8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2.1Giải pháp hoàn thiện KSNB việc lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế
y tế tại Công ty CP Bệnh viện đa khoa Bình Định
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện KSNB việc lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế tế
3.2.1.1 Cơ sở giải pháp
Đối với Công ty kinh doanh dƣới mô hình là bệnh viện thì bên cạnh việc luôn đáp ứng trao dồi nâng cao chuyên môn họ còn phải đánh giá đƣợc giá trị lợi nhuận mang lại của các danh mục kỹ thuật vì họ là đội ngũ trực tiếp tham gia vào công tác khám và điều trị cũng nhƣ sử dụng TTBYT. Tại Công ty hiện nay vì đội ngũ nhân viên còn trẻ, chƣa đủ kinh nghiệm thực tế trong việc định hƣớng phát triển trong chuyên môn để mang lại lợi nhuận cho Công ty; chỉ tổng hợp mang tính chủ quan; thiếu thì đề xuất không tính đƣợc hiệu quả hoạt động của thiết bị cần đầu tƣ.
Các trang thiết bị y tế thuộc công nghệ cao có giá trị đầu tƣ lớn bắt buộc cần vay ngân hàng để thực hiện mua sắm, tuy nhiên một số trƣờng hợp việc sử dụng nguồn nợ không mang lại hiệu quả kinh tế mà nó trở thành gánh nặng của Công ty khi TTBYT sau khi mua sắm không mang lại hiệu quả nhƣ dự tính ban đầu (do đầu tƣ quá hiện đại không cần thiết, giá trị TTBYT cao, giá kinh doanh thấp, thời gian khấu hao sản phẩm ngắn, nhu cầu sử dụng còn hạn chế…).
Một số TTBYT đi kèm với nó là linh kiện thay thế mang tính độc quyền hoặc vật tƣ tiêu hao kèm theo TTBYT riêng biệt dẫn đến giá trị cao và không có sự thay thế phù hợp.
Trong bộ phận chịu trách nhiệm mua sắm TTBYT vẫn tồn tại phần ít những thành phần cơ hội thông đồng với các nhà cung cấp trong việc thỏa thuận ấn định
nhà thầu, ấn định giá, phân biệt giá hoặc bất kỳ hành vi thƣơng mại không công bằng nào khác muốn mang về lợi ích cá nhân.
Tại bộ phận xét duyệt mua sắm TTBYT của Công ty đang gặp vấn đề trong việc thống nhất ý kiến giữa các nhà quản lý. Quản lý TCKT chƣa nắm đƣợc tầm quan trọng cũng nhƣ giá trị lợi nhuận trong đầu tƣ TTBYT luôn muốn giảm bớt chi phí cho Công ty nhằm tăng lợi nhuận nhanh nhất. Quản lý chuyên môn y tế thì lại không nắm tình hình thực tế kinh tế của công ty, luôn muốn thực hiện, triển khai những kỹ thuật cao; kỹ thuật mới nhất để tiên phong chất lƣợng khám chữa bệnh của Bệnh viện tại khu vực đôi khi có những quyết định đầu tƣ mang tính mạo hiểm không phù hợp.
3.2.1.2 Nội dung giải pháp
Đã là kinh nghiệm thì chúng ta phải trao dồi bằng cách: Công ty luân phiên cho các nhóm nhân viên đƣợc đi cọ sát tại các bệnh viện lớn và đƣa về kết quả thu hoạch đƣợc bằng báo cáo. Những gì Công ty cần tiết giảm, những hạn chế hay những nổi bật cần phát huy. Đối với nhân viên đang giữ chức vụ trƣởng khoa và điều dƣỡng trƣởng đây là bộ phận quan trọng trong cái nhìn tổng quan trong việc lập kế hoạch mua sắm. TTBYT nó mang thiên hƣớng kỹ thuật nhiều hơn bên cạnh đó còn dựa trên năng lực của ngƣời sử dụng chính vì vậy để lên đƣợc danh mục kế hoạch cụ thể và hợp lý Công ty nên hổ trợ tổ chức các buổi làm việc trực tiếp với các khoa phòng và Phòng KT-VTTBYT cùng với các chuyên gia tại bệnh viện tuyến Tỉnh. Bên cạnh đó phòng KT-VTTBYT và Phòng TCKT cần kiểm tra sát sao những thủ tục thực hiện. Phân quyền trách nhiệm dù là cấp thấp nhất để cá nhân mỗi nhân viên thực hiện luôn có trách nhiệm với việc mình làm theo.
