trách nhiệm bồi thường thiệt hại trong hoạt động công chứng
4.2.2.1. Tăng cường đào tạo chuyên môn, đạo đức cho các chủ thể thực hiện hoạt động công chứng
Qua thực tiễn hành nghề, với tư cách là một Công chứng viên, giảng viên giảng dạy tại Khoa Công chứng viên và các chức danh tư pháp khác - Học viện tư pháp, tác giả luận án nhận thấy rằng, hiện nay, trình độ chuyên
môn, đạo đức của các Công chứng viên vẫn chưa đồng đều, nhận thức pháp luật trong lĩnh vực kinh tế dân sự còn nhiều hạn chế, nhất là các Công chứng viên tại các tỉnh miền sâu, miền xa. Thực tiễn đó đã làm phát sinh nhiều trường hợp như vì vụ lợi mà công chứng sai, thậm chí, cấu kết với người yêu cầu công chứng để trục lợi. Những vụ án như công chứng cho người chết vay tiền, Công chứng viên phải tự vẫn, công chứng không cần bản gốc... hàng ngày, hàng giờ đe dọa đến sự an toàn của các giao dịch dân sự kinh tế, ảnh hưởng tới quyền và lợi ích chính đáng của các bên, dẫn đến bất an trong xã hội, khiếu kiện, khiếu nại kéo dài. Do vậy, các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức xã hội nghề nghiệp công chứng cần có các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng cho các cán bộ công chứng và các chủ thể khác liên quan tới hoạt động công chứng, thường xuyên bồi dưỡng chuyên môn, đạo đức hành nghề công chứng cho các Công chứng viên.
Một là, Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp các tỉnh, Hội Công chứng viên các tỉnh và Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cần có kế hoạch cụ thể để tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ công chứng. Bởi lẽ, lĩnh vực công chứng liên quan rất nhiều tới các văn bản pháp luật trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội (Luật Doanh nghiệp, Luật Hôn nhân và gia đình, Luật Đất đai, Bộ Luật Dân sự, Luật nhà ở, Luật thương mại, Luật các Tổ chức tín dụng,…), các văn bản này thường có sự thay đổi liên tục nên việc bồi dưỡng nghiệp vụ sẽ giúp cán bộ công chứng cập nhật được văn bản pháp luật mới, hiểu và vận dụng đúng pháp luật để tránh nguy cơ phải bồi thường thiệt hại, tránh tranh chấp, qua đó, góp phần ổn định cho sự phát triển kinh tế xã hội.
Hai là, các chủ thể khác có liên quan tới hoạt động công chứng như: UBND cấp xã, cấp huyện, Văn phòng đăng ký đất đai, Phòng tài nguyên và môi trường, người phiên dịch...là những chủ thể thường xuyên có sự liên hệ, cung cấp thông tin cho các Công chứng viên khi xác minh thông tin cũng cần được quy định rõ trách nhiệm, trình tự thủ tục cung cấp thông tin cho tổ chức
hành nghề công chứng. Người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng cần hiểu rõ hơn quyền và nghĩa vụ của mình, trách nhiệm của mình khi dịch văn bản, giấy tờ cho tổ chức hành nghề công chứng. Chính vì vậy, dưới góc độ quản lý nhà nước cũng cần phải tuyên truyền, ban hành trình tự thủ tục cụ thể về hành chính để các chủ thể nêu trên phải có trách nhiệm trả lời việc xác minh, đề nghị cung cấp thông tin để thực hiện công chứng của tổ chức hành nghề công chứng.
