THÀNH ĐIỆN VỚI TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY
2.2.1. Tổ chức kế tốn chi phí sản xuất
a) Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất
Đặc điểm quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm ở Công ty Cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh là quy trình khép kín liên tục: Sản phẩm hoàn thành ở giai đoạn công nghệ cuối cùng mới được xác định là thành phẩm, hơn nữa khối lượng sản phẩm của Công ty CP Nhiệt điện Quảng Ninh sản xuất trong kỳ là lớn. Công ty đã xác định:
- Đối tượng tập hợp CPSX là từng phân xưởng SX.
b) Kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Cơng ty CP Nhiệt điện Quảng Ninh cũng như các Công ty sản xuất, truyền tải và phân phối điện, mục VL gồm các loại VL chính là than, dầu FO, hóa chất....
❖Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán CP NVL TT, kế toán sử dụng TK 621 - “Chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp’”. TK này dùng để hạch toán CP NVL phát sinh trong tháng cho việc
SX SP và được mở chi tiết cho từng khâu SX. Ngoài ra còn TK 152 - “Nguyên liệu,
vật liệu”” với các tài khoản chi tiết:
- TK 1521: Vật liệu - TK 1522: Nhiên liệu
- TK 1523: Phụ tùng thay thế - TK 1528: Vật liệu khác
❖Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Theo khảo sát tại công ty CP Nhiệt điện Quảng Ninh chứng từ kế toán phản ánh chi phí NVL TT bao gồm: Giấy xin lĩnh vật tư, Lệnh xuất vật tư, Hóa đơn GTGT, Bảng phân bổ NVL và CCDC , Bảng kê số 4, sổ chi tiết TK621, Sổ tổng hợp TK621, NKCT số 7 , Sổ Cái TK621,...
❖ Quy trình hạch tốn
NVL phục vụ cho SXSP đều được mua về nhập kho. Sau đó căn cứ vào nhu cầu sử dụng, Công ty xuất NVL phục vụ cho SX.
Hàng tháng khi các bộ phận có nhu cầu sử dụng NVL sẽ làm giấy lĩnh vật tư gửi lên phòng phòng Kế hoạch. Phòng Kế hoạch kiểm tra tính hợp lý của mục đích xuất dùng sau đó gửi lên Giám đốc ký duyệt. Kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho được lập thành ba liên: 1 liên lưu tại gốc, 2 liên được nơi nhận nguyên liệu mang đến cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho kèm theo lệnh xuất kho, thủ kho sẽ xuất NVL và ký xác nhận vào phiếu xuất kho. Thủ kho giữ lại 1 liên để ghi vào thẻ kho, sau đó trả lại phòng Vật tư. Liên còn lại gửi trả lại phịng Kế tốn. Sau đó sẽ tiến hành ghi vào sổ chi tiết NVL và cập nhật vào phần mềm, cuối kỳ tiến hành tổng hợp chứng từ và tính giá.
Việc tính giá vật tư xuất dùng được kế toán xác định theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ, cụ thể là bình quân tháng. Cách xác định như sau:
chứng từ gốc là phiếu xuất kho số 222 (Phụ lục 09) Kế toán vào phần mềm Vacom phân hệ Quản lý vật tư tiến hành khai báo theo phiếu xuất kho:
• Tại phân hệ <<Quản lý vật tư>> chọn <<Xuat kho>>
+ Ngày chứng từ: 25/6/2017; + Chọn: Mã kho
+ Chọn: Mã vật tư (thiết bị lò máy)
+ Nhập số lượng cho mỗi loại theo phiếu xuất kho;
+ Đơn giá sẽ được phần mềm tính tự động vào cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền mà đơn vị áp dụng;
+ Chọn đối tượng tập hợp chi phí tương ứng: PX Lị Máy; + Nhấn <<Cat>> để lưu chứng từ vừa nhập.
Cuối tháng phần mềm tự động tính giá thực tế sau đó tự động lập các Bảng biểu, Bảng kê, Nhật ký - chứng từ, Sổ cái TK 621 cho SP than, cụ thể:
- Bảng kê chi tiết xuất sử dụng vật tư, NVL, CCDC tồn cơng ty (Phụ lục 10);
- Sổ chi tiết TK 621 (Phụ lục11); - Bảng phân bổ NVL và CCDC (Phụ lục12); - Sổ tổng hợp TK 621 (Phụ lục 13); - Bảng kê số 4 - TK 621 (Phụ lục14); - Nhật ký chứng từ số 7 (Phụ lục15); - Sổ cái TK 621 (Phụ lục16).
c) Kế tốn nhân cơng trực tiếp
Tại Công ty Cổ Phần Nhiệt điện Quảng Ninh CP NCTT gồm những khoản tiền phải trả cho công nhân trực tiếp SX SP hoặc trực tiếp thực hiện các loại lao vụ, dịch vụ gồm: Tiền lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp, tiền trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo số tiền lương của công nhân SX.
