có thẩm quyền mới đƣợc lập phiếu đề nghị mua. Nhƣ trong phiếu dự trù đầu tƣ máy Laser cần thể hiện rõ. Máy tán sỏi bằng tia Laser thực hiện đƣợc nhiều danh mục kỹ thuật và mỗi danh mục kỹ thuật có lƣợng bệnh nhân đảm bảo hàng tầng. Số liệu này đƣợc thống kê tại phòng khám Tiết niệu của bệnh viên có bảng tổng hợp số liệu sau:
Bảng 2. 14: Danh mục thực hiện trên máy tán sỏi Laser
Stt Danh mục kỹ thuật thực hiện trên máy Số ca thực hiện dự kiến (ca/ tuần)
1 Phẫu thuật nội soi lấy sỏi niệu quản 4-8
2 Phẫu thuật nội soi lấy sỏi bàng quang 2-3
3 Phẫu thuật nội soi lấy sỏi thận không giới hạn kích thƣớc 4-8
4 Xẻ hẹp niệu đạo 1-2
5 Xẻ hẹp cổ bàng quang 1-2
6 Cắt đốt bƣớu nhỏ bàng quang 1-2
7 Đốt mào gà 1-2
Sau khi làm việc cụ thể với bác sĩ chuyên môn ngoại tiết niệu, trƣởng khoa ngoại tổng hợp, trƣởng phòng TCKT và KT-VTTBYT dƣới sự giám sát của Ban tổng giám đốc, cùng thống nhất và lựa chọn dựa trên nhu cầu hiện tại và tình hình nguồn vốn của Công ty quyết định chọn máy tán sỏi bằng tia Laser sau:
Bảng 2. 15: Thông tin máy Laser đƣợc chọn
Stt Tên thiết bị Model Hãng/ nƣớc Công suất Giá
(triệu đồng)
1 Máy tán sỏi bằng tia
Laser
SRM-H2B Shanghai/
Trung Quốc 65W 3.744
(Nguồn: Phòng Kỹ thuật - Vật tư thiết bị y tế)
Đối với những hàng hóa thƣờng quy, ngƣời phụ trách nhiệm lập phiếu phải chịu trách nhiệm cho tình trạng TBYT tại khoa phòng. Tránh để tình trạng hàng hóa trong khoa còn tồn đọng nhƣng lập phiếu đề xuất gây lãng phí.
Phiếu dự trù sau khi lập đƣợc đƣa lên phòng KT-TBYT nếu còn hàng tại khoa sẽ dựa theo tình hình bệnh nhân hiện tại mà cấp phát. Nếu trong kho hết hàng phòng KT-TBYT sẽ phê duyệt ý kiến xin ban lãnh đạo đồng ý xét duyệt cho mua sắm.
Thƣờng xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối với Phiếu dự trù đã phát hành để đảm bảo TTBYT đƣợc đề nghị mua đƣợc xử lý kịp thời ở các bƣớc tiếp theo. Không gây trì hoãn gây ảnh hƣởng đến việc khám và điều trị tại các khoa phòng. Để làm đƣợc điều này, cần phải tiến hành lƣu riêng các hồ sơ: Phiếu dự trù đã nhận đƣợc đơn đặt hàng và Phiếu dự trù mua hàng chƣa nhận đƣợc đơn đặt hàng.
Hai là, yêu cầu phiếu dự trù:
Khi nhận đƣợc Phiếu dự trù, Trƣởng phòng KT-VTTBYT yêu cầu một nhân viên tiếp liệu rà soát lại tại kho thông qua nhân viên kho xem xét số lƣợng hàng tồn hiện tại trong kho. Xem xét tình hình và phê duyệt mua sắm khi đã hết hàng tại kho
nhằm tránh tình trạng đặt hàng quá sớm sẽ gây lãng phí, ứ đọng vốn,… do tồn quá mức cần thiết, còn nếu đặt hàng quá trễ sẽ gây thiếu TBYT. Gây gián đoạn hay cản trở quá trình khám và điều trị.