Bộ phận TCKT khi xem xét kế hoạch mua sắm cần so sánh, đối chiếu với nguồn ngân sách và cân đối theo thời gian phù hợp với khoản thời gian thực hiện đầu tƣ TTBYT, sắp xếp thời gian thích hợp cho việc đầu tƣ của từng TTBYT tăng dần theo mức độ cấp thiết tại các khoa phòng. Ƣu tiên duyệt chi phí cho những TTBYT mang
lại doanh thu hiệu quả trƣớc. Tránh những trƣờng hợp thực hiện mua sắm một gói lớn gây áp lực nguồn ngân sách và phân bổ không đồng đều trong năm.
Nhằm mục đích giảm bớt chi phí đầu tƣ máy và giảm bớt rủi ro đối với các TTBYT có giá trị lớn trên 1 tỷ đồng, Phòng KT-VTTBYT có thể xem xét đến việc xã hội hóa TTBYT. Tận dụng đƣợc các khoản đầu tƣ từ các khu vực tƣ nhân, họ là những nhà đầu tƣ độc lập, nhà phân phối trang thiết bị y tế hoặc các nhà cung cấp. Hình thức này có thể thƣơng lƣợng trên nhiều phƣơng án: thuê TTBYT, hay chia lợi nhuận trên từng ca thực hiện tùy vào sự thống nhất giữa các bên thực hiện. Phòng TCKT sẽ hỗ trợ cho việc xem xét đánh giá tính hữu hiệu hiệu quả của từng phƣơng án nhằm hỗ trợ Ban lãnh đạo Công ty chọn đƣợc phƣơng án tối ƣu.
Phòng KT-TTTBYT hạn chế tối đa việc sử dụng hàng độc quyền tránh việc thụ động trong lựa chọn NCC ảnh hƣởng quá trình hoạt động của Bệnh viện. Thỏa thuận với NCC linh kiện luôn đảm bảo có nhằm thay thế trong 2 năm kể từ ngày mua sắm đối với TTBYT có giá trị dƣới 200 triệu và từ 2 năm đến 10 năm cho những TTBYT có giá từ 200 triệu trở lên và chi phí linh kiện thay thế phải phù hợp so với giá trị của TTBYT.
BTGĐ cần xác định từng mục tiêu theo từng bƣớc thực hiện để có thể đánh giá kết quả, để điều chỉnh kịp thời, đảm bảo kế hoạch thực hiện khả thi. Mục tiêu nhằm nâng cao chất lƣợng bệnh viện giúp bệnh viện lên hạng, tăng doanh mục khám và điều trị đƣợc phép thực hiện và tăng nguồn từ BHYT hay nhằm nâng cao hình ảnh quảng cáo thƣơng hiệu Bệnh viện trong khu vực.
Trƣởng bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện quy trình mua sắm TTBYT luân phiên, điều động giữa các vị trí chịu trách nhiệm trong quy trình, tránh một vị trí kiêm nhiệm nhiều trách nhiệm khi giải quyết công việc, đặc biệt trong những gói thầu lớn. Đối với cán bộ làm công tác kế toán và chuyên môn liên quan đến đầu tƣ mua sắm cần có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bồi dƣỡng, bố trí sử dụng, luân chuyển hợp lý đồng thời sàng lọc, tinh giản đối với những nhân viên có phẩm chất,
năng lực, sức khỏe không đảm bảo trong công việc nhƣng vẫn đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm.
