3.1. Thể thức bản sao
Thể thức của bản sao văn bản được thể hiện như sau: - H ì n h thức sao v ă n b ả n c ó ghi: + "Sao y b ả n c h í n h "
+ " T r í c h sao" + "Sao l ụ c "
Việc xâc định hình thức bản sao được thực hiện theo quy định tại câc
khoản 4, 5, 6 Đ iề u 2 của N g hị định 1 1 0 / 2 0 0 2 / N Đ - C P n g ă y 08/4/2004 của C h í n h phủ v ề c ô n g t â c v ă n thư. Bao gồm :
(1). Tín cơ quan, tổ chức sao văn bản: lă tín cơ quan tổ chức
thực h i ệ n v i ệ c sao v ă n b ả n .
(2). Số, ký hiệu bản s a o :
S ố t h ứ tự đ ă n g k ý được đ â n h chung cho c â c l o ạ i b ả n sao do c ơ quan tổ chức thực h i ệ n . C hữ v i ế t tắt t í n l o ạ i b ả n sao theo b ả n g c hữ v i ế t tắt tín l o ạ i v ă n b ả n v ă b ả n sao (theo phụ lục ì của T h ô n g t ư l i í n tịch sô' 5 5 / 2 0 0 5 n T L T - B N V - V P C P ) . s ố được ghi bằng c hữ s ố A R ậ p , bắt đầu từ
ố OI v ă o n g ă y OI t h â n g OI đầu n ă m v ă k ế t t h ú c v ă o n g ă y 31 t h â n g 12 â n g n ă m ;
(3). Địa danh, ngăy, thâng, năm sao
(4). Chức vụ, họ tín vă chữ kỷ của người có thẩm quyền (5). Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản
(6). Nơi nhận.
T â t cả c â c b ả n sao p h ả i được thị thực m ớ i c ó giâ trị p h â p lý vă h i ệ u
Se thi h ă n h , n ế u k h ô n g n ó chỉ c ó giâ trị n h ư tăi l i ệ u tham k h ả o . C ó t h ể thị
lực b ả n sao bằn g hai h ì n h thức :
- Sử d ụ n g dấu p h â p n h đ n của c ơ quan, tổ chức để thị thực n hằm mục
ích x â c nhận tính c h đ n thực v ă c h í n h x â c của bản sao. B ả n sao được thị lực theo h ì n h thức n ă y đ a n g d ù n g trong n ộ i b ộ cơ quan hay m ộ t n g ă n h .
- Chứng thực b ả n sao t ạ i c â c P h ò n g C ô n g chứng n h ă nước, c â c V ă n h ò n g U B N D c â c cấp. C â c cơ quan n ă y c ó chức n ă n g thị thực m ộ t s ố l o ạ i ăn bản theo quy định của p h â p luật.
i.2. Kỹ thuật trình băy câc thănh phần thể thức bản sao
C â c t h ă n h phần t h ể thức b ả n sao được trình b ă y trín c ù n g m ộ t trang ;iấy, ngay sau phần c u ố i c ù n g của v ă n b ả n được sao, d ướ i một đường kẻ,
ĩt l i ề n , k ĩ o d ă i h ế t c h i ề u ngang của v ù n g trình b ă y v ă n b â n .
Vị trí trình b ă y c â c t h ă n h p hần t h ể thức bản sao trín trang k hổ g iấy
i4 được thực h i ệ n theo sơ đồ b ố trí c â c t h ă n h phần thí thức bản sao k ỉ m heo T h ô n g tư l i í n tịch số: 5 5 / 2 0 0 5 / T T L T - B N V - V P C P (phụ lục I U ) .
