4. Cấu trúc của đề tài:
2.2.2. Nội dung hạch toán kế toán tiền lương tại huyện ủy Sốp Cộp
2.2.2.1. Chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ và tài khoản sử dụng
* Chứng từ sử dụng
Đơn vị sử dụng một số chứng từ liên quan đến người lao động gồm: - Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng kê trích lập BHXH, BHYT và các chứng từ liên quan. - Giấy báo làm việc ngoài giờ
- Giấy đề nghị tạm ứng - Phiếu chi…
* Trình tự luân chuyển chứng từ
Hàng ngày căn cứ vào thời gian đi làm thực tế của cán bộ công nhân viên chức trong từng bộ phận, trưởng các bộ phận chấm công vào buổi sáng và buổi chiều trong ngày
Cuối tháng trưởng các bô phận ký nhận vào bảng chấm công và có xác nhận của trưởng đơn vị sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp để tính lương cho cán bộ công nhân viên chức của huyện ủy
Hàng tháng, kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan như: bảng chấm công, giấy tạm ứng, giấy báo làm thêm giờ để lập bảng lương của đơn vị chuyển Bí thư huyện ủy ký duyệt. Trên cơ sở đó lập phiếu chi lương cho cán bộ, công nhân viên. Bảng lương và phiếu chi lương được lưu tại bộ phận Kế toán.
Căn cứ vào bảng thanh toán lương tháng, kế toán viết Phiếu chi lương cho cán bộ công chức trong cơ quan. Phiếu chi này được lập thành 2 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, Bí thư huyện ủy, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
+ Liên thứ 1 lưu ở nơi lập phiếu.
+ Liên thứ 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán
* Tài khoản sử dụng
Đơn vị sử dụng tài khoản 334 – “Phải trả công chức, viên chức” tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán cho CNV của đơn vị về tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp và các khoản phải trả khác.
Kết cấu tài khoản 334 - Phải trả công chức, viên chức.
2.2.2.2. Phương pháp hạch toán, sổ sách kế toán và báo cáo tổng hợp về lương lương
Lương là biểu hiện bằng tiền phần sản phẩm xã hội trả cho người lao động, là khoản tiền mà NSNN trả cho cán bộ công chức, viên chức nhà nước theo chế độ lương hiện hành quy định, để họ tái sản xuất sức lao động của mình. Chi về tiền lương trong đơn vị HCSN là khoản chi chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số chi thường xuyên của đơn vị. Do vậy, đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ Nhà nước quy định để lập dự toán tiền lương phấn đấu nâng cao tiền lương là mục tiêu của mọi người lao động, mục tiêu này chính là động lực để người lao động phát triển trình độ và khả năng lao động của mình, tiền lương là đòn bẩy để nâng cao năng suất lao động
Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công của các bộ phận gửi lên kế toán tính lương phải trả cho cán bộ công nhân viên chức
Biểu số 2.1: Huyện ủy sốp cộp
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng 9/2012
T
T Họ và tên Ngày trong tháng
Số cộng Hưởng lương thời gian Số cộng hưởng lương lễ phép 1 2 3 4 5 … … 27 28 29 30 31
1 Lê Xuân Vượng NB X X X X X 21 1
2 Hà Văn Dũng NB X X X X X 21 1
3 Lê Thị Hoà NB X X X X X 21 1
4 Lê Đức Thành NB X X X X X 21 1
5 Nguyễn Thị Tất NB X X X X X 21 1
6 Đào Văn Nguyên NB X X X X X 21 1
7 Cầm Ngọc Vui NB X X X X X 21 1
8 Nguyễn Song Liễu NB X X X X X 21 1
9 Đinh Văn Cường NB X X X X X 21 1
Tổng cộng: 9 9 9 180 9
Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt
(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên)
Biểu số 2.2: Huyện ủy sốp cộp
THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Đơn vị tính: 1.000đ T T Họ và tên Chứ c vụ Hệ số lương Tổng mức lương
Các khoản khấu trừ Các khoản được hưởng
Thực lĩnh BHXH 7% BHYT 1,5% BHTN 1% Tạm ứng Tổng Làm thêm giờ Công tác phí Tổng
