3.2.1 Giải pháp 1: Tuyển thêm nhân sự
Cơ sở của giải pháp
Việc thiếu thốn về mặt nhân lực có thể gây ảnh hưởng xấu đến cả quy trình nhập khẩu. Hiện tại phòng xuất nhập khẩu của công ty chỉ có 2 cán bộ đảm nhiệm tất cả các khâu trong quy trình XNK (1 người chuyên duyệu mẫu, kê khai hợp đồng, đăng ký tờ khai và 1 người chuyên giải quyết các chứng từ thanh toán và giao nhận). Tuy vẫn có thể giải quyết hết tất cả công việc hiện tại do quy mô công ty còn nhỏ tuy nhiên hiệu suất công việc sẽ không cao vì một người phải làm quá nhiều việc đôi khi mệt mỏi dẫn đến sai sót. Ngoài ra, trong tương lai khi công ty mở rộng quy mô sẽ cần tuyển thêm nhân lực để hỗ trợ.
Đối với quy mô của công ty xuất nhập khẩu nên có 7 nhân viên:
o 2 nhân viên chuyên duyệt mẫu và thanh lý hợp đồng, đăng ký tờ khai, hợp đồng, mở số theo dõi
o 3 nhân viên giao nhận
Điều kiện của giải pháp
Việc tuyển thêm nhân sự cần phải có sự phối hợp với phòng nhân sự. Có thể sử dụng 2 hình thức: tuyển mới hoặc chuyển nhân sự từ khâu khác sang. Tuy nhiên, nếu chuyển nhân sự từ khâu khác sang công ty sẽ tốn thêm một khoản chi phí đào tạo cũng như mất thêm thời gian để hướng dẫn người mới vì vậy tối ưu nhất vẫn sẽ là tuyển nhân sự đúng ngành/có trình độ đào tạo từ cao đẳng trở lên từ bên ngoài qua các trang báo mạng, báo giấy, trường đại học.
Kết quả đạt được từ giải pháp
Việc tuyển thêm nhân sự góp phần giúp công ty nâng cao năng suất, hiệu quả trong khâu xuất nhập khẩu ngoài ra góp phần giúp công ty tiết kiệm các khoản giao nhận trễ, bồi thường hợp đồng, chi phí hao mòn khi phải sản xuất thêm...
3.2.2 Giải pháp 2: Xây dựng bộ phận nhân viên làm thủ tục hải quan thông hiểu và nắm bắt rõ luật lệ nhằm tránh những rủi ro, sai sót thông hiểu và nắm bắt rõ luật lệ nhằm tránh những rủi ro, sai sót có thể mắc phải trong quá trình làm thủ tục
Cơ sở của giải pháp
Do thủ tục hải quan tương đối phức tạp với nhiều loại chứng từ, giấy tờ khác nhau mà công ty phải tự kê khai và áp mã tính thuế nên nhầm lẫn, thiếu xót rất dễ xảy ra. Ngoài ra, khi trình độ giữa các nhân viên chênh lệch quá nhiều sẽ gây ảnh hưởng xấu. Một nhân viên quá am hiểu công việc thường sẽ phải làm phần lớn công đoạn khi họ hưởng lương như nhau, hoặc một nhân viên sự hiểu biết còn hạn chế không biết cách giải quyết sự cố sẽ làm mất thời gian vì nhân viên cũ sẽ phải hướng dẫn người mới trong khi khoản thời gian đó có thể giải quyết rất nhiều việc khác. Vì vậy, công ty cần phải đào tạo nâng cao trình độ cho các nhân viên, thường xuyên tổ chức các khóa học về nghiệp vụ tại công ty hoặc bố trí ngân sách để gởi nhân viên đi học. Ngoài các khóa học về nghiệp vụ, công ty cũng nên khuyến khích nhân viên học thêm ngoại ngữ, vì trong khâu xử lý tờ khai, hợp đồng và chứng từ thanh toán đa phần đều sử dụng tiếng anh hoặc các ngôn ngữ khác không phải tiếng việt.
Điều kiện của giải pháp
Công ty có thể chi ra một khoản ngân sách để hỗ trợ, khuyến khích nhân viên đăng ký học các lớp xuất nhập khẩu, nghiệp vụ khai hải quan tại các trường như ĐH Kinh tế TPHCM, trường cao đằng tài chính- hải quan thuộc Bộ tài chính... Để nâng cao
trình độ, tay nghề và có được các chứng chỉ nghiệp vụ hỗ trợ trong quá trình làm việc.
Đối với việc học ngoại ngữ công ty có thể mời giảng viên về dạy cho tập thể cán bộ công nhân viên vào các ngày định kỳ trong tuần (2-4-6, 3-5-7). Điều này tạo sự thuận lợi cho mọi người trong công ty có thể sắp xếp công việc và thời gian để tham gia học.
Kết quả đạt được từ giải pháp
Khi công ty chú trọng công tác đào tạo nâng cao trình độ của các nhân viên, tạo ra một đội ngũ cán bộ nhân viên lành nghề, nhanh nhẹn sẽ giúp công ty hạn chế sai sót khi thực hiện thủ tục, có sự hiểu biết về các chính sách ưu đãi, cập nhật kịp thời những quyền lợi hay nghĩa vụ để thực hiện nghiêm chỉnh, nhanh nhạy trong việc nhìn ra cơ hội hoặc khó khăn và biết cách giải quyết vấn đề.
3.2.3 Giải pháp 3: Các khâu, các bộ phận trong công ty cần có sự phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp với nhau. hợp nhịp nhàng, ăn khớp với nhau.
Cơ sở của giải pháp
Trường hợp thường xảy ra tại công ty là có hàng để chuẩn bị xuất nhưng tờ khai chưa làm xong hoặc có lúc nhân viên giao nhận ra cảng làm thủ tục xuất hàng nhưng hàng chưa đem ra cảng để chờ kiểm hóa. Trường hợp chờ kiểm hóa rất phức tạp và tốn thời gian, đôi khi hàng phải để lại sang ngày hôm sau mới có thể làm tiếp thủ tục xuất thì bị trễ chuyến tàu. Vì vậy, giữa các khâu trong quá trình thực hiện công tác xuất nhập phải ăn khớp với nhau.
Điều kiện của giải pháp
Từ khâu đàm phán đến quá trình thực hiện hợp đồng, xuất nhập khẩu hàng hóa, nguyên vật liệu cần sự tham gia của rất nhiều bộ phận. Vì vậy khi ký kết hợp đồng giám đốc phải xem xét thật kỹ những điều khoản trong hợp đồng, điều kiện hiện có của công ty (nhân lực, máy móc, kho vận, tình hình tài chính...) từ đó quyết định giá cả, thời gian giao hàng và điều kiện giao hàng... rồi mới ký hợp đồng.
Khi đã có hợp đồng, công ty phải nhanh chóng làm thủ tục cần thiết để nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất.
Phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm khâu nhập, xuất hàng hóa cần hạn chế sai sót trong khâu đăng ký, khai báo chứng từ và luôn cập nhật tin tức từ xưởng in để biết
khi nào sẽ có sản phẩm hoàn thiện từ đó sắp xếp lịch thuê tàu cũng như các phương tiện vận chuyển khác.
Kết quả đạt được từ giải pháp
Sự phối hợp tốt giữa các phòng ban, các khâu trong phòng với nhau góp phần phát huy tối đa năng suất, hạn chế sai sót cũng như tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho công ty.