4.2.2.2. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm trong hoạt động công chứng để đẩy lùi thiệt hại, phòng ngừa rủi ro cho các bên
Công tác thanh kiểm tra, xử lý những vi phạm trong hoạt động công chứng để đẩy lùi những thiệt hại, phòng ngừa rủi ro cho các bên cần được đẩy mạnh và chú trọng hơn nữa, tránh hình thức. Vai trò của các cơ quan quản lý nhà nước trong việc thanh kiểm tra, xử lý vi phạm trong hoạt động công chứng cũng hết sức cần thiết nhằm răn đe, ngăn chặn những thiệt hại có thể xảy ra. Trước thực trạng công tác thanh kiểm tra hoạt động công chứng còn bộc lộ nhiều bất cập như: Lực lượng cán bộ chuyên trách thanh kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính trong công chứng còn tương đối mỏng, vai trò của Hiệp hội công chứng, Hội công chứng tham gia vào quá trình thanh kiểm tra còn tương đối hạn chế; vai trò tự quản, kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng còn chưa cao. Đâu đó vẫn còn tình trạng cán bộ trong ngành Tư pháp hoặc ngành khác đứng đằng sau đầu tư vào các tổ chức hành nghề công chứng dẫn đến thiếu khách quan, minh bạch, gương mẫu trong công tác thanh kiểm tra. Đặc biệt là tình trạng không đoàn kết nội bộ, tình trạng cạnh tranh không lành mạnh, các tổ chức hành nghề công chứng ngoại thành đặt trụ sở vào nội thành tùy tiện, giảm giá, chiết khấu…gây ảnh hưởng tới chất lượng văn bản công chứng, tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao cho văn bản được công chứng. Chính vì vậy, Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp và UBND các cấp cần có sự phối hợp trong quản lý, thanh kiểm tra đối
với các tổ chức hành nghề công chứng nhằm chấn chỉnh hoạt động công chứng, phòng ngừa rủi ro cho các bên; quán triệt thực hiện các giải pháp, nhiệm vụ trong chính sách phát triển nghề công chứng mà Chính phủ đã ban hành.
4.2.2.3. Hoàn thiện pháp luật về cơ sở dữ liệu mạng công chứng trong toàn quốc, cơ dữ liệu quốc gia về dân cư và tài sản tham gia giao dịch
Nếu như những biện pháp phòng ngừa thiệt hại như bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, lập quỹ bồi thường trong công chứng giải quyết hậu quả khi có bồi thường xảy ra thì một giải pháp mang tính chất gốc rễ ngăn ngừa rủi ro là xây dựng cơ sở dữ liệu mạng công chứng trong toàn quốc, dữ liệu quốc gia về dân cư, tài sản khi tham gia giao dịch. Tại sao lại như vậy? Trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, nền hành chính của chế độ cũ để lại phụ thuộc quá nhiều về các loại giấy tờ qua các thời kỳ khác nhau, thông tin khác nhau như: Giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, chứng minh nhân dân, căn cước công dân, chứng minh quân đội nhân dân…dẫn tới tình trạng làm giả hồ sơ, giấy tờ qua mặt công chứng viên và vấn nạn ngày càng gia tăng. Hơn nữa, tình trạng giả mạo hồ sơ, giấy tờ ngày càng tinh vi, khó phát hiện, làm gia tăng rủi ro cho các giao dịch kinh tế, dân sự. Các cơ quan có thẩm quyền cần sớm cho phép (cấp quyền) cho các tổ chức hành nghề công chứng được kết nối với cơ sở dữ liệu đất đai của Sở Tài nguyên và Môi trường; cơ sở dữ liệu về hình ảnh, vân tay của chủ sở hữu, chủ sử dụng từ dữ liệu của ngành Công an để chặn đứng tình trạng “giấy tờ giả, người giả” gây thiệt hại cho những người liên quan, tránh nguy cơ bồi thường thiệt hại xảy ra trong công chứn. Muốn tổ chức hành nghề công chứng phát hiện “giấy tờ giả, chủ thể giả” thì phải cung cấp cho họ dữ liệu, mẫu giấy thật, chữ ký thật để họ có cơ sở đối chiếu, phát hiện khác biệt. Căn cơ nhất là việc các công chứng viên được chia sẻ thông tin, dữ liệu về chủ thể, về tài sản tham gia giao dịch từ cơ quan quản lý đất đai, cơ quan công an. Có thông tin thật, công chứng viên có cơ sở để nghi ngờ khi có sự khác biệt, dẫn đến việc
quyền từ chối công chứng, yêu cầu các bên làm rõ, công chứng viên chỉ thực hiện việc xác minh thực tế, giám định theo yêu cầu của các bên. Hầu hết các nước tiên tiến trên thế giới khi thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, các công chứng viên không dựa vào giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng “bản chính”, giấy tờ tùy thân “bản chính”, mà chỉ dựa vào cơ sở dữ liệu mà cơ quan có thẩm quyền đăng ký quyền sở hữu, sử dụng ghi nhận về tài sản, chủ tài sản và dựa vào cơ sở dữ liệu về nhân thân chủ tài sản (như hình ảnh chủ tài sản, vân tay, đặc điểm nhân dạng...).
