3.2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chépkế toán kế toán
Hệ thống TK đầy đủ, chi tiết là cơ sở cho việc phản ánh, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách cụ thể, rõ ràng, đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép và trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý, việc lập Bảng cân đối số phát sinh cũng là một cách kiểm sốt tính chính xác số liệu ghi chép.
Công ty đang vận dụng Hệ thống TK dùng cho các đơn vị trong Ngành Điện. Về cơ bản Hệ thống TK này đã đáp ứng được các yêu cầu của quản lý và KSNB của Công ty. Tuy nhiên, do sự phát triển của nền kinh tế và sự phát triển của Ngành Điện cần hoàn thiện một số vấn đề về tổ chức Hệ thống TK kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh để đáp ứng việc tổ chức kế toán trên máy, cũng như quản
lý chi tiết chi phí sản xuất.
Một trong những yêu cầu quan trọng là phải xác định được đối tượng kế tốn một
cách chi tiết, từ đó mã hóa các đối tượng này theo yêu cầu của phần mềm kế toán và chuẩn hóa các quan hệ để dễ định khoản bằng máy. Căn cứ vào khối lượng nghiệp vụ
kinh tế phát sinh để xem xét, nghiên cứu đối tượng kế toán chi tiết phản ánh trên các TK
kế toán chi tiết theo đặc thù riêng của từng đơn vị. Ví dụ, các vật tư tiêu hao, CCDC sử
dụng cho hoạt động của đơn vị cần phải được mã hóa chi tiết theo từng kho bảo quản,
từng loại, từng thứ vật tư, CCDC.
Phương pháp mã hóa các đối tượng chi tiết được thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định hệ thống danh mục
Công việc này được thực hiện dựa trên các căn cứ:
Căn cứ vào các TK chi tiết theo từng cấp độ như: Hệ thống chủng loại vật tư,
CCDC; hệ thống đối tượng TSCĐ; hệ thống đối tượng thanh toán các khoản phải thu,
thanh toán các khoản phải trả (theo đơn vị, cá nhân); hệ thống các đối tượng tạm ứng;
hệ thống các đối tượng có quan hệ tín dụng, hệ thống đối tượng các dự án mở rộng sản xuất kinh doanh.
Căn cứ vào cấp độ chi tiết của từng đối tượng
Ví dụ, đối với TK 627 - Chi phí sản xuất chung phải chi tiết từng hoạt động chi phí và theo mục, tiểu mục để tập hợp chi phí và tính giá thành.
Bước 2: Các yêu cầu của việc tổ chức mã hóa chứng từ kế tốn
Sau khi đã xác định được đối tượng chi tiết cần mã hóa Kế tốn trưởng thực hiện tổ chức mã hóa các đối tượng này dựa trên số đối tượng tối đa của mỗi hệ thống (nhóm) đối tượng, đồng thời đảm bảo các yêu cầu sau:
Một là, Mỗi đối tượng chỉ được xác định cho một mã số duy nhất;
Hai là, đảm bảo tính thống nhất, tính quy luật của mã hóa, khơng mã hóa tùy tiện;
Ba là, phương pháp mã hóa phải dễ hiểu, thuận tiện cho việc bổ sung mã và loại bỏ mã khi cần thiết;
Bốn là, bảng mã của mỗi đối tượng phải để ở dạng rộng, chỉ đưa ra phương pháp và quy tắc mã, không nên mã sẵn các đối tượng. Việc mã các đối tượng do chuyên kế toán viên thực hiện;
Năm là, giá trị mã của đối tượng được ổn định trong niên độ kế tốn ( một năm), khơng được thay đổi.
Xác định hệ thống TK kế toán sử dụng cho đơn vị bao gồm: Số lượng TK cấp I, cấp II, cấp III...; phương pháp ghi chép trên các TK đó; các đối tượng chi tiết cần theo dõi đến cấp độ nào.
Trên thực tế, hiện nay ở nước ta chưa có một hệ thống TK kế tốn nào áp dụng riêng cho các doanh nghiệp theo ngành nghề. Do vậy, theo quy định hiện hành, phải trên cơ sở đặc điểm cụ thể của Ngành, của Công ty để vận dụng Hệ thống sổ sách kế toán ban hành theo Thông tư Số 200/2014/TT - BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính chế độ kế tốn dùng cho Doanh nghiệp hiện hành.
