Kiểm tra kế toán là một trong những vấn đề rất quan trọng, đảm bảo cho cơng tác kế tốn trong Cơng ty đi vào nề nếp, thực hiện đúng những chế độ tài chính quy định, ngăn ngừa hành vi tiêu cực trong quản lý tài chính. Vì vậy, cơng tác kiểm tra kế tốn phải được hồn thiện từng bước và đảm bảo có hiệu quả.
Lãnh đạo Cơng ty và Kế tốn trưởng phải chịu trách nhiệm trước HĐQT, ĐHCĐ và Nhà nước thực hiện kiểm tra kế toán và ngày càng nhận thức rõ về vai trò
tác dụng của cơng tác kiểm tra kế tốn. Tuy nhiên, thực tế tại Công ty việc kiểm tra thường khơng có kế hoạch cụ thể, và chỉ thực hiện khi có yêu cầu. BKS mới chỉ thực hiện giám sát theo các nghị quyết của HĐQT hàng năm mà chưa giám sát các hoạt động liên quan đến tài chính kế tốn.
u cầu cơ bản của việc hoàn thiện hệ thống kiểm tra, KSNB là phải phù hợp với đặc điểm tổ chức của Cơng ty, của Phịng Tài chính Kế tốn để tạo ra một hệ thống kiểm tra, KSNB hoạt động thường xun, có hiệu quả và phát huy tính khách quan trong nội bộ Cơng ty. Để thực hiện được yêu cầu trên đây cần thực hiện các biện pháp chính như: Trước hết phải xây dựng được các yếu tố nịng cốt của hệ thống này đó là xây dựng một quy chế kiểm tra, kiểm soát thống nhất trong nội bộ; Tiếp đến phải hồn thiện về cơ cấu tổ chức và có kế hoạch phối hợp một cách đồng bộ giữa các bộ phận phòng, ban, phân xưởng sản xuất.
Trong các biện pháp trên, vấn đề cấp bách là tập trung xây dựng Quy chế quản lý tài chính và KSNB. Để giải quyết vấn đề này Công ty cần phải cụ thể hóa những chế độ, chính sách của Nhà nước cũng như những quy định của Tập đoàn nhằm đảm bảo cho hoạt động của đơn vị tuân thủ nghiêm chỉnh những chính sách chế độ của Nhà nước và của Tập đoàn. Ngoài ra, Quy chế quản lý tài chính và KSNB cịn là tiêu chuẩn để hệ thống kiểm sốt này hoạt động có hiệu lực. Trong Quy chế (Nội quy) ngoài việc quy định các vấn đề chung, vấn đề phân cấp trong quản lý kinh tế tài chính và hạch toán nội bộ cũng cần phải được quy định cụ thể trong KSNB. KSNB của Công ty phải bao gồm những vấn đề sau đây:
Thứ nhất: Những quy định chung: Nêu rõ vai trò, trách nhiệm của hệ thống KSNB, của các đơn vị thuộc và trực thuộc Công ty cũng như của các cá nhân, các bộ phận đối với họat động KSNB.
Thứ hai: Quy chế tổ chức và hoạt động bao gồm: Các lĩnh vực hoạt động của Công ty; cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý; các quy định về thời gian làm việc của các bộ phận chức năng, định mức lao động, quy định về an toàn vệ sinh lao động, về mối quan hệ giữa các bộ phận trong tồn Cơng ty;
quản lý vật tư; về quản lý TSCĐ; về quản lý mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm; về nhân sự và tiền lương; về thưởng (phạt) vận hành an toàn điện, và quy định về chế độ hội họp, khánh tiết.
Thứ tư: Công tác kế hoạch, dự tốn bao gồm: Tổ chức lập dự tốn chi phí sản xuất cho cả năm. Trong đó gồm kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư xây dựng, kế hoạch sửa chữa lớn, kế hoạch đấu thầu, kế hoạch mua sắm vật tư đầu vào, tất cả các kế hoạch trên phải lập chi tiết tiến độ thực tiện đến từng tháng, dựa trên định mức kinh tế kỹ thuật đã được ban hành và tình hình thực tế của Cơng ty.