Phiếu dự trù phải thể hiện rõ khoa phòng cần cung cấp, chủng loại và số lƣợng TTBYT
Ba là, yêu cầu hàng hóa là TTBYT: Yêu cầu chung: TTBYT phải thể hiện
rõ năm sản xuất, mới 100%, tiêu chuẩn thiết bị, tiêu chuẩn nhà máy sản xuất, yêu cầu môi trƣờng hoạt động của thiết bị, nguồn điện sử dụng.
Yêu cầu cấu hình: Nêu rõ số lƣợng, đơn vị tính của máy chính và các thành phần chính cấu thành nên thiết bị
Chỉ tiêu kỹ thuật: Nêu đƣợc yêu cầu về nguyên lý, công nghệ. Nêu đƣợc yêu cầu về chỉ tiêu kỹ thuật gồm: kích thƣớc, cảm biến, vật liệu chế tạo, thiết kế, cảm biến…
Yêu cầu về điều khiển: Điều khiển bằng cảm ứng hay bàn phím, nút; nguyên lý điều khiển bằng vi xử lý hay cơ học; các phƣơng pháp điều khiển của TBYT (tại bàn hay qua máy tính, bằng bàn đạp chân hay gắn trên máy); TBYT có các chức năng điều khiển gì ( Phần mềm)…
Yêu cầu hiển thị: màn hình loại gì, hay bằng led thanh, cấu tạo màn hình, kích thƣớc, độ sáng, độ phân giải
Yêu cầu kỹ thuật của các chức năng chính của thiết bị: nhƣ đối với đèn thì cần chế độ sáng, tuổi thọ, camera thì cần độ phân giải của cảm biến, tủ ấm thì khoảng nhiệt độ cài đặt,..
Yêu cầu về các chức năng an toàn, cảnh báo an toàn; Yêu cầu về kết nối, hiện nay tất cả các TTBYT là máy móc tại bệnh viện đều phải có kết nối đƣợc với hệ thống phần mềm bệnh viện; không những để giúp nhanh gọn trong thao tác liên kết hồ sơ khám chữa bệnh của bệnh nhân, mà nó còn giúp hoàn thiện kho lƣu trữ hồ sơ bệnh án của bệnh nhân tại viện.
Yêu cầu khác: Một số thiết bị thƣờng đi kèm điều kiện thƣơng mại, bảo hành, bảo trì, cung cấp, lắp đặt, kiểm định, hƣớng dẫn đào tạo…
Bên cạnh đó cũng nhƣ máy tán sỏi Laser là thiết bị nhập khẩu còn có một số yêu cầu kèm theo nhƣ CO, CQ, Tờ khai hải quan,... Việc lắp vận chuyển, lắp đặt nếu thời gian thực hiện không xác định chính xác nó sẽ phát sinh theo khoản chi phí rất lớn, ảnh hƣởng trực tiếp đến doanh thu, hoạt động của Bệnh viện.
Bốn là, yêu cầu lựa chọn nhà cung cấp:
Còn đối với các đơn vị hoạt động trong những lĩnh vực phải giao dịch liên tục cùng lúc với nhiều nhà cung cấp, thủ tục kiểm soát để lựa chọn nhà cung cấp cho từng lần mua hàng là hết sức quan trọng. Các thủ tục kiểm soát quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp:
Trong quy trình mua hàng không thể không nhắc tới tầm quan trọng của việc lựa chọn, đánh giá nhà cung cấp. Mức độ yêu tính của nhà cung cấp đó là yếu tố đầu tiên và cũng là yếu tố quyết định tới việc lựa chọn hợp tác với NCC đó hay không. Đối với những nhà cung cấp mới, thực hiện giao dịch lần đầu tiên nhằm xem xét, lựa chọn NCC, bộ phần KT-TBYT luôn yêu cầu NCC gửi hồ sơ năng lực trƣớc khi thực hiện mua bán. Hồ sơ năng lực cần đầy đủ những thông tin sau:
Thông tin công ty rõ ràng: Nhà cung cấp có thực sự tồn tại, địa chỉ cụ thể, phƣơng thức liên lạc tới công ty, giấy phép kinh doanh của công ty. Giới thiệu sơ lƣợt về công ty. Hồ sơ tổ chức tại công ty; danh sách chuyên môn là điều không thể thiếu trong một công ty cung cấp TBYT. Danh mục sản phẩm của NCC hiện đang phân phối trên thị trƣờng. Đối với các NCC là nhà phân phối độc quyền hay không độc quyền phải có giấy ủy quyền của hãng kèm theo. Danh sách các hạng mục đã thực hiện trong ba năm: thể hiện đƣợc là hợp tác với những đối tác lớn nào, đính kèm hợp đồng và hóa đơn mua hàng.
