2.1. Khâi niệm thông bâo
Thông bâo lă một văn bản hănh chính thông thường để truyền đạt nội
dung m ộ t q u y ế t định, m ộ t tin tức, m ộ t sự v i ệ c , t h ô n g tin v ề hoạt độ n g của c â c c ơ quan, doanh n g h i ệ p cho c â c đơn vị, câ n h đ n liín quan để b i ế t hoặc để thực h i ệ n . T h ô n g b â o c ò n được d ù n g để g i ớ i t h i ệ u m ộ t chủ trương m ó t c h í n h s â c h được t h ể c h ế h ó a bằng v ă n bản thích hợp.
2 . 2 . N ộ i d u n g của t h ô n g b â o
N ộ i dung của t h ô n g b â o thường c ó ba p hần :
- Phần mở đầu : X â c đ i n h mục đ í c h , chủ t h ể v ă t hẩm q u y ề n thông b â o .
- Phần n ộ i dung: X â c định n ộ i dung cần t h ô n g b â o v ă đ ô i tượng tiếp
nhận. T ù y theo n ộ i dung cần t h ô n g b â o n g ườ i soạn thảo c ó t h ể v i ế t phần n ă y t h ă n h m ộ t đ oạ n v ă n , n h i ề u đ oạ n v ă n hoặc trình b ă y theo h ệ thống đề
v ỹ 9
mục (bằng sô A r ậ p Ì, 2, 3...)
- Phần k ế t t h ú c : N hấn m ạ n h n ộ i dung cần t h ô n g b â o , x â c định thời
gian c ó h i ệ u lực v ă c â c quy tắc xử sự được â p d ụ n g n ế u c ó p h ạ m v i . 2 . 3 . P h đ n l o ạ i t h ô n g b â o
a. Thông bâo truyền đạt một văn bản mới ban hănh, một
chủ trương, chính sâch mới.
Ví d ụ : C h ế độ t u y ể n dụng c â n b ộ , c h ế độ n đ n g bậc lương. N ộ i dung cần t h ể h i ệ n :
- N hắc l ạ i t í n v ă n b ả n cần t r u y ề n đạt.
- T ó m tắt n ộ i dung cơ b ả n của v ă n b ả n cần t r u y ề n đạ t . - Y í u cầu q u â n t r i ệ t , t r i ể n khai, thực h i ệ n .
6. Thông bảo một sự việc, một tin tức
Ví d ụ như: T h ô n g b â o v ề k ế t quả cuộc họp n h ư h ộ i thảo khoa học, h ộ i nghị giao ban, h ộ i nghị l ê n h đạ o , . . .
N ộ i dung cần t h ể h i ệ n :
- N í u n g ă y , g i ờ họp, t h ă n h phần tham dự, n g ườ i chủ trì cuộc họp. - T ó m tắt c â c q u y ế t định của h ộ i nghị cuộc họp .
- N í u c â c nghị q u y ế t của h ộ i nghị ( n ế u c ó )
c.Thông bâo về nhiệm vụ được giao
N ộ i dung cần t h ể h i ệ n :
- N í u những y í u cầu k h i thực h i ệ n n h i ệ m v ụ .
- N í u c â c b i í n p h â p cần được â p d ụ n g để t r i ể n khai thực h i ệ n .
d. Thông bâo về câc quan hệ mới trong hoạt động của bộ
mảy quản lý vă lênh đạo
Ví d ụ : T h ô n g b â o v ề thay đổi cơ quan chủ q u ả n , thay đổi p h ạ m v i hoạt độ n g , địa g i ớ i h ă n h chính...
N ộ i dung cần t h ể h i ệ n :
- G h i r õ , đầy đủ t í n cơ quan chủ q u ả n , t í n trụ sở, s ố đ iệ n t h o ạ i , fax. - N g ă y , t h â n g , n ă m thay đổi . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
e. Thông bâo về thông tin trong hoạt động quản lý
N ộ i dung t h ể h i ệ n :
- G h i rõ n ộ i dung của h o ạ t độ n g q u ả n lý - L ý do p h ả i t i ế n h ă n h c â c h o ạ t độ n g q u ả n lý
- T h ờ i gian t i ế n h ă n h ( t h ờ i gian bắt đầu , thời gian k ế t t h ú c )
2.4. Mẫu soạn thảo Thông bâo
Cơ QUAN CỘNG HÒA XÊ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BAN HĂNH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc SỐ....VTB- DN (viết tắt)
Địa danh, ngăy ...thâng...năm...