Nghiêm khắc xử lý nghiêm các hành vi vi phạm nhƣ kỷ luật, đình chỉ công việc, thậm chí trừ dần khoản thiệt hại vào lƣơng hoặc đánh giá trách nhiệm đạo đức nghề nghiệp. Khen thƣởng đối với cá nhân, tập thể có đóng góp giúp cải thiện quy trình mua sắm TTBYT của Công ty hay giảm bớt chi phí thực hiện giúp Công ty hoạt động hiệu quả.
Nhằm đƣa ra các quan điểm thống nhất giúp hoạt động Công ty ngày càng phát triển, các cấp quản lý cần xem xét đến giá trị quan trọng nhất hiện tại Công ty đang hƣớng đến là gì: lợi nhuận hay khoa học y tế. Đầu tƣ TTBYT đôi khi không cần phải là những TTBYT tiên tiến và hiện đại nhất vì nó thật sự không phù hợp với quy mô và mục đích của Công ty muốn hƣớng đến. Thay vào đó ta có thể đầu tƣ những TTBYT có chức năng tƣơng đƣơng và giá thành hợp lý hơn. Để thực hiện mua sắm hiệu quả cần xây dựng chiến lƣợc kinh doanh tối ƣu đánh giá đƣợc giá trị sẽ mang lại từ việc đầu tƣ mua sắm TTBYT.
3.2.1.3 Lợi ích giải pháp
Việc thực hiện học tập, trao dồi kinh nghiệm từ các bệnh viện tuyến trên nhằm đƣa ra phƣơng hƣớng thích hợp cho việc lập kế hoạch. Đây là nền tảng giúp các phòng ban thực hiện mua sắm cũng nhƣ Ban lãnh đạo công ty hiểu đƣợc nguồn lực thực tại bệnh viện.
Tránh rủi ro trong việc đầu tƣ TTBYT, tránh việc lãng phí không sử dụng, đƣa vào lƣu kho, tiết giảm chi phí bảo quản, bảo trì máy thời gian dài trở nên lạc hậu sử dụng TTBYT hiệu quả.
Giải pháp hoàn thiện công tác rủi ro sẽ góp phần giúp bệnh viện xây dựng đƣợc ban chuyên phân tích rủi ro, từ đó giúp sớm nhận biết đƣợc rủi ro. Điều này sẽ giúp bệnh viện chủ động hơn trong công tác đối phó với những rủi ro sẽ gặp phải, và từ đó sẽ giúp bệnh viện hoạt động ngày càng hiệu quả hơn, sẽ vƣợt qua đƣợc
những khó khăn, thử thách sẽ gặp trong tƣơng lai. Bệnh viện kiểm soát đƣợc chặt chẽ khối tài sản lƣu kho, hiện đang vận hành và thực trạng của từng TTBYT.
Công ty thực hiện lập dự toán và chi phí kế hoạch trƣớc khi thực hiện và cụ thể là vào cuối năm hoạt động đây là một bƣớc giúp Ban lãnh đạo chủ động đƣợc khoản chi phí cho năm vận hành tiếp theo. Dƣới sự hổ trợ của các phòng ban nhƣ Kinh doanh – marketing, Tài chính kế toán sẽ giúp Ban lãnh đạo đua ra những phƣơng hƣớng trƣớc mắt trong kinh doanh. Từ đó khi các khoản chi phí đƣợc cân đối dựa trên kế hoạch việc mua sắm TTBYT cũng nhƣ đầu tƣ phát triển các công nghệ mới đƣợc đánh giá khách quan, trong thời gian hiện tại việc đầu tƣ là hiệu quả hay không hiệu quả, nếu đầu tƣ thì Phƣơng án đầu tƣ sẽ tiến hành nhƣ thế nào. Vậy nên việc lập dự toán và lên chi phí hoạt động kế hoạch cho các năm là điều hết sức cần thiết.
