Phương pháp thanh tra thuế đóng một vai trò quan trọng trong việc phát huy hiệu quả của công tác thanh tra thuế. Thực tế có nhiều phương pháp được dùng khi tiến hành thanh tra thuế. Sự biểu hiện của các phương pháp là rất đa dạng, tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể mà công chức thuế quyết định áp dụng phương pháp nào, áp dụng như thế nào để có thể thu về hiệu quả cao nhất. Những phương pháp được sử dụng trong công tác thanh tra bao gồm:
1.2.4.1. Phương pháp vận dụng kỹ thuật quản lý rủi ro
Trong lĩnh vực quản lý thuế, rủi ro được hiểu là những tổn thất có thể xảy ra phát sinh từ các hoạt động không tuân thủ pháp luật thuế trong môi trường, hoàn cảnh cụ thuể. Để giảm thiểu và ngăn chặn nguy cơ rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý thuế, cơ quan thuế phải tiến hành phân tích đánh giá, nhận diện rủi ro, phân loại rủi ro để có biện pháp quản lý phù hợp, khoa học và hiệu quả nhất. Kỹ thuật quản lý rủi ro trong công tác thanh tra thuế là những cách thức, phương pháp, công nghệ và quy trình quản lý rủi ro được áp dụng trong công tác thanh tra thuế.
Để quản lý rủi ro, người ta thường phân loại rủi ro theo các cách thức khác nhau. Theo cách tiếp cận hiện đại, thì người ta thường phân loại rủi ro căn cứ vào nguyên nhân rủi ro, rủi ro bao gồm: Rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát, rủi ro phát hiện và rủi ro kiểm tra, thanh tra (rủi ro tổng thể).
Quản lý rủi ro là một quá trình nhận diện, đánh giá, phân tích để có phương án giải quyết một cách có hệ thống nhằm tối đa hóa khả năng xảy ra khi có hệ quả
tích cực và tối thiểu hóa khả năng xảy ra khi có hệ quả tiêu cực. Điều quan trọng trong quản lý rủi ro là dành ưu tiên mọi nguồn lực vào quản lý những rủi ro có thể gây ra những tổn thất lớn nhất và những rủi ro có nhiều khả năng xảy ra nhất, tiếp đến là quản lý những rủi ro có tổn thất thấp hơn và ít có khả năng xảy ra hơn.
Việc áp dụng quản lý rủi ro trong thanh tra thuế thực chất là việc phân loại, đánh giá NNT dựa trên hệ thống những tiêu thức rủi ro về thuế nhằm xác định những NNT có mức độ tuân thủ thấp và khả năng gian lận cao về thuế để tập trung nguồn lực kiểm tra, thanh tra theo nguyên tắc ưu tiên nguồn lực để kiểm tra, thanh tra những NNT có rủi ro cao. CQT phải xây dựng một quy trình quản lý rủi ro cụ thể bao gồm 7 bước. Đó là:
Bước 1: Xác định hoàn cảnh có thể xảy ra rủi ro.
Bước 2: Nhận diện rủi ro bao gồm bản thân rủi ro và nguyên nhân của rủi ro. Bước 3: Đánh giá rủi ro, xác định xác suất xảy ra và mức độ nghiêm trọng của hậu quả do rủi ro đó gây ra, trên cả số lượng và chất lượng.
Bước 4: Xử lý rủi ro tiềm ẩn. Có thể xử lý rủi ro tiềm ẩn theo 4 phương pháp: loại bỏ rủi ro, giảm thiểu rủi ro, chia sẻ rủi ro, chấp nhận rủi ro.
Bước 5: Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro nhằm đối phó hoặc kiểm soát phù hợp để xử lý từng rủi ro.
Bước 6: Thực hiện kế hoạch quản lý rủi ro. Bước 7: Rà soát, đánh giá kế hoạch quản lý rủi ro.
Như vậy, kỹ thuật quản lý rủi ro trong công tác thanh tra thuế là phương pháp tiếp cận mới, đòi hỏi kỹ năng phân tích hoạt động kinh tế, tài chính của DN rất cao với sự hỗ trợ chủ yếu của công nghệ và kỹ thuật máy tính. Do đó, sự thành công của việc cải cách và hiện đại hóa công tác thanh tra thuế không chỉ phụ thuộc vào việc thay đổi nhận thức, việc trang bị công nghệ máy tính hiện đại mà quan trọng hơn là phải trang bị kỹ năng phân tích rủi ro, kiến thức chuyên sâu về phân tích kinh tế ngành, phân tích hoạt động tài chính DN cho lực lượng công chức làm công tác
thanh tra trong toàn ngành thuế để từng bước chuyển đổi toàn bộ hoạt động thanh tra của ngành thuế sang cơ chế thanh tra theo kỹ thuật quản lý rủi ro.
