Hệ thống chứng từ có vai trị quan trọng trong việc cung cấp thông tin thường xun cho quản lý đồng thời có vai trị quan trọng trong giám sát, kiểm tra các cá nhân, tập thể trong đơn vị thực hiện các quyết định trong quản lý, CĐKT, các chế độ chính sách của Nhà nước, tình hình chấp hành kỷ luật tài chính...
Chứng từ là phương tiện thông tin và kiểm sốt các nghiệp vụ kinh tế nên địi hỏi phải đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra. Ngay từ khâu này kiểm soát đã được thực hiện bằng việc kiểm tra chứng từ, giám sát từng nghiệp vụ phát sinh đảm bảo số liệu được phản ánh chính xác, đúng đắn, ngăn ngừa hành vi gian lận hoặc sai sót xảy ra để bảo vệ và sử dụng
hợp lý nguồn lực của đơn vị. Chứng từ cần được kiểm soát trực tiếp để đảm bảo tính pháp lý và sự tuân thủ của các thủ tục.
Thực tế tại Công ty, việc kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ và số liệu đã vào máy chưa được thực hiện thường xuyên, vì vậy số liệu của chứng từ lập theo phương pháp thủ cơng khơng chính xác so với số liệu đã vào máy hoặc nhầm lẫn khi định khoản trên máy. Tình trạng này gây khó khăn và mất nhiều thời gian khi đối chiếu, tổng hợp, cân đối, quyết tốn vật tư. Qua việc phân tích thực trạng trong việc tổ chức
chứng từ và ghi chép chứng từ ban đầu tại Công ty Cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh, cho thấy một số giải pháp cần được quan tâm nhằm hồn thiện tổ chức chứng từ kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩn điện với tăng cường kiểm sốt nội bộ
tại Cơng ty như sau:
Thứ nhất: Hoàn thiện hệ thống chứng từ nên bổ sung thêm một nội dung là định mức sử dụng. Để tiết kiệm trong sử dụng Công ty đã xây dựng các định mức sử dụng từng loại vật tư cho từng loại công việc, từng hoạt động. Do vậy, việc bổ sung thêm nội dung định mức sử dụng trong Phiếu xuất kho giúp cho kế tốn viên, người duyệt chứng từ, máy tính biết được giá trị vật tư cần sử dụng theo định mức và giá trị vật tư cần xuất dùng để kiểm soát trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (ký duyệt chứng từ) đối với vật tư tồn kho.
Thứ hai: Về tổ chức luân chuyển và kiểm soát chứng từ phải tổ chức luân chuyển qua các bộ phận: Từ bộ phận có nhu cầu đến bộ phận quản lý trực tiếp, bộ phận
kế toán và cuối cùng là kiểm sốt, phê duyệt của Lãnh đạo Cơng ty. Nếu thực hiện triệt
để được vấn đề này sẽ xóa bỏ tình trạng chứng từ được bộ phận thực hiện chuyển trực
tiếp cho lãnh đạo phê duyệt rồi mới chuyển đến bộ phận kế toán, bỏ qua chức năng kiểm soát của kế toán.
Thứ ba: Kế tốn cần có sự kiểm tra thường xuyên theo tuần kỳ từ 5 đến 7 ngày bằng cách in ra các bảng kê chứng từ kèm theo chứng từ gốc, giao cho chuyên viên kế toán phụ trách phần hành kế tốn có liên quan kiểm tra chi tiết. Ví dụ, các chứng từ về trích khấu hao TSCĐ, nhập, xuất kho vật tư được giao cho chuyên viên kế tốn tài sản, vật tư kiểm tra... các sai sót khi kiểm tra phát hiện được cần ghi
hoặc đánh dấu lại trên bảng kê chứng từ để chỉnh sửa các thơng tin sai sót. Đối với loại chứng từ phải in ngay sau khi nhập vào máy như các phiếu thu, phiếu chi, cuối ngày phải in bảng kê chứng từ loại tiền mặt để đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ để kịp thời phát hiện nhầm lẫn, sai sót. Mục đích của cơng việc này đảm bảo tính chính