- Phòng Kiểm tra chất lượng ưu tiên lựa chọn các phương pháp thử nằm trong các dược điển tham chiếu được chấp nhận. Các phương pháp thử phải phù hợp với cơ sở vật chất của phòng Kiểm tra chất lượng, ít độc hại cho người tiến hành thử nghiệm và môi trường xung quanh.
- Trường hợp áp dụng tiêu chuẩn nhà sản xuất hay tiêu chuẩn của các dược điển khác thì cần phải thẩm định đầy đủ các yêu cầu theo qui định của Cục
- Phân công các nhân sự có năng lực thực hiện (xây dựng và thẩm định tiêu chuẩn).
- Tiêu chuẩn và báo cáo thẩm định tiêu chuẩn cần được lãnh đạo phòng KTCL phê duyệt trước khi chuyển sang bộ phận đăng ký thuốc của công ty.
3.10.3. Phê duyệt phuơng pháp thử
- Phê duyệt tiêu chuẩn cơ sở cho sản phẩm: Cục Quản lý Dược Việt nam. Phê duyệt này được Cục Quản lý Dược Việt nam công bố kèm theo giấy chứng nhận cấp số đăng ký cho sản phẩm.
- Phê duyệt Tiêu chuẩn nội bộ (tiêu chuẩn, phương pháp thử nguyên liệu, bao bì, các phép thử áp dụng trong thẩm định nội bộ, hiệu chuẩn thiết bị): theo qui định của qui trình Kiểm sóat tài liệu QT.01 của công ty: GĐ. Kiểm tra chất lượng ký "Soạn thảo", GĐ. Đảm bảo chất lượng ký "Kiểm tra"; Ban TGĐ ký "Ban hành".
- Phòng Kiểm tra chất lượng phải thường xuyên theo dõi hiệu lực của các tiêu chuẩn và phương pháp thử.
3.11. LẤY MẪU
- Phòng Kiểm tra chất lượng phải hướng dẫn lấy mẫu cho từng loại mẫu: nguyên liệu, bao bì, bán thành phẩm, thành phẩm … nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và tính đại diện của mẫu. Hướng dẫn lấy mẫu này phải được phổ biến cho nhân viên lấy mẫu.
- Phải thiết lập hồ sơ lấy mẫu và lưu giữ hồ sơ này.
- Khi có tranh chấp về kết quả thử nghiệm và cần lấy mẫu để gởi cho một phòng thí nghiệm khác thử nghiệm, mẫu phải được lấy bởi một nhân viên lấy mẫu được chỉ định, dưới sự giám sát của cán bộ kỹ thuật phòng Đảm bảo chất lượng và Kiểm tra chất lượng, trường hợp tranh chấp kết quả nguyên liệu có thể có sự giám sát của đại diện nhà cung cấp. Mẫu sau khi lấy sẽ được chia thành 2 phần: một phần để gởi ra ngoài (được niêm phong) và một phần để lại phòng KTCL.
3.12. QUẢN LÝ MẪU THỬ NGHIỆM
- Phòng Kiểm tra chất lượng nhận biết và quản lý mẫu thử nghiệm theo số lô sản xuất và nhãn.
- Sự nhận biết này phải đảm bảo mẫu không thể bị nhầm lẫn trên thực tế hoặc khi cần viện dẫn đến hồ sơ hoặc các tài liệu khác và cho phép việc chuyển mẫu đến hoặc từ phòng KTCL đi.
- Bất cứ sự khác biệt hoặc sai lệch so với các điều kiện đã quy định trong phương pháp thử nghiệm, hiệu chuẩn phải ghi vào hồ sơ khi nhận mẫu.
- Đối với các mẫu do nhân viên phòng KTCL lấy, nếu phát hiện được những dấu hiệu bất thường trên sản phẩm trong quá trình lấy mẫu, cần yêu cầu nơi quản lý hàng hóa lập biên bản với sự chứng kiến của phòng Đảm bảo chất lượng và các bên liên quan, chỉ tiếp tục lấy mẫu khi có sự chấp thuận của Giám đốc Đảm bảo chất lượng.
