Quy trình mua sắm và hợp đồng của Công ty Shell Việt Nam TNHH chia ra thành ba hình thức mua sắm khác nhau, bao gồm:
i. Mua sắm bằng thẻ tín dụng của công ty hoặc sử dụng tiền mặt và lấy hóa đơn về quyết toán lại công ty, áp dụng cho các danh mục dịch vụ hoặc hàng hóa đã nằm trong danh sách được phê duyệt trên toàn cầu với giá trị không vượt quá 1.000 USD.
ii. Mua sắm bằng đơn đặt hàng tự động trên hệ thống SAP BYD (shopping cart), áp dụng cho các nhu cầu sử dụng cho loại dịch vụ hoặc hàng hóa nào đó với tần suất sử dụng nhiều lần trong một năm và trên cơ sở đã có một hợp đồng khung về đơn giá đã được ký giữa Shell và Nhà cung cấp cho loại hàng hóa hoặc dịch vụ đó.
iii. Mua sắm bằng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng ký duyệt bằng tay, hình thức này áp dụng cho: (a) loại dịch vụ hoặc hàng hóa chỉ sử dụng một lần hoặc có tần suất sử dụng không thường xuyên, (b) hợp đồng khung đơn giá cho loại hàng hóa hoặc dịch vụ nào đó, (c) yêu cầu đặc biệt cho từng dự án khác nhau.
Về tiêu chí đánh giá thầu thì chỉ áp dụng cho hình thức mua sắm số (iii) ở trên, tuy nhiên trong quy trình mua sắm không quy định cụ thể giá trị dự toán bao nhiêu tiền mới phải xây dựng và áp dụng các tiêu chí đánh giá thầu, thực tế áp dụng tại công ty thì thông thường với các gói thầu mua dịch vụ hoặc hàng hóa có giá trị từ 50.000 USD trở lên và có những yêu cầu cụ thể về đặc tính kỹ thuật, phạm vi công việc, khả năng về an toàn sức khỏe và môi trường, tính chất sáng tạo, .v.v… sẽ được xây dựng các tiêu chí đánh giá thầu.
Bộ khung tiêu chí đánh giá thầu của Công ty Shell Việt Nam TNHH được lấy từ bộ khung tiêu chí đánh giá thầu của phòng hợp đồng và mua hàng trong lĩnh vực hoạt động hạ nguồn (Contract and procurement operations downstream) và được áp dụng trên toàn khu vực Châu Á – Thái Bình Dương của Shell trong lĩnh vực hoạt
động kinh doanh hạ nguồn. Bộ khung tiêu chí đánh giá thầu được minh họa theo bảng 1.5 dưới đây để làm ví dụ thực tế để phân tích:
Comp Air PVD Tech (Carling) (Ingersoll Rand)PV Enertech Comp Air PVD Tech (Carling) (Ingersoll Rand)PV Enertech
ĐẠT (Y) / KHÔNG ĐẠT (N) ĐẠT (Y) / KHÔNG ĐẠT (N) ĐẠT (Y) / KHÔNG ĐẠT (N) ĐẬU (TRUE)/ RỚT (FALSE) ĐẬU (TRUE)/ RỚT (FALSE) ĐẬU (TRUE)/ RỚT (FALSE)
1 Minimum Legal Requirements - Acceptance of Shell General T&C Y Y Y TRUE TRUE TRUE
2 Minimum Financial Requirements - Capable to financially sustain their business during the duration of this contract Y Y N TRUE TRUE FALSE
3 Minimum HSSE Requirements (LSR & HSSE Guidelines) Y Y Y TRUE TRUE TRUE
4 Minimum Ethics & Compliance Requirements - Passed ABC Integrity Due Diligence Y Y Y TRUE TRUE TRUE
5 Mimnimum Contracts & Procurement Requirements - Passed the SQS stage 1 & 2 Y Y Y TRUE TRUE TRUE
6 Minimum Customer Service Requirements - Appointed Single-point of contact/ Account Manager for Shell Y Y Y TRUE TRUE TRUE
