- Lập kế hoạch trong hoạt động truyền thông của Đoàn thanh niên giúp
3.Những lỗi cần tránh khi tổ chức các hoạt động truyền thông
3.1. Không kiểm tra lại chính xác thời gian tổ chức sự kiện
Trước khi chốt lại lịch ngày tổ chức một sự kiện nào đó, cần phải kiểm tra, lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện cùng ngày với các sự kiện văn hóa, thể thao nổi bật, thu hút người xem. Đầu năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm để không lên lịch trùng với các sự kiện đó.
3.2. Không tiền trạm, không kiểm tra kỹ địa điểm tổ chức
Nhiều khi chúng ta tổ chức một sự kiện ở những nơi cách xa đơn vị và ngân quỹ không đủ tiền chi cho việc đi lại và ăn uống. Thật là một lỗi lớn nếu chúng ta mắc phải. Tại sao chúng ta lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không suôn sẻ trong ngày diễn ra sự kiện và không kiểm tra lại. Đây là một việc rất đáng trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Hơn nữa, kiểm tra không gian nơi tổ chức sự kiện cho phép chúng ta có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với địa phương, cơ sở nơi sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.
3.3. Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện truyền thông thông
Có một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện truyền thông, chúng ta cần thông báo trước cho họ một khoảng thời gian nhất
74 định. Đây là vấn đề thuộc về tuyên truyền và giao tiếp, là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị. Chúng ta càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự chương trình càng cao. Truyền đạt thông tin về sự kiện sớm để sự kiện mà chúng ta tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước.
3.4. Lên kế hoạch thất bại
Lên kế hoạch thất bại là chúng ta đang đặt chính mình vào thảm hoạ. Vì thế, các công việc nan giải cần được xếp cạnh nhau để có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch vụ đến giải quyết một cách chu toàn. Thảo luận với mọi ngừơi về sự kiện mà chúng ta đang tổ chức để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau. Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thường xuyên. Càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi càng ít.
3.5. Lờ đi không kiểm tra những ý kiến tham khảo
Có được những ý kiến tâm đắc của một ai đó thật tuyệt nhưng phải luôn kiểm tra xem người đó có thật sự tốt như họ nói hay không. Đúng như vậy, chúng ta sẽ cần thêm thời gian để kiểm tra lại những ý kiến góp ý những việc đó rất đáng được làm. Tại sao chúng ta lại thu về mình khả năng làm hỏng sự kiện quan trọng của mình với người cung cấp khiến chúng ta thất vọng ngay ở phút cuối cùng hoặc cung cấp cho chúng ta những thiết bị không phải là tốt nhất và dịch vụ chất lượng kém?
3.6. Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng
Công việc chuẩn bị cho buổi tổ chức sự kiện truyền thông rất mất thời gian, chúng ta càng có nhiều thời gian bao nhiêu thì càng mắc ít lỗi. Càng vội vàng, hấp tấp bao nhiêu thì càng dễ quên những thứ cần thiết bấy nhiêu. Sử dụng danh sách kiểm tra thường xuyên và xử lý những công việc đầu tiên trước. Để những công việc cơ bản đến phút cuối mới giải quyết thì có thể sẽ phải chịu đựng những sự thay đổi đột ngột và điều này sẽ gia tăng những căng thẳng không đáng có trong cuộc sống.
3.7. Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho chúng ta
Trong quá trình tổ chức sự kiện, chúng ta có thể tìm cho mình một chuyên gia về lập kế hoạch để kiểm soát mọi việc. Liệu người lên kế hoạch này sẽ tạo ra điều thần kỳ? Đơn giản bởi vì khi thuê một nhân viên trợ lý không có nghĩa là chúng ta không còn trách nhiệm gì với sự kiện đó nữa.
75 Ngược lại, chúng ta sẽ phải chịu trách nhiệm đối với mọi việc đang diễn ra. Để người khác thay mặt chúng ta điều khiển mọi việc nhưng phải luôn luôn kiểm tra để chắc chắn rằng mọi chuyện đang diễn ra tốt.
3.8. Lờ đi yếu tố bất ngờ
Ngoài việc lên kế hoạch làm việc, cũng phải lên kế hoạch đối phó với những việc bất ngờ xảy ra. Không may mắn thay xác suất những việc chúng ta không nghĩ là sẽ xảy ra lại xảy ra là rất cao. Vậy bản dự phòng là gì? Nếu không có, kế hoạch chính của chúng ta có thể bị phá huỷ trong chốc lát và sẽ phải đảo lộn mọi thứ để thực hiện phương án 2 trong hoạt động của mình. Hãy chuẩn bị một kế hoạch B để có khi cần dùng đến nó.
3.9. Cố gắng tiết kiệm tiền
Cố gắng thắt chặt ngân sách, gánh nặng mà lãnh đạo đặt lên vai chúng ta là hy vọng có thể làm được nhiều với ít kinh phí. Khi phải thuê mướn hoặc sử dụng các dịch vụ chúng ta luôn thấy một ai đó chào hàng với giá thấp hơn giá bình thường. Nhưng làm sao có thể tin tưởng vào dịch vụ mà họ cung cấp? Giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Do vậy, hãy suy nghĩ kỹ khi đưa quyết định hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra.
76
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG