6. Kết cấu đề tài
4.2.7. Nâng cao chất lượng công tác truyền thông tại doanh nghiệp
Về truyền thông nội bộ, doanh nghiệp phải thành lập riêng một bộ phận chuyên trách về VHDN, bộ phận này có nhiệm vụ nghiên cứu, tư vấn cho lãnh đạo doanh nghiệp để điều chỉnh, xây dựng những giá trị, niềm tin, quy tắc mới, đặc trưng của doanh nghiệp. Từ đó, xây dựng các kế hoạch, tổ chức đào tạo, truyền thông và phát triển những giá trị văn hoá doanh nghiệp trong toàn doanh nghiệp.
Tập trung bồi dưỡng một đội ngũ báo cáo viên, tuyên truyền viên có văn hoá và có năng lực, kinh nghiệm truyền tải những thông điệp văn hoá của doanh nghiệp đến với CBCNV. Xây dựng những chiến lược truyền thông ngắn hạn, dài hạn, những mục tiêu cần đạt được trong từng giai đoạn cụ thể để triển khai thực hiện. Tổ chức từng đợt truyền thông văn hoá tại các đơn vị cơ sở, đặc biệt cho đội ngũ Cộng tác viên, để họ nhận thức, hành động theo đúng cách nghĩ, cách làm của doanh nghiệp mình. Qua những đợt truyền thông đó, tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm để điều chỉnh và duy trì.
Quan trọng hơn, lựa chọn những người đúng đầu tại các đơn vị cơ sở cũng phải đạt tiêu chí văn hoá lên hàng đầu, vì hành động, ứng xử và kỹ năng truyền thông văn hoá của lực lượng này rất quan trọng đối với nhân viên.
Về thông điệp, tiếp tục lựa chọn, xây dựng những thông điệp ngắn, dễ nhớ, dễ thuộc, dễ áp dụng; những gương người tốt, những cách làm hay… để đưa vào truyền thông hàng tuần, hàng tháng.
Về hình thức, ngoài các hình thức truyền thống như lãnh đạo gặp gỡ nói chuyện, truyền thông qua Cổng thông tin nội bộ, Nội san, qua các hoạt động xã hội…nên tìm tòi những giải pháp khác để làm mới thông tin. Lưu ý, nên chú trọng truyền thông bằng những phương tiện mà CBCNV, khách hàng có thể phản hồi. Những phản hồi này chính là cơ sở để đánh giá hiệu quả truyền thông và điều chỉnh. Về truyền thông ngoại vi, cần rút bớt thời gian, tần suất quảng cáo trên báo in, truyền hình, tập trung tìm ra những vấn đề xã hội mà doanh nghiệp có thể góp phần giải quyết, tái đầu tư cho xã hội để tìm sự chia sẻ, ủng hộ của khách hàng (có thể đề
xuất tham gia làm các chương trình khám chữa bệnh Vì cộng đồng cho đồng bào vùng cao; 101 cách thoát nghèo, đầu tư thiết bị cho trường học, cho trạm y tế xã…).
Trong giai đoạn bùng nổ mạng xã hội, gần như mỗi CBCNV đều có tài khoản của các trang Facebook, Zalo, Mocha, Yume…Đặc điểm của những trang mạng này là sự tương tác nhanh, hiệu quả, sinh động, sức lan toả cực lớn. Lên mạng xã hội để giao lưu, chia sẻ là một nhu cầu tự thân, vì vậy nếu tận dụng khả năng tương tác của các mạng xã hội để truyền thông, phát triển văn hoá cũng là một giải pháp rất hữu hiệu.
Bộ phận chuyên trách VHDN của doanh nghiệp cần chủ động lập nên những trang xã hội tập thể, kết nối các thành viên của doanh nghiệp. Hàng tuần, quản trị trang sẽ đưa ra những thông điệp văn hoá, những giá trị mới, những cách làm hay, thậm chí có thể đưa lên những hành động kém văn hoá để phê bình nhẹ nhàng (yêu cầu phải nhẹ nhàng, tinh tế, không hô hào khẩu hiệu), mọi người chắc chắn sẽ tham gia, đọc, bình luận (comment), các giá trị sẽ đi vào nhận thức một cách nhẹ nhàng nhất, văn hoá nhất. Để định hướng dư luận, phải có bộ phận quản trị từng trang để điều chỉnh khi cần thiết.
Đặc biệt, mỗi người sẽ có hàng trăm bạn bè, trong đó có người thân, khách hàng, đối tác…Khi mỗi người comment, like, tất cả bạn bè của họ đều nhận được, hiệu quả truyền thông sẽ tăng theo cấp số nhân.
Tuy nhiên, chỉ nên dùng mạng xã hội để truyền thông những giá trị văn hoá tốt đẹp. Rất thận trọng khi đưa ra vấn đề, đặc biệt những vấn đề tiêu cực lên mạng xã hội. Nếu comment đi theo chiều hướng xấu, sẽ lan toả tiêu cực nhanh theo cấp số nhân, rất dễ gây ra khủng hoảng truyền thông.