4.1. Khâi niệm
B i í n b ả n lă v ă n b ả n h ă n h chính d ù n g để ghi c h ĩ p l ạ i những sự việc đê x ả y ra hoặc đ a n g d iễn ra để l ă m chứng cứ p h â p lý v ề sau.
4.2. Phđn loại
C ă n cứ v ă o tính chất, b i í n b ả n được chia t h ă n h c â c l o ạ i sau:
- B i í n b ả n h ộ i nghị, h ộ i họp : d ù n g để g h i c h ĩ p l ạ i t i ế n t r ì n h tổ chức, thực h i ệ n h ộ i nghị, hay h ộ i họp. - B i í n b ả n h ă n h c h í n h : ghi c h ĩ p c â c h t i ế n h ă n h m ộ t c ô n g v i ệ c theo quy định h ă n h c h í n h n h ư b i í n b ả n mở đề t h i , b i í n b ả n giao n h ậ n v ă b ă n giao, b i í n bản n g h i ệ m thu hợp đồng,.... - B i í n b ả n có tính chất p h â p lý: ghi c h ĩ p những v ụ v i ệ c c ó l i í n quan đế n p h â p luật n h ư b i í n b ả n p h i í n t ò a , b i í n b ả n k h â m n g h i ệ m tử t h i , b i í n b ả n tai nạn giao t h ô n g , . . .
4 . 3 . P h ư ơ n g p h â p g h i b i í n b ả n
G h i b i í n b ả n thật đầy đủ v ă c h í n h x â c lă c ô n g v i ệ c k h ô n g dễ r ă n g ,
đặc b i ệ t lă g h i b i í n b ả n cuộc họp hoặc ghi l ờ i k h a i của n h đ n chứng, vì tốc độ n ó i bao g i ờ c ũ n g nhanh h ơ n tốc độ v i ế t . V ì t h ế , n ế u k h ô n g c ó m ộ t s ố p h ư ơ n g p h â p , n g ườ i ghi b i í n b ả n k h ó c ó t h ể theo kịp t i ế n độ của cuộc họp hoặc v ụ v i ệ c đ a n g d iễn ra.
V ề n g u y í n tắc ghi b i í n b ả n lă g h i ý . T u y n h i í n n g ườ i g h i b i í n b ả n
cần p h đ n l o ạ i k h i t i ế p n h ậ n c â c t h ô n g t i n . N ế u l ă t h ô n g t i n để b i ế t thì chỉ cần ghi ý c h í n h ; n ế u lă t h ô n g tin để b i ế t v ă để thực h i ệ n p h ả i ghi đầy đủ, k h ô n g được bỏ sót ý n ă o , v ớ i n h ũ n g t h ô n g t i n q u a n ơọn g c ũ n g v ậ y . Trường hợp n g ườ i p h â t b i ể u ý k i ế n y í u cầu g h i n g u y í n v ă n thì n g ườ i g h i b i í n b ả n c ó t h ể sử d ụ n g h ì n h thức dẫn l ờ i nói trực t i ế p .
Cần tập trung lắn g nghe v ă c ó trí nhớ tốt, v ậ n d ụ n g kỹ thuật g h i c h ĩ p nhanh. C ó t h ể sử d ụ n g c â c c â c h b i ế n đổi c đ u ư ơ n g t i ế n g V i ệ t để c ó t h ể lựa chọn cấu trúc c đ u n gắn n hất m ă vẫn đả m b ả o t h ô n g tín được d iễn đạ t một c â c h đầy đủ v ă c h í n h x â c . C ó t h ể v i ế t tắt m ộ t s ố từ t h ô n g dụng.
4.4. Nội dung của biín bản
N ộ i dung của b i í n b ả n t h ườ n g gồm 3 p hần : - Phần mở đầu:
+ G h i r õ thời gian, địa đ iể m l ậ p b i í n b ả n . + T h ă n h p hần tham d ự .
- Phần nội dung :
+ N ế u l ă b i í n b ả n h ộ i họp hoặc v ụ v i ệ c đ a n g d iễn ra, thì ghi theo t i ế n
trình của cuộc họp, h ộ i nghị, vụ v i ệ c đ ó .
