- Lập kế hoạch trong hoạt động truyền thông của Đoàn thanh niên giúp
2.3. Giám sát và đánh giá kết quả hoạt động truyền thông
- Giám sát là một phương pháp thu thập và phân tích thông tin liên tục, có hệ thống nhằm xem xét tiến độ thực hiện các mục tiêu của kế hoạch. Giám sát giúp các nhà quản lý: Lượng hoá các tiến bộ đạt được so với mục tiêu; Đánh giá mức độ đạt được các chỉ tiêu; Phân bổ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực; Là cơ sở để điều chỉnh các hoạt động cho phù hợp.
Như vậy, giám sát là để kiểm tra hướng đi và tiến độ của chương trình/ hoạt động liệu có diễn ra theo đúng kế hoạch không. Trên cơ sở đó, các nhà quản lý điều chỉnh và đề ra biện pháp kịp thời thực hiện kế hoạch hoạt động.
- Để thực hiện tốt hoạt động giám sát, người quản lý chương trình, kế hoạch cần:
+ Đối chiếu với kế hoạch xem trong thực tế việc thực hiện các hoạt động có phù hợp với khối lượng công việc, với nội dung đó nêu ra trong kế
71 hoạch hay không. Nếu có công việc diễn ra không theo kế hoạch thì nguyên nhân của nó là gì?
+ Nắm vững những nguồn lực nào được đầu tư và được đầu tư như thế nào cho các loại hoạt động.
+ Dựa vào nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch giữa việc thực hiện so với kế hoạch đó xây dựng, người quản lý điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực tế đó thay đổi so với dự kiến ban đầu.
- Nội dung giám sát bao gồm:
+ Xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch trong thực tế so với kế hoạch dự kiến là nhanh, chậm hay đúng tiến độ của kế hoạch. Đề xuất điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
+ Xem xét các điều kiện để thực hiện kế hoạch như điều kiện tài chính, nhân lực, trang thiết bị... có đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch hay không và có đảm bảo kịp thời không.
+ Xem xét kết quả thực hiện các hoạt động có khả năng góp phần đạt được mục tiêu đề ra của kế hoạch hay không.
+ Kết luận chung về những kết quả theo dõi giám sát. - Các bước thực hiện giám sát bao gồm:
+ Lập kế hoạch giám sát: Quyết định nội dung cần phải giám sát, xây
dựng các chỉ số đánh giá các hoạt động của kế hoạch. Thành lập tổ giám sát và đánh giá. Thành viên của tổ là đại diện các tổ chức, ban ngành liên quan đến việc thực hiện kế hoạch hoạt động tại địa phương. Dự kiến thời gian, các hoạt động cần giám sát, địa điểm, nguồn lực... dành cho việc giám sát.
+ Thu thập thông tin, số liệu: Thu thập các số liệu cần thiết bằng việc
sử dụng các phương pháp phù hợp. Việc tiến hành thu thập thông tin phục vụ giám sát có thể sử dụng các phương pháp như: Quan sát hiện trường. Gặp gỡ, tiếp xúc với các tổ chức, cá nhân có liên quan (phỏng vấn cá nhân, thảo luận nhóm, điều tra bằng bảng hỏi...). Xem sổ sách, báo cáo liên quan để thu thập thông tin giám sát.
+ Phân tích đối chiếu và xử lý các số liệu: Xử lý, tổng hợp các thông
tin thu thập được. Đối với các số liệu định lượng cần phải xây dựng các biểu thống kê. Đối với các số liệu định tính, cần phải xác định các chủ đề.
72
+ Đánh giá kết quả giám sát: Phân tích các số liệu theo các chỉ số và
mục tiêu của hoạt động. Kết quả có ý nghĩa như thế nào so với mục tiêu của hoạt động.
- Kết luận và đưa ra các khuyến nghị:
Có cần điều chỉnh chương trình/hoạt động hay không? cần tăng cường thêm những gỡ? Các hoạt động nào không diễn ra theo đúng kế hoạch? nguyên nhân? Cần phải làm gỡ để khắc phục? xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện các khuyến nghị.
2.4. Đánh giá
- Đánh giá là một hoạt động quản lý định kỳ nhằm so sánh kết quả đó
đạt được so với mục tiêu và đầu ra dự kiến của kế hoạch, xác định tính hợp lý, hiệu quả, hiệu suất của các hoạt động. Các kết quả đánh giá là cơ sở giúp các nhà quản lý quyết định xem có hay không tiếp tục hoạt động và nên có những thay đổi gì để có thể tăng cơ hội cho việc thực hiện thành công các mục tiêu.
- Nội dung đánh giá bao gồm:
+ Kết quả thực hiện các mục tiêu của kế hoạch. + Số lượng và chất lượng đầu ra của kế hoạch.
+ Số lượng và chất lượng của các hoạt động trong kế hoạch.
+ Ảnh hưởng của kết quả thực hiện kế hoạch đến sự thay đổi nhận thức, thái độ, hành vi của nhóm đối tượng tại địa phương, cơ sở.
+ Tính phù hợp của hoạt động với đối tượng,
+ Hiệu quả các nguồn lực đầu tư và năng lực thực hiện của đơn vị. + Tiến độ, thời gian thực hiện.
- Xây dựng các chỉ số đánh giá. Xác định các chỉ số phản ánh những hành vi mong muốn thay đổi ở đối tượng được truyền thông. Những chỉ số này là cơ sở để theo dõi, xác định xem mục tiêu truyền thông có đạt hay không. Căn cứ để xây dựng các chỉ số đánh giá dựa trên:
+ Mục tiêu kế hoạch hoạt động.
+ Các thái độ và hành vi mong muốn ở nhóm đối tượng được truyền thông.
73
+ Lập kế hoạch đánh giá: Xác định mục tiêu đánh giá (đối chiếu những
thay đổi hành vi trước và sau chiến dịch truyền thông). Xây dựng các chỉ số đánh giá. Xác định phương pháp thu thập thông tin (các phương pháp định tính, định lượng hay kết hợp cả hai). Thử nghiệm công cụ và chỉnh sửa hoàn thiện công cụ (các bảng hỏi). Huấn luyện, đào tạo đội ngũ và các thành viên của nhóm đánh giá về việc sử dụng công cụ, phương pháp phỏng vấn... Dự kiến thời gian tiến hành và kinh phí cần thiết cho nghiên cứu đánh giá.
+ Tiến hành đánh giá: Phân công người sử dụng công cụ và phương pháp phù hợp. Chuẩn bị đầy đủ công cụ cần thiết: số phiếu điều tra, các biểu mẫu phỏng vấn, thảo luận, quan sát, máy ghi âm, máy ảnh... Tiến hành thu thập số liệu, tài liệu bằng việc triển khai các phương pháp đánh giá.
+ Xây dựng báo cáo đánh giá: Xử lý tài liệu thu được bằng phương
pháp phân tích định tính và phương pháp phân tích định lượng. Viết dự thảo báo cáo đánh giá. Biên tập báo cáo đánh giá. Hoàn thiện báo cáo đánh giá