8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.1Quy trình thực hiện mua sắm trang thiết bị y tế
Hệ thống quy trình kiểm soát của Công ty trong việc mua sắm TTBYT đƣợc phân thành nhiều quy trình nhƣ: quy trình lập kế hoạch, quy trình mua hàng; quy trình tài chính…
Bảng 2. 11: Quy trình mua sắm vật tƣ y tế
QUY TRÌNH MUA VẬT TƢ Y TẾ TIÊU HAO
Các Khoa Phòng VT-TBYT Phòng Kinh tế - Đầu tƣ HĐQT và Ban TGĐ
Phòng TC - KT Phòng TC - KT Ban Thƣ ký - Pháp chế Khoa dƣợc Bắt đầu Duyệt Xác định nhu cầu
Tiếp nhận nhu cầu vật tƣ y tế tiêu hao của các khoa Xây dựng kế hoạch mua và phƣơng án mời thầu/chào hàng Đàm phán, dự thảo Hợp đồng Thực hiện Hợp đồng Tiếp nhận và kiểm hàng Duyệt Không duyệt Duyệt Phát hành/thông báo hồ sơ mời thầu/chào hàng cạnh tranh
Kiểm tra đối chiếu nhu cầu TBYT so với kế hoạch phê duyệt đầu năm và giá trị VTYTTH
Tập hợp và lập bảng dự trù
Tham chiếu Quy trình nhập nhập
hàng, hoàn trả NCC
Thanh toán theo điều kiện
Hợp đồng Thẩm định pháp lý Hợp đồng Duyệt Không duyệt Đánh giá và đề xuất lựa chọn NCC Duyệt Mua sắm trực tiếp Nhập vào hệ thống và in phiếu nhập kho Kết thúc Tiếp nhận bảng dự trù mua VTYTTH Kiểm hàng và nhập hàng vào kho lƣu trữ Trình ký Không duyệt
Theo định kỳ 1 năm, căn cứ theo yêu cầu chuyên môn, các khoa phòng sẽ gửi đề xuất nhƣ cầu trang thiết bị y tế về phòng KT-VTTBYT để tổng hợp và lên kế hoạch báo cáo Ban Tổng giám đốc. Bệnh viện xem xét tình hình cấp thiết đối với việc đầu tƣ thêm TTBYT, loại TTBYT cần, số lƣợng cần đƣợc đầu tƣ (kể cả thông số kỹ thuật). Kế hoạch này phải có sự thống nhất giữ bộ phận chịu trách nhiệm mua sắm (Phòng KT-VTTBYT), đơn vị sử dụng và bộ phận mua sắm phải bảo vệ đƣợc tính hiệu quả của việc đầu tƣ TTBYT trƣớc BTGĐ có phòng TCKT là bộ phận tƣ vấn về tài chính xem xét và xét duyệt trƣớc khi đƣa lên HĐQT.
Trƣờng hợp cần mua sắm đột xuất, các khoa phòng phải thuyết trình rõ lý do và tính cấp thiết cần mua sắm. Trong việc mua sắm TTBYT , các khoa phòng có nhƣ cầu đều phải gửi Phiếu dự trù.
Sự cấp thiết của việc đầu tƣ Trang thiết bị y tế
Khoa/ phòng dự trù thực hiện phải đƣa ra đƣợc sự cần thiết của việc đầu tƣ, mua sắm TTBYT. Đảm bảo đƣợc lƣợng bệnh nhân có nhu cầu thực hiện các danh mục kỹ thuật đi kèm khi sử dụng TTBYT, đáp ứng đƣợc nhu cầu hiện tại. Đƣa ra ƣu điểm trong việc sử dụng TTBYT.
Phƣơng án lựa chọn Trang thiết bị y tế
Bộ phận mua sắm (Phòng KT-TBYT) sau khi tiếp nhận dự trù, xem xét nhu cầu TTBYT. Tính khả thi: điều kiện lắp đặt, khả năng quản lý, khai thác, sử dụng TTBYT, giá TTBYT trên thị trƣờng. Kiểm tra lại kế hoạch đã đƣợc duyệt; chuyển bảng dự trù cho Kinh tế đầu tƣ và phòng TCKT xem xét. Từ đó tiến hành kiểm tra, đánh giá sơ bộ giá trị các loại TTBYT, đặt tính kỹ thuật, công năng và phạm vi thực hiện, số lƣợng sản phẩm, giá trị dự trù mua sắm chi tiết so với kế hoạch đã đƣợc HĐQT và BTGĐ phê duyệt.
Phòng KT-TBYT lập các phƣơng án lựa chọn thiết bị theo ngân sách, công suất, hãng, model của thiết bị; phƣơng án đƣa ra cần tối ƣu nhất đáp ứng đƣợc yêu
cầu kỹ thuật và hợp lý đối với chi phí đầu tƣ TTBYT. Phƣơng án lựa chọn mua sắm phải đáp ứng đủ các nội dung:
- Phƣơng án mua sắm phải có ít nhất 3 sự lựa chọn đã đƣợc chọn lọc dựa trên các yêu cầu kỹ thuật của y tế.
- Phƣơng án mua sắm phải đƣa ra đƣợc: hãng sản xuất, nƣớc sản xuất, năm sản xuất, công suất hoạt động, quy trình vận hành, thời gian bảo hành, chi phí đầu tƣ TTBYT.
Từ phƣơng án trên phân tích ƣu điểm, nhƣợc điểm của các phƣơng án đƣa ra lựa chọn mua sắm TTBYT phù hợp với nhu cầu sử dụng