+ N ế u lă b i í n b ả n v ụ v i ệ c đê x ả y ra, thì m ô t ả l ạ i h i ệ n trường, g h i
c h ĩ p l ạ i l ờ i khai của n h đ n chứng, đ ư ơ n g sự hoặc n h ậ n định của những n g ườ i c ó l i í n quan.
- Phần kết thúc:
+ G h i t h ờ i gian, địa đ iể m k ế t t h ú c v i ệ c l ậ p b i í n b ả n .
r õ r ă n g , hoặc n ế u b i í n b ả n được l ậ p t h ă n h n h i ề u b ả n t h ì p h ả i g h i r õ số b ả n được l ậ p .
+ Biín bản phải có chữ ký của cân bộ lập biín bản vă chữ ký của chủ
tọa ( n ế u l ă b i í n b ả n h ộ i họp ) , hoặc t ù y theo tính c hất của v ụ v i ệ c , biín
b ả n p h ả i c ó c hữ k ý của n g ườ i đạ i d i ệ n tổ chức v i p h ạ m , c hữ k ý của người l ă m chứng, v ă n g ườ i bị h ạ i .
4.5. Câc mẫu biín bản
Ví dụ 1: Mẫu biín bản hội họp, hội nghị
Cơ QUAN CỘNG HÒA XÊ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BAN HĂNH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc SỐ.../BB- DN (viết tắt) Địa danh, ngăy...thâng...năm...
BIÍN BẢN Họp . _ 1. T h ờ i g i a n họp - K h a i mạc...giờ...ngăy...thâng...năm - Địa đ iể m t ạ i - N ộ i dung họp 2. T h ă n h p hần d ự họp - T h ă n h viín...có mặL..trín tổng số. - Tổn g s ố t h ă n h v i í n tham d ự họp 3. C hủ tọa kỳ họp 4. T h ư k ý c u ộ c họp 5. C â c b â o c â o t ạ i c u ộ c họp 6. T h ả o l u ậ n t ạ i c u ộ c họp 7. K ế t t h ú c kỳ họp THƯ KÝ CHỦ TỌA ( Ký t í n) ( K ý t í n , đ ó n g dấu ) Nơi nhận: - Lưu: VT Họ vă tín
V í d ụ 2 : M đ u b i í n b ả n v ề m ộ t s ự v i ệ c (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cơ QUAN CỘNG HÒA XÊ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BAN HĂNH Độc lập - Tự do . Hạnh phúc SỐ.../BB- DN (viết tắt)
Địa danh, ngăy...thâng...năm...
B I Í N B Ả N
v ề v i ệ c
1. T h ờ i gian v ă địa đ iể m t i ế n h ă n h l ậ p b i í n b ả n .
2. T h ă n h p hần tham gia l ậ p b i í n b ả n : cần ghi đầy đủ, rõ r ă n g những người tham gia l ậ p b i í n b ả n . G h i rõ đạ i d i ệ n cho cơ quan n ă o , đ ơ n vị n ă o , tổ chức n ă o .
3. N h đ n chứng trong trường hợp cần t h i ế t : cần ghi đầy đủ, rõ r ă n g họ tín, địa chỉ c ô n g t â c của n g ườ i l ă m chứng đ ó .
4. D iễn b i ế n của v ụ v i ệ c x ả y ra: g h i tất cả những cứ l i ệ u c ó liín quan đế n v ụ v i ệ c n í u trong b i í n b ả n , từ đặc đ iể m nơi x ả y ra sự v i ệ c đế n những lời nói của n g ườ i c ó mặt k h i sự v i ệ c x ả y ra.
5. K ế t l u ậ n : n í u k ế t l u ậ n bước đầu của những n g ườ i tham gia l ậ p
biín b ả n v ề c â c đ iể m sau đ đ y : - N g u y í n n h đ n x ả y ra sự v i ệ c . - Sự v i ệ c đ ó đ ú n g , sai n h ư t h í n ă o . - A i lă n g ườ i chịu t r â c h n h i ệ m c h í n h .
