2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn
2.2.3. Qui trình kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty CP Tư vấn thiết kế xây
xây
dựng Định Bình
Do sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cung cấp các thông tin kinh tế tài chính một cách nhanh chóng, kịp thời, công ty đã ứng dụng tin học vào trong kế toán. Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Misa nhằm phục vụ tốt hơn công tác kế toán tại công ty.
Chứng từ sử dụng
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng với nhiều mục đích khác nhau. Trên cơ sở TT 200 của BTC và các văn bản quy định của Nhà nước, công ty đã xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ cho những ghi chép ban đầu phù hợp với đặc điểm tổ chức và tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, đảm bảo tính hợp lý và dễ kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận kế toán, các bộ phận lập đầy đủ và đúng mẫu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành đảm bảo việc cung cấp các thông tin cho Ban lãnh đạo công ty. Cuối cùng, các chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận kế toán để tiến hành nhập liệu.
Hóa đơn mua hàng: Căn cứ vào nhu cầu mua vật tư, bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp. Khi mua hàng, người bán sẽ xuất hóa đơn GTGT, đây là chứng từ gốc kế toán căn cứ vào đó để hạch toán NL,VL.
Phiếu nhập kho: Căn cứ vào hóa đơn bán hàng của người bán, thủ kho kiểm tra quy cách phẩm chất, số lượng vật tư trước khi nhập kho. Nếu không đạt tiêu chuẩn thì phải liên hệ thỏa thuận lại với người bán. Nếu vật tư đủ tiêu chuẩn nhập kho thì thủ kho viết phiếu nhập kho.
33
Phiếu xuất kho: Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng công trình, đội thi công công trình đề nghị xuất vật tư dưới sự đồng ý của Ban Giám đốc. Thủ kho viết phiếu xuất kho.
Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Nhằm xác định quy cách, phẩm chất, số lượng NL,VL trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản vật tư.
Thẻ kho: Thẻ kho được sử dụng để theo dõi về mặt số lượng tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh mục vật tư tại kho. Do kế toán của công ty lập sau đó chuyển cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho thủ kho ghi vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho. Cuối tháng, kế toán nhận chứng từ từ thủ kho để kiểm tra việc ghi chép và ký nhận vào thẻ kho.
Tài khoản sử dụng
Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trên phần mềm Misa, đồng thời để phù hợp với yêu cầu quản lý NL,VL nên công tác kế toán tổng hợp NL,VL ở công ty đã sử dụng TK 152 và các TK cấp 2 và theo dõi các TK này trên Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa trong phần mềm Misa, gồm:
+ TK 1521: Nguyên vật liệu chính: Tôn, sắt, thép, xi măng, cát, đá, gạch,.. + TK 1522: Vật liệu phụ: Dầu mỡ bôi trơn, que hàn, đinh, ốc vít, sơn,.. + TK 1523: Nhiên liệu: Xăng, dầu nhớt,..
+ TK 1524: Phụ tùng thay thế: Xăm lốp, mũi khoan, vòng bi,..
+ TK 1528: Vật liệu khác: bao bì đóng gói, phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất, xây dựng và thanh lí tài sản.
- Để đối ứng công nợ cho TK 152, công ty sử dụng TK 331, tương ứng với các TK cấp 2 gồm:
+ TK 3311: Phải trả người bán nguyên vật liệu chính + TK 3312: Phải trả người bán vật liệu phụ
34
+ TK 3314: Phải trả người bán phụ tùng thay thế + TK 3318: Phải trả người bán vật liệu khác
- Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng các TK liên quan để hạch toán: TK 111,TK 112, TK 141, TK 331, TK 621...
Công ty cũng tổ chức mã hóa riêng cho từng loại vật liệu, các số liệu liên quan đều dựa trên mã số, khi cần thiết chỉ cần truy cập vào mã số đã có, tự động máy tính sẽ cho ra những thông tin cần thiết về đối tượng đó.
Sổ chi tiết cho từng loại vật tư được lập theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng TK của các nghiệp vụ nhập, xuất NL,VL nhằm theo dõi số lượng tồn đầu kỳ, số nhập, xuất trong kỳ và số tồn cuối kỳ của từng loại NL,VL đó và làm căn cứ để đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho cho cả năm. Số liệu trên sổ chi tiết từng loại vật tư được đối chiếu tương ứng với số liệu trên bảng tổng hợp N-X-T. Số liệu trên bảng tổng hợp N-X-T dùng để đối chiếu với số liệu trên sổ cái với mục đích kiểm tra việc ghi sổ kế toán. Mỗi TK NL,VL được lập một bảng riêng. Sau khi ghi xong tiến hành tổng cộng số liệu này được sử dụng để đối chiếu với số liệu của TK tổng hợp trên sổ cái của TK tương ứng (TK 152).