Về lâu dài, cần thiết xây dựng một cơ sở dữ liệu mạng công chứng mang tầm cỡ quốc gia (hiện tại mới xây dựng được ở cấp tỉnh) để công chứng viên truy cập, tra cứu tình trạng tài sản giao dịch có tranh chấp, bị hạn chế gì hay không là rất cần thiết. Ngoài ra, chúng ta cần học hỏi mô hình các nước phát triển trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, xây dựng mã định danh cá nhân, dữ liệu tài sản giao dịch. Mỗi một cá nhân khi sinh ra được cấp mã định danh cá nhân riêng, cập nhật đầy đủ trường thông tin về cá nhân đó, tình trạng hôn nhân cho đến khi chết trên hệ thống dữ liệu quốc gia về dân cư do Bộ Công an quản lý. Mỗi một cá nhân có tài sản đặc biệt là bất động sản phải được cập nhật trên dữ liệu bất động sản do Bộ Tài nguyên và Môi trường quản lý nêu rõ nguồn gốc tài sản, tờ bản đồ, thửa đất, diện tích, tình trạng pháp lý. Khi thực hiện các dịch vụ công liên quan tới cá nhân, tài sản của cá nhân hoặc pháp nhân, tổ chức hành nghề công chứng được cấp tài khoản để truy cập vào in xuống, đóng dấu, thực hiện và có thể nộp một khoản phí nhất định cho Chính phủ.
Có như vậy, tình trạng giả hồ sơ, sửa chữa hồ sơ, “giả sổ đỏ, giả chủ thể” mới không còn xảy ra nữa, các giao dịch được công chứng tăng độ an toàn pháp lý cao hơn; đẩy lùi việc phải bồi thường thiệt hại trong hoạt động công chứng.
4.2.2.4. Hoàn thiện cơ chế bảo hiểm trách nhiệm trong hoạt động công chứng
Hiện nay, các quy định về bảo hiểm trách nhiệm trong hoạt động công chứng còn rất hình thức và bộc lộ nhiều bất cập như: Tên gọi của bảo hiểm trách nhiệm trong hoạt động công chứng; điều kiện được hưởng bảo hiểm, giới hạn bồi thường, thời hạn bảo hiểm, đối tượng được bảo hiểm…tác giả Luận án đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện pháp luật về bảo hiểm trách nhiệm trong hoạt động công chứng như sau:
Thứ nhất,sửa đổi tên gọi “bảo hiểm trách nhiệm nghề của công chứng
viên” trong Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định 29/2015/NĐ-CP thành
“bảo hiểm trách nhiệm trong hoạt động công chứng” vì: Bên cạnh chủ thể chủ yếu là công chứng viên thì hoạt động công chứng còn được thực hiện bởi các chủ thể khác như nhân viên, người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng. Sửa như vậy để đảm bảo bao quát được hết các thiệt hại do các chủ thể thực hiện hoạt động công chứng gây ra; tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm mua bảo hiểm trách nhiệm trong hoạt động công chứng cho công chứng viên và nhân viên, người phiên dịch của tổ chức hành nghề công chứng của mình. Khi tổ chức hành nghề công chứng đã mua bảo hiểm trách nhiệm trong hoạt động công chứng thì bất kỳ công chứng viên, nhân viên, người phiên dịch của tổ chức hành nghề công chứng mà gia nhập, làm việc cho tổ chức hành nghề công chứng dưới mọi hình thức đều thuộc đối tượng được bảo hiểm.
Thứ hai,sửa đổi, bổ sung các quy định về phạm vi bảo hiểm, điều kiện
bảo hiểm trong hoạt động công chứng. Sửa đổi, bổ sung Điều 20 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/03/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng thành như sau:
“Điều 20. Phạm vi bảo hiểm
1. Phạm vi bảo hiểm bao gồm thiệt hại về vật chất của người tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch hoặc của cá nhân, tổ chức khác có liên quan trực
tiếp đến giao dịch, văn bản đã được công chứng, chứng thực mà những thiệt hại gây ra do lỗi của công chứng viên, nhân viên, người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng trong thời hạn bảo hiểm.
