8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.2Thực trạng KSNB việc lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế
2.2.2.1 Các thủ tục kiểm soát quan trọng đối với lập kế hoạch mua sắm
Việc kiểm soát cụ thể các bƣớc lập kế hoạch đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Bƣớc 1: Khi có nhu cầu tại các khoa về mua sắm thiết bị, tài sản phục vụ cho
công tác chuyên môn, Trƣởng các khoa trong Bệnh viện sẽ lập Phiếu dự trù đề xuất ghi rõ các yêu cầu về tên thiêt bị, vật tƣ, quy cách, nhãn hiệu, tình trạng, số lƣợng, đơn vị tính theo mẫu và nộp về phòng KT-VTTBYT
Xác định nhu cầu mua sắm
Tiếp nhận xem xét các nhu cầu dự trù và trình BTGĐ
Duyệt phiếu mua
Bƣớc 2: Phòng Kỹ thuật - Vật tƣ thiết bị y tế xem xét xác định tính hợp lý
nhu cầu của vật tƣ, tài sản, thiết bị y tế, y cụ dụng cụ ….) sẽ sử dụng vào mục đích gì, hiệu quả sử dụng, nhu cầu cần thiết đối với ngƣời bệnh; căn cứ dựa trên số giƣờng bệnh nhân điều trị nội trú, số lƣợt khám chữa bệnh, các TTBYT hiện có tại bộ phận kho của Phòng TCKT căn cứ số lƣợng sử dụng kỳ trƣớc, sản lƣợng tồn kho để báo cho trƣởng phòng VT-TBYT xem xét nhu cầu.
Nếu không phù hợp chuyển trả lại cho các Khoa/phòng hoặc sẽ thảo luận lại với các trƣởng bộ phận.
Bƣớc 3: Nếu nhu cầu phù hợp Trƣởng phòng KT-VTTBYT cho ý kiến vào
phiếu trình giải quyết công việc trình HĐQT hoặc Ban TGĐ phê duyệt
Lƣu ý: Trong quá trình thực hiện kế hoạch mua sắm nếu các Khoa/phòng có xác định Bảng kê thông số kỹ thuật hoặc mô tả đặc điểm của vật tƣ, tài sản, trang thiết bị y tế đề nghị thì đính kèm theo Phiếu dự trù.
2.2.2.2 Thực trạng thực hiện kiểm soát:
Trong hồ sơ lập kế hoạch mua sắm thủ tục cơ bản cần phải có đó chính là đề xuất của những Khoa/ phòng ban có nhu cầu. Tất cả các đề xuất mua sắm TTBYT tại Công ty đều đƣợc lập dự trù mua sắm và thể hiện rõ nhu cầu cần thiết tại các Khoa/ Phòng đã đƣợc phê duyệt bởi Trƣởng khoa hay Trƣởng phòng Ban. Thế nhƣng bên cạnh đó một số khoa phòng còn lơ là trong việc thực hiện lập đề xuất, một số khoa phòng không thể hiện rõ đƣợc nội dung tính thiết yếu hay số lƣợng cần thiết.
Nhằm tránh những sai phạm có thể xảy ra khi thực hiện lập phiếu đề xuất công ty đã yêu cầu chỉ những ngƣời đƣợc phân công mới đƣợc lập phiếu dự trù mua sắm. Một số khoa phòng đôi khi còn sai soát trong vấn đề ngƣời lập phiếu đặc biệt tại các khoa nhƣ Sản; Gây mê hồi sức vị trí nhân viên hành chính luân phiên nên khi thực hiện đề xuất những nhân viên hành chính sẽ thực hiện lập phiếu điều này không có tính thống nhất và xảy ra sai phạm.
Việc kiểm soát thủ tục này nhằm đối phó với một sai phạm phổ biến là dự trù mua TTBYT chƣa thật sự có nhu cầu hoặc dự trù cấp phát nhiều hơn nhu cầu. Nguyên nhân có thể do nhân viên lập dự trù là nhân viên hành chính tại những khoa có kế hoạch luân phiên vị trí làm việc hoặc những nhân viên nhƣ điều dƣỡng trƣởng hay Bác sĩ thực hiện thông đồng với nhà cung cấp để hƣởng lợi từ việc mua sắm. Mục tiêu của thủ tục này nhằm đầu tƣ TTBYT đúng nhu cầu sử dụng, năng suất hoạt động tại các Khoa/ phòng ban. Hơn thế nữa, thông qua giấy dự trù mua sắm, Công ty có thể xác định trách nhiệm của những ngƣời liên quan, nhất là trong trƣờng hợp phát hiện có dấu hiệu thông đồng giữa nhân viên đề xuất mua hàng và nhà cung cấp.