Qui trình kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty CP Định Bình
Nguyên liệu, vật liệu là yếu tố cơ bản tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình N-X- T của từng loại NL,VL về số lượng và giá trị. Do đó, vai trò của kế toán NL,VL là vô cùng quan trọng. Căn cứ vào tổ chức kế toán NL,VL và tình hình sử dụng vật liệu của công ty CP Tư vấn thiết kế xây dựng Định Bình đã lựa chọn phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NL,VL. Với ưu điểm đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phương pháp này đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán khối lượng NL,VL nhiều và đa dạng của công ty.
Để hạch toán chính xác phục vụ cho nhu cầu quản lý thì công ty tiến hành phân loại NL,VL khoa học bằng cách xây dựng cho mỗi loại vật tư một mã số riêng đảm bảo đơn giản, dễ nhớ và không trùng lặp. Ngoài ra công ty thường dùng ký hiệu tài
35
khoản cấp 1, cấp 2 để ký hiệu các nhóm vật liệu kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu tên vật tư.
Tại kho: Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập- xuất kho, thủ kho ghi số lượng vật tư thực nhập, thực xuất vào thẻ kho của từng loại vật tư. Mỗi chứng từ ghi một dòng. Cuối ngày thủ kho tính toán ra số tồn kho cuối ngày để ghi vào thẻ kho. Định kỳ 3 đến 5 ngày, sau khi đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và thực tế luôn khớp nhau, đồng thời thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán để kế toán kiểm tra đối chiếu, xác nhận và ghi sổ kế toán.
Tại phòng kế toán: Tại công ty CP Định Bình việc hạch toán kế toán được thực hiện trên phần mềm Misa, định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất do thủ kho chuyển đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ có liên quan (hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển,..) ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất. Khi đầy đủ dữ kiện và số liệu, kế toán tiến hành nhập dữ liệu từ các chứng từ vào phần mềm kế toán Misa. Các chứng từ này sau khi được cập nhật vào phần mềm thì mọi dữ liệu sẽ được tạo và lưu trữ dưới dạng tệp cơ sở dữ liệu kế toán. Máy tính sẽ quản lý NL,VL theo mã số từng loại vật tư, số hiệu chứng từ theo quy định. Sau mỗi nghiệp vụ nhập- xuất kho, máy tính sẽ tự động thực hiện quá trình tính toán vào sổ, lên báo cáo chi tiết (sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp N-X-T), các báo cáo tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 152,...) theo yêu cầu của nhà quản lý ngay tại thời điểm đó, có thể xem và in báo cáo vào bất kỳ thời điểm nào. Các chứng từ có thể không được ghi hàng ngày nhưng phần mềm máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu của ngày ghi trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để vào các sổ theo thức tự các ngày trong tháng. Việc đối chiếu, so sánh giữa các số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được cập nhật trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Nhờ sử dụng phần mềm kế toán Misa với khả năng tổng hợp tự động mà hai bộ phận kế toán tổng hợp và chi tiết được thực hiện đồng thời.
36
Đối với Sổ Nhật ký chung: Định kỳ, căn cứ vào các chứng từ do kho gửi lên, kế toán cập nhật số liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung. Sổ Nhật ký chung được kế toán tổng hợp quản lý và theo dõi, hàng quý in ra để bảo quản và lưu trữ.
Đối với Sổ Cái TK 152: Định kỳ, trên cơ sở các số liệu được kế toán cập nhật, máy sẽ tự động chuyển sang Sổ cái các TK. Sổ Cái của các TK cũng được in ra hàng quý cùng với Sổ Nhật ký chung để bảo quản và lưu trữ.
Sơ đồ 2.5: Trình tự kế toán trên phần mềm Misa tại công ty Minh họa nghiệp vụ thực tế:
Ví dụ 1: Ngày 03/10/2020, công ty mua 20 tấn xi măng Cotec của công ty TNHH VLXD Đông Phương với giá 1.560.000đ/tấn. Dựa vào hóa đơn GTGT số 0000830
(Phụ lục 6) và phiếu nhập kho số 215 (Phụ lục 7), thủ kho tiến hành lập thẻ kho (Phụ lục 10) và kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán trên máy vi tính theo phân hệ hàng tồn kho, máy tính sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết NL,VL (Phụ lục 11).
37
Ngày 20/10/2020, Đội trưởng đội công trình số 7 Đại Phát chuyển giấy đề nghị cấp vật tư (Phụ lục 8) đã được Ban Giám đốc phê duyệt xuống phòng kế toán, tại đây phòng kế toán chuyển giấy xuống kho, thủ kho có nhiệm vụ viết phiếu xuất kho số 153 (Phụ lục 9). Căn cứ vào phiếu xuất kho và thẻ kho, kế toán nhập liệu vào sổ chi
tiết Xi măng Cotec.
