đàm phán, tiến hành đàm phán, kết thúc đàm phán, kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm. Các cuộc đàm phán chủ yếu tiến hành qua đàm phán trực tiếp, email và điện thoại.
3.3.2.1. Chuẩn bị đàm phán
a. Chuẩn bị thông tin đàm phán
Đây là khâu quan trọng mà công ty luôn chú trọng thực hiện trước khi tiến hành đàm phán. Khi đàm phán với đối tác Đức là đối tác quen thuộc của công ty, ngoài việc chuẩn bị các thông tin về nhu cầu sản phẩm của khách hàng trong nước, chất lượng, giá cả sản phẩm trên thị trường hiện nay, mức giá mà các nhà cung cấp khác đưa ra; cần chú ý chuẩn bị thông tin tài chính, vị thế, kinh nghiệm, uy tín thương trường, điểm mạnh, điểm yếu cũng như các thông tin về đoàn đàm phán của Đức, bao gồm: thành phần đoàn đàm phán, phong cách đàm phán, mục tiêu, chiến lược thường sử dụng,…
Trên thị trường hiện nay, báo giá của các thiết bị điện và điện tử thường xuyên có sự biến động do công nghệ luôn được thay đổi để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Công ty CP Công nghệ Sicom luôn chủ động cập nhật, phân tích sự biến động về công nghệ và giá cả trên thị trường Đức và thị trường nước ngoài khác, từ đó dự đoán các xu hướng biến động trong tương lai, để có thể cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác cho mỗi cuộc đàm phán.
Công ty nhập khẩu sản phẩm từ nhiều quốc gia, nhưng nhiều nhất là từ hãng Siemens (Đức). Công nghệ của Đức là công nghệ hiện đại và khá nổi tiếng ở Châu Âu. Tuy nhiên, do sự bảo mật về bản quyền sản phẩm công ty nên việc thu thập về thông tin sản phẩm và thông tin công ty gặp một số khó khăn. Vì thế, công ty không thể tìm kiếm được tất cả các thông tin về thị trường Đức, cũng như đối tác của công ty. Thông tin chủ yếu được thu thập từ các nhà môi giới hoặc website của đối tác.
b. Chuẩn bị nội dung đàm phán
Công ty CP Công nghệ Sicom luôn chuẩn bị một cách chi tiết những nội dung cần đàm phán. Khi đàm phán với đối tác Đức đã có quan hệ làm ăn lâu dài, nội dung đàm phán chỉ xoay quanh các vấn đề cơ bản như: loại hàng hóa nhập khẩu, số lượng hàng nhập khẩu, giá sản phẩm, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, địa điểm giao hàng, bảo hành, bảo hiểm,… và các vấn đề khác như tên, quy cách phẩm chất,
bao bì, hay các quy định về thưởng, phạt, bồi thường thiệt hại, giải quyết tranh chấp… thực hiện như các hợp đồng đã từng ký kết trước đó.
Về chất lượng sản phẩm, công ty thường đàm phán các điều khoản độ an toàn và bảo mật của các thiết bị điện và điện tử đạt tiêu chuẩn quốc tế. Vì các sản phẩm này là hàng hóa công nghệ cao, nên công ty phải chuẩn bị chi tiết các tài liệu kỹ thuật bao gồm các thông số kỹ thuật, độ an toàn, bảo mật của sản phẩm để đàm phán về quy cách phẩm chất.
Nội dung về giá cả hàng hóa và điều kiện giao hàng cũng được chuẩn bị và ưu tiên đàm phán trước dựa trên các thông tin thị trường đã phân tích trước đó. Về nội dung thanh toán, thông thường công ty chuẩn bị nội dung về phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) hay phương thức thanh toán nhờ thu và phương thưc thanh toán chuyển tiền cũng được công ty sử dụng, ngoài ra còn chuẩn bị các chứng từ kèm theo,…
c. Chuẩn bị nhân sự
Đối với công ty CP Công nghệ Sicom, Giám đốc công ty là trưởng đoàn và thường quyết định nhân sự của đoàn đàm phán. Thông thường, đoàn đàm phán của công ty sẽ gồm trưởng đoàn (giám đốc), trưởng phòng (phó phòng) nghiên cứu và phát triển, trưởng phòng (phó phòng) kinh doanh, thư ký và người phiên dịch (nếu cần). Ngoài ra, để thuận tiện cho việc đào tạo nhân sự, công ty cũng lựa chọn một số nhân viên có trình độ, năng lực đi theo đoàn để trực tiếp học hỏi kinh nghiệm từ những cuộc đàm phán thực tế. Thành phần chính của đoàn đàm phán đều có khả năng sử dụng thành thạo tiếng Anh và có sự am hiểu nhất định về luật pháp quốc tế. Vì thế, khi đàm phán với đối tác Đức cũng sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh là ngôn ngữ chính, công ty không cần có người phiên dịch.
d. Chuẩn bị chương trình làm việc
Mỗi quốc gia có nền văn hóa khác nhau nên phong cách, chiến lược đàm phán khác nhau, do đó chương trình làm việc của công ty cũng khác nhau. Khi đàm phán với đối tác Đức, với những lần đàm phán đầu tiên công ty nên chủ động kéo dài chương trình làm việc để có thể tìm hiểu rõ hơn về đối tác và có thời gian cân nhắc đến các điều
khoản trong hợp đồng, với những lần đàm phán sau thường diễn ra nhanh chóng, để tránh làm mất thời gian của hai bên, chương trình làm việc cũng được rút ngắn.