Các TK sau khi được xác định rõ theo yêu cầu quản lý sẽ được lưu trong máy tính. Vì vậy, cần phải lưu ý các vấn đề sau:
Thứ nhất: Mức độ chi tiết của các TK để đảm bảo phản ánh đầy đủ các khoản cần theo dõi chi tiết.
Ví dụ: TK 627 - Chi phí sản xuất chung (TK cấp I) Chi tiết: TK 6276 - Chi phí sửa chữa TSCĐ (TK cấp II)
TK 62761 - Chi phí sửa chữa lớn (TK cấp III)
TK 627611 - Chi phí sửa chữa lớn tự làm (TK cấp IV) TK 627611.1 - Chi phí vật liệu
TK 627611.2 - Chi phí nhân cơng TK 627611.3 - Chi phí máy thi cơng TK 627611.4 - Chi phí khác
Thứ hai: Các TK tổng hợp và chi tiết được xác định và liệt kê vào bảng gọi là Hệ thống TK kế toán sử dụng trong kế toán máy ở đơn vị. Hệ thống TK này cần được mã hóa để lưu trữ vào máy tính nhằm đáp ứng u cầu xử lý thơng tin tổng hợp và thông tin chi tiết. Để thực hiện được công việc này cần phải xác định các thơng tin cho mỗi TK khi mã hóa.
Đối với thơng tin cho kế tốn tổng hợp, khi mã hóa, mỗi TK chỉ cần lưu các thông tin như: Số hiệu TK , tên TK, loại TK.
Đối với thơng tin cho kế tốn chi tiết, mỗi TK ngồi các thơng tin liên quan còn phải lưu vào máy địa chỉ danh mục mã đối tượng chi tiết.
Ngoài ra, để định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên máy, cần phải xác định các nghiệp vụ kế tốn cụ thể diễn ra tại Cơng ty, từ đó chuẩn hóa các mối quan hệ giữa các TK đối với mỗi nghiệp vụ phát sinh. Làm được điều này sẽ tạo được sự nhất quán trong hạch toán kế toán, tránh nhầm lẫn khi hạch toán đồng thời tạo điều kiện cho sử dụng kế toán máy.
Như vậy, khi áp dụng kế tốn máy, các thơng tin lưu trong máy của mỗi TK bao gồm:
Một là, Mã hóa TK: Dùng số hiệu TK kế toán hiện hành làm mã.
Hai là, Tên TK: Dùng tên gọi của TK quy định trong hệ thống TK hiện hành. Ba là, Loại TK: Theo tính chất TK liên quan đến phân loại TK Nợ, TK Có.
Bốn là, Địa chỉ danh mục mã đối tượng chi tiết: Chỉ tới danh mục mã chi tiết tương ứng, để lấy mã chi tiết của đối tượng đối với các TK cần theo dõi chi tiết.
Năm là: Chuẩn hóa các quan hệ đối ứng giữa các TK.
Với việc mã hóa hệ thống TK như trên sẽ thuận lợi trong việc sử dụng kế toán máy, giúp kế toán hạch toán chi tiết theo từng đối tượng (CCDC, vật tư, đối tượng tạm ứng, nguồn vốn...). Qua đó, đánh giá được tính hiệu quả và việc tn thủ qui định trong từng hoạt động, ngăn ngừa việc thất thốt, lãng phí và sử dụng khơng hiệu quả tài sản và nguồn kinh phí, thuận lợi cho việc lập BCTC và báo cáo nội bộ và chuẩn hóa các quan hệ đối ứng TK đảm bảo tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng TK và định khoản kế tốn.
3.2.3. Hồn thiện tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Hệ thống sổ kế tốn là nội dung chính của q trình ghi chép thơng tin kế toán.
Hệ thống sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm căn cứ lập BCTC và báo cáo kế toán quản trị. Hệ thống sổ kế toán được tổ chức khoa học và hợp lý giúp cho việc lưu trữ, tổng hợp thơng tin có hiệu quả, là cơ sở cho việc kiểm tra các thủ tục kiểm sốt trong q trình xử lý chứng từ, đối chiếu số liệu giữa chi tiết và tổng hợp. Sổ kế tốn có chức năng ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra. Do vậy, yêu cầu cơ bản là sổ sách kế toán phải được phản ánh trung thực giữa thực tế và số liệu được ghi chép trên sổ sách, đảm bảo chức năng kiểm soát trên các phương diện là bảo vệ tài sản, ngăn ngừa hành vi gian lận, gây mất mát tài sản hoặc sử dụng khơng đúng mục đích gây lãng phí, theo dõi sự dịch chuyển của tài sản giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Việc kiểm tra, đối chiếu trong quá trình ghi chép sổ sách kế toán cần phải được thực hiện thường xun.
