3.2.2.1. Căn cứ đề xuất giải pháp
Trong xu thế tự do hoá kinh doanh hiện nay, để đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình, công ty cần phải dựa vào một trong những tài sản lớn nhất đó chính là nguồn nhân lực. Do vậy, lãnh đạo công ty cần phải chú trọng của tới công tác lập kế hoạch nhân lực, một trong những nội dung quan trọng của công tác quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Công ty Đông Dương chưa quan tâm đến công tác phân tích công việc. Cụ thể như công ty chưa có bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc chi tiết cho các vị trí, điều này sẽ gây ảnh hưởng đến công tác đào tạo nhiều lúc mang tính sách vở, không sát thực tế của công việc.
Công tác lập kế hoạch trong công tác quản trị nguồn nhân lực của công ty còn thiếu chiến lược tổng thế và phát triển nguồn nhân lực cũng như những chính sách biện pháp chiến lược đồng bộ. Chưa xây dựng kế hoạch dự báo phát triển nguồn nhân lực của đơn vị trong từng giai đoạn.
3.2.2.2. Nội dung giải pháp
Để làm tốt công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực, công ty cần thực hiện những công việc sau:
Thứ nhất, tập trung hoàn thiện việc phân tích công việc
Đây là một việc khá mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty Đông Dương nói riêng. Để nâng cao vai trò của phân tích công việc, trong quá trình thực hiện các cán bộ chuyên trách cần phải trả lời rõ ràng các câu hỏi sau:
- Công việc phải làm ở đâu? - Ai phải làm công việc đó?
- Tại sao phải thực hiện công việc đó?
- Công việc đó phải làm bằng cách nào, làm như thế nào?
Các câu hỏi trên yêu cầu các cán bộ chuyên trách khi thực hiện phân tích công việc được chính xác và hiệu quả cần phải xác định được tên công việc, thời gian thực hiện công việc, điều kiện làm việc khi thực hiện công việc đó, trình độ chuyên môn, ý nghĩa của công việc và phương pháp thực hiện công việc. Xác định các yêu cầu đó càng rõ ràng và chính xác bao nhiêu thì phân tích công việc càng được làm tốt bấy nhiêu.
Ngoài việc trả lời các câu hỏi trên, để phân tích công việc được tốt nhất có thể sử dụng các phương pháp:
- Phương pháp quan sát: quan sát thực tiễn xem công việc được tiến hành như thế nào tại nơi làm việc
- Phương pháp phỏng vấn: Tiếp xúc, trao đổi với người làm công việc đó, với cấp trên của họ. Các cuộc trao đổi trực tiếp cho phép ta thu thập được nhiều thông tin bổ ích nhưng cũng phải lưu ý đến tính trung thực của những thông tin thu thập được.
- Phương pháp sử dụng bản câu hỏi: Các câu hỏi được chuẩn bị sẵn, in phát ra rộng rãi cho toàn thể cán bộ, nhân viên có liên quan đến những thông tin cần sưu tầm. Cần chú ý các câu hỏi phải đầy đủ, rõ ràng nhưng không quá tỷ mỉ chi tiết
- Phương pháp nghiên cứu nhật ký công việc: Các công việc thường được ghi chép vào các nhật ký công việc khi phân tích có thể dựa vào các điều kiện đã ghi chép trong nhật kí.
Các phương pháp nêu trên đều có những ưu nhược điểm nhất định. Do vậy, để đạt được hiệu quả cao nhất cần phải sử dụng kết hợp các phương pháp trên.
Ví dụ bản phân tích công việc đối với vị trí: Phó phòng tổ chức hành chính – nhân sự được mô tả chi tiết trong Phục lục 4.
Thứ hai, đánh giá năng lực nguồn nhân lực từ đó đưa ra những yêu cầu cho nhân sự
định nhu cầu nhân sự của công ty. Cụ thể tại công ty Cổ phần vận tải Dầu khí Đông Dương đã có chiến lược tập chung phát triển ngành vận tải biển của công ty. Chính vì thế đội ngũ quản trị nhân lực cần phải tập chung phát triển nhân lực về mảng này theo hai phương án:
- Phương án 1: Tận dụng nhân lực đang có.
Phòng nhân sự – thuyền viên cần phải có các cuộc khảo sát cho nhân sự trong toàn công ty nhằm nắm được có bao nhiêu người có chuyên môn về ngành vận tải biển nhằm phát hiện từ đó có kế hoạch phân công công việc kiêm nhiệm hoặc điều động nhân sự đó tới các bộ phận phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ.
- Phương án 2: Lập kế hoạch tuyển thêm đối với những vị trí còn thiếu.
Phòng nhân sự - thuyền viên cần phải có những đánh giá khách quan về những nhân sự hiện có, nếu có những vị trí còn thiếu, hay nhân sự hiện tại không đáp ứng được công việc cần khẩn trương tham mưu với ban lãnh đạo công ty nhằm có phương án tuyển thêm hay thuê chuyên gia bên ngoài theo hình thức part – time để vừa làm việc vừa trao đổi học hỏi từ nhân sự cấp cao bên ngoài.
Thứ ba, cho đầu tư và sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự sẽ là công cụ đắc lực cho ban lãnh đạo công ty, nó có thể giúp công ty quản lý hiệu quả nguồn nhân lực của mình. Bằng các theo dõi và tính toán chi tiết các khoản lương, thưởng, thuế thu nhập và các thay đổi của nhân sự từ đó đưa ra một bức tranh toàn cảnh về tình hình nhân sự và chất lượng lao động của công ty. Từ đó giúp các công việc trong quản lý nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, việc theo dõi chi tiết tình hình nhân sự, đánh giá nhân sự một cách dễ dàng và khoa học.
3.2.2.3. Điều kiện thực hiện giải pháp
Các bộ phận, phòng, ban công ty, cùng phối hợp thực hiện quản trị nhân lực về số lượng, chất lượng nhân lực tại từng bộ phận, về nội dung quản lý số lượng, chất lượng lao động tại mỗi thời điểm.
3.2.2.4. Dự kiến kết quả giải pháp mang lại
Bộ phận quản trị nhân lực nắm chi tiết cụ thể về hiện trạng lực lượng lao động trực tiếp, gián tiếp cũng như dự báo nhu cầu lao động, cung lao động và kế hoạch nhân lực trong từng giai đoạn.
Việc dự báo cần phải dựa trên kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và chiến lược phát triển của công ty để có thể đưa ra một kế hoạch có tính dài hạn đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty.
Công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực của công ty mang tính chiến lược trung và dài hạn, góp phần nâng cao năng suất lao động, tác động đến hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của công ty.