1.2.4.2. Phương pháp đối chiếu, so sánh
Phương pháp đối chiếu, so sánh là phương pháp nghiệp vụ được sử dụng chủ yếu trong suốt quá trình tiến hành cuộc thanh tra thuế. Công chức thanh tra thuế cần tiến hành so sánh, đối chiếu các nội dung cần thanh tra để xác định tính hợp lý, khách quan, trung thực của nội dung cuộc thanh tra: Đối chiếu tài liệu, số liệu của đơn vị được thanh tra so sánh với các đơn vị khác cùng lĩnh vực ngành nghề và quy mô kinh doanh; đối chiếu giữa báo cáo kế toán với sổ kế toán, giữa sổ tổng hợp với chi tiết, giữa số liệu và chứng từ, giữa số liệu báo cáo và thực tế, giữa nội dung tài liệu, báo cáo sổ sách, chứng từ với chuẩn mực...
1.2.4.3. Phương pháp thanh tra thông qua kiểm tra hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính của DN
Sơ đồ 1.1: Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán
(Nguồn: Lưu Tùng Bách 2019)
Trước tiên, công chức thuế cần có cái nhìn tổng quát để nắm bắt các loại chứng từ kế toán, trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán của DN. Sau đó sẽ tiến hành kiểm tra hình thức bên ngoài và nội dung bên trong của chứng từ được
Hiểu biết quy định nội bộ và hệ thống chứng từ Các loại hồ sơ, chứng từ nào? Kiểm tra hình thức bên ngoài Xác minh các dấu
hiệu Xác định dấu hiệu
Kiểm tra nội dung chứng từ
xuất trình để xác định tính tin cậy của chúng.
Cần chú ý những điểm sau khi kiểm tra chứng từ, để qua đó có thể xác định được dấu hiệu gian lận: Thứ nhất là trật tự lưu trữ. Các chứng từ sẽ được đánh số liên tiếp và sắp xếp theo thứ tự ngày tháng, do đó, nếu có khoảng cách ngày ghi trên các trang liên tiếp và một số trang bị mất có thể gợi ý rằng đã có sự rút bớt hồ sơ; Thứ hai cần chú ý kiểm tra các chứng từ hướng dẫn vì các chứng này DN dễ làm giả; Thứ ba là những vấn đề bất thường trong các trang, loại chứng từ và chữ ký. Chứng từ được tạo ra một các cố ý thường sử dụng một loại giấy, có hình thức và chữ ký đặc biệt khác biệt với các hồ sơ thông thường khác; Thứ tư là cần chú ý người làm chứng từ. Những chứng từ do cá nhân, tổ chức bên ngoài làm sẽ có độ tin cậy và khả năng làm bằng chứng cao hơn; Thứ năm là cần kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ gốc, đối chiếu giữa chứng từ gốc và bản sao vì bản sao có rủi ro làm giả rất cao; Thứ sáu là phải kiểm tra xem chứng từ có phản ánh trung thực, khách quan nghiệp vụ kinh tế xảy ra hay không, để kiểm tra nội dung này cần đối chiếu với các chứng từ liên quan như chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ thuế.
Sau khi xác định được dấu hiệu vi phạm sẽ tiến hành xác minh, làm rõ những dấu hiệu đó để có những căn cứ cho các bước kiểm tra tiếp theo.
Về cơ bản trong kiểm tra chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính phục vụ cho công tác thanh tra thuế, có thể thực hiện theo hai cách thức: thứ nhất, bắt đầu tiếp cận từ các chứng từ, sổ sách kế toán theo trình tự các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, các hoá đơn thanh toán và các tài liệu liên quan khác, các hợp đồng, hóa đơn, chứng từ gốc, sau đó phân tích, đánh giá, đối chiếu, so sánh với tờ khai thuế; thứ hai, bắt đầu tiếp cận từ tờ khai thuế rồi phân tích, đánh giá, đối chiếu, so sánh với sổ sách và chứng từ kinh doanh, hợp đồng, các hoá đơn thanh toán, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính. Cụ thể:
- Trong quá trình thanh tra, sau khi xem xét báo cáo tài chính nếu công chức thuế nghi ngờ số liệu trên sổ kế toán của đơn vị được báo cáo lớn hơn số liệu thực tế, tức là khả năng của các nghiệp vụ được báo cáo khống, trùng hoặc thực tế không
phát sinh công chức sẽ tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ trên các sổ kế toán, sau đó tìm kiếm các chứng từ gốc chứng minh cho các nghiệp vụ để kiểm tra và đối chiếu (đối chiếu từ sổ kế toán sang chứng từ gốc). Chỉ có thực hiện quy trình đối chiếu như vậy công chức thuế mới phát hiện được các nghiệp vụ đã được ghi sổ kế toán nhưng không có hoặc không đủ các chứng từ gốc chứng minh.