3.3.2.2. Tiến hành đàm phán
a. Giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin
Với những lần đàm phán đầu tiên với đối tác Đức, công ty đã khéo léo tiếp cận, hai bên cùng tiến hành cung cấp các thông tin mà bên kia yêu cầu, tiến hành giải đáp các thắc mắc của đối phương để hiểu rõ hơn, làm cơ sở để cuộc đàm phán đạt hiệu quả cao. Những lần đàm phán sau với đối tác Đức, bước này thường diễn ra nhanh chóng do hai bên đã có những hiểu biết rất rõ về nhau, bước vào giai đoạn thuyết phục và thỏa thuận luôn.
Với đối tác Đức là một trong những đối tác khá khó tính . Họ luôn đúng hẹn trong tất cả các cuộc đàm phán, hội họp. Họ luôn ăn mặc sang trọng và lịch sự trong tất cả các cuộc hội họp. Và chuẩn bị thật kĩ lưỡng tất cả những thông tin cần thiết trước khi đàm phán vì người Đức thiên về tính bảo thủ cho nên họ chỉ bị khuất phục khi có những lý lẽ xác đáng. Vì thế, các đàm phán viên cần nắm bắt rõ các thông tin để đưa ra các lý lẽ để có thể thuyết phục đối tác.
b. Giai đoạn thuyết phục, nhượng bộ và thỏa thuận
Trên cơ sở những thông tin đã có, hai bên tiến hành đàm phán các nội dung chính của hợp đồng như: tên sản phẩm, số lượng, giá cả sản phẩm, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng,… Tất cả các nội dung cần đàm phán, công ty đều cố gắng đặt vấn đề một cách rõ ràng, để bên đối tác có thể hiểu chính xác, nhanh chóng vấn đề cần giải quyết. Thông thường với đối tác Đức, hai bên sẽ đàm phán ngay về quy cách phẩm chất hàng hóa và giá cả sản phẩm.
Về điều khoản tên hàng: Do các thiết bị điện và điện tử có rất đa dạng về chủng loại, thông số kỹ thuật cũng như công nghệ khác nhau. Do đó, giai đoạn này, hai bên cần tiến hành bàn bạc, thống nhất tên sản phẩm trong hợp đồng (mã sản phẩm, thông
Về điều khoản giá cả: Giá nhập có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty, do đo công ty đặc biệt quan tâm đến việc đàm phán giá cả hàng nhập khẩu. Công ty thường xác định giá nhập khẩu bằng so sánh với mức giá trong qua khứ, so sánh với mức giá trên thị tường hiện nay, so sánh với giá mà các đối tác khác đưa ra, so sánh với mức giá của đối thủ cạnh tranh,…
Về các điều khoản giao hàng, điều khoản thanh toán: Hai bên cần thỏa thuận các điều khoản này, thống nhất để có lợi cho cả hai bên, đi đến ký kết hợp đồng.
Quá trình này hai bên đều cố gắng đưa ra những lý lẽ bảo vệ lập trường, lợi ích của mình và tấn công đối tác, nhưng cũng chú trọng vào lợi ích cốt lõi đằng sau mỗi lập trường để có thể tìm ra một thỏa thuận tối ưu, đôi bên cùng có lợi. Khi đàm phán với đối tác Đức, đoàn đàm phán của công ty phải đưa ra những lý lẽ xác đáng để thuyết phục họ về mọi khía cạnh để họ chấp nhận với các điều khoản trong hợp đồng.
Các thành viên trong đoàn đàm phán của công ty CP Công nghệ Sicom đã sử dụng khá tốt các kỹ năng đàm phán: kỹ năng lắng nghe, quan sát, kỹ năng đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi, để thuyết phục đối tác, bảo vệ lợi ích của mình. Nhưng thực tế cho thấy việc đàm phán của công ty với các đối tác nước ngoài không hề dễ dàng. Trong đa số các cuộc đàm phán, địa điểm tổ chức đàm phán ở cơ sở của đối tác với cơ sở hạ tầng và mạng lưới thông tin hiện đại hơn rất nhiều, vị thế công ty thường thấp hơn đối tác, nên công ty thường phải nhượng bộ nhiều hơn.