Việc phê duyệt để lựa chọn nhà cung cấp phải đƣợc ban TGĐ trực tiếp thực hiện, ủy quyền cho Trƣởng phòng KT-VTTBYT đối với những đơn hàng giá trị thấp dƣới 20 triệu . Việc phê duyệt thích hợp sẽ hạn chế tiêu cực có thể xảy ra do sự thông đồng giữa nhân viên tiếp liệu với nhà cung cấp.
Đối với các nhà cung cấp truyền thống, định kỳ phòng KT_TBYT xem xét lại chất lƣợng, giá cả của nhà cung cấp này và so sánh với giá thị trƣờng. Bên cạnh đó, các DN cần mở rộng giao dịch với những nhà cung cấp mới nhằm đảm bảo chất lƣợng, số lƣợng hàng hóa cung cấp cho khách hàng. Các thủ tục kiểm soát khi lựa chọn nhà cung cấp:
Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng nhằm giúp cho DN chọn đƣợc nhà cung cấp tốt nhất; mọi thông tin (giá cả, chất lƣợng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu …) trong bảng báo giá đều phải đƣợc ghi chép, lƣu trữ và tổng hợp để báo cáo cho Trƣởng phòng TCKT nhằm theo dõi đối với những đơn hàng có chiết khấu. Chức năng ghi chép ban đầu về các nhà cung cấp có tham gia báo giá cần tổ chức với nhân viên tiếp liệu phòng KT-VTTBYT dƣới sự giám sát của nhân viên kế toán tài sản, điều này giúp tránh đƣợc tình trạng nhân viên tiếp liệu phòng KT-VTTBYT có hành vi thông đồng làm khống báo giá giấy.
Hoán đổi nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một ngƣời có quan hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài dẫn đến nhân viên này có thể chọn nhà cung cấp không bán hàng hóa phù hợp nhất hoặc mức giá không hợp lý vì họ nhận đƣợc tiền hoa hồng từ nhà cung cấp;
Mọi thông tin (giá cả, chất lƣợng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu,…) trong bảng báo giá đều phải đƣợc ghi chép, lƣu trữ và tổng hợp để báo cáo cho ngƣời chịu trách nhiệm phê duyệt;
Việc lựa chọn nhà cung cấp phải đƣợc ngƣời có thẩm quyền phê duyệt nhằm tránh tình trạng có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp; ngoài ra, phòng TCKT quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhật thƣờng xuyên. Một mặt, thủ tục này giúp đơn vị đảm bảo rằng các giao dịch mua hàng chỉ thực hiện với những nhà cung cấp đơn vị có hiểu biết, đủ năng lực cũng nhƣ hạn chế giao dịch với các nhà cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng. Mặt khác, thủ tục này giúp chỉ mời những nhà cung cấp vẫn còn có giao dịch với công
ty, không mời những nhà cung cấp đã ngừng giao dịch với công ty do từng phát sinh mâu thuẫn hai bên
Thực hiện nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên tiếp liệu thông đồng với nhà cung cấp;
Năm là, yêu cầu đặt hàng:
Sau khi lựa chọn nhà cung nhân viên tiếp liệu tiến hành lập đơn đặt hàng. Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng:
Đơn đặt hàng trƣớc khi thực hiện phải đƣợc phê duyệt của Trƣởng phòng KT-TBYT nhằm đảm bảo việc mua hàng đƣợc quản lý tập trung, tránh mua hàng tuỳ tiện gây lãng phí.