Duy trì tính chính trực và giá trị đạo đức đã đƣợc Bệnh viện quy định trong quy chế nội bộ, yêu cầu toàn thể CBNV phải có những cƣ xử đúng mực. Trong quy trình mua sắm trang thiết bị các cá nhân thực hiện phải luôn mang đạo đức nghề nghiệp hàng đầu; những quyết định của cá nhân đều phải mang tinh thần tập thể; tinh thần chung vì ngƣời bệnh. Tránh mọi vi phạm, hay hành vi gây ảnh hƣởng đến chất lƣợng của quy trình mua sắm trang thiết bị.
Giải pháp trên sẽ góp phần nâng cao trách nhiệm của CBNV, NLĐ cũng nhƣ nhắc nhở CBNV không ngừng trau dồi kỹ năng chuyên môn của mình. Đồng thời giúp cho việc bình bầu, xét thi đua khen thƣởng đƣợc rõ ràng và minh bạch hơn.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện KSNB việc thực hiện kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế
3.2.2.1 Cơ sở của giải pháp
Quy trình mua sắm TTBYT của Công ty khi lập hồ sơ, kế hoạch mua sắm qua nhiều bƣớc phê duyệt từ Phòng KT-VTTBYT, TCKT, ban KSNB, Ban TGĐ từ
TTBYT có giá trị nhỏ đến giá trị lớn. Giảm nhẹ trách nhiệm đối với ngƣời thực hiện công việc, thủ tục hành chính nhiêu khê, mất nhiều thời gian xử lý công việc.
Các gói mua sắm TTBYT mua sắm lớn có giá trị cao hơn 1 tỷ đồng vẫn chƣa có một bộ phận chuyên môn phụ trách phân tích tính năng TTBYT, hay tƣ vấn về quá trình sau khi sử dụng TTBYT có những vấn đề phát sinh cần lƣu ý. Đối chiếu với nền khoa học y tế hiện tị việc sử dụng TTBYT đó còn hiệu quả.
Quá nhiều phòng ban cùng tham gia mua sắm, chỉ áp dụng hiệu quả cho những gói thầu có giá trị lớn trên 1 tỷ, còn đối với TTBYT thƣờng quy việc tham gia nhiều phòng ban là không cần thiết, tốn thời gian và chi phí vận hạnh cho bộ phận mua sắm.
3.2.2.2 Nội dung giải pháp
Ban kiểm soát nội bộ của tập đoàn không tham gia trực tiếp vào quy trình mua sắm TTBYT nhƣng lại nắm một vai trò quan trọng. Những vấn đề phát sinh trong quy trình mua sắm TTBYT Ban KSNB chƣa thật sự hiểu rõ và có những quy định bắt buộc trong quy trình, không có tính linh động trong công việc đôi khi máy móc hóa quy định.
Thủ tục hành chính cần đƣợc giảm bớt, nhất quán phân quyền cho từng bộ phận, theo cấp lãnh đạo bằng cách lên kế hoạch mua sắm vào cuối năm và phân quyền thực hiện cho bộ phận mua sắm. Nếu giá trị TTBYT thì phòng VTTTBYT có thể tự quyết và chi phí 1 năm không vƣợt quá 1 tỷ đồng. Đối với Ban TGĐ đƣợc phép phê duyệt mua sắm TTBYT với giá trị dƣới 1 tỷ đồng và trên 1 tỷ đồng sẽ do HĐQT quyết định. Ngoài ra những hạn mục đầu tƣ lớn cần tổ chức đấu thầu cần xây dựng tổ chức đấu thầu nghiêm ngặt, chặt chẽ với nhiều phòng ban tham gia dƣới sự giám sát của Ban KSNB.
Đơn giản hóa quy trình mua sắm và công bố rộng rãi quy trình này để mọi CBNV các phòng ban khác trong bệnh viện cùng phối hợp thực hiện. Các quy trình này nên đƣợc đăng tải trên Phần mềm quản lý bệnh viện, tạo sự thuận tiện cho nhân
viên, các phòng ban thực hiện dễ dàng nắm bắt và thực hiện quy trình. Bên cạnh đó Ban lãnh đạo có thể giám sát quá trình thực hiện và tiến độ thực hiện của quy trình.