1 Lê Xuân Vượng BT 3,56 8.963,5 298,41 63,95 42,63 404,99 8.558,51
2 Hà Văn Dũng PBT 3,14 7.743,75 256,52 54,97 36,65 348,14 7.395,61
3 Lê Thị Hoà PBT 3,14 7.743,75 256,52 54,97 36,65 348,14 7.395,61
4 Lê Đức Thành CV 2,26 5.270,9 166,11 35,6 23,73 225,44 5.045,46
5 Nguyễn Thị Tất KT 2,82 6.657 207,27 44,42 29,61 281,3 201,886 201,886 6.577,586
6 Đào Văn Nguyên TQ 2,82 6.657 207,27 44,42 29,61 281,3 6.375,7
7 Cầm Ngọc Vui CV 2,82 6.447 207,27 44,42 29,61 500 781,3 5.665,7
8 Nguyễn Song Liễu CV 1,86 4.431 136,71 29,3 19,53 185,54 4.245,46
9 Đinh Văn Cường CV 1,86 4.431 136,71 29,3 19,53 185,54 4.245,46
Tổng 58.346,9 1.872,79 404,35 267,55 500 3.044,69 201,886 201,886 55.504,096
Ngày 30 tháng 09 năm 2012
Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Ví dụ: Ông Cầm Ngọc Vui với mức lương tối thiểu là 1.050.000đ, hệ số lương
2,82, phụ cấp khu vực 0,5; phụ cấp đặc biệt 30%, phụ cấp thu hút 70% vậy tổng lương trong tháng 9 của ông Vui là:
Lương cấp bậc: 1.050.000 x 2,82 = 2.961.000đ Phụ cấp khu vực: 1.050.000 x 0,5 = 525.000đ Phụ cấp đặc biệt: 2.961.000 x 30% = 888.300đ Phụ cấp thu hút: 2.961.000 x 70% = 2.072.700đ
Vậy Tổng lương tháng 9 của ông Vui là: 2.961.000 + 525.000 + 888.300 + 2.072.700 = 6.447.000
* Đối với các trường hợp trong tháng có tạm ứng tiền lương
Kế toán căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng để chi tiền tạm ứng cho cán bộ công nhân viên chức trong cơ quan
Ví dụ: Trong tháng 9/2012 Ông Cầm Ngọc Vui có tạm ứng số tiền là 500.000đ
căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng kế toán chi tiền tạm ứng cho ông vui
Biểu số 2.3:
Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng có đủ xác nhận của kế toán, thủ trưởng đơn vị thủ quỹ tiến hành phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần) và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, phụ trách kế toán, thủ trưởng
Huyện ủy sốp cộp
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 9 tháng 9 năm 2012
Số: 14
Kính gửi: Trưởng phòng Tài chính-Kế hoạch Tên tôi là: Cầm Ngọc Vui
Địa chỉ: Ban kiểm tra huyện ủy
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 500.000 đồng (Năm trăm ngàn đồng chẵn) Lý do tạm ứng: Tạm ứng lương
Thời hạn thanh toán:
Thủ trưởng đơn vị Kế toán Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng
đơn vị, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào phiếu chi.
Liên thứ nhất lưu tại nơi lập phiếu, liên thứ 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
Biểu số 2.4:
* Đối với trường hợp làm thêm giờ:
Căn cứ vào giấy báo làm thêm giờ cuối tháng tính số tiền làm thêm giờ cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị
Giấy báo làm thêm giờ làm chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả lương cho các cán bộ công nhân viên chức.
Ví dụ: Trong tháng 9/2012 Bà nguyễn thị tất có làm thêm 6 giờ căn cứ vào
giấy báo làm thêm giờ của bà tất để tính lương làm thêm giờ
Huyện ủy sốp cộp PHIẾU CHI Số 134 Ngày 9 tháng 9 năm 2012 Nợ: 334 Có: 111 Họ, tên người nhận tiền: Cầm Ngọc Vui
Địa chỉ: Ban kiểm tra huyện ủy Lý do chi: Chi tiền tạm ứng lương
Số tiền: 500.000 đồng Viết bằng chữ: Năm trăm ngàn đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Năm trăm ngàn đồng chẵn
Ngày 9 tháng 9 năm 2012 Thủ trưởng đơn vị Kế toán Thủ quỹ Người nhận tiền
Biểu số 2.5:
Căn cứ vào giấy báo làm thêm giờ tiền làm thêm giờ của bà tất được tính như sau
Tiền làm thêm giờ =
Lương tối thiểu x hệ số lương
x số giờ làm
thêm x
số % quy định số giờ /ngày x số ngày/tháng
Nếu làm việc ngoài giờ ban ngày thì nhân với 150 %, nếu làm việc ngoài giờ ban đêm thì nhân với 200 %.
