CHƯƠNG III : QUY TRÌNH CẤP PHÁT THUỐC TẠI
3.5. QUY TRÌNH KIỂM NHẬP
3.5.1.Mục đích – yêu cầu
- Xây dựng danh mục thuốc, vật tư y tế, hố chất cần nhập vào hàng tháng trình Giám Đốc Bệnh viện phê duyệt để triển khai thực hiện, đảm bảo phục vụ tốt công tác chuyên môn, phục vụ người bệnh.
- Nhằm hạn chế thuốc, vật tư y tế, hoá chất tồn kho với số lượng lớn.
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát thuốc, vật tư y tế, hoá chất nhập vào kho đảm bảo số lượng, chất lượng, đúng chủng loại… theo hợp đồng ký kết giữa bệnh viện và các công ty.
- Xây dựng quy trình cung ứng và kiểm nhập thuốc, vật tư y tế, hoá chất… Khoa học, đơn giản, hạn chế các thủ tục hành chính nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong việc nhập hàng hoá vào bệnh viện để phục vụ công tác chuyên môn. [2]
3.5.2.Phạm vi áp dụng
Tất cả thuốc, vật tư y tế và hoá chất được nhập vào kho. [2]
3.5.3.Đối tượng áp dụng
Dược sĩ thủ kho và nhân viên kho. [2]
3.5.4.Nội dung qui trình
3.5.4.1 Quy trình lập danh mục dự trù về cung ứng thuốc, vật tư y tế, hóa chất:
Bước 1: Lập danh mục thuốc, vật tư y tế cần sử dụng trong tháng:
Vào ngày 15 hàng tháng, tiến hành lập danh mục thuốc, vật tư y tế, hoá chất cần sử dụng trong tháng căn cứ vào các cơ sở sau:
- Số lượng tồn kho hiện tại.
- Số lượng sử dụng trung bình trong một tháng.
- Thời gian lập danh mục không quá hai ngày (ngày 17 hàng tháng)
- Trường hợp trong tháng số lượng thuốc, vật tư y tế, hố chất khơng đủ số lượng sử dụng hoặc phát sinh thì lập dự trù bổ sung thêm trù trong tháng.
- Trong trường hợp gặp khó khăn về việc dự trù danh mục thuốc, vật tư y tế, hoá chất thì thơng qua Hội đồng thuốc và Điều trị có ý kiến trước khi trình Giám đốc phê duyệt.
- Trong trường hợp cần nhập hàng khẩn cấp để phục vụ bệnh nhân thì cán bộ cung ứng báo cáo xin ý kiến của lãnh đạo khoa Dược trước khi trình Giám đốc phê duyệt.
Bước 2: Trình Giám đốc phê duyệt danh mục dự trù.
- Trình Giám đốc phê duyệt danh mục thuốc, vật tư y tế, hoá chất đã được hồn chỉnh (có đủ chữ ký các thành phần theo quy định).
- Khi danh mục dự trù được Giám đốc phê duyệt giao lại cho Khoa dược lưu lại bảng photo để kiểm tra, giám sát việc thực hiện của tổ kiểm nhập.
Bước 3: Tiến hành thông báo đặt hàng với công ty
- Tổ kiểm nhập căn cứ vào dự trù được Giám đốc phê duyệt và tình hình sử dụng thục tế tại Bệnh viện.
- Cán bộ cung ứng thông báo (bằng điện thoại, chuyển email, fax) đến các công ty theo đơn hàng được duyệt.
- Gửi bảng photo cho kế tốn dược (Nhân viên phịng tài chính kế tốn quản lý) để làm cơ sở kiểm nhập về thuốc, vật tư y tế trước khi được nhập vào tại các kho (Tất cả thuốc, hoá chất, vật tư y tế nhập vào tại các kho khơng có dự trù và đơn hàng được Giám đốc phê duyệt được xem là hàng hố nhập kho khơng hợp lệ và khơng chấp nhận thanh tốn.
- Chú ý: Chỉ có các thành viên trong bộ phận cung ứng của tổ kiểm nhập mới có nhiệm vụ thơng báo đến các công ty để nhập hàng theo danh mục được Giám đốc phê duyệt.
Bước 4: Nhập hàng vào kho chẳn của khoa Dược:
Khi công ty đến giao hàng thực hiện theo quy trình kiểm nhập hàng vào kho. [2]
3.5.4.1 Quy trình kiểm nhập hàng vào kho
Bước 1: Giao nhận hàng
- Nhân viên của công ty Dược / công ty vận chuyển đến giao hàng phải kèm theo phiếu giao hàng/hoá đơn.
- Cán bộ cung ứng kiểm tra các nội dung sau:
+ Tên đơn vị, chủng loại, giá hàng hoá, thời gian giao hàng theo đúng hợp đồng.
+ Về số lượng, chất lượng, hạn sử dụng… theo đúng trong phiếu giao hàng.
