2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn
2.2.2. Thủ tục nhập kho, xuất kho
Thủ tục nhập kho nguyên liệu, vật liệu
Nguyên liệu, vật liệu được công ty mua về đều phải được kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi NL,VL về đến kho của công ty, cán bộ kỹ thuật sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng NL,VL nhập kho sau đó tiến hành lập phiếu nhập kho. Thủ kho kiểm tra số lượng quy cách vật liệu thực tế với hoá đơn nếu đúng thì chuyển phiếu nhập kho cho phòng kế toán để theo dõi hạch toán. Phiếu nhập kho được lập khi có đủ chữ ký của các bên liên quan. Phiếu nhập kho được chia thành 3 liên, gồm:
- Liên 1: Lưu tại cuống.
- Liên 2: Do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho.
- Liên 3 : Lưu tại phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
31
Nhập kho xong thủ kho tiến hành ghi ngày, tháng, năm nhập kho và ký xác nhận vào phiếu nhập kho, giữ lại một bản để lấy số liệu ghi vào thẻ kho. Thủ kho có nhiệm vụ sắp xếp NL,VL trong kho một cách hợp lý đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra nhập- xuất kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán tiến hành tính ra số tiền trên mỗi phiếu nhập kho và ghi vào cột thành tiền. Cuối tháng kế toán lập bảng tổng hợp N-X-T NL,VL và đối chiếu giá trị NL,VL với kế toán tổng hợp.
Minh họa nghiệp vụ thực tế: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000720 ngày 20/05/2020, khi NL,VL về đến kho của công ty, nhân viên kiểm nhập tiến hành lập “Biên bản kiểm kê vật tư” (Phụ lục 4) để kiểm tra, xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư. Sau đó, lập phiếu nhập kho.
Thủ tục xuất kho nguyên liệu, vật liệu
Khi đội thi công các công trình có nhu cầu về NL,VL dùng cho thi công các công trình sẽ lập phiếu yêu cầu cung cấp vật tư, thông qua phòng giám sát thi công chuyển lên cho Ban giám đốc phê duyệt. Sau đó chuyển xuống cho thủ kho phiếu yêu cầu xin cấp vật tư đã được ký duyệt, thủ kho căn cứ vào đó viết phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho. Phiếu xuất kho được kế toán trưởng, người nhận vật tư và thủ kho ký xác nhận. Phiếu xuất kho được chia thành 3 liên, gồm:
- Liên 1: Do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. - Liên 2: Lưu tại phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. - Liên 3 : Giao cho người nhận vật tư.
Sơ đồ 2.4: Trình tự xuất kho NL,VL tại công ty
Minh họa nghiệp vụ thực tế: Ngày 25/05/2020 công ty xuất 500kg tôn màu phục vụ thi công công trình số 5 Gia Canh. Phòng giám sát thi công chuyển yêu cầu xuất vật
32
tư lên cho Ban Giám đốc phê duyệt. Sau đó Giám đốc viết lệnh xuất vật tư (Phụ lục 5). Có lệnh xuất vật tư của Giám đốc phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để xuất vật tư.
