Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của PVcombank Chi nhánh Đông Đô Phòng hành chính - tổ chức: Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc thực
hiện các văn bản chế độ của Nhà nước về tổ chức bộ máy, cán bộ, tiền lương, đào tạo, hành chính quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của Chi nhánh.
Nhiệm vụ của phòng được quy định cụ thể như sau:
- Trực tiếp thực hiện chế độ tiền lương, chế độ bảo hiểm, quản lý lao động; theo dõi thực hiện nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể; Theo dõi việc tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và kế hoạch phát triển nguồn lực đảm bảo nhu cầu phát triển của Chi nhánh theo quy định.
- Đầu mối đề xuất, tham mưu với Giám đốc Chi nhánh về xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển nguồn nhân lực phù hợp với hoạt động và điều kiện cụ thể của Chi nhánh (tuyển dụng bố trí sắp xếp, quy hoạch, bồi dưỡng, đào tạo, luân chuyển, bổ nhiệm..) và các văn bản hướng dẫn quy trình về tổ chức, cán bộ, chính sách đối với người lao động theo Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Công tác thi đua khen thưởng.
- Tham gia ý kiến về kế hoạch phát triển mạng lưới, chuẩn bị nhân sự cho việc mở rộng mạng lưới, phát triển các kênh phân phối sản phẩm và trực tiếp hoàn tất thủ tục mở Điểm giao dịch, Quỹ tiết kiệm, Phòng giao dịch mới.
- Quản lý và lập báo cáo liên quan đến nhiệm vụ của Phòng theo quy định.
Phòng khách hàng:
Phòng khách hàng sẽ được chia chức năng theo đối tượng, bao gồm Bộ phận khách hàng cá nhân và Bộ phận khách hàng doanh nghiệp. Phòng thực hiện nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với các khách hàng là cá nhân và các doanh nghiệp để khai thác vốn bằng VNĐ và ngoại tệ, xử lý các nghiệp vụ liên quan đến cho vay và quản lý các sản phẩm cho vay phù hợp với chế độ, thể lệ hiện hành và hướng dẫn của ngân hàng. Trong phòng, mỗi cán bộ nhân viên sẽ được phân chia để theo dõi và quản lý một số khách hàng nhất định. Nhiệm vụ cụ thể của phòng như sau:
- Tiếp xúc, hướng dẫn khách hàng, tư vấn, góp ý và đề xuất sản phẩm dịch vụ phục vụ yêu cầu của khách hàng, kiến nghị các sản phẩm dịch vụ mới.
- Thu thập thông tin về khách hàng, thường xuyên theo dõi các hoạt động của khách hàng, kịp thời phát hiện các dấu hiệu vi phạm để có biện pháp xử lý và xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.
- Tiếp nhận hồ sơ xin vay vốn, bảo lãnh của khách hàng, thẩm định, cho ý kiến đề xuất để cấp trên có cở sở xem xét giải quyết, thẩm định hồ sơ của khách hàng.
- Chịu trách nhiệm về mặt pháp lý liên quan đến hoạt động cấp tín dụng cho khách hàng.
- Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng sau khi đã cấp tín dụng.
- Phân tích, tổng hợp báo cáo tình hình tín dụng tại Chi nhánh.
- Lưu trữ các chứng từ, tài liệu giấy tờ liên quan đến khách hàng, đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng, lưu trữ các giấy tờ tài sản đảm bảo và các chứng từ liên quan.
Phòng tài chính - kế toán:
Nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán được quy định như sau:
- Quản lý và thực hiện công tác hạch toán kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp. -Thực hiện công tác hậu kiểm đối với hoạt động hạch toán kế toán của Chi nhánh.
-Thực hiện nhiệm vụ quản lý, giám sát tài chính.
Phòng thẩm định tài sản:
- Nắm vững các quy định nghiệp vụ, kỹ năng phân tích, tìm hiểu các quy định liên quan để đảm bảo kết quả thẩm định tốt nhất.
