Nội dung phát triển hoạt động logistics tại DNBLST

1.2 PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG LOGISTICS TẠI DNBLST

1.2.2 Nội dung phát triển hoạt động logistics tại DNBLST

1.2.2.1 Thiết lập các hoạt động chức năng logistics tại DNBLST

Hoạt động logistics tại DNBLST liên quan đến năng lực cung ứng sản phẩm. Do đó, nhiệm vụ của logistics là đưa đúng sản phẩm đến đúng địa điểm, đúng thời gian và chi phí để giúp các DN thu được lợi nhuận và làm hài lòng khách hàng. Nhiệm vụ này được thực hiện thông qua việc triển khai các chức năng mua, kho, vận chuyển, dự trữ, logistics trực tiếp và thu hồi một cách hiệu quả.

a) Hoạt động mua

Đối với các DNBLST, mua được xem là một chức năng quan trọng ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh. Để thực hiện tốt chức năng này đòi hỏi bộ phận mua phải có trình độ kỹ thuật và tính chuyên môn hóa cao, đồng thời có sự liên kết với các chức năng logistics khác như vận chuyển, dự trữ và kho hàng. Chức năng mua tại các DNBLST tập trung vào một số nội dung cơ bản sau:

- Xây dựng chiến lược mua: Do nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ trong bán lẻ siêu thị bị chi phối bởi các yếu tố mang tính chất thường nhật nên mua phải nắm rõ nhu cầu thị trường và cung cấp hàng hóa phù hợp với các nhu cầu đó một cách hiệu quả. Vì vậy, việc xây dựng chiến lược mua đóng vai trò quan trọng đảm bảo thực hiện các giá trị cốt lõi của mua. Tại các DNBLST, chiến lược mua tập trung vào việc quản lý và phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp, đặc biệt là phát triển mối quan hệ lâu dài với các nhà sản xuất hàng tiêu dùng lớn, thương hiệu có giá trị. Mối quan hệ trực tiếp này có thể mang lại sự ổn định nguồn cung về chất lượng và chi phí trong dài hạn. Bên cạnh đó, chiến lược nhiều nhà cung cấp cũng thường được lựa chọn nhằm thúc đẩy sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp này. Để thực hiện các chiến lược mua, DNBLST cần tập trung vào việc phát triển tổ chức mua thành một đội ngũ chuyên gia chuyên nghiệp, đồng thời, dựa vào sự phát triển của DN để xây dựng hệ thống thông tin mua hàng phù hợp. Tùy thuộc vào quy mô cũng như mức độ quan tâm đến chức năng mua, các DNBLST có thể xây dựng chiến lược mua dài hạn hoặc theo từng giai đoạn.

- Mặt hàng mua: Một trong những đặc điểm nổi bật của kinh doanh bán lẻ là sự đang dạng trong danh mục mặt hàng kinh doanh. Do đó, tính đa dạng của mặt hàng là ưu tiên số một của DNBLST. Các DN cần có chính sách quản lý danh mục mặt hàng mua phù hợp để đảm bảo số lượng và cơ cấu mặt hàng tối ưu. Một trong những mô hình được sử dụng phổ biến là ma trận phận loại hàng hóa mua được phát triển bởi Kraljic (1983). Theo đó hàng hóa cần mua sẽ được phân loại thành bốn nhóm căn cứ vào mức độ rủi ro từ phía nguồn cung cấp và tác động của chúng tới lợi nhuận tiềm năng của mỗi loại hàng (Hình 1.11). Trên cơ sở đó, DNBLST sẽ xây dựng chính sách mua phù hợp với đặc điểm của từng nhóm.

Hình 1.11 Ma trận phân loại hàng hóa mua

(Nguồn: Dựa trên Kraljic, 1983)

- Quy trình mua: Tùy thuộc đặc điểm của nguồn cung ứng, loại hàng hóa cần mua mà quy trình mua ở các DNBLST sẽ khác nhau, về cơ bản diễn ra theo các bước được mô tả trong Hình 1.12.

