Công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp tiền thân là trung tâm thiết kế, sản xuất thiết bị nội thất văn phòng Ngọc Diệp từ năm 1996 trong lĩnh vực thiết kế, sản xuất và cung cấp sản phẩm thiết bị nội thất văn phòng, trường học, sân vận động, rạp hát, khách sạn, trung tâm nghiên cứu thí nghiệm, thư viện, bệnh viên,.... Trung tâm đã liên doanh liên kết với nhiếu hãng lớn trong nước cũng như trong nước trong lĩnh vực thiết kế, sản xuất và cung cấp sản phẩm nội thất ra thị trường và trở thành địa chỉ tin cậy đối với khách hàng. Trước nhu cầu mở rộng phạm vi kinh doanh cũng như để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của trung tâm, tháng 5/1998 trung tâm đã chính thức chuyển thành Công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp theo giấy phép số 3521 của ƯBND thành phố Hà Nội với chức năng ngành nghề, vốn kinh doanh ở quy mô lớn hơn.
Sơ lược về công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp
+ Ngày thành lập: 5/1998 theo giấy phép số 3521 của UBND thành phố Hà Nội. + Địa chỉ trụ sở chính: số nhà 118, Phố Nguyễn Du, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội.
+ Công ty: Phố nối A - Hưng Yên
+ Hệ thống đại lý: đặt tại 63 tỉnh thành trên toàn quốc với 3 tổng đại lý lớn tại Hà Nội, Đà Nằng và TP Hồ Chí Minh.
+ Ngành nghề kinh doanh:
Sản xuất và trang trí thiết kế nội thất, sản xuất và kinh doanh các sản phẩm cửa nhôm, cửa nhựa, vách mặt dựng, sản xuất nguyên liệu giấy carton, buôn bán hàng tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa, xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng, buôn bán thiết bị âm thanh, truyền hình, nghe nhìn, các mặt hàng điện máy, điện lạnh, vv...
Từ khi thành lập tới nay, công ty cũng tham gia vào nhiều dự án đấu thầu và thắng thầu quốc tế lớn trong lĩnh vực cung cấp thiết bị nội thất như: Các dự án của Ngân hàng phát triển Châu Á (ADB), ngân hàng thế giới (WB), dự án ODA hay các
dự án tài trợ của EU, Pháp, Bỉ trong các lĩnh vực Giáo Dục, Y tê, Dạy nghê, Tài chính, Quốc phòng, An ninh,vv... và đã giành được sự tín nhiệm của các đơn vị sử dụng cũng như sự đánh giá cao từ phái các chủ đầu tư.
V GIÁM ĐỐC ĩ PHÓ GIÁM ĐÓC PHÓ GIÁM ĐỐC V ị V Phòng phát triển dự án V Phòng Kinh doanh V Phòng Thiết kế V Phòng Kế toán V Phòng hành chính nhân sự V Văn phòng Kho Nhà máy sản xuất Trưởng các bộ 1 V V Đội thợ Hoạch Thuật Quảng cáo Tổ Tổ Phu• Hoàn kiên• thiên• V ị < Ghi chú:
---> Mối quan hệ quản lý chỉ đạo
> Mối quan hệ phối hợp trong công tác
Hình 3.1: Sư đồ tổ chức bộ máy
của công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Ngọc Diệp
(Nguồn: Phòng Hành chinh nhản sự)
Quy mô và cơ câu lao động theo giới tính của các phòng ban và các đơn vị trực thuộc Công ty được thế hiện qua số liệu trình bày ở Bảng 3.1.