Kiểm soát phiếu đề xuất, tất cả các phiếu đề xuất đƣợc ngƣời có thẩm quyền thƣờng là trƣởng khoa hoặc trƣởng đơn nguyên ký và lập ít nhất hai liên: một liên lƣu tại bộ phận yêu cầu, một liên chuyển cho phòng KT-VTTBYT để làm căn cứ lập kế hoạch mua sắm. Ngoài ra cần lƣu ý:
Các phiếu dự trù đƣợc đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi sử dụng và giao cho nhân viên tiếp liệu tại phòng KT-VTTBYT. Thủ tục kiểm soát này nhằm đảm bảo chỉ những ngƣời đƣợc phân công nhiệm vụ mới có thể lập dự trù và chịu ủy thác việc hoàn thành thủ tục từ các trƣởng khoa phòng ban. Việc đánh số thứ tự liên tục theo từng Khoa/ phòng có nhu cầu giúp dễ dàng theo dõi các hàng đã đề nghị mua. Nếu có bị thất lạc, các nhân viên phụ trách đề nghị mua sắm sẽ nhận ra, và thông báo ngay cho các bộ phận liên quan (quan trọng nhất là bộ phận KT-VTTBYT) để yêu cầu không tiến hành các thủ tục tiếp theo nhƣ lập kế hoạch, đặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp … đối với các phiếu dự trù bị thất lạc.
Sau khi nhận đƣợc phiếu dự trù của khoa phòng KT-VTTBYT phải lên kế hoạch và tổng hợp dựa trên ngân sách đã đƣợc bảo vệ vào cuối năm trƣớc đó. Kế hoạch mua sắm thực hiện phải luôn có sự giám sát trực tiếp của phòng TC-KT. Tất cả danh mục mua sắm là TTBYT có giá thành trên 20 triệu đồng phải có kèm 3 báo
giá đối với nhà cung cấp không độc quyền vùng. Để tránh gian lận trong việc lựa chọn nhà cung cấp nhân viên kế toán sẽ trực tiếp tham khỏa giá TTBYT trên kế hoạch với giá đƣợc công bố trên cổng thông tin y tế về việc công bố giá. Đối với TTBYT dƣới 20 triệu nhằm tiện cho việc quản lý giá cần ký hợp đồng nguyên tắc với một số đơn vị cung cấp nhất định nhằm đảm báo giá luôn ổn định và tốt nhất.
TTBYT là mặt hàng đặc biệt, ảnh hƣởng trực tiếp đến sức khỏe con ngƣời và là một trong những yếu tố quan trọng quyết định kết quả, chất lƣợng của công tác y tế, hỗ trợ Bác sĩ trong chẩn đoán và điều trị cho ngƣời bệnh. Nên kiểm soát việc lập kế hoạch mua sắm TTBYT phải đúng mục đích, công năng, chế độ, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.
Việc mua sắm TTBYT luôn đƣợc tiến hành sau khi có kết quả đƣợc BTGĐ, HĐQT phê duyệt kế hoạch dự toán chi phí và phù hợp với tiến độ yêu cầu thực hiện.