2. Tổ chức hành nghề công chứng hoặc tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên trong trường hợp được tổ chức hành nghề công chứng ủy quyền có thể thỏa thuận với doanh nghiệp bảo hiểm về phạm vi bảo hiểm rộng hơn phạm vi bảo hiểm quy định tại Khoản 1 Điều này”.
Lý do của việc sửa đổi nêu trên nhằm phù hợp với thực tiễn hoạt động công chứng có thể bị gây thiệt hại bởi các chủ thể khác ngoài công chứng viên và thiệt hại trong hoạt động công chứng không chỉ gồm những thiệt hại về công chứng giao dịch mà còn có thể có thiệt hại do chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký.
Sửa đổi, bổ sung điểm a khoản 2, Điều 20 Nghị định số 29/2015/NĐ- CP ngày 15/03/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng theo hướng bỏ quy định tại điểm a này vì: Tiêu chí xác định mục đích, nội dung văn bản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; hành động xúi giục, tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện giao dịch giả tạo hoặc hành vi gian dối khác như điều luật quy định là rất chung chung, dễ suy diễn và áp dụng tùy tiện. Hơn nữa khi thiệt hại xảy ra, doanh nghiệp bảo hiểm thường dựa vào những điểm sơ hở, không rõ ràng để thoái thác trách nhiệm bồi thường.
Thứ ba, Bộ Tài chính cần sớm ban hành Thông tư quy định quy tắc,
điều khoản, biểu phí, hợp đồng mẫu và mức trách nhiệm bảo hiểm bắt buộc đối với bảo hiểm trách nhiệm trách nhiệm trong hoạt động công chứng. Chúng ta có thể tham khảo các quy định về bảo hiểm trách nhiệm dân sự mẫu của chủ xe cơ giới, bảo hiểm trách nhiệm dân sự của người vận chuyển hàng không đối với hành khách trong chương 2, Nghị định số 103/2008/NĐ-CP ngày 16/09/2008 về bảo hiểm bắt buộc trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới
và Thông tư số 22/2016/TT-BTC ngày 16/02/2016 của Bộ Tài chính quy định quy tắc, điều khoản, biểu phí và mức trách nhiệm bảo hiểm bắt buộc trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới. Trong đó, các nhà làm luật đã quy định khá chi tiết, tỉ mỉ về phạm vi bồi thường thiệt hại; phí bảo hiểm và mức trách nhiệm bảo hiểm; loại trừ bảo hiểm; giám định thiệt hại; hồ sơ bồi thường; thời hạn yêu cầu, thanh toán và khiếu nại bồi thường; Hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới mẫu.
Xây dựng thống nhất mẫu hợp đồng bảo hiểm áp dụng chung trong toàn hệ thống công chứng, xây dựng mức bồi thường, trình tự thủ tục giải quyết bồi thường phải đảm bảo khắc phục được hậu quả thiệt hại một cách toàn bộ và kịp thời cho bên bị thiệt hại. Tổ chức hành nghề công chứng có thể có nhiều đề nghị với cơ quan bảo hiểm để được bồi thường trong một năm; không có mức trần đảm bảo theo năm hay theo thời hạn hợp đồng, theo hợp đồng hay theo từng Công chứng viên. Xây dựng cơ chế vận hành của hợp đồng bảo hiểm, mối quan hệ giữa công ty bảo hiểm với bên mua bảo hiểm, tổ chức xã hội nghề nghiệp của công chứng viên để theo dõi sự vận hành của hợp đồng bảo hiểm, xem xét hồ sơ do tổ chức hành nghề công chứng chuyển tới, tránh trục lợi bảo hiểm và sẽ thương lượng với bên bị thiệt hại để đạt được một giải pháp hữu nghị. Có thể theo hướng, nếu như bên bị thiệt hại khởi kiện chủ thể thực hiện hoạt động công chứng ra trước Toà án thì cơ quan bảo hiểm sẽ chịu trách nhiệm đứng ra bảo vệ cho các chủ thể này và cùng với họ và/hoặc Ban chuyên môn của tổ chức xã hội nghề nghiệp của công chứng