Các gói mua sắm TTBYT mua sắm lớn có giá trị cao hơn 1 tỷ đồng vẫn chƣa có một bộ phận chuyên môn phụ trách phân tích tính năng TTBYT, hay tƣ vấn về quá trình sau khi sử dụng TTBYT có những vấn đề phát sinh cần lƣu ý. Đối chiếu với nền khoa học y tế hiện tị việc sử dụng TTBYT đó còn hiệu quả.
Quá nhiều phòng ban cùng tham gia mua sắm, chỉ áp dụng hiệu quả cho những gói thầu có giá trị lớn trên 1 tỷ, còn đối với TTBYT thƣờng quy việc tham gia nhiều phòng ban là không cần thiết, tốn thời gian và chi phí vận hạnh cho bộ phận mua sắm.
Cần thành lập ban hỗ trợ chuyên môn về việc đầu tƣ TTBYT lớn có giá trị trên 1 tỷ đồng, có thể nhờ tƣ vấn hổ trở cả kỹ sƣ các hãng và kinh nghiệm sử dụng của các bệnh viện khác nhằm đƣa ra ƣu nhƣợc điểm theo từng loại giúp tƣ vấn về việc mua sắm và quá trình vận hành máy có những phát sinh gì ngoài ý muốn. Đây cũng là cơ hội giao lƣu kiến thức, kinh nghiệm cho đội ngũ nhân viên.
Phân công việc cụ thể từng thành viên, tổ chức trong bệnh viện. Không một cá nhân nào đƣợc giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn. Thực hiện đúng nguyên tắc phân công phân nhiệm trong Bệnh viện. Đối với công tác phân chia trách nhiệm, thủ tục ủy quyền và xét duyệt thể hiện quyền hạn rõ ràng và mức độ, khoản chi phí đƣợc phê duyệt.
Việc mua sắm cần lập dự toán chi phí trƣớc và đƣợc phân bổ theo từng quý, đƣa vào chi phí hoạt động trong năm hoặc có dự toán khoản chi phí thực hiện cho năm tới bởi sự ảnh hƣởng rất lớn của dự toán đến chi phí, hoạt động của Bệnh viện.
3.2.2.3 Lợi ích giải pháp
Công ty đầu tƣ hoàn thiện hoạt động giám sát nhằm xem xét hoạt động mua sắm TTBYT có đúng nhƣ quy trình đã đƣợc xây dựng, từ đó rút ra nhận định cần bổ sung hay điều chỉnh gì cho phù hợp với thực tế hoạt động của bệnh viện (giai đoạn
đầu tƣ ban đầu, giai đoạn phát triển, giai đoạn duy trì). Các điều kiện thực hiện các giải pháp
Để hoạt động giám sát đạt đƣợc hiệu quả cao, các DN cần phải:
Thứ nhất, giám sát các bƣớc thực hiện quy trình mua sắm TTBYT để đảm bảo các thủ tục kiểm soát trên đều đƣợc thực hiện nghiêm túc nhằm hạn chế các sai phạm xảy ra trong quy trình.
Thứ hai, Ban Kiểm soát thƣờng xuyên theo dõi, tiến độ thực hiện. Các công việc còn tồn đọng và cùng với BTGĐ đƣa ra phƣơng án giải quyết. Định kỳ, ngƣời giám sát cần đánh giá lại hệ thống KSNB để báo cáo cho Ban Giám đốc về những những khiếm khuyết của hệ thống. Khiếm khuyết ở đây đƣợc hiểu là những thiếu sót có thực hoặc tiềm ẩn mà ngƣời giám sát phát hiện đƣợc và cần điều chỉnh hệ thống KSNB nhằm đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu đề ra đồng thời xem xét hậu quả do khiếm khuyết gây ra, sau đó tìm hiểu nguyên nhân và đƣa ra giải pháp khắc phục.