Mỗi nội dung cụ thể của Quy chế trên cần quy định về vận dụng các văn bản pháp quy; về xây dựng mục tiêu, kế hoạch, tiến độ; về phân cấp quản lý như ủy quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm; quy định hệ thống chức danh trong đơn vị; về quản lý trong từng phần hành kế toán (bán hàng, thu tiền, mua hàng, chi tiêu, sử dụng vật tư, hàng hóa, sử dụng TSCĐ, trích khấu hao, tiền lương và các khoản trích theo lương); xây dựng hệ thống báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ theo mẫu chuẩn và quy định thời hạn lập, nộp, quy định trách nhiệm vật chất về độ chính xác của thơng tin đã cung cấp.
Các hội đồng tư vấn soạn thảo và trình HĐCĐ để thể chế hóa thành văn bản. Định kỳ (tháng, quý, năm) sử dụng văn bản này để kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Hàng năm căn cứ vào tình hình thực tế của đơn vị và phương hướng phát triển để hoàn thiện và bổ sung những quy định mới. Định kỳ tổ chức hội nghị tập huấn cán bộ
quản lý để thực hiện những quy định này.
Trên cơ sở Quy chế (Nội quy) quản lý tài chính và KSNB, bộ phận kiểm tra tại Phịng Tài chính kế tốn có chức năng, nhiệm vụ kiểm tra tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của Cơng ty để đảm bảo số liệu, tài liệu kế tốn phản ánh đúng đắn trung thực tình hình hoạt động thu, chi sử dụng nguồn vốn tại đơn vị. Phối hợp với BKS của Hội đồng thành viên Tập đồn khi có chương trình kiểm tra Cơng ty. Hoạt động kiểm sốt này khơng thường xun và thơng báo ngay từ đầu năm tài chính.
Trình tự tổ chức hoạt động này bao gồm:
toán trong các tài liệu, báo cáo kế tốn do máy in ra nếu có sai sót phải tiến hành yêu cầu chuyên viên phụ trách sửa chữa kịp thời.
Bước 2: Tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tra việc thực hiện chế độ, chính
sách,
các quy định về thu chi như: Thu tiền Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Cơng đồn phí, các khoản công nợ cá nhân, chi tiền phải trả cho cán bộ cơng nhân viên và các đối tượng khác. Sốt xét lại việc thực hiện bằng cách so sánh giữa số
thực tế thực hiện với số liệu kế hoạch, dự tốn và những thơng tin có liên quan khác, khơng có tính chất tài chính... để đánh giá q trình thực hiện một cách tổng thể. Hoạt
động này giúp cho nhà quản lý nắm bắt các hoạt động có hiệu quả khơng và điều chỉnh
kịp thời mục tiêu, kế hoạch cho phù hợp. Việc thực hiện kiểm tra phải được phân công,
phân nhiệm cho từng cá nhân trên cơ sở đảm bảo từng phần hành công việc cụ thể. Yêu
cầu quan trọng của người thực hiện kiểm tra là không phải người thực hiện nghiệp vụ
hay phê duyệt. Sự hữu hiệu của hoạt động này cũng khơng cịn khi người kiểm tra là chuyên viên cấp dưới của người thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập.
Bước 3: Lập và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kiểm tra về HĐQT và
Tập đoàn.
Ngoài ra, để thực hiện tốt cơng tác kiểm tra kế tốn, hệ thống kiểm tra, KSNB phải được tiến hành thường xuyên theo đúng chức năng, nhiệm vụ. Hàng quý Công ty
lập BCTC, kết quả kiểm tra và gửi cho HĐQT và Tập đoàn trên cơ sở số liệu của Cơng
ty, Tập đồn động bộ số liệu trong tồn ngành, quan hệ này đã được duy trì thường xuyên do đó đã điều chỉnh được các sai sót trong qua trình hạch tốn.
Để phát huy vai trị của tổ chức kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành với tăng cường kiểm sốt nội bộ chi phí của Cơng ty, các giải pháp cần tập trung gồm:
- Tăng cường kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp, cụ thể:
Cơng ty nên thường xun hốn đổi vị trí các nhân viên mua hàng. Đồng thời nên áp dụng một chính sách lỹ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền chênh lệch từ nhà cung cấp.
Tất cả nguyên vật liệu chỉ đưa ra khỏi kho khi phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của những người liên quan.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất đã lập, phòng kinh doanh phịng kỹ thuật phải có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau sao cho lượng vật tư xuất dùng đáp ứng nhu cầu sản xuất, đúng chủng loại, số lượng tránh tình trạng dư thừa.
