Nhìn vào cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn kỹ thuật của Công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp từ năm 2016 - 2020 (Phụ lục I - 8) ta thấy tổng số lao động trực tiếp chiếm tỉ lệ gấp đôi so với lao động gián tiếp. Vì đây là đơn vị ngành nghề kinh doanh chính là thiết kế và kinh doanh sản xuất nội thất nên cần một lượng lớn cán bộ công nhân viên có trình độ tay nghề và thâm niên tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất. Năm 2016 lao động trực tiếp 131 người đến năm 2020 đã lên tới 200 người, số lao động tăng, trình độ của người lao động cũng tăng trình độ đại học và cao đẳng tăng. Sự chuyến dịch này phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh có nhiều cạnh tranh hiện nay. Trình độ khoa học kỹ thuật áp dụng vào sản xuất kinh doanh ngày càng cao thì đòi hỏi người lao động phải nâng cao trình độ chuyên môn của minh mới đáp ứng được yêu cầu của thị trường.
3.2. Phân tích hoạt động quản lý nhân lực tại Công ty TNHH thưong mại và sản xuất Ngọc Diệp
3.2.1. Lập kế hoạch nhân lực
Lập kế hoạch nhân lực hay còn còn là hoạch định nguồn nhân lực của công
ty TNHH thương mại và sản xuât Ngọc Diệp hiện tại vân mang tính tự phát, theo các chiến lược ngắn hạn và mang tính kinh nghiệm định tính hơn yếu tố khoa học định lượng. Trong một vài phong vấn trực tiếp với đội ngũ làm công tác quản lý nhân lực tại công ty (người phụ trách hành chính nhân sự, một số cán bộ làm việc tại phòng hành chính nhân sự, các đốc công và quản đốc), hầu hết đều trả lời rằng quá trình hoạch định nhân lực hiện tại chỉ đáp ứng theo nhu cầu công việc của từng giai đoạn, bị động theo nhu cầu để ra của Ban Giám đốc, phòng kinh doanh và của các bộ phận báo lên. Phải trải qua nhiều năm mới rút ra được một số kinh nghiệm, nhưng nhiều khi biến động nhiều không kịp bổ sung, nhất là những lúc đơn hàng nhiều. Chưa có một nghiên cứu trực tiếp nào về các biến động nhân lực cùa công ty theo thời gian để đưa ra các dự báo mang tính chính xác khoa học cao. Do bị phân tán nhiều về chức năng, hiện tại, trong công tác quản lý lao động trực tiếp, công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp đang thực hiện chính sách khoán theo sản phẩm dựa vào số lượng và chất lượng của sản phẩm. Việc quản lý nhân lực có thể được coi là công việc của từng bộ phân quản lý từ cấp nhỏ nhất là các quản đốc và trưởng phòng của các bộ phận. Vỉ thế, mọi công việc hoạch định số lượng nguồn nhân lực để đảm bảo đủ người lao động sản xuất, việc theo dõi, giám sát hoạt động của người lao động cũng như đề bạt lương thưởng, các công tác đào tạo cũng diễn ra từ các tổ, các phòng ban. Với đội ngũ lao động gián tiếp là các phòng ban, thì số biến động nhân sự là ít, tương đối ốn định, song bộ phận nhân sự cũng phải luôn xây dựng phương án hoạch định nhân lực sao cho có thể chủ động khi có nhu cầu biến động về nhân sự ở các phòng ban này. Thông thường, phương pháp sử dụng hay được dùng là phương pháp chuyên gia, chủ yếu là các trưởng bộ phận trong công ty để xin ý kiến, hoặc đề bạt luân chuyển trong nội bộ, hoặc tuyển dụng từ các nguồn từ bên ngoài tùy theo nhu cầu và hoàn cảnh thực tế tại thời điểm nhân lực biến động. Như vậy, thông qua các bộ phận báo cáo lên, phòng nhân sự sẽ xây dựng các phương án định biên nhân lực (biên chế) của công ty. Hàng tháng, quý, công ty đều có các kết quả kiểm tra định biên nguồn nhân lực để đối chiếu với kế hoạch. Từ đó, có các phương án kịp thời với sự biến động nguồn nhân lực. Như vậy đảm bảo
tương đôi được công việc sản xuât. Song công ty chưa có các phương án hoạch định nhân lực lâu dài cho hàng năm và nhiều năm vì vẫn coi mở rộng thị trường, mở rộng sản xuất tiêu thụ sản phẩm tạo nên công ăn việc làm và thu nhập cho người lao động chưa có quan điểm coi người lao động mới là nhân tố để phát triển công ty, mờ rộng thị trường.