Hình 1.12 Quy trình mua tại DNBLST

(Nguồn: Xây dựng dựa trên mô hình của Weele, 2010)

Quy trình mua bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu hàng hóa cần mua, bao gồm các đặc điểm về hàng hóa, số lượng và chất lượng. Nhu cầu mua có thể bắt nguồn từ dự báo nhu cầu, nhu cầu của các bộ phận hoặc từ yêu cầu của khách hàng. Mục tiêu của việc xác định nhu cầu là đảm bảo hàng hóa luôn đầy đủ và sẵn có tại các siêu thị để cung ứng cho khách hàng. Ngay khi xác định được nhu cầu hàng hóa cần mua, DNBLST tiến hành tìm hiểu thị trường cung ứng và tìm kiếm nhà cung cấp. Một quy trình sẽ được thiết kế để lựa chọn nhà cung cấp đồng thời giúp xác định các lựa chọn thay thế khi cần thiết. Các nhà cung cấp sẽ được thương lượng để đạt được mức giá tối ưu, các điều khoản và điều kiện giao hàng phù hợp. Sau khi chọn được nhà cung cấp, cần tiến hành đặt hàng. Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận, hợp đồng được ký kết, DNBLST sẽ thực hiện hàng loạt các công việc tương ứng để thực hiện tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp. Trong giai đoạn cuối của quy trình mua, DNBLST tiến hành đánh giá lại toàn bộ quá trình mua, đánh giá và quản lýmối quan hệ với các nhà cung cấp.

- Phương thức mua: Chọn phương thức mua là việc xác định các mối quan hệ với nhà cung cấp, cho phép ước lượng tổng thời gian cần thiết và tính phức tạp của quá trình mua. Các DNBLST luôn mong muốn duy trì mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung ứng nhằm giảm chi phí mua cũng như đảm bảo chất lượng mặt hàng mua. Do đó, phương thức mua lại thẳng (straigh rebuy) thường được ưu tiên lựa chọn. Tuy nhiên, trong trường hợp khi tình thế mua hay những thỏa thuận mua bán giữa các bên không còn phù hợp, DN nên lựa chọn phương thức mua lại có điều chỉnh (modified rebuy).

Còn trongtrường hợp DN muốn mở rộng thị trường kinh doanh, cung ứng mặt hàng mới, không triển khai được phương thức mua lại có điều chỉnh hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những ưu đãi hấp dẫn hơn, phương thức mua mới (new buy) sẽ được sử dụng. Đặc điểm của các phương thức mua được mô tả trong Bảng 1.9.

Bảng 1.9 Phương thức mua tại DNBLST

(Nguồn: P. Doyle và cộng sự, 1979)

Tùy thuộc vào các phương thức mua, DNBLST có thể sử dụng các cách thức khác nhau để thực hiện giao dịch với nhà cung cấp. Một số cách thức giao dịch thường được sử dụng như giao dịch, đàm phán trực tiếp, sử dụng thư điện tử, điện thoại, fax. Trong đó cách thức giao dịch và đám phán trực tiếp thường được áp dụng khi DN thực hiện phương thức mua lại có điều chỉnh và mua mới, vì khi đó hai bên cần có quá trình trao đổi và thương lượng các điều khoản mua bán. Thư điện tử, điện thoại, fax được sử dụng chủ yếu khi DN lựa chọn phương thức mua lại nên đây cũng là cách thức giao dịch phổ biến nhất.

- Lựa chọn nhà cung cấp: Đây là một hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo có được các nguồn cung tối ưu nhất, từ đó phát triển các mối quan hệ lâu dài nhằm nâng giá trị cho mua. Các DNBLST có thể lựa chọn nhiều loại nguồn cung khác nhau như: nhà sản xuất, nhà bán buôn, nhà cung cấp quốc tế, nhà cung cấp nội địa. Trong đó, nhà cung cấp nội địa có khả năng phản ứng nhanh hơn, thực hiện việc giao hàng thường xuyên với quy mô nhỏ, đồng thời việc tiếp cận với các nguồn cung này cũng thuận lợi hơn. Đây là lý do các nhà cung cấp nội địa thường được ưu tiên lựa chọn.

Dựa vào nhu cầu mua đã được xác định, DNBLST cần xác định các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp. Các tiêu chuẩn này có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng DN, thông thường bao gồm: chất lượng sản phẩm, quy trình kiểm soát chất lượng, giá bán, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, dịch vụ sau bán…

b) Hoạt động kho

Tại các DNBLST, kho là một bộ phận nhất thể hóa của mạng lưới bán lẻ. Kho có trách nhiệm tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu bổ sung hàng hóa cho mạng lưới siêu thị của DN. Chức năng của bán lẻ không phải là dự trữ mà tập trung vào việc phân chia hàng hóa tới người tiêu dùng cuối nên chức năng kho thường không được các DNBLST chú trọng. Quá trình kho tại DNBLST thường bao gồm ba công đoạn: nhập hàng, quy trình tác nghiệp kho và xuất hàng. Quá trình này có thể được thực hiện ở kho phân phối hoặc kho bảo quản, hoặc cả hai. Các thao tác chính trong quá trình kho tại DNBLST được mô tả trong Hình 1.13.