❖Tài khoản sử dụng
Để hạch toán CP NCTT, kế toán sử dụng TK 622 - “Chi phí nhân công
trực tiếp ”.
❖Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Theo khảo sát tại Công ty Nhiệt điện Quảng Ninh chứng từ kế toán phản ánh chi phí NCTT bao gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Giấy đề nghị tạm ứng, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Bảng kê số 4 - TK 622 , NK-CT số 7, Sổ
chi tiết TK 622, Sổ tổng hợp TK 622, Sổ Cái TK 622.
❖ Quy trình hạch tốn
Hàng ngày, phụ trách phân xưởng theo dõi thời gian làm việc của công nhân thông qua bảng chấm công, bảng xác nhận khối lượng cơng việc hồn thành . Cuối tháng bảng chấm công được chuyển lên Phòng Tổ chức - Hành chính duyệt, sau đó được chuyển lên Phịng Kế tốn - Tài chính. Kế toán tiến hành lập bảng tính lương cho từng người trong phân xưởng và lập Bảng phân bổ tiền lương và BHXH bằng việc nhập liệu bảng chấm công vào phần mềm kế toán. Căn cứ vào đó kế tốn tổng hợp cho tháng và nhập dữ liệu trên máy. Dữ liệu sẽ được tự động cập nhật vào Sổ chi tiết TK 622, Nhật ký chứng từ và Sổ cái TK 622. Cuối kỳ, tồn bộ chi phí nhân cơng trực tiếp tập hợp trên Tài khoản 622 được kết chuyển sang Tài khoản 154.
- Quy trình xử lý trên phầm mềm: Phụ lục 17
Phân hệ Tiền lương quản lý số cơng, tiền lương và các khoản chi phí lương của từng cán bộ nhân viên theo từng phòng ban, phân xưởng. Do vậy trước khi thực hiện chấm cơng, tính lương và thanh toán lương Kế toán cần phải khai báo các thơng tin: Danh mục phịng ban, phân xưởng, nhân viên, ký hiệu chấm công, tỷ lệ bảo hiểm....
- Từ Bảng chấn công tại các phân xưởng gửi xuống kế toán tiến hành khai báo chấm công trên phần mềm:
+ Tại phân hệ <<Tiền lương>> kế toán chọn <<Chấm công>> l^ Phần mềm sẽ hiển thị giao diện tạo mới bảng chấm công;
+ Chọn Phân xưởng;
+ Chọn tháng (06/2017) cần lập bảng chấm công;
+ Chọn <<Tạo mới dựa trên bảng chấm cơng khác>> nếu trước đó đã lập bảng chấm cơng và chọn <<Tạo mới hồn tồn>> nếu trước đó chưa có bảng chấm cơng;
+ Nhấn <<Đồngý>> phần mềm sẽ hiển thị bảng chấm công tương ứng;
+ Tích chọn các thơng tin tương ứng về ngày công làm việc của mỗi công nhân trong tháng;
+ Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.
mềm sẽ tự động sinh bảng lương dựa trên bảng chấm cơng đó.
+ Căn cứ vào bảng lương vừa lập, tại giao diện bảng lương kế toán nhấn <<Hạch
toán>> phần mềm sẽ tự động sinh chứng từ hạch tốn chi phí lương tương ứng;
+ Kế toán kiểm tra các bút toán về lương, các khoản trích theo lương và thuế TNCN của nhân viên;
+ Nhấn <<Cat>> để lưu chứng từ vừa nhập.
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền lương phần mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo tiền lương. Cuối tháng phần mềm tự động xử lý lập các Bảng biểu, Bảng kê, Nhật ký - chứng từ, Sổ cái TK 622 cho SP và đưa ra các báo cáo liên quan, cụ thể:
> Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Phụ lục 18)
> Sổ chi tiết TK622 (Phụ lục 19)
> Cuối tháng vào Sổ tổng hợp TK 622 (Phụ lục 20)
> Bảng kê số 4 - TK 622 (Phụ lục 21)
> Sổ cái TK 622 (Phụ lục 22)
Số liệu trên sổ chi tiết TK 622 được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ chi tiết TK 154 và lên sổ cái TK 622
d) Kế tốn chi phí sản xuất chung
CP SXC là những khoản CP cần thiết khác phục vụ quá trình SX phát sinh ở các phân xưởng, bộ phận SX. CP SXC được tập hợp theo các yếu tố CP:
- CP nhân viên phân xưởng - CP dịch vụ mua ngoài. - CP vật liệu, CCDC - CP khác bằng tiền.