- Ngược lại, trong quá trình thanh tra thuế nếu công chức thuế nghi ngờ số liệu trên sổ kế toán của đơn vị được báo cáo nhỏ hơn số liệu thực tế, tức là khả năng các nghiệp vụ được báo cáo thiếu, không đầy đủ, công chức thuế sẽ tiến hành chọn mẫu các chứng từ kế toán gốc để kiểm tra sau đó xem xét quá trình ghi chép các nghiệp vụ này trên các sổ kế toán của đơn vị (đối chiếu từ chứng từ vào sổ kế toán). Thực hiện quy trình đối chiếu như vậy công chức thuế mới phát được các nghiệp vụ đã không ghi sổ kế toán.
Sau khi đã thực hiện kiểm tra sổ sách, chứng từ kế toán và chứng từ thương mại để thu thập bằng chứng liên quan đến các thông tin cần được kiểm định, công chức thuế cần rà soát các bằng chứng để đánh giá khả năng sai sót, gian lận của DN để từ đó có hướng kiểm tra chuyên sâu cho phù hợp. Cụ thể, đoàn thanh tra thuế cần tiến hành rà soát và đánh giá lại quá trình thanh tra thông qua 2 bước công việc là (i) Rà soát và đánh giá trong nội bộ đoàn; (ii) Thẩm vấn đối tượng thanh tra.
Rà soát và đánh giá trong nội bộ đoàn đồng nghĩa với việc trưởng đoàn kiểm tra sẽ dựa trên kết quả kiểm tra của từng thành viên trong đoàn (đã được ghi chép lại đầy đủ), tập hợp lại theo từng vấn đề phát sinh hoặc theo từng chỉ tiêu đã phân công cho từng người. Sau đó trưởng đoàn sẽ xâu chuỗi các vấn đề có liên quan lại với nhau, hệ thống lại cho hoàn chỉnh các vấn đề tồn tại. Trưởng đoàn có thể yêu cầu từng người giải trình phần công việc của họ, nếu gặp những vấn đề phức tạp thì có thể cùng nhau giải quyết.
Trên cơ sở đã tập hợp kết quả kiểm tra của từng thành viên, công chức thuế sẽ tiến hành đánh giá khái quát về tình hình thực tế ở DN, đánh giá những gian lận, sai sót đã được phát hiện. Tuy nhiên, kết quả thu thập được của đoàn thanh tra có
thể mang tính chủ quan, một phía nếu không có sự đối chấp trực tiếp với phía DN. Do vậy cần thiết phải có sự tương tác giữa hai bên để đưa đến kết quả thanh tra khách quan và chính xác nhất.
Công chức thuế dựa trên những hiểu biết tổng thể về pháp luật và các quy định có liên quan đến hoạt động của đơn vị được thanh tra, sẽ tiến hành các thủ tục cần thiết để xác định hành vi không tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan đến hoạt động của đơn vị. Sau khi đã phát hiện ra những hành vi sai phạm, công chức thuế cần tìm hiểu rõ tính chất của sai phạm, hoàn cảnh phát sinh sai phạm để xác định mức độ sai phạm. Đối với những sai phạm trọng yếu hoặc những vấn đề còn nghi vấn, công chức thuế cần tiến hành thẩm vấn DN, những người trực tiếp chịu trách nhiệm về mảng xẩy ra sai sót, gian lận đó, yêu cầu đơn vị giải trình, nếu không giải trình được thì tùy theo mức độ nặng nhẹ mà có các biện pháp xử phạt hợp lý.
Sau khi thẩm vấn đối tượng thanh tra thuế, thì kết quả của cuộc thanh tra cũng đạt được. Với những bằng chứng đã thu thập được về các sai phạm, công chức thuế sẽ căn cứ vào đó để đưa ra những hình thức xử lý phù hợp.
1.2.4.4. Các phương pháp thanh tra bổ trợ
- Phương pháp quan sát: là quan sát trực tiếp, kín đáo và không gây trở ngại những công việc có liên quan đến nội dung thanh tra tại trụ sở NNT.
- Phương pháp phỏng vấn: nhằm thu thập thông tin từ người có quan hệ trực tiếp đến nội dung thanh tra.
- Phương pháp thẩm tra và xác nhận từng phần (phương pháp phối hợp kiểm tra nhiều nguồn): theo phương pháp này, số liệu được đối chiếu với nhiều nguồn, nhiều nguồn thông tin để kiểm tra đảm bảo khớp đúng sự việc. Công chức thanh tra phải có văn bản xác nhận về từng phần việc đã được xác minh, trên cơ sở xác nhận từng phần để đi đến xác nhận toàn bộ.
- Phương pháp toán học như số học, toán kinh tế... nhằm tính toán, đối chiếu với số liệu tổng hợp.