Người vi phạm Người lăm chứng
( K ý t í n ) ( K ý t í n ) . Họ v ă t í n Họ vă t í n Nơi nhận: - Lưu:VT N g ườ i l ậ p b i í n b ả n ( K ý t í n ) Họ v ă t í n
V í d ụ 3: M a u b i í n b ả n b ă n giao c ô n g v i ệ c Cơ QUAN CỘNG HÒA XÊ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BAN HĂNH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc SỐ.../BB-DN (viết tắt)
... (ì), ngăy...thâụg...năm.. BIÍN BẢN
v ề v i ệ c b ă n giao (2) Căn cứ quyết định số...ký/hiệu...ngăy...thâng...năm...của...về việc: Hômnay, ngăy...thâng. năm ..lúc. giờ (3) chính thức băn giao cho...
ì. NỘI DUNG BĂN GIAO CHÍNH THỨC GOM CÂC MỤC SAU ĐĐY:
l . v ề chức năng, nhiệm vụ.
2. v ề tổ chức.
3.về nhđn sự.
4.về cơ sở vật chất.
5.về hồ sớ, tăi liệu lưu trữ. l i . NHỮNG VIỆC KHÂC
Ì 2
Biín bản năy được lập thănh... (5) ...bản để gửi đến câc nới có liín quan như sau: Ì
2
Biín bản lậjvỊại...ngăy...giờ...nói trín. ĐẠI DIỆN BÍN GIAO ĐẠI DIỆN BÍN NHẬN
(Ký tín, họ vă tín) (Ký tín, họ vă tín) CHỨNG THỰC (XÂC NHẬN) CỦA cơ QUAN (CÂP)
RA QUYẾT ĐỊNH BĂN GIAO
Địa danh, ngăy . thânh...năm... ... (6).. (Ký tín, đóng dấu) G h i c h ú : ( l ) Địa danh (2) Trích y ế u (3) T í n , bộ phận, câ n h đ n b ă n giao (4) T í n , b ộ phận câ n h đ n nhận b ă n giao (5) S ố lượng v ă n bản (6) T hẩm q u y ề n ký. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
V í d ụ 4 : M đ u b i í n giao n h ậ n h ă n g h ó a Cơ QUAN CỘNG HÒA XÊ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BAN HĂNH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
* SỐ.../BB- DN (viết tắt)
Địa danh, ngăy...thâng...năm...
BIÍN BẢN
v ề v i ệ c giao n h ậ n . . . t h e o h ợ p đồn g m u a b â n s ố . . .
1. Thời gian vă địa điểm tiến hănh lập biín bản.
2. T h ă n h p hần tham gia l ậ p b i í n b ả n : cần ghi đầy đủ, rõ r ă n g t í n chức vụ, g iấy ủy q u y ề n ( n ế u lă n g ườ i được ủy q u y ề n ) của những n g ườ i tham gia l ậ p b i í n b ả n ; địa chỉ, t í n của c â c b í n giao nhận.
3. G iấy chứng n h ậ n trong trường hợp cần t h i ế t : cần ghi đầy đủ, rõ r ă n g họ, t í n , địa chỉ c ô n g tâc của n g ườ i l ă m chứng đ ó .
4. N ộ i dung giao n h ậ n : s ố lượng, ký m ê h i ệ u , tình trạng của h ă n g hóa,...
5. Diễn biến của vụ việc xảy ra: ghi tất cả những cứ liệu có liín quan
đế n vụ v i ệ c n í u trong b i í n b ả n , từ đặc đ iể m của h ă n g h ó a , nơi x ả y ra sự việc đế n những l ờ i nói của n g ườ i c ó mặt k h i sự v i ệ c x ả y ra.
5. K ế t l u ậ n : ghi k i ế n nghị của c â c b í n .
Đại diện bín giao Người lăm chứng Đại diện bín nhận
(Ký t í n ) ( K ý t í n ) ( K ý t í n )
Họ vă t í n Họ vă t í n Họ vă t í n