II. Mục đích, đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.2.2. Vị trí điều phối
❖ Điều phối: là người có trách nhiệm phân chia công việc phù hợp với năng lực và
thời gian cho từng Kỹ thuật viên thông qua yêu cầu sửa chữa từ Cố vấn dịch vụ. Điều phối được phân thành
• Điều phối sửa chữa chung
• Điều phối Body paint
❖ Điều phối sửa chữa chung
- Xác định năng lực của xưởng dịch vụ ̣vào mỗi đầu ngày qua nhân viên có mặt, số lượng xe lưu, số khoang còn trống, số Kỹ thuật viên sẵn sàng nhận xe mới …
- Ghi nhận trên giấy hoặc trên chương trình máy tính về thời gian lý thuyết cũng như thực tế của tất cả Kỹ thuật viên để kịp thời lên kế hoạch công việc, giao việc.
- Nhận lệnh sửa chữa từ Cố vấn dịch vụ, thảo luận với tổ trưởng nên giao việc cho Kỹ thuật viên dựa trên yêu câu công việc, năng lực sửa chữa đạt chất lượng cao, giao xe đúng hẹn (ưu tiên xe đợi, xe sửa chữa lại … ).
- Thường xuyên theo dõi tiến độ ̣thực hiện công việc của Kỹ thuật viên, đảm bảo việc giao xe đúng xe, xác nhận lại với Kỹ thuật viên về kế hoạch sửa bi ̣thay đổi do phát sinh hư hỏng mới để quản lý bảng kế hoạch công việc.
- Ghi nhận và thống kê các nguyên nhân dẫn đến dừng việc, thời gian dừng, nguyên nhân dẫn đến lưu xe, nguyên nhân dẫn đến việc sửa chữa lại.
39 - Là cầu nối thông tin giữa Kỹ thuật viên, nhân viên phụ tùng đảm bảo thông tin được thông suốt.
- Đáp ứng các yêu cầu thông tin của Cố vấn dịch vụ và quan sát xe xưởng còn có thể nhận việc mới được không, khi nào giao xe, tình trạng các xe đang sửa ai đang thực hiện, xe trong quá trình sửa chữa có phát sinh vấn đề không, đang đậu ở vi ̣trí nào.
❖ Điều phối Body paint
- Làm việc với Cố vấn dịch vụ để hiểu rõ yêu cầu của khách hàng, tư vấn cho Cố vấn dịch vụ và khách hàng về phương pháp sửa chữa, xác định chi phí và thời gian cần thiết cho sửa chữa.
- Giao dịch với bộ phận phụ tùng để yêu cầu đăṭ vật tư, tập kết chi phí và thông báo cho phụ tùng vật tư đã dùng trên hồ sơ, phối hợp với bộ phận phu tùng kiểm kê định kỳ.
- Giao dịch với nhà cung cấp để cập nhật thông tin kiến thức sản phẩm hay nhờ sự hổ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp, tham gia các khóa huấn luyện.
- Giao việc cho Kỹ thuật viên theo yêu cầu công việc và thời gian cho phép phù hợp với năng lực Kỹ thuật viên, giám sát tiến độ thực hiện, thông báo cho Cố vấn dịch vụ nếu có phát sinh làm ảnh hưởng đến thời gian giao xe.
- Giám sát, hướng dẫn, hỗ trợ Kỹ thuật viên về quy trình công việc, phương pháp thực hiện, kỹ thuật sử dụng sản phẩm, sử dụng thiết bi ̣.
- Giám sát Kỹ thuật viên trong kiểm tra chất lượng cho từng công đoạn, kiểm tra chất lượng cuối cùng.
- Giá sát toàn bộ hoạt động của xưởng đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, an toàn với phong cách chuyên nghiệp, đảm bảo tiêu chuẩn vê ̣sinh môi trường.
- Phân công người chịu trách nhiệm duy trì 4S các khu vực làm việc và bảo dưỡng các trang thiết bi,̣ dụng cu,̣ giám sát việc thực hiện, thông báo cho quản đốc các trường hợp hỏng hoặc mất thiết bi ̣hoặc cần thiết cải tiến bổ sung trang thiết bi.
- Quản lý, xuất nhập, cấp phát vật tư cho Kỹ thuật viên, pha sơn và chỉnh màu hỗ trợ Kỹ thuật viên khi cần thiết.
- Quản lý hành chánh thời gian có mặt của các Kỹ thuật viên, kế hoạch nghỉ phép, sắp xếp công việc ngoài giờ. Ghi nhận thời gian tham gia công việc của Kỹ thuật viên trên từng hồ sơ sửa chữa, tham gia chia năng suất cho Kỹ thuật viên.
40 - Tham gia đánh giá Kỹ thuật viên về năng lực, thái độ, tinh thần làm việc, tư vấn cho trưởng phòng dịch vụ về đào tạo phát triển nguồn nhân lực.
- Định kỳ họp Kỹ thuật viên để phổ biến chính sách, nội quy, quy trình làm việc mới, đón nhận ý kiến đóng góp của Kỹ thuật viên trong cải tiến công việc, tổng kết và truyền đạt nguyện vọng của Kỹ thuật viên lên ban lãnh đạo.