2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức
Công ty cũng vừa thành lập không lâu nên chỉ có cơ cấu công ty chỉ đơn giản gồm : tổng giám đốc, phó giám đốc và 3 phòng ban : phòng tài chính kế toán, phòng nhân sự, phòng xuất NK và xưởng in. Theo tổng quan thì cơ cấu tổ chức của công ty thích hợp với quy mô hoạt động, có phân chia trách nhiệm và quyền lợi rõ ràng theo từng phòng ban.
(Nguồn : Phòng tài chính-kế toán)
Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng với doanh nghiệp có quy mô nhỏ : Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu, giúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho lãnh đạo doanh nghiệp nhưng không có quyền ra quyết định cho các bộ phận , đơn vị sản xuất.
Ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuất chỉ có tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ giám đốc-người lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp.
Ưu điểm
Các trưởng bộ phận vẫn phát huy được năng lực của mình thông qua tham mưu cho giám đốc mặc dù không được trực tiếp ra quyết định.
Chỉ có 1 một người ra quyết định duy nhất nên tránh được tình trạng các bộ phận thực hiện nhận nhiều nhiệm vụ cùng lúc gây chậm trễ trong công việc.
Nhược điểm
Số lượng người tham mưu cho giám đốc sẽ nhiều, gây lãng phí. Đôi khi có mâu thuẫn xảy ra giữa các bộ phận nên phải họp nhiều.
2.1.3.2 Chức năng các phòng ban
_ Giám đốc người đứng đầu công ty ông Đặng Thích Vinh là người quản lý, điều hành xây dựng chiến lược kinh doanh, định hướng phát triển thực hiện các mối liên hệ với đối tác, giao nhiệm vụ cho các bộ phận theo chức năng, kiểm tra phối hợp thống nhất sự hoạt động của các bộ phận trong công ty.
_ Phó giám đốc bà Lưu Mộ Nhàn là người tham gia, hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý điều hành, giải quyết các vấn đề mà giám đốc giao phó, đồng thời cũng có quyền chỉ đạo, phân công công việc cho các phòng ban theo chức năng.
_ Phòng tài chính-kế toán gồm 2 cán bộ có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến lương, thưởng. Kiểm tra, kiểm soát việc thu chi, thanh toán các khoản nợ, theo dõi tình hình công nợ với khách hàng, tình hình nộp ngân sách nhà nước. Thường xuyên đánh giá hiệu quả kinh doanh để có đề xuất và kiến nghị kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
_ Phòng nhân sự gồm 2 cán bộ đảm nhiệm việc tổ chức,quản lý cán bộ như: tuyển dụng lao động, bổ nhiệm cán bộ, khen thưởng kỷ luật. Quản lý và lưu trữ hồ sơ cán bộ.
_ Phòng xuất nhập khẩu gồm 2 cán bộ đảm nhiệm các việc sau:
Lập và triển khai các kế koạch nhận hàng, xuất hàng nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất và yêu cầu của khách hàng.
Thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhận hàng, xuất hàng đúng thời hạn yêu cầu.
Lập và triển khai các báo cáo cho hải quan theo yêu cầu của luật hải quan.
Đề xuất với cấp trên trực tiếp về mỗi ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận.
_ Xưởng in gồm 7 công nhân
Thực hiện các đơn hàng, đảm bảo việc sản phẩm được giao đúng hạn, đúng chỉ tiêu, đủ chất lượng và đáp ứng yêu cầu sản xuất .