Bảng 3.1: số lượng lao động theo giới tỉnh
của các phòng ban và các đơn vị trực thuộc công ty năm 2020
Đon vị tính: lao động
Bộ phận, đơn vị Số lao động Trong đó
Nam Nữ Ban lãnh đao• 03 03 Phòng phát triển dự án 30 25 05 Phòng kinh doanh 05 05 Phòng thiết kế 10 10 Phòng kế toán 09 09 Phòng hành chính nhân sự 05 05 Văn phòng kho 30 30 Công ty sản xuất 200 128 72 r Tong sô 292 196 96 --- ““—7---7— 7 7—7—7 7— (Ngỉỉôn: Phòng hành chính nhân sự - 2020)
3.1.2. Kêt quả sản xuãt kinh doanh
Công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp là một doanh nghiệp hoạt động rất hiệu quả từ năm 2016 đến năm 2019 . Trong những năm qua, công ty liên tục đầu tư đổi mới trang thiết bị hiện đại. Luôn đưa ứng dụng khoa học kỹ thuật vào
sản xuất kinh doanh. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng đều trong các năm: Năm 2016 là 302,01 tỷ đồng, năm 2017 là 360,6 tỷ đồng, năm 2018 là 391,6 tỷ đồng, đến năm 2019 là 376,73 tỷ đồng. Điều này cho thấy tình hình sản xuất của công ty tiến triển rất tốt. Ngoài việc áp dụng khoa học công nghệ vào sản xuất để đạt năng suất cao thi công ty còn chú trọng phát triển, nâng cao trình độ người lao động và Doanh nghiệp còn được ưu thế là có lực lượng lao động trẻ hùng hậu có tri thức, có tư duy sáng tạo không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ tạo thế cạnh tranh trên thị trường hiện nay. Do đó lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng tăng qua các năm, năm 2016 từ 6,32 tỷ đồng đến năm 2019 đã tăng lên 9,48 tỷ đồng tương ứng tăng 150,04%. Lợi nhuận sau thuế tăng từ 8,98 tỷ đồng năm 2016 đến 2019 tăng 10,07 tỷ đồng, tăng lên 112,1%. Có được điều này một phần do sự lãnh đạo sáng suốt tài tình của Ban lãnh đạo công ty, quy mô ngày
càng được mờ rộng, phát huy tôi đa nguôn lực hiện có và ngày càng được sự tin tưởng của khách hàng nên có nhiều dự án, nhiều công trình lớn, rủi ro ngày càng ít.
Tuy nhiên đến nàm 2020 doanh thu là lợi nhuận cùa doanh nghiệp sụt giảm đáng kể. Doanh thu năm 2016 là 302,01 tỷ đồng thì đến năm 2020 giảm còn 287,40 tỷ đồng tương đương giảm 95,17%. về lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2016 là 6,32 tỷ đồng đến năm 2020 giảm còn 404 triệu đồng tương ứng giảm 6,39%. Lợi nhuận sau thuế năm 2016 là 8,98 tỷ đồng giảm xuống còn 3,83 tỷ đồng tương ứng giảm 42,66%. Lý do tình hình doanh thu và lợi nhuận giảm sụt giảm nghiêm trọng như trên là do ảnh hường của tình hình dịch bệnh covid-19 trên toàn thế giới. Các cửa khẩu cấm biên không nhập được hàng, các công trinh bị ngưng trệ, một số công trình phải hủy bỏ do không nhập được hàng theo đúng yêu cầu, và không theo kịp tiến độ, trong khi các khoản giảm trừ doanh thu vẫn lớn, chi phí quản lý doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo đủ để duy trì công ty khi không có thêm nhiều hợp đồng lớn và có giá trị. số liệu cụ thê được thê hiện qua Phụ lục 1-7.
3.1.3. Cơ cấu lao động của Công ty
Nhìn vào cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn kỹ thuật của Công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp từ năm 2016 - 2020 (Phụ lục I - 8) ta thấy tổng số lao động trực tiếp chiếm tỉ lệ gấp đôi so với lao động gián tiếp. Vì đây là đơn vị ngành nghề kinh doanh chính là thiết kế và kinh doanh sản xuất nội thất nên cần một lượng lớn cán bộ công nhân viên có trình độ tay nghề và thâm niên tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất. Năm 2016 lao động trực tiếp 131 người đến năm 2020 đã lên tới 200 người, số lao động tăng, trình độ của người lao động cũng tăng trình độ đại học và cao đẳng tăng. Sự chuyến dịch này phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh có nhiều cạnh tranh hiện nay. Trình độ khoa học kỹ thuật áp dụng vào sản xuất kinh doanh ngày càng cao thì đòi hỏi người lao động phải nâng cao trình độ chuyên môn của minh mới đáp ứng được yêu cầu của thị trường.