3.2.2. Phân tích, thiết kế công việc
Cũng như những công ty thiết kế và sản xuất nội thất khác, công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp đặt mục tiêu sản xuất đạt chất lượng và hiệu quả tối ưu dựa trên nguồn lực của mình. Với thiết bị công nghệ dây chuyền nhập khấu, công nghệ sản xuất thiết bị nội thất hiện đại, phải áp dụng làm sao có hiệu quả nhất vào tồ chức của mình? Vì vậy, việc nắm vững quy trình sản xuất, chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật, và trên hết mỗi bộ phận trong công ty phải coi nhiệm vụ, trách nhiệm cũng như quyền hạn của minh là điều kiện đầu tiên và tiên quyết để các hoạt động trong công ty được diễn ra liên tục và đạt kết quả tốt. Vì thế, ban lãnh đạo đã tổ chức phân tích thật kỹ quá trình sản xuất, đề ra CỊI thể các công việc cho từng người, cho từng phòng ban một cách chi tiết, gắn quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích của mỗi bộ phận để đạt mục tiêu của công ty.
* Mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc
Quản lý tốt công việc sản xuất bao gồm: đúng quy trình sản xuât, đảm bảo chất lượng, năng suất lao động, an toàn lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm tỉ lệ sản phẩm lỗi, mẫu mã tốt, giá thành hạ... nâng cao mức lương của cán bộ công nhân viên trong công ty.
Các mục tiêu của tố chức được truyền đạt đến từng nhân viên một cách chi tiết, dễ hiểu, nâng cao trách nhiệm, vai trò cùa từng nhân viên trong công ty.
* Thu thập các thông tin cơ bản
Thông qua việc thu thập thông tin của Hành chính nhân sự đã có những thông tin cơ bản của công ty như: Sơ đồ tố chức {đã trình bày ở mục 3.1.1)\ Quy trình sản xuất, quy trình đóng gói, quy trình vận chuyển sản phẩm {Phụ lục /); trách nhiệm quyền hạn của các cán bộ nhân viên, nội quy lao động của công ty,...
* Lựa chọn các công việc tiêu biêu
Thông qua quá trình tìm hiểu các thông tin cơ bản của tố chức, nhận thấy về tống quát công ty TNHH thuơng mại và sản xuất Ngọc Diệp gồm có các công đoạn thiết kế và sản xuất liên tục sau:
Chuẩn bị cho sản xuất gồm: Nguyên vật liệu, vận hành thiết bị vận chuyển và chứa nguyên vật liệu. Bảo duỡng máy móc vận chuyền và phòng kho chứa đựng.
Sản xuất trục tiếp trên dây truyền, đánh giá phân loại sản phẩm, đóng gói, vận hành, bảo dưỡng máy móc trong dây chuyền.
Đưa vào nhập kho, tiêu thụ.
* Lựa chọn các thông tin đẻ phân tích công việc và xem xét lại thông tin phân tích công việc
Trong quá trình tố chức sản xuất kinh doanh của mình, công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp dần hoàn thiện từng bước trong việc tố chức. Đầu tiên, dựa trên kinh nghiệm của các đối tác cung cấp thiết bị và công nghệ và
quá trình tìm tòi học hỏi từ các nước phát triển về công nghệ hiện đại và một số doanh nghiệp đi trước trong thiết kế và sản xuất sản phấm giống công ty. Ban giám đốc và một số nhân viên có năng lực đã tìm hiểu quá trình sản xuất, đưa ra các mô hình áp dụng vào thực tế sản xuất của công ty, sau đó cải tiến, thay đối cho phù hợp với điều kiện cùa công ty.
Các công việc chi tiết được giao cho từng vị trí trưởng bộ phận, sau đó điều hành công việc ở vị trí của mình, ghi nhận lại những điếm được và chưa được chủ yếu thông qua phương pháp quan sát, phong vấn, so sánh từ đó thảo luận với ban
giám đốc công ty để đưa ra các giải pháp cải tiến công việc cho sát hơn với thực tiễn của công ty.