THÔNG BÂO v ề v i ệ c P hần mở đầu N í u r õ mục đích, chủ t h ể v ă t hẩm q u y ề n t h ô n g b â o . P hần n ộ i d u n g ( N í u r õ những y í u cầu) P hần k ế t t h ú c
N hấn mạnh n ộ i dung cần thông b â o , xâc định thời gian có h i ệ u lực vă câc quy tắc xử sự được â p dụng n ế u c ó phạm v i . Nđnhận: GIÂM Đốc (Ký tín, đ ó n g dấu) - Lưu: V T Họ v ă t í n 3 . SOẠN THẢO BÂO CÂO
3 . 1 . K h â i n i ệ m v ề b â o c â o
B â o c â o lă v ă n bản dùng để phản ânh tình hình, sự v i ệ c , vụ việc, quâ
trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, câ nhđn trong một khoảng thời gian cụ thể, giúp cho việc đânh giâ tình hình thực t ế trong quản lý,lênh đạo vă đề xuất những chủ trương mới cho thích hợp.
3.2. Y í u cầu của b â o c â o
- B â o c â o phải trung thực, khâch quan, chính xâc - B â o c â o phải cụ thể, trọng t đ m
- B â o câo phải kịp thời, nhanh chóng 3.3. P h đ n l o ạ i b â o c â o
- B â o câo công tâc - B â o c â o c h u y í n đề
- B â o c â o c h u y í n môn
- B â o c â o chung - B â o câo thực t ế
3 . 4 . P h ư ơ n g p h â p s o ạ n t h ả o b â o c â o
B â o câo không có mẫu trình băy hay b ố cục nhất định. N ế u b â o câo
được v i ế t theo mẫu quy định thì người soạn thảo chỉ cần thu thập dữ liệu
rồi điề n v ă o chỗ quy định. N ế u b â o c â o không có mẫu thì phải t i ế n hănh
a. Bước chuẩn bị
- X â c định mục đ í c h của b â o c â o theo y í u cầu của cấp t r í n hoặc do tính c hất của c ô n g v i ệ c đ a n g thực h i ệ n q u y ế t định - T h u t h ậ p dữ l i ệ u cần b â o c â o - Sắp x ế p , tổng hợp c â c dữ l i ệ u theo m ộ t trật tự nhất định để đ ư a v ă o b â o c â o - D ự k i ế n đ â n h giâ tình h ì n h , rút k i n h n g h i ệ m , đề xuất ý k i ế n l í n cấp trín
6. Bước viết bâo câo
- V í dụ như: B â o c â o sơ k ế t
K i ể m đ iể m v i ệ c đê l ă m được, c h ư a l ă m được, Ưu đ iể m , k h u y ế t đ iể m , n g u y í n n h đ n , những b i ệ n p h â p cần c ó để t i ế p tục thực h i ệ n những n h i ệ m vụ c ò n l ạ i .
- B â o c â o tổng k ế t
Y í u cầu c ũ n g n h ư b â o c â o sơ k ế t n h ư n g chi t i ế t h ơ n , cụ t h ể h ơ n , tổng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
hợp t o ă n b ộ sự v i ệ c , n h i ệ m v ụ đê h o ă n t h ă n h hoặc c h ư a h o ă n t h ă n h . T r í n cơ sở đ ó đề ra p h ư ơ n g h ướ n g , n h i ệ m vụ cho c ô n g v i ệ c sắp t ớ i .
c. Nội dung của bâo cảo
N ộ i dung của b â o c â o l u ô n l u ô n c ó ba phần:
- P hần mở đầu : N í u những đ iể m c h í n h v ề chủ trương, c ô n g t â c , n h i ệ m vụ được giao, n í u h o ă n c ả n h thực h i ệ n (những k h ó k h ă n , thuận l ợ i có ả n h h ưởn g chi p h ố i đế n k ế t q u ả thực h i ệ n ) .
- P hần n ộ i d u n g : K i ể m đ iể m những v i ệ c đê l ă m được, c h ư a l ă m được, n g u y í n n h đ n , đ â n h g i â p h ư ơ n g hướng.