- CP khấu hao tài sản cố định.
❖Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán CP SXC, kế tốn sử dụng TK 627 - “Chiphí sản xuất chung”
❖Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Theo khảo sát tại công ty Cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh chứng từ kế toán phản ánh chi phí SXC bao gồm: Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ; Bảng phân bổ NVL,CCDC; Bảng phân bổ tiền lương & BHXH; Phiếu chi; sổ chi tiết TK 627; sổ
tổng hợp TK 627; Bảng kê số 4 - TK 627; NKCT số 7; sổ cái TK 627; ...
❖ Quy trình hạch tốn
Cơng tác tập hợp chi phí sản xuất được kế tốn tiến hành như sau: - Chiphí nhân viên
Chi phí nhân viên tại các phân xưởng bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp,các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo lương của nhân viên phân xưởng. Lương và các khoản trích theo lương của nhân viên PX do nhân viên thống kê trong phân xưởng gửi lên phịng KT-TC căn cứ vào vào đó kế tốn thao tác nhập liệu vào máy và sẽ phản ánh trên Sổ chi tiết TK 627
- Chiphí vật liệu
Bao gồm chi phí vật liệu dùng chung cho công ty với mục đích phục vụ và quản lý. Căn cứ vào phiếu xuất kế toán nguyên cập nhật vào. Cuối tháng máy sẽ tính đơn giá bình qn, trị giá ngun vật liệu để phản ánh trên sổ chi tiết vật tư và sổ chi tiết TK 627.
- Chiphí cơng cụ, dụng cụ dùng chung cho sản xuất
Bao gồm chi phí về bàn, ghế, dụng cụ sửa chữa, ủng cao su,.. .xuất dùng cho công nhân trong các phân xưởng sẽ được phân bổ dần vào chi phí. Cũng tương tự như chi phí vật liệu, từ phiếu xuất cơng cụ, dụng cụ kế tốn sử dụng để tổng cộng số liệu, nghiệp vụ này sẽ được phản ánh trên Bảng tổng hợp phát sinh TK 153 và Sổ chi tiết TK 627 như sau:
- Chiphí khấu hao tài sản cố định
Chi phí khấu hao TSCĐ là chi phí bỏ ra để bù đắp hao phí của TSCĐ dùng trong sản xuất và để bảo toàn vốn cố định trong doanh nghiệp. Các TSCĐ không dùng trong hoạt động sản xuất khơng tiến hành trích khấu hao. TSCĐ dùng cho sản xuất gồm:
+ Máy móc thiết bị;
+ Phương tiện vận tải truyền dẫn;...
Tổng TSCĐ có giá trị lớn nên chi phí khấu hao chiếm tỷ trọng đáng kể trong CPSX SP và được tính vào CP SXC.
Theo khảo sát Cơng ty Cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng và thực hiện theo thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 4 năm 2013.
+ Mức trích khấu hao trung bình hàng năm của tài sản cố định được xác định như sau:
Mức trích khấu hao Nguyên giá tài sản cố định trung bình hàng năm Thời gian sử dụng
Đơn vị tiến hành tập hợp chi phí theo tháng nên mức trích khấu hao trung bình hàng tháng là:
Mức trích khấu hao Mức trích khấu hao trung bình hàng năm
trung bình hàng tháng 12 tháng
Cuối tháng, kế tốn thực hiện việc tính khấu hao
- Ke tốn chi phí dịch vụ mua ngồi và chi phí khác bằng tiền
Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác gồm: Chi phí tiền điện thoại, chi phí tiếp khách.. .Những chi phí này khi phát sinh, căn cứ vào hóa đơn, phiếu chi cho mỗi xí nghiệp, nhà máy kế toán nhập số liệu vào phần mềm.
Hàng tháng, vào ngày cuối tháng, dựa vào bảng phân bổ NVL, bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng tập hợp CP SXC, kế toán tiến hành tập hợp CP SXC trên Bảng tổng hợp CP SXC. Sổ chi tiết TK 627 tập hợp CP SXC cho từng phân xưởng. Số liệu trên sổ chi tiết TK 627 được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ chi tiết TK 154 và lên sổ cái TK 627.
Phân bổ CP SXC theo chi phí NCTT: Cơng thức tính hệ số phân bổ như sau:
Hệ số phân bổ ∑CP SXC
CPSXC " ∑CP NCTT
CPSXC phân bổ CPNCTT Hệ số phân
= x
- Quy trình xử lý trên phầm mềm Vacom: (Phụ lục 23)
Tùy thuộc vào từng loại chi phí cụ thể (vật liệu/nhân công/CCDC/tài sản cố định,...) kế tốn vào phân hệ thích hợp trên phần mềm để tiến hành khai báo, hạch tốn.