Ỉ.3. Sơ đồ bố trí câc thănh phần thể thức vă mẫu bản
s a o v ă n b ả n
P h ụ l ụ c H I
S ơ ĐỒ B Ố T R Í C Â C T H Ă N H P H A N T HỂ T H Ứ C B Ả N S A O V Ă N B Ả N ( T r í n m ộ t trang g iấy A 4 : 2 1 0 m m X 297 m m )
( K ỉ m theo T h ô n g t ư l i í n tịch s ố 5 5 / 2 0 0 5 / T T L T - B N V - V P C P ngăy 06 thâng 5 n ă m 2005 của B ộ N ộ i vụ vă V ă n p h ò n g Chính phủ)
20-25 mm
<5ịHỈ CHÚ:
s ố T h ă n h p hần t h ể thức b ả n sao
• Hìnnh thức sao: "sao y bản chính ", "trích sao" hoặc "sao lục "
: T í n cơ quan, tổ chức sao v ă n b ả n
' S ố , ký h i ệ u b ả n sao
: Địa danh n g ă y v ă t h â n g n ă m sao
I,5b,5c : Chức v ụ , họ t í n v ă c hữ k ý n g ườ i c ó t hẩm q u y ề n : Dấu của cơ quan tổ chức
C h ư ơ n g 3
VĂN PHONG VĂ NGÔN NGỮ VĂN BẢN
1 . VÊN P H O N G H Ă N H C H Í N H C Ô N G v ụ 1.1. Khâi niệm vên phong hănh chính công vụ
N s ô n n gữ lă c ô n g cụ giao t i ế p quan t rọn " nhất vă c ũ n g lă thănh tựu vĩ đạ i nhất của n ề n v ă n m i n h n h đ n l o ạ i . T ù y thuộc v ă o từng y í u t ố trong mồi môi trường giao t i ế p k h â c nhau n ộ i dung giao t i ế p c ó t h ể được thể h i ệ n bằng những phong c â c h chức n ă n g nhất định. P h ù hợp v ớ i mỗi phong c â c h chức n ă n g c ó c â c h v i ế t ( v ă n phong) t ư ơ n s ứng.
C ó n h i ề u l o ạ i v ă n phong k h â c nhau như: v ă n c h ư ơ n g , c h í n h luận- bâo chí, khoa học, h ă n h c h í n h - c ô n g v ụ , k hẩu ngữ.
V ă n ban q u ả n lý n h ă nước được v i ế t theo v ă n phong h ă n h chính - công vụ, một l o ạ i v ă n phong tổng hợp vă hỗn dung v ă n phong phâp luật vă văn phonc h ă n h c h í n h - c ô n g vụ.
V ă n phong n g ô n n gữ h ă n h c h í n h c ô n g vụ lă k h u ô n mẫu thích hợp để xđy dựng lớp v ă n b ả n , trong đ ó t h ể h i ệ n vai của n g ườ i tham gia giao tiếp trong lĩnh vực h ă n h c h í n h c ô n g v ụ .
Ví dụ: vai của n h ă q u ả n trị, n g ườ i l ă m dim, n g ườ i x i n thị thực, người lăm b i í n bản, n g ườ i ký hợp đồn g , ...Tất cả những ai tham gia v ă o guồng mây tổ chức, q u ả n lý, đ iề u h ă n h c â c mặt của đờ i sống xê h ộ i .
1.2. Đặc đ i ể m của v ă n p h o n g h ă n h c h í n h c ô n g v ụ
1-2.1. Tính chính xâc, rõ răng
V ă n b ả n p h ả i được v i ế t sao cho mọi n g ườ i c ó t h ể h i ể u m ộ t c â c h rõ r ă n g , c h í n h x â c , n ộ i dung v ă n b ả n m u ố n t r u y ề n đạ t .
1.2.2. Tính phổ thông đại chúng
V ă n b ả n p h ả i v i ế t bằn g n g ô n n gữ dễ h i ể u , tức lă bằn g những từ n gữ p hổ t h ô n g , c â c y ế u t ố n g ô n n gữ nước n g o ă i đê được V i ệ t h ó a t ố i ưu.
ì
1.2.3. Tính khâch quan, phi câ nhđn
N ộ i dung của v ă n b ả n p h ả i được trình b ă y trực t i ế p , k h ô n g t h i í n vị, bởi l ẽ l o ạ i v ă n b ả n n ă y lă t i ế n g n ó i q u y ề n lực của n h ă nước, k h ô n g p h ả i lă t i ế n g n ó i của m ộ t c â n h đ n , d ù rằn g v ă n b ả n c ó t h ể giao cho m ộ t c â n h đ n soạn thảo. 1.2.4. Tính trang trọng, lịch sự V ă n b ả n lă t i ế n g n ó i của c h í n h q u y ề n , p h ả i t h ể h i ệ n tính trang trọng, uy n g h i í m . L ờ i v ă n trang trọng t h ể h i ệ n sự tôn trọng đố i v ớ i c â c chủ t h ể thi h ă n h , l ă m t ă n g uy tín của c â n h đ n , tập t h ể ban h ă n h v ă n b ả n . 1.2.5. Tính khuôn mẫu
V ă n b ả n cần được trình b ă y , sắp x ế p b ố cục n ộ i dung theo c â c k h u ô n mẫu , t h ể thức quy định v ă trong n h i ề u trường hợp theo c â c b ả n mẫu c ó sẵn chỉ cần đ iề n n ộ i dung cần t h i ế t v ă o . T í n h k h u ô n mẫu đả m b ả o cho sự thống nhất, tính khoa học v ă tính v ă n h ó a của c ô n g v ă n , g iấy tờ.