3.2. Phân tích hoạt động quản lý nhân lực tại Công ty TNHH thưong mại và sản xuất Ngọc Diệp
3.2.1. Lập kế hoạch nhân lực
Lập kế hoạch nhân lực hay còn còn là hoạch định nguồn nhân lực của công
ty TNHH thương mại và sản xuât Ngọc Diệp hiện tại vân mang tính tự phát, theo các chiến lược ngắn hạn và mang tính kinh nghiệm định tính hơn yếu tố khoa học định lượng. Trong một vài phong vấn trực tiếp với đội ngũ làm công tác quản lý nhân lực tại công ty (người phụ trách hành chính nhân sự, một số cán bộ làm việc tại phòng hành chính nhân sự, các đốc công và quản đốc), hầu hết đều trả lời rằng quá trình hoạch định nhân lực hiện tại chỉ đáp ứng theo nhu cầu công việc của từng giai đoạn, bị động theo nhu cầu để ra của Ban Giám đốc, phòng kinh doanh và của các bộ phận báo lên. Phải trải qua nhiều năm mới rút ra được một số kinh nghiệm, nhưng nhiều khi biến động nhiều không kịp bổ sung, nhất là những lúc đơn hàng nhiều. Chưa có một nghiên cứu trực tiếp nào về các biến động nhân lực cùa công ty theo thời gian để đưa ra các dự báo mang tính chính xác khoa học cao. Do bị phân tán nhiều về chức năng, hiện tại, trong công tác quản lý lao động trực tiếp, công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp đang thực hiện chính sách khoán theo sản phẩm dựa vào số lượng và chất lượng của sản phẩm. Việc quản lý nhân lực có thể được coi là công việc của từng bộ phân quản lý từ cấp nhỏ nhất là các quản đốc và trưởng phòng của các bộ phận. Vỉ thế, mọi công việc hoạch định số lượng nguồn nhân lực để đảm bảo đủ người lao động sản xuất, việc theo dõi, giám sát hoạt động của người lao động cũng như đề bạt lương thưởng, các công tác đào tạo cũng diễn ra từ các tổ, các phòng ban. Với đội ngũ lao động gián tiếp là các phòng ban, thì số biến động nhân sự là ít, tương đối ốn định, song bộ phận nhân sự cũng phải luôn xây dựng phương án hoạch định nhân lực sao cho có thể chủ động khi có nhu cầu biến động về nhân sự ở các phòng ban này. Thông thường, phương pháp sử dụng hay được dùng là phương pháp chuyên gia, chủ yếu là các trưởng bộ phận trong công ty để xin ý kiến, hoặc đề bạt luân chuyển trong nội bộ, hoặc tuyển dụng từ các nguồn từ bên ngoài tùy theo nhu cầu và hoàn cảnh thực tế tại thời điểm nhân lực biến động. Như vậy, thông qua các bộ phận báo cáo lên, phòng nhân sự sẽ xây dựng các phương án định biên nhân lực (biên chế) của công ty. Hàng tháng, quý, công ty đều có các kết quả kiểm tra định biên nguồn nhân lực để đối chiếu với kế hoạch. Từ đó, có các phương án kịp thời với sự biến động nguồn nhân lực. Như vậy đảm bảo
tương đôi được công việc sản xuât. Song công ty chưa có các phương án hoạch định nhân lực lâu dài cho hàng năm và nhiều năm vì vẫn coi mở rộng thị trường, mở rộng sản xuất tiêu thụ sản phẩm tạo nên công ăn việc làm và thu nhập cho người lao động chưa có quan điểm coi người lao động mới là nhân tố để phát triển công ty, mờ rộng thị trường.
3.2.2. Phân tích, thiết kế công việc
Cũng như những công ty thiết kế và sản xuất nội thất khác, công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp đặt mục tiêu sản xuất đạt chất lượng và hiệu quả tối ưu dựa trên nguồn lực của mình. Với thiết bị công nghệ dây chuyền nhập khấu, công nghệ sản xuất thiết bị nội thất hiện đại, phải áp dụng làm sao có hiệu quả nhất vào tồ chức của mình? Vì vậy, việc nắm vững quy trình sản xuất, chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật, và trên hết mỗi bộ phận trong công ty phải coi nhiệm vụ, trách nhiệm cũng như quyền hạn của minh là điều kiện đầu tiên và tiên quyết để các hoạt động trong công ty được diễn ra liên tục và đạt kết quả tốt. Vì thế, ban lãnh đạo đã tổ chức phân tích thật kỹ quá trình sản xuất, đề ra CỊI thể các công việc cho từng người, cho từng phòng ban một cách chi tiết, gắn quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích của mỗi bộ phận để đạt mục tiêu của công ty.
* Mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc
Quản lý tốt công việc sản xuất bao gồm: đúng quy trình sản xuât, đảm bảo chất lượng, năng suất lao động, an toàn lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm tỉ lệ sản phẩm lỗi, mẫu mã tốt, giá thành hạ... nâng cao mức lương của cán bộ công nhân viên trong công ty.
Các mục tiêu của tố chức được truyền đạt đến từng nhân viên một cách chi tiết, dễ hiểu, nâng cao trách nhiệm, vai trò cùa từng nhân viên trong công ty.
* Thu thập các thông tin cơ bản
Thông qua việc thu thập thông tin của Hành chính nhân sự đã có những thông tin cơ bản của công ty như: Sơ đồ tố chức {đã trình bày ở mục 3.1.1)\ Quy trình sản xuất, quy trình đóng gói, quy trình vận chuyển sản phẩm {Phụ lục /); trách nhiệm quyền hạn của các cán bộ nhân viên, nội quy lao động của công ty,...
* Lựa chọn các công việc tiêu biêu
Thông qua quá trình tìm hiểu các thông tin cơ bản của tố chức, nhận thấy về tống quát công ty TNHH thuơng mại và sản xuất Ngọc Diệp gồm có các công đoạn thiết kế và sản xuất liên tục sau:
Chuẩn bị cho sản xuất gồm: Nguyên vật liệu, vận hành thiết bị vận chuyển và chứa nguyên vật liệu. Bảo duỡng máy móc vận chuyền và phòng kho chứa đựng.
Sản xuất trục tiếp trên dây truyền, đánh giá phân loại sản phẩm, đóng gói, vận hành, bảo dưỡng máy móc trong dây chuyền.
Đưa vào nhập kho, tiêu thụ.
* Lựa chọn các thông tin đẻ phân tích công việc và xem xét lại thông tin phân tích công việc
Trong quá trình tố chức sản xuất kinh doanh của mình, công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp dần hoàn thiện từng bước trong việc tố chức. Đầu tiên, dựa trên kinh nghiệm của các đối tác cung cấp thiết bị và công nghệ và
quá trình tìm tòi học hỏi từ các nước phát triển về công nghệ hiện đại và một số doanh nghiệp đi trước trong thiết kế và sản xuất sản phấm giống công ty. Ban giám đốc và một số nhân viên có năng lực đã tìm hiểu quá trình sản xuất, đưa ra các mô hình áp dụng vào thực tế sản xuất của công ty, sau đó cải tiến, thay đối cho phù hợp với điều kiện cùa công ty.
Các công việc chi tiết được giao cho từng vị trí trưởng bộ phận, sau đó điều hành công việc ở vị trí của mình, ghi nhận lại những điếm được và chưa được chủ yếu thông qua phương pháp quan sát, phong vấn, so sánh từ đó thảo luận với ban
giám đốc công ty để đưa ra các giải pháp cải tiến công việc cho sát hơn với thực tiễn của công ty.
Như vậy, thông qua quá trình tiếp thu chọn lọc và chủ yếu dựa vào quá trình thực tế làm việc để đưa ra các phân tích công việc cụ thế cho hợp lý, phù hợp là phương pháp chính mà công ty vận dụng. Thông tin được phản hồi liên tục hàng ngày và thể hiện công việc sản xuất hàng ngày. Phó giám đốc Công ty luôn theo dõi
sát sao các Vấn đề xảy ra thường xuyên trong thực tế sản xuất, ghi nhận các ý kiến phản hồi từ các cán bộ nhân viên đế đề ra các điều chỉnh hợp lý, từ đó tô chức các hội thảo, thảo luận giữa các bộ phận trong công ty định kỳ hàng tháng để công tác
tổ chức ngày hoàn thiện hơn, công việc được phân tích chi tiết, tỉ mỉ tới từng cán bộ nhân viên, giúp mọi người thấu hiểu nhiệm vụ, trách nhiệm cũng như quyền hạn của mình trong công việc, giúp nâng cao năng suất, chất lượng sản xuất của công ty.
* Triển khai bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc
Sau quá trình liên tục gắn thực tiễn sản xuất với công tác tố chức quản lý, cũng như qua nhiều năm hoạt động, công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp đã xây dựng được bảng mô tả công việc tới từng vị trí phòng ban trong công ty