Ví dụ:
Hàng tháng kế toán tiến hành trích khấu hao TSCĐ, để trích khấu hao tự động trên phần mềm kế toán tiến hành tuần tự:
+ Tại phân hệ <<Tài sản cố đinh>> chọn <<Trich khấu hao>>, tiếp theo chọn kỳ cần trích khấu hao, nhấn <<đồng ý>> phần mềm hiện thị Bảng trích khấu hao TSCĐ trong kỳ. Nhấn <<Cất>> để lưu bảng trích khấu hao
+ Trên giao diện bảng trích khấu hao vừa Cất kế toán chọn <<hạch toán>>
phần mềm sẽ tự sinh chứng từ hạch toán phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ (phụ lục
31). Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.
Cuối tháng phần mềm tự động xử lý lập các Bảng biểu, Bảng kê, Nhật ký - chứng từ, Sổ cái TK 627 cho sản phẩm và đưa ra các báo cáo liên quan, cụ thể:
> Sổ chi tiết TK 627 (Phụ lục 24);.
> Sổ tổng hợp TK 627 (Phụ lục 25);
> Bảng kê số 4 - TK 627(Phụ lục 26) ;
> Nhật kí chứng từ số 7 (Phụ lục 15);
> Sổ cái TK 627 (Phụ lục 27).
Số liệu trên sổ chi tiết TK 627 được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ chi tiết TK 154 và lên sổ cái TK 627
❖Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Sổ chi tiết TK 1541, sổ tổng hợp TK 1541, Bảng kê số 4 - TK 621, 622, 627, NHKC số 7, sổ cái TK 1541.
❖Quy trình hạch tốn
CPSX khi phát sinh đã tập hợp theo từng khoản mục trên các TK 621, 622, 627, cuối kỳ phải được kết chuyển để tập hợp CPSX toàn DN và kế toán chi tiết theo đối tượng tập hợp CPSX. Do có hệ thống kế toán máy nên chu trình luân chuyển chứng từ đơn giản. Sau khi đối chiếu kiểm tra các sổ của TK chi phí, kế
tốn chi phí thực hiện thao tác kết chuyển trên máy. Để thực hiện được việc kết chuyển tự động phải khai báo TK “phân bổ” (TK 621, 622, 627) và TK “nhận”, khi đó hệ thống máy sẽ tự động kết chuyển.
Quy trình xử lý trên phần mềm: (Phụ lục 28)
- Cuối tháng kế toán thực hiện việc khai báo bút toán kết chuyển tự động trên phần mềm:
+ Tại phân hệ <<Giá thành>> chọn <<Kết chuyển chiphí>>
+ Nhấn <<Đồng ý>> phần mềm sẽ tự động tự động hiển thị số liệu lên chứng từ kết chuyển chi phí: > Sổ chi tiết TK154 (Phụ lục 29); > Sổ tổng hợp TK154 (Phụ lục 30); > Bảng kê số 4 - TK621, 622, 627, 154 (Phụ lục 31); > NKCTSố 7phần I (Phụ lục 15) > NKCT số 7 - Phần II tập hợp CPSD (Phụ lục 32). > Sổ cái TK154 (Phụ lục 33). 2.2.2. Kế toán giá thành sản phẩm
Trong công việc tính Zsp, kế toán sẽ phải tiến hành tuần tự các bước, từ xác định kỳ tính giá thành, tập hợp chi phí, kết chuyển chi phí cho đến đánh giá SPDD và tính Zsp.
a) Đối tượng tính giá thành
Trên phần mềm Vacom tại phần đối tượng tính giá thành, nhấn nút <<Chọn>> để chọn mã thành phẩm tương ứng với từng giai đoạn sản xuất sản phẩm.
Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.
b) Kỳ tính giá thành
- Kỳ tính giá thành tại Cơng ty CP Nhiệt điện Quảng Ninh là tháng. + Tại phân hệ <<Giá thành>>, chọn Kỳ tính giá thành: Tháng 06/2017 + Diễn giải: Tính giá thành cho các sản phẩm sản xuất trong tháng 06/2017
c) Phương pháp tính giá thành
DDDK DDCK sinh
Để tập hợp được CPSX và tính giá thành của các công đoạn trên kế toán tiến hành tuần tự trên phần mềm Vacom như sau:
♦ Tập hợp chi phí trực tiếp:
+ Tại phân hệ <<Giá thành>> kế toán chọn <<Tập hợp chi phí trực tiếp>> + Chọn kỳ tính giá thành
+ Các thông tin về chi phí được tập hợp của TK 621, 622, 627 sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên chứng từ
♦ Phân bổ chi phí gián tiếp:
+ Chọn <<Phân bổ chiphí>> tại phân hệ <<Giá thành>>