- Mẫu lưu phải cùng nguồn gốc với mẫu thử và được bảo quản trong phòng Kiểm tra chất lượng theo đúng điều kiện quy định về môi trường. Các điều kiện môi trường này phải được duy trì kiểm soát và ghi chép.
- Thời gian lưu mẫu thành phẩm là ít nhất 12 tháng sau khi hết hạn dùng của thuốc.
- Đối với nguyên liệu là hoạt chất chính, mẫu phải được lưu giữ cho tới ít nhất một năm sau khi hết hạn sử dụng của thành phẩm tương ứng.
- Các nguyên liệu và thành phẩm thuốc thuộc dạng quản lý đặc biệt được lưu giữ theo qui định chung của Cục Quản lý Dược Việt nam.
- Khi hết thời hạn lưu mẫu, mẫu phải được thanh lý theo đúng thủ tục quy định.
Sơ đồ 3.2. Đường đi của mẫu.3.13. XỬ LÝ KẾT QUẢ NGOÀI GIỚI HẠN CHẤP NHẬN 3.13. XỬ LÝ KẾT QUẢ NGOÀI GIỚI HẠN CHẤP NHẬN
- 5M: Man (con người); Machine (Thiết bị, dụng cụ); Material (Thuốc thử,
chất chuẩn); Method (phương pháp thử, phương pháp lấy mẫu); Movement
(thao tác);
- 1E: Evironment (môi trường).
Nếu tìm ra nguyên nhân gây ra lệch lạc kết quả thử nghiệm: tiến hành khắc phục nguyên nhân và thử nghiệm lại. Tiến hành các hành động khắc phục phòng ngừa nếu cần.
Nếu không phát hiện sai sót trong quá trình thử nghiệm:
+ Có thể gởi mẫu cho một đơn vị thử nghiệm có uy tín trong ngành để đối chứng lại kết quả của phòng thí nghiệm.
+ Nếu kết quả đã quá rõ ràng thì có thể kết hợp với kết quả thử nghiệm các chỉ tiêu khác để đưa ra kết luận cuối cùng.
Hình 3.3. Biểu đồ nhân quả (biểu đồ Ishikawa) xác định nguồn gây sai số trong thử nghiệm.
3.14. KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
3.14.1. Xét duyệt và ban hành tài liệu
- Trách nhiệm, quyền hạn trong việc soạn thảo, kiểm tra, phê chuẩn, phát hành, lưu trữ, thu hồi, sửa chữa các tài liệu thuộc hệ thống chất lượng phải được quy định rõ ràng trong quy trình kiểm soát tài liệu.
- Hệ thống kiểm soát tài liệu phải đảm bảo cung cấp các tài liệu mới nhất đến đúng vị trí cần sử dụng, không sử dụng tài liệu sai hay lỗi thời.
- Tài liệu được viết theo mẫu qui định và có mã số.
- Sau khi được phê chuẩn, ban hành tài liệu mới phải được ghi vào danh mục tài liệu gốc.
- Tài liệu phân phối được ghi vào danh mục phân phối.
- Tài liệu được phân phối, lưu hành phải có dấu “CK” (màu xanh) trên từng trang tài liệu.
Ví dụ về 1 trang tài liệu
Hình 3.4. Ví dụ một trang tài liệu.
3.14.2. Thay đổi tài liệu
- Việc xem xét sửa đổi, bổ sung được thực hiện định kỳ hay khi có nhu cầu sửa đổi.
- Không sử dụng tài liệu có sự tẩy, sửa, tài liệu lỗi thời.
- Các tài liệu lỗi thời được thu hồi theo danh mục phân phối và được hủy bỏ.
- Tài liệu lỗi thời được giữ lại phải có dấu “LT” (Lỗi thời) trên từng trang tài liệu.
- Tài liệu được lưu trữ dưới dạng văn bản, đĩa cứng, USB.
