- Lập kế hoạch trong hoạt động truyền thông của Đoàn thanh niên giúp
1.4. Các bước lập kế hoạch
Thứ nhất, Phân tích thực trạng.
Phân tích thực trạng để lựa chọn và xác định vấn đề cần truyền thông. Vấn đề nào có liên quan thiết thực đến đời sống cộng đồng và có khả năng huy động nguồn lực để giải quyết thông qua truyền thông.
Nội dung cần phân tích: Những đặc điểm nội lực (chính sách, phương tiện, tài chính, chất lượng nguồn nhân lực, dịch vụ, khả năng chỉ đạo... ). Những đặc điểm ngoại lực: (Mức độ ủng hộ của quần chúng và tổ chức, các mối quan hệ và phương tiện truyền thông đại chúng sẵn có trong cộng đồng, nhận thức, thái độ hành vi và thói quen của các nhóm đối tượng, những tiêu chuẩn và giá trị văn hóa liên quan đến vấn đề truyền thông.
Dựa trên sự phân tích trên, có thể thống kê được những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, từ đó tìm ra các giải pháp đưa vào kế hoạch truyền thông.
Thứ hai, Phân tích và xác định nhóm đối tượng của truyền thông.
Xác định và phân tích nhóm đối tượng là bước quan trọng của việc lập kế hoạch. Các đối tượng của chương trình truyền thông của Đoàn thanh niên chủ yếu là thanh niên. Để đạt được hiệu quả cao nhất, nhà quản lý truyền
67 thông phải lựa chọn và phân chia được các nhóm đối tượng thanh niên để tập trung những nguồn lực và những nỗ lực vào những vấn đề, những nhóm đối tượng cần ưu tiên truyền thông.
Để hoàn thành được bước này cần phải: Xác định nhóm đối tượng chủ yếu; nhu cầu thông tin của nhóm đối tượng; hành vi mong muốn của nhóm đối tượng; kênh truyền thông, phương tiện và hình thức truyền thông phù hợp.
Thứ ba, Xây dựng mục tiêu.
Mục tiêu là cái đích tổng quát cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Chúng thường được diễn đạt dưới dạng các thuật ngữ định tính. Muốn một kế hoạch có tính khả thi cao trong qúa trình tổ chức thực hiện, thì khi xây dựng mục tiêu phải đảm bảo thể hiện được 2 yếu tố của mục tiêu: đó là chỉ tiêu và chỉ số.
- Chỉ tiêu: Là các mức lượng hoá của mục tiêu cần đạt được trong một thời gian nhất định. Hay nói cách khác chỉ tiêu là sự thể hiện các mục tiêu bằng con số định lượng có thể đo lường được.
- Chỉ số: Là thước đo mức độ tiến bộ đạt được của mục tiêu, chỉ tiêu. Khi xây dựng mục tiêu cần phải phân biệt được mục tiêu với chỉ tiêu và chỉ số. Mục tiêu phải đạt được 5 tiêu chuẩn sau:
+ Mục tiêu phải cụ thể, mô tả rõ: Đó là vấn đề gì? xảy ra ở đối tượng nào, diễn ra ở đâu?
+ Đo lường được: thông thường mục tiêu cần phải được thể hiện bằng các con số cụ thể.
+ Có khả năng thực thi: Mục tiêu đưa ra phải có tính khả thi, phải có sự cân nhắc đến các nguồn lực sẵn có và nguồn lực sẽ huy động được (nhân lực, vật lực, tài lực, thời gian).
+ Phù hợp với thực tế: Phù hợp và có ý nghĩa với mục đích, nguồn lực hiện có, môi trường chung của tổ chức, cơ sở, địa phương.
+ Có hạn định thời gian: Cần nêu rõ khoảng thời gian mà mục tiêu dự định đạt được.