Vậy tiền làm thêm giờ của bà Nguyễn Thị Tất được tính như sau:
Tiền làm thêm giờ = 1.050.000 x 2,82 x 6 x 200% 8 x 22 Tiền làm thêm giờ = 201.886đ
* Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng
GIẤY BÁO LÀM VIỆC NGOÀI GIỜ
Ngày 10 tháng 9 năm 2012 Họ và tên: Nguyễn Thị Tất
Nơi công tác: Bộ phận kế toán Ngày,
tháng
Những công việc đã làm
Thời gian làm thêm
Đơn giá Thành tiền Ký nhận Từ giờ Đến giờ Tổng số giờ
25/9 Báo cáo quý 20 22 2
26/9 Báo cáo quý 20 22 2
27/9 Báo cáo quý 20 22 2
Người duyệt Người kiểm tra Người báo thêm giờ
Hình thức trả lương này được đơn vị áp dụng không thường xuyên chỉ khi nào vào những ngày lễ lớn như Tết, ngày thành lập ngành, hay ngày trọng đại quốc gia… Thường thì đơn vị tiến hành trích một khoản nào đó trong quỹ để thực hiện chế độ thưởng cho CBCNV. Mức tiền thưởng phụ thuộc vào chức vụ hoặc hệ số lương.
Trong tháng 9 vào dịp 2/9 đơn vị trích một khoản là 5.000.000đ để thưởng cho CBCNV, kế toán định khoản và viết phiếu chi.
Nợ TK 431: 5.000.000
Có TK 111: 5.000.000
Biểu số 2.6:
Căn cứ vào phiếu chi kế toán vào chứng từ ghi sổ số 114
Biểu số 2.7:
Huyện ủy sốp cộp
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 114
Ngày 30 tháng 9 năm 2012
Stt Diễn giải NợTài khoản đối tứngCó Số tiền
Thưởng cho CBCNV 431 111 5.000.000
Cộng 5.000.000
Viết bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn Kèm theo 01 chứng từ gốc
Kế toán Người lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) PHIẾU CHI Số 130 Ngày 1 tháng 9 năm 2012 Nợ: 431 Có: 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Hoà
Địa chỉ: huyện ủy sốp cộp
Lý do chi: Thưởng cho CBCNV nhân dịp 2/9
Số tiền: 5.000.000 (Viết bằng chữ: năm triệu đồng chẵn) Kèm theo 01 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): năm triệu đồng chẵn
Ngày 1 tháng 9 năm 2012
Thủ trưởng đơn vị Kế toán Thủ quỹ Người nhận tiền
Sau khi tính lương cho cán bộ công nhân viên chức trong cơ quan, kế toán căn cứ vào chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, phiếu nghỉ bảo hiểm xã hội, phiếu báo làm thêm giờ để tính ra số tiền còn thực lĩnh trong tháng của cán bộ công nhân viên chức
Tính lương cho cán bộ công nhân viên trong huyện ủy Nợ TK 661: 58.346.900
Có TK 334: 58.346.900
Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán lập chứng từ ghi sổ số 115
Biểu số 2.8:
Huyện ủy sốp cộp
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 115
Ngày 30 tháng 9 năm 2012
Diễn giải Tài khoản đối tứng Số tiền
Nợ Có
Tính lương cho CBCNV trong phòng
661 334 58.346.900
Cộng 58.346.900
Viết bằng chữ: Năm mươi tám triệu ba trăm bốn mươi sáu nghìn chín trăm đồng
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Kế toán Người lập biểu
Căn cứ vào số lương phải trả cho cán bộ công nhân viên chức trong đơn vị kế toán rút hạn mức kinh phí ngân sách Nhà nước cấp bằng tiền mặt về quỹ để chi trả.