Hiện nay Cơng ty vận dụng Hình thức Kế tốn Nhật ký chung, Hình thức này đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân cơng lao động kế tốn. Theo Hình thức này tất cả các nghiệp vụ được ghi đồng thời lên Sổ Nhật ký chung, Sổ quỹ và các sổ chi tiết theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế. Cuối tháng kế toán sẽ tiến hành tổng hợp số liệu chi tiết và lập Bảng đối chiếu phát sinh các TK để kiểm tra độ chính xác của số liệu kế tốn rồi lập Bảng cân đối, lấy số liệu từ Sổ
Cái và Bảng Tổng hợp chi tiết để lập BCTC.
Tuy nhiên, để đáp ứng u cầu quản lý, ngồi các mẫu sổ kế tốn tổng hợp và kế toán chi tiết đã được quy định trong CĐKT, Công ty nên mở thêm các sổ chi tiết khác để phản ánh các nghiệp vụ chi tiết, đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể (tương ứng với hệ thống tài khoản chi tiết được mở như đã trình bày ở giải pháp trên). Do đặc điểm của kế toán trên máy là các sổ kế toán đều được in ra trực tiếp từ máy, không sử dụng mẫu sổ in sẵn nên tất cả các sổ đã được lựa chọn sử dụng ở đơn vị đều được thiết kế lại mẫu sổ cho phù hợp. Tuy nhiên, việc thiết kế mẫu sổ kế toán sử dụng trong kế toán máy phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
Thứ nhất: Đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của thơng tin phản ánh trong sổ kế toán: Tất cả các mẫu sổ kể cả mẫu sổ đã được CĐKT quy định hoặc hướng dẫn và
các sổ kế toán do đơn vị tự thiết lập phải tuân thủ tính pháp lý của số liệu, chỉ tiêu cần thiết đã quy định. Đối với các sổ đã được chế độ quy định nếu có sự thay đổi về mẫu biểu thì vẫn phải đảm bảo các chỉ tiêu phản ánh đầy đủ các thông tin như mẫu quy định của Bộ Tài chính.
Thứ hai: Đảm bảo tính khoa học và chứa đựng tính hiệu lực và nhất qn của thơng tin nhiều hơn: Khi thiết kế mẫu sổ phải đảm bảo tính khoa học, dễ hiểu,
các thơng tin trùng lắp cần được loại bỏ và cố gắng kết hợp thông tin theo các chỉ tiêu khác nhau, đảm bảo sự thống nhất các chỉ tiêu trên các mẫu sổ khác nhau.
Thứ ba: Đảm bảo sự phù hợp giữa mẫu sổ với khả năng in của máy tính: Do các sổ in ra từ máy tính chỉ bó hẹp trong phạm vi một khổ giấy nhất định, nên khi thiết kế mẫu sổ cần thiết kế theo ngun tắc ít cột, nhiều dịng song vẫn phải đảm bảo
phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý và KSNB.
Ngoài ra, để đảm bảo an tồn cho thơng tin sổ sách kế tốn, cần thực hiện việc:
Một là, phân quyền trong sử dụng phần mềm kế toán: Kế toán trưởng sử dụng các tham số hệ thống, duyệt danh mục các TK và và phân quyền cho các chuyên
viên khác theo dõi công việc của tất cả người dùng; Kế toán tổng hợp thực hiện các bút
toán cho tất cả các sổ, in các sổ nhật ký, BCTC, báo cáo quản trị; Chuyên viên phụ trách các phần hành được chun mơn hóa theo loại hình cơng việc, chỉ được mở các
sổ theo sự phân cơng của Ke tốn trưởng hoặc người uỷ quyền.
Hai là, trong bảo trì và lưu trữ thông tin trong máy phải thường xuyên sao lưu dữ liệu ra các thư mục khác, sang các máy khác và ra các thiết bị nhớ ngoài như đĩa từ, đĩa quang, ổ cứng dung lượng lớn...; Tuân thủ đúng quy trình khi thực hiện chương trình kế tốn, khơng tắt máy khi đang ở trong chương trình kế tốn và thường xuyên kiểm tra virut máy.