7 Minimum Customer Service Requirements - 24 x 7 Customer Service Hotline Y Y Y TRUE TRUE TRUE
8 Minimum Customer Service Requirements - Acknowledgement of Issue is within 24 hours Y Y Y TRUE TRUE TRUE
9 Minimum Reporting Requirements - Monthly Issue Tracker & Status of Resolution Y Y Y TRUE TRUE TRUE
10
Minimum Reporting Requirements - Able to use HR Excel file format for payroll upload and Use of Shell Health forms by providers
Y Y Y TRUE TRUE TRUE
11
Minimum Database Requirements - Database is updated 1 day after receiving scanned copy of the completed enrolment form
Y Y Y TRUE TRUE TRUE
12
Minimum Business Requirement - LOA Issuance within 24 hours and valid for 2 weeks from the time a request has been made
Y Y N TRUE TRUE FALSE
TRUE TRUE FALSE
1
TIÊU CHÍ LỰA CHỌN - SELECTION
TRỌNG SỐ TỐI ĐA/ MAX WEIGHTED SCORE (%)
ĐẠT YÊU CẦU BẮT BUỘC/ MEETS MANDATORY
REQMT (Y/N) KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ ĐẬU/ RỚT (TRUE/FALSE)
A. YÊU CẦU TỐI THIỂU - MINIMUM REQUIREMENTS (ĐẬU / RỚT)
Bảng 1.5 Tiêu chí đánh giá thầu minh họa áp dụng theo bộ khung tiêu chí đánh giá thầu của Shell
Như vậy theo ví dụ mình họa trong bảng 1.5 ở trên thì bộ khung tiêu chí đánh giá thầu được chia ra thành ba phần:
TRỌNG SỐ TỐI ĐA/ MAX
WEIGHTED ĐIỂM/
SCORES ĐIỂM/ SCORES ĐIỂM/ SCORES
100% (0-4) (0-4) (0-4) 85.0% 76.3% 77.5%
1 Công suất thiết kế máy nén khí/ Design Air Compressor
Capacity 10% 4.0 4.0 3.0 10% 10% 8%
2 Áp suất xả của máy nén khí/ Air Compressor Discharge
Pressure 10% 3.0 3.0 3.0 8% 8% 8%
3 Công suất thiết kế đầu vào máy sấy khí/ Air Dryer Inlet
Design Capacity 10% 2.5 3.0 4.0 6% 8% 10%
4 Áp suất xả của máy sấy khí/ Air Dryer Discharge
Pressure 10% 3.5 3.0 3.0 9% 8% 8%
5 Nguồn gốc xuất xứ/ Country of Origin 15% 3.0 3.0 4.0 11% 11% 15%
6 Top nhà sản xuất nổi tiếng 15% 4.0 3.0 4.0 15% 11% 15%
7
Kinh Nghiệm trong 3 năm vừa qua cho việc cung cấp hoặc sản xuất máy nén khí trục vít không dầu trong lĩnh vực khai thác dầu khí ngoài khơi/ Experience Reference List last 03 (three) years for Oil Free Screw Air Compressor within Offshore Upstream Oil and Gas Industry
15% 3.0 3.0 2.0 11% 11% 8%
8 Thiết kế tuổi thọ/ Design life 10% 4.0 2.0 2.0 10% 5% 5%
9 Thời gian giao hàng/ Delivery Time 5% 4.0 4.0 2.0 5% 5% 3%
85.0% 76.3% 77.5% 15.0% 23.8% 22.5%
1 3 2
USD 958,858 USD 630,230 USD 1,765,379
1.150 1.238 1.225
$1,102,687 $779,910 $2,162,589
2 1 3
0 Requirement cannot be met nor achieved within reasonable effort 1 Requirement cannot be met but can be achieved with considerable effort
2 Poor solution with workaround requirement or solution needs to be developed / enhanced with some effort 3 Marginal solution for the requirement with minor additional effort required for 100% solution
4 Solution available that meets the requirement 100%
SCORING SCALE
100%
What is the ratio of Non-Price to Price?