Hình 1.13 Quá trình kho tại DNBLST

(Nguồn: Frazelle và cộng sự, 2002) - Nhập hàng: Đây là công đoạn trung gian giữa các khâu nghiệp vụ mua, vận chuyển và kho, đồng thời hàng hóa sẽ được chuyển giao quyền sở hữu từ nhà cung cấp cho DN. Do đó, khâu nhập hàng phải đáp ứng các yêu cầu như đảm bảo tiếp nhận kịp thời, thuận tiện, nhanh chóng; đảm bảo tính chính xác; đảm bảo mức độ cơ giới hóa trong bốc dỡ và chất xếp hàng hóa; đảm bảo mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình tiếp nhận hàng.

- Quy trình tác nghiệp kho: đây là công đoạn phức tạp nhất, quyết định chất lượng hoạt động kho. Quá trình tác nghiệp kho bao gồm: phân bố và chất xếp hàng hóa; chăm sóc và giữ gìn hàng hóa; tập hợp đơn hàng; chuẩn bị giao hàng và vận chuyển. Quá trình tác nghiệp kho cần đảm bảo các yêu cầu như tính khoa học và ngăn nắp trong phân bố, chất xếp; giữ gìn tốt chất lượng hàng trong kho; thực hiện các biện pháp quản trị hao hụt hàng hóa và các biện pháp phòng cháy chữa cháy, phòng gian bảo mật.

- Xuất hàng: Đây là công đoạn cuối cùng thể hiện chất lượng của toàn bộ quá trình kho, là nghiệp vụ chuyển giao quyền quản lý hàng hóa cho đối tượng nhận hàng. Quá trình xuất kho không chỉ đơn thuần là việc lấy hàng và đưa ra khỏi kho để thực hiện các hoạt động cung ứng. Trong cả quá trình đó có rất nhiều công việc chi tiết liên quan và được thực hiện tương đối khác nhau giữa kho bảo quản và kho phân phối.

c) Hoạt động vận chuyển

Với đặc điểm mạng lưới bao phủ rộng, thường có nhiểu điểm bán, việc vận chuyển hàng hóa tại các DNBLST phải cân nhắc đến nhiều khía cạnh và ra quyết định tối ưu về phạm vi, cách thức tổ chức, loại phương tiện… Vận chuyển hàng hóa tại các

DNBLST có nhiều đặc điểm khác biệt so với các loại hình DN khác và tập trung vào một số nội dung sau:

Về phạm vi: Vận chuyển tại các DNBLST bao gồm vận chuyển đầu vào và vận chuyển đầu ra. Vận chuyển đầu vào nhằm đưa hàng hóa từ các nhà cung cấp đến mạng lưới kinh doanh bán lẻ. Đây là hoạt động chiếm tỷ trọng lớn và quan trọng nhất. Vận chuyển đầu ra nhằm hỗ trợ người mua đưa hàng hóa từ các siêu thị đến địa điểm khách hàng. Hoạt động vận chuyển này chiếm tỷ trọng nhỏ, chỉ cần với những mặt hàng lớn, cồng kềnh hoặc yêu cầu đặc biệt của khách hàng, do đó nhiều DNBLST không cung cấp dịch vụ này. Với các DN có mạng lưới kinh doanh bán lẻ lớn có sử dụng nhà kho phân phối thì các hoạt động vận chuyển nội bộ để đưa hàng hóa từ kho phân phối đến mạng lưới siêu thị cũng rất đáng kể.

Phương thức vận chuyển: Tùy thuộc vào vị trí nhà cung cấp, cấu trúc mạng lưới kinh doanh bán lẻ và địa điểm siêu thị, DNBLST lựa chọn phương thức vận chuyển thẳng hoặc vận chuyển tập trung qua kho. Vận chuyển thẳng là việc vận chuyển hàng hóa trực tiếp từ nhà cung cấp đến mạng lưới siêu thị. Với phương thức vận chuyển qua kho, hàng hóa sẽ được vận chuyển tập trung với số lượng lớn từ các nhà cung cấp đến kho phân phối. Tại đây, hàng hóa được tổ chức lại (kiểm tra, phân loại, tách, ghép…) và sau đó tiếp tục vận chuyển tới các siêu thị trong mạng lưới (Hình 1.14).