Như vậy, thông qua quá trình tiếp thu chọn lọc và chủ yếu dựa vào quá trình thực tế làm việc để đưa ra các phân tích công việc cụ thế cho hợp lý, phù hợp là phương pháp chính mà công ty vận dụng. Thông tin được phản hồi liên tục hàng ngày và thể hiện công việc sản xuất hàng ngày. Phó giám đốc Công ty luôn theo dõi
sát sao các Vấn đề xảy ra thường xuyên trong thực tế sản xuất, ghi nhận các ý kiến phản hồi từ các cán bộ nhân viên đế đề ra các điều chỉnh hợp lý, từ đó tô chức các hội thảo, thảo luận giữa các bộ phận trong công ty định kỳ hàng tháng để công tác
tổ chức ngày hoàn thiện hơn, công việc được phân tích chi tiết, tỉ mỉ tới từng cán bộ nhân viên, giúp mọi người thấu hiểu nhiệm vụ, trách nhiệm cũng như quyền hạn của mình trong công việc, giúp nâng cao năng suất, chất lượng sản xuất của công ty.
* Triển khai bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc
Sau quá trình liên tục gắn thực tiễn sản xuất với công tác tố chức quản lý, cũng như qua nhiều năm hoạt động, công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp đã xây dựng được bảng mô tả công việc tới từng vị trí phòng ban trong công ty và nội quy lao động một cách rất chi tiết, cụ thể. Trong nội quy của công ty đề cập tất cả đến các vấn đề về người lao động như thời gian làm việc, nghỉ ngơi, các chế độ phúc lợi, tuân thủ quy trình làm việc và chi tiết cách xử lý khi xảy ra vi phạm để nâng cao trách nhiệm nghĩa vụ của cán bộ, công nhân viên và tạo sân chơi công bằng cho tất cả cán bộ nhân viên trong công ty để công nhận những cố gắng của các nhân viên tốt, luôn phấn đấu vươn lên nhưng cũng làm cho các nhân viên kém phải thay đổi hoặc không trụ lại được phải ra đi.
Tuy nhiên, với những gì đang diễn ra hàng ngày của công ty, quá trình phân tích công việc cũng còn một số điều chưa đáp ứng được nhu cầu của công ty. Việc phân tích công việc không phái là nhiệm vụ chính của Hành chính nhân sự mà thông qua các bộ phận, nhất là lãnh đạo của các bộ phần làm. Điều này có mặt tích cực là công việc sát với thực tiễn, gắn với lao động thực tế nhưng cũng nảy sinh những mặt cục bộ, quá chi tiết và khó đánh giá tiêu chuẩn thực hiện công việc và có phần thiên kiến ở mỗi bộ phận, phòng ban.
Phòng Hành chính nhân sự phải có một khung tổng thể để đưa xuống các bộ phận, dựa trên nền đó thì các bộ phận tổ chức phân tích và mô tả chi tiết công việc. Việc phân tích công việc ở công ty hoàn toàn dựa vào quá trình quan sát trực tiếp và dựa vào kinh nghiệm sản xuất, do đó mất thời gian lâu và phải trả giá khá nhiều qua thời gian do phải vừa làm vừa sửa. Điều này có thể do bắt nguồn từ việc thiếu một tổ chức làm nhân sự chuyên biệt, được đào tạo cơ bản chuyên mồn về lĩnh vực quản
lý nhân sự và quan điểm về nhân sự của lãnh đạo công ty.
3.2.3. Tuyển dụng nhãn lực
3.2.3.1. Quy trình tuyên mộ nhân viên
Hiện tại, quá trình tuyển mộ trong công ty TNHH thương mại và sản xuất
Ngọc Diệp tương đôi linh hoạt, thích hợp nhanh với quá trình thay đôi kinh doanh và sản xuất.