- Khi kiểm tra tất cả nội dung đúng quy định tiến hành thủ tục nhập hàng vào kho theo quy định
- Nhân viên kế tốn kiểm tra: Tính hợp lệ, đầy đủ các mục ghi trong hoá đơn/chứng từ/đối chiếu số lượng/ quy cách hàng thực giao với số lượng hàng ghi trong hoá đơn/chứng từ/đối chiều giá cả hàng hoá ghi trong hoá đơn với giá của hàng hoá do Bệnh viện phê duyệt.
Bước 2: Nhập hàng vào kho chẵn của khoa Dược
Thủ kho chẳn có nhiệm vụ kiểm tra hàng hố khi nhập vào kho như: tên hàng
hoá, quy cách, đơn vị tính, số lượng, số đăng ký, số lơ, hạn dùng, tình trạng bao bì, tinh chất cảm quan của sản phẩm.
- Riêng đối với vắc xin phải kiểm tra chỉ thị nhiệt, phải trong khoảng từ + 2 oC đến + 8 oC, kiểm tra biên bản kiểm định chất lượng sản phẩm phù hợp với lô vắc xin được giao.
- Khi kiểm tra hàng hoá bảo đảm các nội dung trên mới nhập vào. Bước 3: Ghi biên bản kiểm nhập
Trường hợp hàng nhập vào kho đảm bảo quy cách, chất lượng:
- Tổ kiểm nhập tiến hành kiểm tra hàng hoá trước, trong và sau khi nhập vào kho.
- Kiểm tra xong phải ghi đầy đủ nội dung vào sổ kiểm nhập theo mẫu 01D/BV-01 (số thứ tự/ tên hàng – đặt điểm/ đơn vị tính/ số lượng/ hạn sản xuất/ nước sản xuất/ số đăng ký/ visa/ số lơ/ hạn dùng/ nhà cung ứng/ số hố đơn).
- Sổ kiểm nhập hàng hố phải được hồn tất trong vịng 24 giờ sau khi nhập hàng vào kho.
- Vào cuối tháng các thành viên tham gia kiểm tra phải ký tên đầy đủ vào sổ kiểm nhập theo quy định.
Trường hợp hàng không đảm bảo quy cách, chất lượng:
- Nếu hàng hố do nhân viên của cơng ty trực tiếp đến giao cho Bệnh viện thì mang hàng về để đổi lại theo đúng quy định của hợp đồng đã ký kết
- Nếu hàng hoá được chuyển đến từ các xe chuyển phát nhanh (do các cơng ty th) thì lưu giữ hàng hố tại kho. Tổ kiểm nhập thông báo đến công ty để dổi lạo hàng theo đúng quy định hợp đồng đã ký kết.
- Khi không nhận hàng phải lập biên bản ghi rõ lý do, ghi nhận trên phiếu giám sát để gửi đến công ty cung cấp hàng cho bệnh viện.
Bước 4: Nhập số liệu hàng hoá nhập kho vào phần mềm quản lý bệnh viện và lập phiếu nhập kho.
- Khi kiểm tra hàng hoá đảm bảo đúng quy cách, chất lượng bộ phận kiểm nhập chuyển hoá đơn gốc cho kế toán kho và photo hoá đơn cho nhân viên khoa Dược nhập kho vào phần mềm quản lý của bệnh viện theo quy định.
Bước 5: Nhập hàng hoá vào kho chẵn Dược:
- Sau khi hoàn tất thủ tục nhập số liệu và lập phiếu nhập kho, tiến hành chuyển hang hoá vào kho chẵn.
- Thủ kho và nhân viên kho chẵn có trách nhiệm sắp xếp hàng hoá theo quy định. Bước 6: Lưu trữ hồ sơ
-Khoa Dược lưu trữ:
+ Danh mục dự trù thuốc, vật tư y tế được Giám đốc phê duyệt.
+ Sổ kiểm nhập có ghi đầy đủ thơng tin và chữ ký.
+ Sổ giao/ nhận hàng của các công ty.
+ Hoá đơn giao hàng (Lưu bảng sao).
+ Phiếu nhập/ xuất kho.
+ Phiếu giám sát nhà cung ứng sử dụng khi nhà cung ứng có sự cố khi giao nhận hàng hố (nếu có).
+ Hợp đồng/ phụ lục hợp đồng với các cơng ty.
-Kế tốn kho:
+ Danh mục dự trù thuốc, vật tư y tế, hoá chất được Giám đốc phê duyệt. (Bảng photo)
+ Hoá đơn giao hàng (bản gốc).
+ Phiếu giám sát nhà cung ứng (sử dụng khi nhà cung ứng có sự cố khi giao nhnj hàng hố) (bảng photo).
+ Hợp đồng/ phụ lục hợp đồng với các cơng ty. [2]
3.5.5.Hình thức lưu trữ