If NP/P=1, price and non-price are equally important, if NP/P>1, non-price is more important and if NP/P<1, price is more
important
1.00
TIÊU CHÍ VỀ THƯƠNG MẠI/ KỸ THUẬT - BUSINESS / FUNCTIONAL CRITERIA
Điểm Trọng Số Kỹ Thuật/ Technical (Non-Price) Score %
Điểm Trọng Số Kỹ Thuật Còn Thiếu / Shortfall %
Xếp Hạng Kỹ Thuật/ Technical Rank
Tổng Giá Chào Thầu/ Raw Bid
Hệ Số Chuyển Đổi Điểm Trọng Số Kỹ Thuật còn thiếu thành Tổng Giá Đánh Giá Thầu/ Transformation Factor (TF)
Tổng Giá Đánh Giá Thầu được quy về cùng 1 mặt bằng kỹ thuật thông qua Hệ Số Chuyển Đổi TF/ Transformed Bid
Xếp Hạng Thương Mại/ Commercial Rank
2
Tổng Điểm Trọng Số Tối Đa / Maximum Weighted Score (Tổng Điểm Trọng Số Tối Đa của các tiêu chí Thương Mại, Kinh
Doanh, Kỹ Thuật = 100%) /(Sum of Commercial, Business / Functional and Technical Criteria = 100%)
ĐIỂM TRỌNG SỐ / WEIGHTED SCORES IN % B. NHỮNG YÊU CẦU KHÁC - DIFFERENTIATING
a. Yêu cầu tối thiểu: Các tiêu chí được đưa vào phần yêu cầu tối thiểu là các tiêu chí tối thiểu phải đạt, như ví dụ trong bảng 1.6 ở trên thì các tiêu chí từ dòng 1 đến dòng 12 phần A chính là các yêu cầu tối thiểu phải đạt, tùy vào tính chất và yêu cầu của từng gói thầu mà nội dung của các tiêu chí tối thiểu sẽ được xây dựng cho phù hợp với yêu cầu của gói thầu đó, nếu nhà thầu đạt tiêu chí nào thì trong cột đánh giá sẽ được nhập chữ “Y” vào tiêu chí đó và công thức sẽ cho ra kết quả là “True” tức là đậu cho tiêu chí đó, ngược lại nếu nhà thầu không đạt tiêu chí nào thì nhập chữ “N” cho tiêu chí đó và sẽ cho ra kết quả là “False” nghĩa là rớt cho tiêu chí đó. Kết quả tổng hợp cuối cùng cho tất cả các tiêu chí tối thiểu sẽ là đậu “True” nếu nhà thầu không bị rớt bất kỳ tiêu chí riêng lẻ nào, ngược lại nếu nhà thầu bị rớt một trong các tiêu chí sẽ cho ra kết quả chung là rớt “False”. Nhà thầu nào có kết quả cuối cùng là “False” thì không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu của công ty, và như vậy nhà thầu đó sẽ không được đánh giá cho các tiêu chí thương mại và kỹ thuật ở mục B – những yêu cầu khác
b. Những yêu cầu khác: Những yêu cầu không phải là yêu cầu tối thiểu sẽ được đưa vào phần B, bao gồm các tiêu chí về kỹ thuật (các tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn sức khỏe và môi trường, biện pháp thi công, kế hoạch thực hiện dự án, thông số kỹ thuật thiết bị…), tiêu chí thương mại, v.v.. như trong ví dụ bảng 1.6 phần B từ dòng 1 đến dòng 9 chính là các tiêu chí về kỹ thuật được xây dựng để đánh giá xếp hạng hồ sơ thầu của mỗi nhà thầu, mỗi tiêu chí sẽ được gán một trọng số Y% khác nhau tùy theo mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí so với các tiêu chí khác, tổng trọng số của tất cả các tiêu chí sẽ bằng 100%. Để đánh giá sự khác biệt của hồ sơ thầu giữa các nhà thầu thì việc chấm điểm số X cho từng tiêu chí cho mỗi nhà thầu sẽ được tiến hành dựa trên tiêu chí điểm số có giá trị từ 0 đến 4 ( X ϵ [0, 4]) với ý nghĩa điểm số như sau:
i. 0 điểm: Yêu cầu không thể được đáp ứng hoặc không thể đạt được với bất kể nỗ lực nào.
ii. 1 điểm: Yêu cầu đầu bài không thể được đáp ứng, nhưng có thể đạt được yêu cầu đầu bài với những nỗ lực đáng kể của nhà thầu.
iii. 2 điểm: Giải pháp kém so với yêu cầu đầu bài, cần có giải pháp thay thế hoặc giải pháp cần được phát triển / nâng cao với một số nỗ lực.
iv. 3 điểm: Giải pháp gần với yêu cầu đầu bài, tuy nhiên cần có thêm nỗ lực nhỏ cần bổ sung để đạt được 100% yêu cầu.
v. 4 điểm: Giải pháp đáp ứng hoàn toàn yêu cầu đầu bài.