Bộ phận kiểm sốt nội bộ cần thường xuyên xuống các phân xưởng giám sát quá trình sản xuất. Lượng nguyên vật liệu thừa, phế phẩm thu hồi được phải lập biên bản báo cáo để có thể tính tốn đúng thực thế chi phí NVL sản xuất trong kỳ.
Định kỳ thường xuyên kiểm kê, đánh giá lượng vật tư tồn kho, phải xác định mức dự trữ hợp lý,
Hàng tháng, cơng ty nên tiến hành phân tích sự biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và lập các báo cáo để kịp thời tìm ra nguyên nhân và tìm biện pháp giải quyết.
- Tăng cường kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp:
Việc tuyển dụng lao động cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận chịu trách
nhiệm tuyển dụng và bộ phận có nhu cầu lao động nhằm đem lại hiệu quả trong việc tuyển dụng. Bên cạnh đó, cơng ty nên thường xuyên đào tạo nâng cao tay nghề cho cơng nhân và có chế độ thường phạt thích đáng để họ có thể làm việc hiệu quả hơn, năng suất cao hơn, giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn có thể gây thiệt hại.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, hàng tháng cơng ty nên lập dự phịng chi phí nhân cơng trực tiếp và căn cứ vào số liệu do các phòng ban cung cấp và thu thập để phân tích sự biến động của chi phí nhân cơng trực tiếp giữa thực tế và kế hoạch và lập
các báo cáo để kịp thời tìm ra nguyên nhân biến động, tìm biện pháp giải quyết. Đồng
thời, công ty nên sử dụng số chi tiết chi phí nhân cơng trực tiếp để có thể quản lý, kiểm sốt chặt chẽ hơn.
Phịng hành chính nhân sự cần phải có sự phối hợp chặt chẽ với phịng kinh doanh, thủ kho, bộ phận kiểm sốt nội bộ để xác nhận lượng sản xuất của từng phân xưởng sản xuất được tránh sự gian lận, dẫn đến chi phí nhân cơng trực tiếp khơng chính xác.
Hàng năm Cơng ty nên đánh giá thay đổi đơn giá lương theo năng suất lao động để đảm bảo thu nhập cho công nhân.
Định kỳ và đột xuất Cơng ty nên kiểm tra tình hình lao động làm việc tại phân
xưởng, tình hình quản lý, theo dõi chấm công lao động của quản lý phân xưởng. - Tăng cường kiểm sốt chi phí sản xuất chung:
(1) Đối với chi phí dịch vụ mua ngồi và chi phí khác bằng tiền
Hiện nay Công ty chưa xây dựng định mức cho những loại chi phí này, vì vậy theo tối nên xem xét khả năng xây dựng các định mức chi phí này nếu có thể, như các
loại chi phí phát sinh có tính chất thường xun, định kì, từ đó đề ra các biện pháp, chính sách tiết kiệm. Phải kiểm sốt chặt chẽ đối với các hóa đơn được cung cấp từ bên ngồi, để tránh tình trạng sử dụng hóa đơn giả hay hóa đơn khống làm tăng chi phí
(2) Đối với chi phí sửa chữa thường xun, khấu hao TSCĐ
Cơng ty cần giao cho bộ phận sản xất kết hợp với bộ phận quản lý TSCĐ có trách nhiệm lên kế hoạch sửa chữa TSCĐ, nhằm đảm bảo tính liên tục trong q trình
sản xuất.
(3) Đối với chi phí khấu hao TSCĐ thì cơng ty cần kiểm sốt việc trích đúng,
trích đủ khấu hao bằng các kiểm tra hiện trạng tài sản, hồ sơ tăng giảm của TSCĐ (đã
khấu hao hết, hoặc tài sản đẽ kế thúc khấu hao, tăng giảm không đúng thời điểm...)
(4) Đối với chi phí cơng cụ dụng cụ: để quản lý chặt chẽ và nâng cao hiệu quả
sử dụng một số loại công cụ dụng cụ, công ty cần phải ban hàng một số quy định quản lý loại chi phí này từ khâu mua sắm đến khâu xuất dùng.
Việc phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức phân bổ là chi phí nguyên vật liệu chính sẽ khơng phản ánh chính xác chi phí phát sinh cho từng loại, vì vậy cơng ty có thể lựa chọn kỹ thuật phân bổ chi phí dựa trên cơ sở hoạt động.