3.15. KIỂM SOÁT HỒ SƠ
- Hồ sơ chất lượng là bằng chứng về sự vận hành của hệ thống chất lượng.
- GĐ. Kiểm tra chất lượng phải chỉ định nhân viên phụ trách việc sắp xếp, lưu trữ và bảo quản hồ sơ chất lượng của phòng.
- Hồ sơ chất lượng được nhận biết rõ ràng qua tên, mã số, lần ban hành, danh mục.
- Khi có yêu cầu hồ sơ chất lượng phải được truy cập nhanh và đúng.
- Mọi hồ sơ chất lượng đều có quy định về thời hạn lưu trữ.
- Nếu không có qui định khác, hồ sơ liên quan đến sản phẩm sản xuất tại Công ty được lưu trữ cho đến ít nhất 12 tháng sau khi thuốc hết hạn dùng. Những trường hợp khác thì tuân theo qui định quản lý của ngành.
- Việc huỷ hồ sơ chất lượng phải được tiến hành theo quy định và nêu rõ phương thức hủy.
- Hồ sơ quản lý theo chế độ bảo mật, tránh mất mát và sửa đổi số lượng gốc.
3.16. AN TOÀN LAO ĐỘNG TRONG PHÒNG THÍ NGHIỆM
Để đảm bảo an toàn cho người lao động và môi trường xung quanh khi thực hiện thử nghiệm:
1. Phòng thí nghiệm phải được trang bị thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, tủ hút khí độc, vòi hoa sen, tủ thuốc cấp cứu và mặt nạ phòng hơi độc
2. Thiết bị điện phải được cách điện, nối đất.
3. Hạn chế sử dụng các chất gây ung thư hay gây đột biến đã biết.
4. Hóa chất, thuốc thử phải có nhãn đầy đủ, bảo quản theo đúng điều kiện qui định, tránh tương kỵ, các hóa chất độc phải bảo quản trong tủ có khóa. 5. Các phế phẩm sau khi thực hành thử nghiệm (hóa lý, vi sinh) đều phải có
qui trình xử lý riêng để đảm bảo an toàn cho người lao động và môi trường 6. Nhân viên phòng KTCL phải được đào tạo, tập huấn về:
- An toàn lao động, phòng cháy chữa cháy.
- Nguyên tắc vận hành thiết bị và các phương tiện bảo hộ lao động.
- Nguyên tắc sử dụng các loại hóa chất, thuốc thử.
3.17. MỘT SỐ ĐẶT ĐIỂM CỦA PHÒNG QC TẠI CÔNG TY DƯỢC PHẨMCỬU LONG KHI ĐI THỰC TẬP CỬU LONG KHI ĐI THỰC TẬP
3.17.1. Một số kiến thức có được khi đi thực tập tại phòng QC
Một số phòng có trong QC của Công ty Cổ phầm Dược Cửu Long:
Ph òn g V is in h (M ic ro bi ol og y La b) Phòng Máy (Machine Room) Phòng Cân (Weighing Room) Lối ra nữ (Female Exit) Phòng máy IR (IR Machine Room)
Lối ra nam (Male Exit) Ph òn g H óa Giám đốc Phó Giám đốc Nguyên liệu (Hoạt chất, tá dược, bao bì cấp 1, 2, 3, tem hãng) Xây dựng dựa trên tiêu chuẩn hiện hành. Thành phẩm Cốm đã trộn hoàn tất (bán thành phẩm). Thành phẩm đã đóng hộp. Vi sinh - Độ nhiễm khuẩn. - Nguyên liệu thuốc, thuốc nước, thuốc gói bột. - Kiểm theo tiêu chuẩn Dược Điển Thẩm định tiêu chuẩn - Xây dựng một tiêu chuẩn đi kèm với nó
dựa vào các Dược Điển hiện hành - Tiêu chuẩn với thành phẩm phải
thẩm định
- Định lượng: dựa vào mẫu chuẩn: Viện Kiểm nghiệm Thành phố Hồ Chí Minh, và Viện Kiểm nghiệm Thành phố Hà Nội.