Hình 1.14 Phương thức vận chuyển tại các DNBLST

(Nguồn: Xây dựng dựa trên Milićević N và cộng sự, 2017) Về phương tiện: DNBLST sử dụng chủ yếu các loại xe tải do địa hình vận chuyển phần lớn là đường bộ. Bên cạnh đó, xe tải có tính cơ động cao, khả năng tiếp cận tốt, lịch trình vận chuyển linh hoạt phù hợp với nhu cầu vận chuyển của mạng lưới kinh doanh bán lẻ về khoảng cách, tần suất xuất nhập, quy mô lô hàng, sự phức tạp của mạng lưới. Với nhu cầu vận chuyển nội bộ, các xe tải kích thước trung bình và nhỏ được tận dụng thường xuyên hơn.

d) Hoạt động dự trữ

Một trong những đặc điểm nổi bật nhất tại các DNBLST là số lượng và chủng loại hàng hóa được phân phối rất đa dạng, người tiêu dùng đòi hỏi không chỉ sản phẩm có giá cả và chất lượng phù hợp mà còn phải sẵn có tại đúng nơi và đúng lúc.Ngoài dự trữ tại nhà kho, hàng hóa của các DNBLST còn được dự trữ một phần trên các giá, kệ, quầy hàng tại các siêu thị. Đây là lượng dự trữ tối thiểu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, lượng dự trữ này thường được tối ưu hóa, tức là được giảm thiểu để

tận dụng diện tích siêu thị cho hoạt động bán hàng. Do đó các DNBLST cần tính toán lượng hàng hóa dự trữ phù hợp tại mỗi vị trí, đòi hỏi DNBLST phải tập trung vào hoạt động quản lý dự trữ với một số nội dung cơ bản sau:

- Hàng hóa dự trữ

Với phổ mặt hàng phong phú đa dạng, DNBLST cần quản lý tốt cơ cấu hàng hóa dự trữ để tập trung ưu tiên vào những nhóm hàng quan trọng nhất. Quy tắc phân loại hàng hóa ABC là công cụ hiệu quả được sử dụng phổ biến cho mục tiêu này. Cách phân loại này vận dụng nguyên lý Pareto6 để chia toàn bộ hàng hóa dự trữ tại DN thành 03 nhóm (Bảng 1.10). Cách phân loại này cho phép có được chính sách dự trữ ưu tiên cho các mặt hàng quan trọng, từ đó tối ưu hóa chi phí dự trữ cho các nhóm mặt hàng.

Ngoài ra, các DNBLST có thể phân loại hàng hóa dự trữ theo phương pháp phân tích giá trị (khả năng mang lại lợi nhuận) và mức rủi ro (tính sẵn có trong cung ứng) của mặt hàng dự trữ. Theo đó, các mặt hàng dự trữ được chia thành 4 nhóm: Nhóm quan trọng là những mặt hàng có rủi ro cung ứng cao, giá trị cao, do đó cần sự quan tâm lớn nhất; Nhóm phổ biến có giá trị thấp, nguồn cung ứng dồi dào nên có thể quan tâm ít hơn; Hai nhóm còn lại cần có những quan tâm đặc biệt vì yếu tố giá trị cao của nhóm hàng tiện dụng và mức độ rủi ro cao của nhóm hàng đặc biệt.

Bảng 1.10 Phân nhóm sản phẩm theo quy tắc Pareto

(Nguồn: Dựa trên Rechard Koch, 1997)

- Mô hình quản lý dữ trữ

Ở vị trí cuối cùng trong chuỗi cung ứng, dự trữ của DNBLST thường chịu rủi ro lớn nhất. Do đó các mô hình quản lý dự trữ ngày càng được ứng dụng linh hoạt để tối ưu hóa lượng hàng dự trữ và giảm thiểu rủi ro. Một số mô hình quản lý dự trữ thường được sử dụng tại các DNBLST hiện nay như:

Mô hình RMI (Retailer Managed Inventory) là mô hình mà DNBLST sẽ tự quản lý hoạt động dự trữ của mình. Với mô hình này, hoạt động dự trữ được tiến hành độc lập tại DN. Khi đó, DN sở hữu và có toàn quyền kiểm soát đối với hàng hóa dự trữ, việc tính toán lượng hàng bổ sung dự trữ thường dựa trên việc xác định quy mô lô hàng kinh tế EOQ nhằm tối ưu hóa tổng chi phí dự trữ với công thức như sau:

Mô hình RMI được sử dụng phổ biến tại các DNBLST trước đây. Tuy nhiên nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, mô hình RMI thường làm tăng chi phí dự trữ khi so sánh với một số mô hình khác như QR, ECR, CRP, VMI, CPFR. Điểm chung của các mô hình này là đặt trọng tâm vào sự hợp tác chặt chẽ giữa nhà cung cấp với DNBL, việc bổ sung dự trữ được thực hiện liên tục, tức là sản phẩm sẽ được bổ sung khi cần thiết, phù hợp với số lượng hàng hóa bán ra trong thực tế. Hình 1.15 trình bày tóm tắt đặc điểm và quá trình phát triển của các mô hình, cho thấy công nghệ thông tin và truyền thông đã được cải tiến cũng như việc tăng cường trao đổi thông tin giữa các đối tác đã phát triển