7. Bố cục của luận văn
1.2.3. Đặc trưng và đặc điểm của ngôn ngữ văn bản hành chính
a) Đặc trưng của ngôn ngữ văn bản hành chính
Văn bản hành chính được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ nhằm phục vụ cho mục đích giao tiếp chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa các cá nhân với tư cách là công dân với các cơ quan, tổ chức hoặc giữa các cá nhân với nhau trong khuôn khổ pháp luật. Do đó, đặc điểm nổi bật của văn bản hành chính là:
- Tính chính xác, rõ ràng
Đây là một đặc điểm quan trọng trong văn bản hành chính. Tính chính xác trong cách dùng từ, đặt câu phải đi đôi với tính minh bạch, rõ ràng trong
19
kết cấu văn bản để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa của nội dung, chỉ cho phép một cách hiểu, không gây hiểu lầm, câu cú phải ngắn gọn, không rườm rà.
- Tính khuôn mẫu, lịch sự:
Là tính quy định chung về cách trình bày văn bản áp dụng cho tất cả các văn bản hành chính. Sự tuân thủ theo những khuôn mẫu nhất định lại có tác động đến tính chuẩn mực của văn bản ở cả hình thức và nội dung.
Một văn bản hành chính bắt buộc được soạn thảo và được chứng thực theo đúng hình thức quy phạm, theo đúng mẫu nhất định. Các từ, ngữ được dùng trong văn bản phải lịch sự, lễ độ.
- Tính nghiêm túc, khách quan
Từ ngữ trong văn bản hành chính bao giờ cũng phải mang tính khách quan, không chứa đựng cảm xúc hoặc đánh giá chủ quan cá nhân. Tính khách quan, nghiêm túc được xem là dấu hiệu đặc biệt của văn bản. Tuy nhiên tùy loại văn bản mà đôi khi dấu ấn cá nhân cũng xuất hiện nhưng trong một chừng mực nhất định.
- Tính phổ thông, đại chúng
Văn bản cần được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng từ ngữ phổ thông. Các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hóa tối ưu. Văn bản cần phải viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, không hành văn, viện dẫn theo lối bác học.
b) Đặc điểm của ngôn ngữ văn bản hành chính - Đặc điểm ngữ âm:
Bắt buộc phải sử dụng hệ thống ngữ âm chuẩn. Dù in hay viết đều phải dùng kiểu chữ chân phương. Cách viết các chữ số, tiểu mục, bảng biểu đều tuân theo những qui định chặt chẽ.
20
Số tiền gửi qua bưu điện bằng số… bằng chữ…
- Đặc điểm từ ngữ:
+ Sử dụng các từ ngữ hành chính và các thể thức khuôn sáo hành chính. Từ ngữ hành chính như:
Tên gọi tổ chức cơ quan, đoàn thể: Ủy ban nhân dân, Bộ Y tế…
Tên người và chức trách trong quan hệ hành chính: thủ trưởng, nguyên thủ, chánh văn phòng, vụ trưởng, đương sự, công tố viên, bên nguyên, bên bị, nguyên cáo, bị cáo…
Tên gọi các loại tài liệu văn bản hành chính: công văn, bộ luật, văn bản dưới luật, hợp đồng, biên bản ghi nhớ.
Thể thức khuôn sáo hành chính như: kính gửi, kính chuyển, theo lệnh, xét đề nghị, chịu trách nhiệm thi hành, có trách nhiệm thực hiện, nay ban hành, có hiệu lực từ ngày…, căn cứ vào…
+ Trong phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ, từ dùng phải nghiêm túc, rõ ràng, chính xác, được lựa chọn khắt khe nhằm tránh hiểu sai nghĩa. Không dùng những từ mang tính chất hình ảnh, biểu tượng; không dùng từ ngữ địa phương, biệt ngữ, tiếng lóng; không dùng những từ khẩu ngữ thông tục.
+ Thích hợp với giọng văn nghiêm túc, khách quan, từ Hán Việt chiếm tỷ lệ khá lớn.
Ví dụ:
hữu quan, truy cứu, trách nhiệm hình sự, phúc tra, khởi tố, thụ lý, lưu hành…
- Đặc điểm cú pháp:
+ Cú pháp của văn bản hành chính - công vụ là cú pháp sách vở, rập khuôn. Thường sử dụng câu đơn đầy đủ hai thành phần với trật tự thuận.
21
Thường sử dụng câu tường thuật, câu cầu khiến - mệnh lệnh, ít khi sử dụng câu nghi vấn, câu cảm thán. Tính chặt chẽ của cấu trúc câu rất được coi trọng.
+ Trong văn bản hành chính tồn tại một dạng câu rất đặc trưng được gọi là câu văn hành chính. Đó là một câu ghép trải ra theo độ dài của văn bản với nhiều mệnh đề được phân tách theo cách xuống dòng.