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa từ các sổ chi tiết.
Hạch toán:
Khi nhận hàng, kế toán hạch toán: Nợ TK 1521- XM1: 31.200.000 Nợ TK 133: 3.120.000
Có TK 112: 34.320.000
Nghiệp vụ "Mua NL, VL nhập kho" được thực hiện trên phần mềm như sau:
Bước 1: Trên phân hệ Mua hàng, chọn Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng
Thêm\Chứng từ mua hàng hóa.
Bước 2: Chọn loại chứng từ mua hàng cần lập.
Bước 3: Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là Chưa thanh toán.
Bước 4: Xác nhận lập chứng từ mua hàng có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc không có hóa đơn.
Bước 5: Khai báo thông tin cho chứng từ mua hàng, sau đó nhấn Cất.
Khi xuất hàng cho công trình, kế toán hạch toán: Nợ TK 621: 31.200.000
38
Nghiệp vụ “ Xuất kho NL,VL” được thực hiện trên phần mềm như sau:
Bước 1: Vào phân hệ Kho, chọn Xuất kho (hoặc vào tab Nhập, xuất kho, nhấn Thêm\Xuất kho).
Bước 2: Chọn loại phiếu xuất kho là Khác (Xuất sử dụng, góp vốn, ...). Bước 3: Khai báo phiếu xuất kho.
Bước 4: Chọn chi tiết công trình được xuất nguyên vật liệu (trên tab Thống kê, thiết lập hiển thị cột Công trình).
Bước 5: Nhấn Cất.
Ví dụ 2: Ngày 03/11/2020, công ty mua chịu 200 m3 đá mi xanh của DNTN Thuận Phát 2 với đơn giá nhập kho 220.000 đồng (Phụ lục 12).
Kế toán hạch toán: Nợ TK 1521- Đmx: 44.000.000 Nợ TK 133: 4.400.000
Có TK 331: 48.400.000
Xuất kho gồm 150 m3 cát đen giá xuất kho là 90.000 đồng, 50 m3 cát vàng giá 210.000 đồng, 2000 viên gạch Tuynel 4 lỗ với giá 2.000 đồng/viên, 100kg thép D16 giá 20.000 đồng/kg cho công trình san lấp mặt bằng khu vui chơi Số 2 Gia Canh (Phụ lục 13). Kế toán hạch toán: Nợ TK 621 (NVL): 30.000.000 Có TK 1521- CĐ: 13.500.000 Có TK 1521- CV: 10.500.000 Có TK 1521- Tuy4: 4.000.000 Có TK 1521- TD16: 2.000.000
Căn cứ vào nhu cầu của công trình san lấp mặt bằng khu vui chơi Số 2 Gia Canh ngày 08/11/2020 mua đá chẻ 20x30x10 cm của Công ty TNHH VLXD Đông Phương xuất thẳng tới công trình theo hóa đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng. Căn cứ vào hóa đơn, phiếu giao hàng, kế toán định khoản:
39
Nợ TK 621 (NVL): 32.000.000 Có TK 331: 32.000.000
Ví dụ 3: Ngày 08/12/2020, công ty mua 40 m2 dây dẫn VCm của công ty Nam Thịnh với giá 420.000d/ m2, thanh toán bằng tiền mặt, thuế GTGT 10% và mua 12 tấn bê tông nhựa nóng C19 dã nhập kho trị giá 13.200.000, chưa thuế GTGT 10%, chưa thanh toán của công ty Đông Phương.
Kế toán hạch toán: Nợ TK 1522- VCm: 16.800.000 Nợ TK 133: 1.680.000 Có TK 111 (Nam Thịnh): 18.480.000 Nợ TK 1521- C19: 13.200.000 Nợ TK 133: 1.320.000 Có TK 331 (Đông Phương): 14.520.000
Ngày 13/12/2020, công ty xuất 11 tấn bê tông C19 theo phiếu dề nghị xuất vật tư dã dược phê duyệt dùng trực tiếp cho công trình xây dựng nhà xưởng Km 107- Định Quán.
Kế toán hạch toán: Nợ TK 621: 12.100.000
Có TK 1521- C19: 12.100.000
Ngày 14/12/2020, xuất kho 50 m2 dây dẫn VCm dùng trực tiếp cho công trình xây dựng nhà xưởng Km 107- Định Quán.
Kế toán hạch toán: Nợ TK 621: 21.000.000
Có TK 1522- VCm: 21.000.000
Căn cứ vào hóa dơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, máy vi tính sẽ tự dộng xử lý số liệu ghi vào Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 14). Từ Sổ Nhật ký chung,
máy vi tính sẽ xử lý số liệu vào Sổ Cái TK 152 (Phụ lục 15) và các sổ cái liên quan.