Bảng 2. 12: Tổng hợp đề xuất đƣợc duyệt của các khoa năm 2020
Khoa
Đề xuất cho năm 2020 Đƣợc duyệt cho năm 2020
Thiết bị/ Model Số
lƣợng Thiết bị/ Model Số lƣợng
Chuẩn đoán hình ảnh
Máy đo loãng xƣơng 1
Ống soi đại tràng thế hệ Video 1 Ống soi đại tràng thế hệ Video 1 Bóng đèn xenon 175W 1 Bóng đèn xenon 175W 1 Khoa Nhi Đèn chiếu vàng da/ Lullaby LED Photottherapy) 4 Đèn chiếu vàng da (XHZ-90) 4
Máy bơm tiêm điện
/ Perfusor Compact S 4
Máy bơm tiêm điện
(Perfusor Compact S) 2 Máy đo nồng độ Oxy
trong máu (bệnh nhi và trẻ sơ sinh) / 7500
2
Khoa Sản Máy Dopper tim thai (cầm
tay) 3
Máy Dopper tim thai
Khoa
Đề xuất cho năm 2020 Đƣợc duyệt cho năm 2020
Thiết bị/ Model Số
lƣợng Thiết bị/ Model Số lƣợng
Máy theo dõi sản khoa thai đơn/ Corometic 170 Series
2 Máy theo dõi sản khoa
thai đơn 1
Máy siêu âm điều trị/
Soleo Sono 2
Khoa Khám
Máy hô hấp nhân tạo/ Thumper 1007 Michigan
1
Vali cấp cứu ngoại viện/
Sali 1
Vali cấp cứu thông
thƣờng 1
Bộ đèn đặt nội khí quản
Camara 1
Khoa Gây mê hồi sức Hệ thống nội soi ổ bụng 1 Bóng đèn xenon 300W 1 Bóng đèn xenon 300W 1 Khoa hồi sức tích cực Bộ đèn đặt nội khí quản Camara 1
Máy bơm tiêm điện
/ Perfusor Compact S 6
Máy bơm tiêm điện
/ Perfusor Compact S 6
Khoa Ngoại Máy laser/ Đức 1 Máy laser/ Trung Quốc 1
Khoa xét nghiệm
Tủ an toàn sinh học/AC2-
4E8 1
Tủ an toàn sinh học cấp
1 2
Bếp cách thủy/ WNB40 1 Bếp cách thủy/ WNB10 1 Khoa Liên
chuyên khoa Bóng đèn xenon 175W 1 Bóng đèn xenon 175W 1
(Nguồn: Phòng Kỹ thuật - Vật tư thiết bị y tế)
Sau khi tổng hợp đề xuất các khoa; tổng hợp thực hiện và chia các thiết bị theo 10 nhóm:
Bảng 2. 13: Tổng hợp kinh phí đƣợc duyệt theo 10 nhóm
Nhóm
Năm 2019 Năm 2020
Giá trị kinh phí đề nghị theo nhu cầu
(triệu đồng) Giá trị kinh phí đƣợc duyệt (triệu đồng) Tỷ lệ % đƣợc duyệt (%) Giá trị kinh phí đề nghị theo nhu cầu
(triệu đồng) Giá trị kinh phí đƣợc duyệt (triệu đồng) Tỷ lệ % đƣợc duyệt (%) Nhóm I: Thiết bị chẩn đoán hình ảnh 7.125,125 - - 7.152,120 1.251,250 17% Nhóm II: Thiết bị chẩn đoán điện tử sinh học 3.154,450 415,151 13% 1.452,145 125,115 9% Nhóm III: Thiết bị labo xét nghiệm - - - - - - Nhóm IV: Thiết bị cấp cứu, hồi sức, gây mê, phòng mổ 9.512,215 128,250 1% 12.548,220 3,221 ,0% Nhóm V: Thiết bị vật lý trị liệu 215,214 159,210 74% 125,214 42,211 34% Nhóm VI: Thiết bị quang điện tử y tế 125,215 98,214 78% 112,210 99,571 89% Nhóm VII:Thiết bị đo và điều trị chuyên dụng 251,215 144,240 57% 854,250 352,125 41% Nhóm VIII: Các thiết bị từ y tế Phƣơng Đông - - - - - - Nhóm IX: Nhóm thiết bị điện tử y tế thông thƣờng dùng cho gia đình 125,135 85,250 68% 141,210 87,215 62% Nhóm X: Nhóm thiết bị các loại y tế thông dụng phục vụ trong các cơ sở y tế 231,110 122,250 53% 95,251 42,210 44% Tổng cộng 20.739,679 1.152,565 6% 22.480,620 2.002,918 9%
(Nguồn: Phòng Kỹ thuật - Vật tư thiết bị y tế)
Thông qua bảng tổng hợp kinh phí thực hiện 2019, 2020 có thể thấy giá trị kinh phí đƣợc duyệt năm 2019 chỉ chiếm 6% so với giá trị kinh phí đề nghị theo
nhu cầu, năm 2019 thì con số này tăng lên 9% giá trị này thật sự còn qua thấp so với nhu cầu thực thế tại Bệnh viện thế nhƣng Công ty chỉ mới đi vào hoạt động vì nguồn kinh phí dùng cho đầu tƣ TTBYT đã chiếm tỉ lệ lớn chỉ sau cơ sở hạ tầng nên Ban lãnh đạo công ty hiện tại vẫn rất hạn chế trong việc chi đầu tƣ về TTBYT điều này là một bất cập rất lớn trong tình hình hiện tại.