- Nhãn trắng: Tên và thông tin về thiết bị.
- Nhãn xanh: Thiết bị đã được hiệu chuẩn để đem đi sử dụng tại công ty.
Hình 3.5. Mẫu nhãn được gắn trên thiết bị có tại công ty Cổ phần Dược phẩm Cửu Long.
Một số thiết bị có tại phòng QC và ngày hiệu chuẩn của máy (ảnh minh họa trên mạng)
Hình 3.6. Máy quang phổ hồng ngoại FT-IR NICOLET IS10.[5].
D Ư Ợ C C Ử U LO N G
Đã hiệu chuẩn kiểm tra thiết bị
Mã số TB: D37.147.2 Ngày HC: 03.03.2022 Ngày HC kế tiếp: 03.2023
Hình 3.8. Máy lò nung YAMATO FO 200 (Nhật Bản).[7].
Hình 3.9. Máy phân cực kế tự động Anton Paar MCP 150 (Áo).[8].
Hình 3.12. Máy cân sấy ẩm AND MX-50 (Nhật).[11].
Hình 3.14. Máy lọc nước siêu sạch Merck Millipore Milli-Q Reference A+ và máy in Laser[13], [14].
Hình 3.15. Tủ mát INVERTER SL-12CI và tủ lạnh Tủ lạnh LG Inverter 601 lít GR-D247MC[15],[16].
CHƯƠNG 4: KHO4.1. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ TỔNG KHO 4.1. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ TỔNG KHO
4.1.1. Chức năng
Tiếp nhận, bảo quản, cấp phát nguyên liệu, bao bì, thành phẩm, nang rỗng, dụng cụ y tế phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng nội quy, quy chế của Công ty và của ngành y tế, các nguyên tắc của ISO, GMP, GSP và an toàn phòng chống cháy nổ.
4.1.2. Nhiệm vụ
Xuất, nhập nguyên liệu, bao bì, thành phẩm, nang rỗng, dụng cụ y tế đúng chủng loại, đủ số lượng, kịp thời, nhanh chóng phục vụ nhu cầu sản xuất – kinh doanh.
Bảo quản hàng hóa trong kho, đảm bảo an toàn, không mất mát, hư hỏng theo đúng quy định.
Thực hiện tốt công tascPCCC, phòng chống ngập nước, mưa bão, chống mối, mọt, côn trùng, gặm nhấm,…
Thực hiện kiểm kê định kỳ theo đúng quy định.
Theo dõi tình hình hàng hóa tồn kho, báo động hàng tồn kho qua thời hạn quy định, thông tin cho các bộ phận liên quan giải quyết.
4.2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TỔNG KHO
Sơ đồ 4.1. Sơ đồ tổ chức tổng kho của Công ty cổ phần Dược phẩm Cửu Long.
4.3. QUY TRÌNH NHẬP – XUẤT KHO
4.3.1. Lưu đồ:
Nhà cung cấp
Kho Nguyên liệu Kho Bao bì
Phòng Mua hàng
QC
Nhập kho Nguyên liệu Kho Bao bì Xưởng sản xuất Kho nhập thành phẩm Không đạt Đạt - Nhận lệnh SX từ Nhà máy DP - Kho cấp phát - Nhận hóa đơn từ phòng Hậu Cần - Xuất Kho - Nhận hóa đơn từ phòng Hậu Cần - Xuất Kho NPP Chi Nhánh
4.3.2. Nội dung:
4.3.2.1. Nhập Kho:
Nhập nguyên liệu, bao bì:
a. Tất cả các nguyên liệu, bao bì ban đầu được Phòng Mua hàng chuyển từ nhà cung cấp về phải được kiểm tra trước khi nhập kho và có hóa đơn, biên nhận hay phiếu giao hàng kèm theo.
b. Thủ kho kiểm tra sự toàn vẹn của bao bì bên ngoài nếu có hư hỏng, phải lập biên bản theo biểu mẫu KHC 30.