Thực hiện được những điều trên, sẽ đảm bảo được sự an toàn, toàn vẹn, nhất quán của dữ liệu, sổ sách kế tốn.
3.2.4. Hồn thiện tổ chức hệ thống báo cáo, phân tích và cơng khai báo cáo tài chính Tổ chức hệ thống BCTC ở đơn vị nhằm cung cấp thơng tin kế tốn cho những người quan tâm. Ngồi ra kế tốn cịn phải thực hiện phân tích BCTC, lập các báo cáo cần thiết phục vụ yêu cầu quản lý theo từng chỉ tiêu chi tiết và thực hiện cơng khai tài chính. Mục đích của việc cơng khai tài chính nhằm thực hiện quy chế dân chủ trong Cơng ty cổ phần, phát huy vai trị kiểm tra, giám sát của các cấp có thẩm quyền và của tập thể cán bộ, cơng nhân viên về tình hình quản lý, sử dụng vật tư, tài chính, tài sản của Cổ đơng đúng ngun tắc chế độ, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao; ngăn ngừa lãng phí, thất thốt và mọi hành vi tham nhũng. Tuy nhiên việc tổ chức báo cáo, phân tích và cơng khai BCTC tại Cơng ty vẫn cịn tồn tại do: phân tích BCTC gần như chưa được thực hiện; việc cơng khai tài chính vẫn cịn thực hiện một cách chiếu lệ. Do vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý, hàng quý, hàng năm cần phải tiến hành phân tích BCTC.
Đối tượng phân tích tài chính của Cơng ty là q trình và kết quả thực hiện kế hoạch, dự tốn thu, chi, sử dụng nguồn vốn góp và nguồn vốn vay ưu đãi và vay thương mại. Nội dung phân tích tài chính gồm cả đánh giá tình hình thực hiện khả năng thu hồi vốn, các chi đầu vào phục vụ sản xuất, tình hình sử dụng tài sản; tình hình chấp hành các chế độ, tiêu chuẩn, định mức và chính sách quản lý tài chính của Nhà nước cũng như các quy định của Tập đồn và Cơng ty; phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực, lãng phí trong q trình sử dụng tiền vốn. Cung cấp thông tin đã xử lý theo yêu cầu quản lý, theo chế độ quản lý tài chính hiện hành. Phương
pháp của phân tích tài chính là so sánh giữa thực tế với kế hoạch theo từng chỉ tiêu phản ánh trên BCTC; xác định tỷ suất tài chính cơ bản về thanh tốn, về hiệu quả... Từ đó Lãnh đạo Cơng ty có giải pháp hữu hiệu hơn nhằm tiết kiệm hợp lý các chi phí và tính tốn đến khả năng thu hồi vốn nhanh hơn, giúp cho khả năng thanh toán nợ của Công ty được bảo đảm.
3.2.5. Hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn
Việc tổ chức bộ máy kế toán vừa phải đảm bảo hiệu quả, gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo các nguyên tắc của kiểm sốt như ngun tắc phân cơng phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn. Việc bố trí, xắp xếp nhân sự trong bộ máy kế tốn cần phải phù hợp giữa năng lực chuyên môn với công việc được giao. Bên cạnh đó cần định ra những qui định rõ ràng về trách nhiệm quyền hạn giải quyết trong phạm vi cụ thể tránh mâu thuẫn, nhầm lẫn và sự chồng chéo trong hoạt động của cá nhân trong bộ máy. Qua phỏng vấn và quan sát cũng như tồn tại trong bộ máy kế tốn của Cơng ty, tác giả đề xuất thực hiện:
Một là: Soạn thảo và ban hành “Chức năng nhiệm vụ” của Phịng Kế hoạch -
Tài chính nhằm mục tiêu phân định rõ trách nhiệm của các phịng, ban, phân xưởng trong Cơng ty.
Hai là: Soạn thảo và ban hành “Quy định và phân công nhiêm vụ” của nội bộ
Phòng TCKT mục tiêu chung gắn trách nhiệm và quyền lợi của các chuyên viên trong phòng, quy định rõ nhiệm vụ đến từng chuyên viên mà họ phải làm, hàng tháng
có họp kiểm điểm, đánh giá mức độ hồn thành cơng việc, độ phức tạp của cơng việc
từ đó gắn với quyền lợi mà họ được hưởng và ngược lại.
3.2.6. Hồn thiện cơng tác kiểm tra kế tốn