Sau khi hoàn tất chấm điểm số cho từng tiêu chí cho mỗi nhà thầu, thì theo công thức trong bảng ma trận 1.7 dưới đây sẽ cho ra kết quả tổng điểm trọng số kỹ thuật thực tế mà nhà thầu đạt được cho tất cả các tiêu chí:
STT Tiêu chí Trọng số Nhà thầu 1 Nhà thầu 2 Nhà thầu n
1 Tiêu chí 1 Y1% X11 X12 X1n 2 Tiêu chí 2 Y2% X21 X22 X2n 3 …. Y..% X..1 X..2 X..n 4 Tiêu chí m Ym% Xm1 Xm2 Xmn 5 Tổng điểm trọng số kỹ thuật 100% 𝑊1 = (Xi1 4 x Yi%) 𝑊2 = ( Xi2 4 x Yi%) 𝑊𝑛 = ( Xin 4 x Yi%)
Bảng 1.6 Công thức tính tổng điểm trọng số kỹ thuật cho nhà thầu
Từ bảng ma trận trên, nhà thầu có tổng điểm trọng số cao nhất sẽ được xếp hạng kỹ thuật thứ 1, thứ tự xếp hạng tiếp theo của các nhà thầu sẽ lần lượt là thứ 2, thứ 3,… thứ n tương ứng với tổng điểm trọng số mỗi nhà thầu đạt được.
c. Kết hợp giữa tổng điểm trọng số đạt được và giá chào thầu:
Sau khi đã xác định được tổng điểm trọng số của mỗi nhà thầu, sẽ tính ra điểm trọng số kỹ thuật còn thiếu của từng nhà thầu so với 100% yêu cầu đầu bài đặt ra, từ đó sẽ tính ra được hệ số chuyển đổi tổng điểm trọng số kỹ thuật đạt được và điểm trọng số kỹ thuật còn thiếu thành tổng giá đánh giá thầu nhằm mục đích chuyển đổi tổng giá chào thầu của tất cả các nhà thầu thành tổng giá đánh giá thầu trên cùng một mặt bằng kỹ thuật chung là 100% yêu cầu đầu bài đưa ra, sau khi đã có hệ số chuyển đổi thì lấy tổng giá chào thầu của từng nhà thầu nhân với hệ số chuyển đổi sẽ cho ra
kết quả tổng giá đánh giá đánh giá thầu. Toàn bộ các bước tính điểm trọng số kỹ thuật còn thiếu, tính hệ số chuyển đổi và tính tổng giá đánh giá thầu được thể hiện trong bảng 1.7 dưới đây:
STT Tiêu chí Nhà thầu 1 Nhà thầu 2 Nhà thầu n
1 Tổng điểm trọng số % (Weighted Scores %)
𝑊1 = (Xi1 4 x Yi%) 𝑊2 = (Xi2 4 x Yi%) Wn= ( x Yi%) 2 Điểm trọng số kỹ thuật còn thiếu % (Shortfall %) S1= 100% - W1 S2=100% - W2 Sn=100% - Wn 3 Tổng giá chào thầu (Price)
USD P1 P2 Pn
4
Hệ số chuyển đổi điểm trọng số kỹ thuật thành tổng giá đánh giá thầu (Transformation Factor) TF1 = 1+ S1/100 TF2 = 1+ S2/100 TFn = 1+ Sn/100 5
Tổng giá đánh giá thầu được quy về cùng 1 mặt bằng kỹ thuật thông qua hệ số chuyển đổi TF (Evaluated Price)
EP1 = P1*TF1 EP2 = P2*TF2 EPn = Pn*TFn
Bảng 1.7 Công thức tính tổng giá đánh giá thầu dựa vào hệ số chuyển đổi điểm trọng số kỹ thuật thành tổng giá đánh giá thầu
Từ bảng 1.7, nhà thầu có tổng giá đánh giá thầu thấp nhất sẽ được xếp hạng thương mại thứ 1, thứ tự xếp hạng tiếp theo của các nhà thầu sẽ lần lượt là thứ 2, thứ 3,… thứ n tương ứng với tổng giá đánh giá thầu mà mỗi nhà thầu có được.
Nhà thầu được đề xuất ký hợp đồng sẽ là nhà thầu đứng thứ 1 trong bảng xếp hạng thương mại.