Các thủ tục kiểm soát chi phí của Công ty được thiết lập theo ba nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
về nguyên tắc phân công phân nhiệm: Trách nhiệm và công việc cụ thể liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh chi phí được phân chia cho nhiều bộ phận và phòng ban được quy định cụ thể trong Điều lệ Công ty.
về nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Công ty đã có những quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí, cụ thể:
Thứ nhất, cách ly về việc bảo quản vật tư, TSCĐ, công cụ dụng cụ với kế toán: thủ kho có trách nhiệm bảo quản vật tư, còn kế toán nhà máy chỉ phụ trách kiểm tra chứng từ, hạch toán, kiểm kê vật tư, đối chiếu số liệu kế toán với số liệu thực tế của thủ kho. Tài sản cố định, công cụ dụng cụ tại các bộ phận, phân xưởng do các bộ phận sản xuất, bộ phận phân xưởng bảo quản; kế toán nhà máy chỉ hạch toán, kiểm tra chứng từ, kiểm kê tài sản cố định hay công cụ dụng cụ.
Thứ hai, cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc bảo quản tài sản liên quan: Việc phê duyệt các nghiệp vụ liên quan đến chi phí sản xuất dưới nhà máy do Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, Giám đốc nhà máy, kế toán trưởng phê duyệt; các tài sản như tài sản cố định, vật tư do các thủ kho, bộ phận phòng ban quản lý.
Thứ ba, cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ: Điều này được thể hiện qua cấu trúc tổ chức chung của Công ty là kế toán được hoàn toàn tách riêng, thuộc quyền của kế toán trưởng, là người không bảo quản gì và không điều hành gì.
về nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, các trưởng, phó phòng được giao các quyết định và nhiệm vụ trong phạm vi nhất định và phải chịu trách nhiệm hoàn toàn với những việc được giao trong phạm vi đó. Ví dụ như, Phó Tổng giám đốc được quyền xem xét, ký duyệt liên quan đến các chi phí vật tư mua vào; kế toán trưởng được quyền xem xét, phê chuẩn các nghiệp vụ liên quan đến tài chính, kế toán...
Bên cạnh đó để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát chi phí, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí đều phải được phê chuẩn đúng đắn kể cả sự phê chuẩn chung và sự phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung của Công ty được thể hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những hoạt động cụ thể có
xuất kho
liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh chi phí như: Xây dựng và phê chuẩn Bảng khoán đơn giá tiền lương cho khối sản xuất trực tiếp tại bộ phận sản xuất và bộ phận phân xưởng, bảng định mức chi phí nguyên vật liệu, bảng định mức vật tư tiêu hao đưa vào sản xuất.... Sự phê chuẩn cụ thể được thể hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí sản xuất của Công ty như phê chuẩn các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu; mua hàng hóa, vật tư....