Thông báo cho NCC biết những ngƣời đủ thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng cụ thể. Phƣơng thức giao hàng, địa điểm giao hàng và ngƣời tiếp nhận hàng hóa, nhằm ngăn chặn nhân viên cấp dƣới trực tiếp thực hiện giao dịch và tự động xét duyệt đơn hàng để gian lận.
Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhƣng vẫn chƣa nhận đƣợc hàng. Xác định lỗi bên NCC hay đơn vị giao hàng nhằm tìm phƣơng án xử lý kịp thời.
Sáu là, yêu cầu xác nhận cam kết mua hàng:
Để xác nhận đặt hàng đối với đơn hàng từ 20 triệu đồng trở lên; NCC sẽ soạn thảo hợp đồng gửi về Công ty; NCC sẽ gửi hàng vừa khi nhận đƣợc hợp đồng (kể cả bản scan) đã có đầy đủ chữ ký xác nhận của Công ty. Đối với đơn hàng dƣới 20 triệu đồng Công ty có thể gửi mail, hoặc xác nhận trên báo giá của NCC về chủng loại, số lƣợng và đơn giá gửi về NCC.
Từ khi có xác nhận đặt hàng của Công ty, nhân viên tiếp liệu phòng KT- TBYT phải theo dõi đơn hàng, ngày nhận hàng. Nếu có bất kỳ thay đổi nào về đơn hàng cần báo ngay với Trƣởng phòng KT-TBYT tránh trƣờng hợp thất lạc, kéo dài thời gian giao hàng so với thỏa thuận ban đầu.
Kiểm soát quá trình nhận hàng vào kho
Sau khi ký kết hợp đồng; thống nhất đƣợc thỏa thuận giữa bên mua và bên bán dƣới sự đồng ý của Ban TGĐ. Phòng KT-VTTBYT sẽ cử một tiếp liệu phụ trách tiếp nhận đơn hàng, xác định địa chỉ giao hàng, cách thức giao hàng và hồ sơ kèm theo khi giao hàng với nhà cung cấp.
Để kiểm soát tốt, khi nhận hàng cần có sự tham gia của nhân viên đặt hàng, kế toán tài sản (Phòng TCKT), nhân viên kho (Phòng HC-NS), phải có sự đối chiếu giữa các bên. Cần kiểm soát số lƣợng hàng hóa, chất lƣợng hàng hóa thông số kèm theo. Riêng TTBYT là máy móc nhƣng không có kỹ sƣ của NCC đi cùng, phòng KT-TBYT cần thêm bộ phận kỹ thuật để kiểm tra máy móc.
Khi nhận TTBYT, nhân viên tiếp liệu sẽ nhận hồ sơ kèm theo khi giao hàng và ký xác nhận, bàn giao lại cho nhân viên kho, nhân viên kế toán sẽ lập phiếu nhập kho và có sự xác nhận của kế toán trƣởng. Phiếu nhập kho cần ghi rõ số lƣợng, chủng loại, chất lƣợng hàng thực nhận và đƣợc lập thành ba liên gửi cho các phòng ban: Bộ phận tiếp liệu, bộ phận kế toán. Phiếu nhập kho phải đƣợc đánh số liên tục theo quy định của công ty và đƣợc bảo quản cẩn thận.
Khi nhập kho nhân viên kho cần kiểm tra hàng hóa đƣợc mua, đặc biệt là linh kiện kèm theo; để tránh sai soát nhân viên kho luôn phải ghi chú lại toàn bộ linh kiện kèm theo của TTBYT. TBYT là hàng hóa đặc biệt; linh kiện kèm theo