c. Phải kiểm tra 100% sự phù hợp giữa các thông tin trên nhãn, bao bì chứa nguyên liệu với hóa đơn, biên nhận hay phiếu giao hàng... Đồng thời tiến hành đếm số lượng, cân khối lượng nguyên liệu, bao bì nhập kho. Nếu có sự chênh lệch thì thủ kho lập biên bản theo biểu mẫu KHC 042
d. Thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận theo biểu mẫu KHC 002 và chuyển nguyên liệu, bao bì vào khu vực biệt trữ.
e. Viết phiếu yêu cầu lấy mẫu theo biểu mẫu KHC 003 gửi phòng QC.
f. Sau khi nguyên liệu, bao bì có kết quả của phòng QC và sự chấp thuận của Giám đốc QA, Phòng mua hàng đánh phiếu nhập kho. Nếu kết quả của phòng QC báo không đạt, Giám đốc QA đề nghị phòng mua hàng làm thủ tục đổi hoặc trả nhà cung cấp. Thủ kho chuyển nguyên liệu bao bì ra khu vực riêng và có bảng nhận biết “CHỜ TRẢ NHÀ CUNG CẤP”.
Nhập thành phẩm:
Thành phẩm sau khi xưởng sản xuất và có phiếu kiểm nghiệm chấp thuận của Giám đốc QA, thủ kho đóng dấu xuất xưởng, nhập thành phẩm về kho và nhập trên ERP.
4.3.2.2. Xuất kho:
Xuất nguyên liệu – bao bì:
a. Kho nhận lệnh sản xuất từ Nhà Máy Dược phẩm, làm thủ tục cấp phát nguyên liệu, bao bì theo hướng dẫn công việc cấp phát nguyên liệu HDC 017. b. Chuẩn bị nguyên liệu, bao bì theo yêu cầu lệnh sản xuất và cân, cấp phát cho
xưởng sản xuất.
c. Kho tổng hợp các phiếu xuất và xuất trên ERP, cuối tháng đối chiếu với kế toán.
Xuất thành phẩm:
b. Soạn thành phẩm theo yêu cầu trên từng hóa đơn của khách hàng. c. Phòng Hậu cần vận chuyển đến nơi khách hàng yêu cầu khi đặt hàng.
d. Khi cần luân chuyển thành phẩm về nhập kho cấp tiếp, kho nhận phiếu xuất từ khách hàng .Thủ kho nhập thành phẩm vào khu biệt trữ chờ phòng Hậu Cần làm thủ tục nhập kho theo quy định.
4.4. BẢO TOÀN SẢN PHẨM
4.4.1. Bảo toàn nguyên liệu – bao bì
4.4.1.1. Lưu kho cấp phát
a. Lưu kho
- Kho nguyên liệu, bao bì, thành phẩm có 3 khu vực :Chấp thuận, biệt trữ và loại bỏ được nhận biết bằng các loại nhãn có màu sắc khác nhau để chống nhầm lẫn như:
+ Màu xanh = chấp thuận + Màu vàng = biệt trữ + Màu đỏ = loại bỏ
- Danh mục điều kiện bảo quản nguyên liệu thường, nguyên liệu ít bền vững theo biểu mẫu (KHC 013,KHC 012).
- Nguyên liệu phải được theo dõi và báo cáo hạn dùng theo biểu mẫu KHC 009 và biểu mẫu KHU 010.
- Nguyên liệu còn hạn dùng một năm hoặc sáu tháng đối với nguyên liệu có hạn dùng một năm phải được báo cáo cho Giám đốc phòng Mua hàng để có kế hoạch sử dụng và Giám đốc QC để lấy mẫu kiểm tra lại, với nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn phải để ở khu vực biệt trữ nhưng phải có bảng để phân biệt nguyên liệu "chờ trả nhà cung cấp”.
- Kho phải có đủ phương tiện để kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm đặt ở vị trí