- P hần k ế t t h ú c : N í u những mục tiíu, n h i ệ m vụ m ớ i , những b i ệ n p h â p thực h i ệ n , những k i ế n nghị, đề nghị sự g i ú p đỡ hỗ trợ của cấp t r í n .
V ớ i những b â o c â o quan trọng n g ườ i d ự thảo cần dựa v ă o d ă n ý tríri
để v i ế t t h ă n h d ự thảo b â o c â o , sau đ ó tổ chức g ó p ý để đ iề u chỉnh, sửa
3 . 5 . B i ể u mẫ u B â o c â o
V í d ụ 1 : B i ể u mẫu b â o c â o l í n đ ơ n vị cấp t r í n
C ơ QUAN BAN HĂNH
CỘNG HÒA XÊ H Ộ I CHỦ NGHĨA V I Ệ T N A M Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SỐ.../TB- DN (viết tắt)
Địa danh, ngăy ...thâng ...năm...
B Â O C Â O v ề việc. K í n h gửi: ( Đặc đ iể m tình h ì n h c h í n h , lý do b â o c â o ) ( N í u những n ộ i dung b â o c â o ) ( N í u những t h u ậ n l ợ i , k h ó k h ă n ) ( N í u những k i ế n nghị, đề x uất ) T r đ n trọng b â o c â o .
Nơi nhận TRƯỞNG ĐƠN VỊ BÂO CÂO
- N h ư trín ( K ý t í n , đ ó n g dấu)
V í d ụ 2 : B i ể u mẫu b â o c â o tổn g k ế t c ô n g t â c n ă m của m ộ t c ơ q u a n , đ ơ n vị
Cơ QUAN CỘNG HÒA XÊ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BAN HĂNH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc SỐ.../TB- DN (viết tắt)
Địa danh, ngăy...thâng...năm...
BÂO CÂO
v ề v i ệ c tổn g k ế t c ô n g t â c n ă m 200...
ì. Mở đầu
- N í u những n h i ệ m v ụ , k ế hoạch c h í n h được đề ra p h ả i thực h i ệ n trong nằm t r í n cơ sở chức n ă n g , n h i ệ m v ụ của cơ quan, đ ơ n vị.
- N í u k h ó k h ă n , thuận l ợ i trong v i ệ c tổ chức thực h i ệ n n h i ệ m vụ trong n ă m (chỉ n ế u k h ó k h ă n , thuận l ợ i chi p h ố i thực h i ệ n n h i ệ m v ụ c ô n g t â c đê
đề ra). l i . N ộ i d u n g 1. K i ể m đ iể m những c ô n g v i ệ c đê l ă m được - T h ố n g k í những v i ệ c đê l ă m được bằn g c hữ vă số. - P h đ n tích, so s â n h k ế t q u ả đê đạ t được so v ớ i n h i ệ m vụ được giao.
2. N í u những v i ệ c c h ư a thực h i ệ n được (chưa g i ả i q u y ế t được) - N hữn g tồn t ạ i t h i ế u sót c h í n h .
- N g u y í n n h đ n .
3. Đ â n h giâ k ế t quả (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đ â n h giâ k ế t q u ả của những v i ệ c đê l ă m được, c h ư a l ă m được. - N hữn g k i n h n g h i ệ m rút ra.
- N í u đ iể n h ì n h t i í n t i ế n (tập t h ể , câ n h đ n ) vă đề nghị khen thưởng, b i ể u d ư ơ n g .
U I . P h ư ơ n g h ướ n g n h i ệ m v ụ của n ă m sau - X â c định r õ mục tiíu cần đạ t được.
- Những n h i ệ m vụ cụ t h ể để thực h i ệ n mục tiíu đê đề ra.
I V . K i ế n n g hị l í n cấp t r í n
N hằm tạo đ iề u k i ệ n hỗ trợ cho v i ệ c thực h i ệ n t ố t p h ư ơ n g h ướ n g v ă nhiệm vụ của n ă m sau như:
- Đề nghị v ề tổ chức, n h đ n sự.
- Đề nghị v ề cơ c h ế , c h í n h s â c h . - Đề nghị cơ sở v ậ t chất.
V . K ế t l u ậ n
Nơi nhận: THAM QUYÍN KÝ
( K ý t í n , đ ó n g dấu )
- Lưu: VT Họ vă tín