Trong công ty, lực lượng lao động trực tiếp thường xuyên biến động, do kế hoạch sản xuất kinh doanh, do thay đổi cơ cấu tổ chức sản xuất, người lao động bỏ việc và các yếu tố khác. Dựa trên kế hoạch và quá trình sản xuất được giao xuống các phân xưởng sản xuất và ý kiến đề xuất của các trưởng bộ phận trong công ty. Bộ phận hành chính nhân sự căn cứ vào hồ sơ lưu trữ nhân viên để có phương án tồ chức nguồn nhân lực cho hợp lý. Các phương án định biên nhân lực cho các bộ phận được cập nhật hàng tháng do các bộ phận lập lên. Căn cứ vào đó, với các dây chuyền sản xuất hiện tại thiếu người có thể bổ sung từ dây chuyền khác nhau. Việc luân chuyền giữa các bộ phận sản xuất với nhau thường xuyên, giúp công ty linh hoạt hơn trong phân bổ nguồn nhân lực. Tuy nhiên, để có thể hoạt động hiệu quả hơn, khi các phương án tăng ca, luân chuyển không bổ sung được sự thiếu hụt nguồn nhân lực. Lúc này, công ty phải bổ sung nguồn nhân lực từ các nguồn trong, bên ngoài công ty.
Bằng các thông báo rộng rãi trong công ty, ưu tiên tuyển vị trí còn khuyết thiếu từ các cán bộ nhân viên trong công ty. Với các vị trí quản lỷ, có thể thông qua hình thức thi tuyến của các nhân viên.
Ví dụ: Tháng 11/2018 để chuẩn bị nhân lực cho việc mởi rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã cho tuyển thêm một số vị trí như: nhân viên dự án nội thất, nhân viên thiết kế đồ họa và nhân viên phòng hành chính nhân sự.
Bộ phận hành chính đã cho thông báo rộng rãi trên trang web của công ty kế hoạch thi tuyển các vị trí trên trong cơ cấu tổ chức mới (Phụ lục I - 9).
Như vậy, ở đây nguồn tuyền mộ chủ yếu của công ty khi mở rộng sản xuất kinh doanh vào các vị trí còn thiếu là từ nguồn bên ngoài của công ty.
Đối với các vị trí lao động trực tiếp thì nguồn tuyển mộ từ lao động ở địa phương hoặc ở các Công ty xung quanh. Ưu thế ở đây là khu công nghiệp, nguồn lao động khá dồi dào, với uy tín và vị thể của công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp so với các công ty cùng nghành nghề thì lương ổn định, lao động
nặng nhọc ít hơn so với các công ty sản xuât khác. Tuy nhiên, bên cạnh đó, sự thu hút lao động của công ty cùng nghành nghề sản xuất nội thất bên cạnh cũng gây ra những khó khăn nhất định đối với công ty. Thời gian đầu thành lập, để tuyển mộ được nguồn nhân lực, công ty sử dụng nhiều phương pháp như: Quảng cáo trên báo chí, dán thông báo tuyển dụng ở cống công ty hoặc Công ty... sau này trong quá trình sản xuất kinh doanh đi vào ổn định, mỗi khi cần tuyển dụng nhân viên, đa phần công ty dùng phương pháp tuyển dụng trên các trang web của công ty hoặc thông qua bạn bè, người quen cùa nhân viên trong công ty.
Với lực lượng lao động gián tiếp, đòi hỏi chất lượng khá cao, ngoài các phương pháp trên, công ty còn phải thông qua việc nhận sinh viên thực tập từ các trường đại học, thông qua văn phòng tìm kiếm việc làm để thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao như các vị trí quản đốc Công ty, vị trí tại các phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật,...
3.2.3.2. Quá trình tuyên chọn nhân viên
Hằng năm vào đầu các quý, phòng Hành chính nhân sự căn cứ vào nhu cầu nhân sự cùa các bộ phận, phòng ban để tuyển chọn, đáp ứng công việc trong công ty.
Quá trình tuyển chọn của công ty TNHH thương mại và sản xuất Ngọc Diệp thông qua các bước sau:
Bưó’c 1: Căn cứ nhu cầu lao động của các đơn vị trực thuộc Công ty, lãnh đạo và thủ trưởng các đơn vị trực thuộc công ty đề xuất yêu cầu tuyển dụng lao động.
Bưó’c 2: Phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm trinh Giám đốc công ty phê duyệt.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng: Phòng Hành chính tố chức chịu trách nhiệm thông báo tuyển dụng lao động; quy định thời gian hết hạn nộp hồ sơ và thời gian tổ chức tuyển dụng.
Bước 4: Phòng Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm nhận hồ sơ: Bao gồm đầy đù thông tin (sơ yểu lý lịch...., và thời gian nhận nếu có).