3.3. KIẾN NGHỊ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
3.3.1. Đối với doanh nghiệp
Công ty Cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh phải nâng cao nhận thức về tầm quan
trọng cũng như hiệu quả của việc thực hiện tốt cơng tác tổ chức kế tốn CPSX và Zsp
với tăng cường KSNB, phải xác định đây là mục tiêu cần thiết của quá trình quản lý. Tổ chức đào tạo, tự đào tạo và cử đi đào tạo lại nhằm nâng cao nhận thức và
hiểu biết cho đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán những kiến thức về kinh tế thị trường và nghiệp vụ, các văn bản pháp quy về quản lý nói chung và về CPSX và giá thánh SP nói riêng.
Xác định mục tiêu và xây dựng mơ hình tổ chức kế tốn CPSX và tính Zsp phù hợp với đặc thù của từng DN. Tổ chức sắp xếp, điều chỉnh, thiết kế hệ thống kiểm soát CPSX một cách phù hợp và hiệu quả.
Tạo điều kiện về trang bị, các điều kiện vật chất khác để giúp kế toán nâng cao khả năng thu nhận, xử lý kiểm sốt và cung cấp thơng tin.
3.3.2. Đối với cơ quan quản lý nhà nước và các hiệp hội
Nhà nước với chức năng quản lý toàn bộ nền kinh tế quốc dân thơng qua các chính sách kinh tế, tài chính vĩ mơ và hệ thống các chính sách quản lý vĩ mơ khác cần đảm bảo đầy đủ điều kiện cơ bản, tạo khung pháp lý và định hướng cho sự phát triển chung của toàn xã hội.
Xây dựng hoàn thiện hệ thống luật, các văn bản dưới luật, tạo điều kiện cho các DN nói chung và Cơng ty Cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh nói riêng hoạt động trên cơ sở tuân thủ pháp luật; thường xuyên rà soát các văn bản pháp quy, xóa bỏ những văn bản khơng phù hợp theo từng thời kỳ phát triển đất nước.
Hoàn thiện hệ thống chuẩn mực kế toán, hệ thống kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn thực hiện hệ thống kế toán, chuẩn mực kế toán, tạo sự thực hiện thống nhất trong phạm vi cả nước.
Tăng cường và nâng cao vai trò của Hội nghề nghiệp, đặc biệt là Hội kế tốn Việt Nam trong việc hướng dẫn chun mơn, nghiệp vụ đối với cơng tác kế tốn trong các DN nói chung và Cơng ty Cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh.
3.3.3. Đối với Tập đoàn
Tập đoàn Điện lực Việt Nam cần đưa ra quy định, cơ chế quản lý CP, khoán CP
phù hợp hơn nữa với tình hình hoạt động SXKD của các DN và cụ thể là với Công
ty Cổ
phần Nhiệt điện Quảng Ninh. Đồng thời ban hành những quy định cụ thể và hướng dẫn
cho các đơn vị thành viên về các nội dung liên quan đến tổ chức kế toán CPSX và tính
1) Các nhà quản trị cấp cao của Tập đồn thay đổi nhận thức về CPSX và quan trọng hơn là chủ động, đẩy mạnh KSNB trong hoạt động điều hành SX - kinh doanh nhằm đạt được hiệu quả quản lý cao nhất. Điều này sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến nhận thức và hành động của các nhà quản trị cấp dưới trong DN.
2) Tăng cường KSNB (trong đó có nội dung KSNB CPSX) cần được tổ chức xuyên suốt từ Tập đoàn đến các DN thành viên. Tuy nhiên, như đã đề xuất mơ hình tổ chức kế tốn CPSX và tính giá thành với tăng cường KSNB lựa chọn tổ chức sẽ khác nhau, ở cấp Tập đồn tổ chức do quy mơ, khối lượng cơng việc phải xử lí lớn, tính chất thơng tin cung cấp hỗ trợ xử lý các công việc liên quan đến nhiều DN thành viên, hoặc các vấn đề có phạm vi tồn ngành, tồn Tập đồn.
3) Tập đồn chủ trì hồn thiện các nội dung quản lí điều hành nội bộ, đặc
biệt là
nội dung Kế hoạch phối hợp kinh doanh và cơ chế giao khoán CP trên cơ sở giá thành
tổng hợp cơng đoạn. Bên cạnh đó, Tập đồn cũng cần chủ trì rà sốt, hồn thiện