68 Hoạt động là các công việc cần làm được xếp theo trình tự thời gian để giúp đạt được mục tiêu. Các hoạt động có thực hiện thì mục tiêu mới đạt được. Việc xây dựng các hoạt động cần dựa trên một số nguyên tắc sau:
- Các hoạt động cần có mục tiêu, chỉ tiêu rõ ràng. - Có kinh phí đầu tư cho các hoạt động cần cụ thể.
- Cần chỉ ra người chịu trách nhiệm chính, người giám sát, người hỗ trợ và lực lượng phối kết hợp để thực hiện cho mỗi hoạt động.
- Có các chỉ số để kiểm tra, đánh giá từng hoạt động. - Có thời gian rõ ràng cho từng hoạt động.
- Dự kiến kết quả của hoạt động.
Thứ năm,Viết kế hoạch hoạt động.
Trước khi viết kế hoạch, cần phải xem xét lại tất cả các dữ liệu, thông tin, mục tiêu, phân tích nguyên nhân, các giải pháp đó lựa chọn. Các bước cần thực hiện khi viết kế hoạch như sau:
- Trình bày rõ tên của kế hoạch.
- Sắp xếp thứ tự các mục tiêu: mục tiêu tổng thể, mục tiêu và chỉ tiêu cụ thể.
- Liệt kê các hoạt động sẽ phải tiến hành. Sắp xếp các hoạt động theo một trình tự hợp lý. Nếu có nhiều mục tiêu, nhiều giải pháp thì sắp xếp các hoạt động theo từng mục tiêu, theo từng giải pháp, nhóm giải pháp.
- Xác định quỹ thời gian: Dự kiến thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho từng hoạt động.
- Phân công trách nhiệm: Từng hoạt động cần phân công rõ ai chịu trách nhiệm chính (cá nhân, đoàn thể...); ai phối hợp với ai; liên kết với tổ chức, cá nhân nào....
- Xác định rõ địa điểm tiến hành: hoạt động tiến hành ở đâu? Có những việc có thể thực hiện ở nhiều địa điểm, nhưng cũng có những việc chỉ thực hiện có hiệu quả ở những nơi nhất định.
69 - Giám sát các hoạt động: Để các hoạt động thực thi đúng như dự kiến cần phải theo dõi, kiểm tra, giám sát. Vậy phải xác định ai là người giám sát và giám sát cái gì? Giám sát như thế nào?...
- Xác định nguồn lực: Ngoài nhân lực còn phải khẳng định về kinh phí, trang thiết bị cho các hoạt động. Dựa vào nguồn kinh phí cho toàn bộ chương trình và tính chất đòi hỏi của từng hoạt động, từng việc mà phân bổ kinh phí cho thích hợp.
- Dự kiến kết quả: Từng hoạt động đều phải dự kiến kết quả đầu ra, sản phẩm của hoạt động. Kết quả phải tương xứng với đầu vào và phải là kết quả để đánh giá được mức độ thực hiện mục tiêu.
Một bản kế hoạch truyền thông tốt phải đảm bảo các yếu tố sau:
- Không đưa quá nhiều hoạt động chi tiết mà cần chọn lọc những hoạt động quan trọng chủ yếu.
- Các thông điệp truyền thông phải ngắn gọn, rõ ràng, đúng chủ đề. - Có sự tham gia của những người chịu trách nhiệm thực hiện và người sẽ được hưởng lợi từ hoạt động.
- Có sự nhất trí và giúp đỡ của Đảng uỷ, chính quyền địa phương. Sự phối hợp chặt chẽ với cơ quan chuyên môn và các tổ chức đoàn thể khác.
- Tận dụng được các nguồn lực sẵn có trong địa phương cũng như sự hỗ trợ của cấp trên; cá nhân và các tổ chức phi chính phủ trong nước và quốc tế; sự liên kết với các tổ chức/ cơ quan có liên quan ở trung ương và địa phương.
2 Tổ chức thực hiện kế hoạch truyền thông