- Nghiên cứu hồ sơ khách hàng, tham khảo thêm các thông tin từ các phương tiện thông tin, hệ thống thông tin rủi ro của Ngân hàng nhà nước, thông tin từ các đồng nghiệp và các nguồn khác để đảm bảo kết quả thẩm định có độ tin cậy cao.
- Đánh giá độ tin cậy của các chứng cứ.
- Xem xét hoạt động giao dịch của khách hàng thông qua tài khoản của khách hàng tại ngân hàng.
Phòng giao dịch kho quỹ:
- Chào đón khách hàng, giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng. - Giải đáp và hướng dẫn khách hàng sử dụng các tiện ích về sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng.
- Thực hiện mở và quản lý các loại tài khoản trong quan hệ giao dịch với khách hàng.
- Thực hiện các yêu cầu thanh toán và chi trả đối với khách hàng không có tài khoản.
- Thực hiện việc giải ngân, thu vốn, lãi trên tài khoản tiền vay.
- Bảo mật số liệu, lưu trữ an toàn về số liệu, thông tin liên quan đến khách hàng, bảo quản sổ sách chứng từ kinh tế và các mẫu biểu kế toán thống kê theo đúng chế độ quy định.
- Tổ chức mạng lưới kho quỹ và đảm bảo hệ thống kho quỹ trong toàn Chi nhánh tuyệt đối an toàn.
- Chỉ đạo, tổ chức thực hiện kiểm tra và hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ kho quỹ.
Phòng thanh toán quốc tế:
- Thực hiện các giao dịch với khách hàng đúng quy trình tài trợ thương mại và hạch toán kế toán những nghiệp vụ liên quan mà phòng thực hiện trên cơ sở hạn mức khoản vay, bảo lãnh đã được phê duyệt, thực hiện nghiệp vụ phát hành bảo lãnh đối ứng theo đề nghị của ngân hàng nước ngoài, thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền quốc tế.
- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc phát triển và nâng cao hiệu quả hợp tác kinh doanh đối ngoại của Chi nhánh, chịu trách nhiệm về tính chính xác, đúng đắn, đảm bảo an toàn tiền vốn, tài sản của ngân hàng, khách hàng trong các giao dịch kinh doanh đối ngoại.
- Tiếp thị, tiếp cận, phát triển quan hệ khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tiếp thu, tìm hiểu nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng, trước hết là các dịch vụ liên quan đến đối ngoại; tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng và đề xuất cách giải quyết. Tư vấn cho khách hàng về các giao dịch ngoại hối, hợp đồng thương mại quốc tế…
- Thực hiện quản lý thông tin (lưu trữ hồ sơ phân tích, bảo mật, cung cấp) liên quan đến công tác của Phòng và lập các loại báo cáo theo quy định.
- Tham gia ý kiến, phối hợp với các Phòng trong quy định tín dụng và quy trình quản lý rủi ro theo chức trách của Phòng.
Phòng tín dụng:
Nhiệm vụ của phòng quản lý tín dụng được quy định cụ thể như sau:
- Thực hiện công tác quản lý tín dụng, quản lý rủi ro tín dụng của Chi nhánh theo quy trình, quy định của Chi nhánh.
- Đầu mối tham mưu, đề xuất với Giám đốc xây dựng chính sách tín dụng, các văn bản hướng dẫn công tác tín dụng, kế hoạch phát triển tín dụng, giải pháp quản lý tín dụng, quản lý rủi ro tín dụng của Chi nhánh, tham gia nghiên cứu, đề xuất đối với sản phẩm tín dụng mới.
- Đầu mối trong việc tham gia ý kiến đối với văn bản chế độ, quy trình, nghiệp vụ liên quan đến hoạt động tín dụng; đầu mối nghiên cứu, áp dụng thực hiện văn bản chế độ, quy trình nghiệp vụ liên quan đến hoạt động tín dụng tại Chi nhánh theo quy định chung của PVcombank.
- Tham gia ý kiến và chịu trách nhiệm về ý kiến tham gia trong quy trình tín dụng, quy trình quản lý rủi ro tín dụng theo nhiệm vụ của Phòng.