Nợ TK 111: 58.346.900 Có TK 461: 58.346.900
Căn cứ vào phiếu thu kế toán lập chứng từ ghi sổ số 116
Biểu số 2.9:
Trên cơ sở bảng tính lương kế toán tiến hành trích BHXH, BHYT, BHTN khấu trừ vào lương của CBCNV và được định khoản như sau:
Nợ TK 334 : 2.549.690
Có TK 3321: 1.872.790 Có TK 3322: 404.350 Có TK 3324: 267.550
Căn cứ vào bảng tính lương, bảng trích lập bảo hiểm kế toán lập chứng từ ghi sổ số 117
Huyện ủy sốp cộp
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 116
Ngày 30 tháng 9 năm 2012
Stt Diễn giải Tài khoản đối tứng Số tiền
Nợ Có
Rút hạn mức kinh phí về quỹ tiền mặt
111 461 58.346.900
Cộng 58.346.900
Viết bằng chữ: Năm mươi tám triệu ba trăm bốn mươi sáu nghìn chín trăm đồng
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Kế toán Người lập biểu
Biểu số 2.10:
Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán viết phiếu chi để trả lương cho cán bộ công viên chức trong huyện ủy:
Biểu số 2.11:
Huyện ủy sốp cộp
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 117
Ngày 30 tháng 9 năm 2012
Stt Diễn giải NợTài khoản đối tứngCó Số tiền
Trích BHXH,BHYT, BHTN khấu trừ vào lương 334 334 334 3321 3322 3324 1.872.790 404.350 267.550 Cộng 2.549.690
Viết bằng chữ: Bốn trăm tám lăm nghìn bốn trăm mười hai đồng. Kèm theo 01 chứng từ gốc
Kế toán Người lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Huyện ủy sốp cộp PHIẾU CHI
Số 139
Ngày 30 tháng 9 năm 2012
Nợ TK 334 CóTK 111 Họ, tên người nhận tiền: các bộ phận
Địa chỉ: huyện ủy sốp cộp Lý do chi: thanh toán lương
Số tiền: 55.504.096 đồng (Viết bằng chữ: Năm mươi năm triệu năm trăm linh
bốn nghìn không trăm chín mươi sáu đồng)
Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi năm triệu năm trăm linh bốn
nghìn không trăm chín mươi sáu đồng
Ngày 30 tháng 9 năm 2012
Thủ trưởng đơn vị Kế toán Thủ quỹ Người nhận tiền
Căn cứ vào phiếu chi kế toán định khoản: Nợ TK 334: 55.504.096
Có TK 111: 55.504.096
Từ các chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ số 118
Biểu số 2.12:
Từ các chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Biểu số 2.13:
Huyện ủy sốp cộp
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 118
Ngày 30 tháng 9 năm 2012
Stt Diễn giải Tài khoản đối tứng Số tiền
Nợ Có
Trả lương cho CBCNV trong phòng
334 111 55.504.096
Cộng 55.504.096
Viết bằng chữ: Năm mươi năm triệu năm trăm linh tư nghìn không trăm
chín mươi sáu đồng.
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Kế toán Người lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Huyện ủy sốp cộp SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30 tháng 9 năm 2012 Đơn vị: Đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 114 30/9/2012 5.000.000 115 30/9/2012 58.346.900 116 30/9/2012 58.346.900 117 30/9/2012 2.549.690 118 30/9/2012 55.504.096 Cộng
Căn cứ vào các chứng từ gốc: bảng thanh toán lương, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi… cùng với chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái tài khoản 334
Biểu số 2.14:
Huyện ủy sốp cộp
SỔ CÁI
Tháng 9 năm 2012
Tài khoản: 334 - Phải trả viên chức
Đơn vị: Đồng
NTGS
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải Số hiệuTKĐƯ Số tiền Ghichú
SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ 30/5 115 30/5 Lương phải trả cho CBCNV 661 58.346.900 30/5 117 30/5 BHXH trừ vào lương 3321 1.872.790 30/5 117 30/5 BHYT khấu trừ vào lương 3322 404.350 30/9 117 30/9 BHTN khấu trừ vào lương 3324 267.550 30/5 118 30/5 Thanh toán lương cho CBCNV 111 55.504.096 Phát sinh trong kỳ 58.346.900 58.346.900 Dư cuối kỳ 0 Ngày 30 tháng 9 năm 2012
Người ghi sổ Kế toán Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên)
2.2.3. Nội dung hạch toán kế toán các khoản trích theo lương tại huyện ủySốp Cộp Sốp Cộp
2.2.3.1. Chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ và tài khoản sử dụng
* Chứng từ sử dụng:
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương - Phiếu nghỉ hưởng BHXH
- Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội
* Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào các chứng từ “Phiếu nghỉ hưởng BHXH” kế toán tính ra trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên và phản ánh vào “Bảng thanh toán BHXH”. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương” của từng bộ phận để chi trả, thanh toán tiền lương cho công nhân viên đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động, tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ tài chính quy định. Kết quả tổng hợp được tính toán phản ánh trong “Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương”
* Tài khoản sử dụng