2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHIPHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH
2.2.3. Kiểm soát nội bộ các khoản mục chiphí sản xuất tại Công ty
❖ Kiểm soát nội bộ chứng từ
Trong tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu về chi phí, thủ tục kiểm soát được thực hiện như sau:
Thứ nhất, kiểm soát sự phê chuẩn đối với các nghiệp vụ:
Trong việc phê chuẩn chung Công ty đã ban hành những quy định và chính sách chung trong toàn đơn vị như quy chế quản lý tài chính, quy chế tuyển dụng, quy chế nâng bậc lương, quy chế quản lý vật tư, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế sử dụng xe ôtô, quy chế phân phối lương, định mức kinh tế kỹ thuật, định mức xây dựng cơ bản và sửa chữa lon...; phê chuẩn về giới hạn ký chứng từ chi, giao quyền ký tài liệu cho cấp uỷ quyền.
chứng từ chi, chứng từ nhập, chứng từ xuất hoặc các tài liệu mà cán bộ cấp dưới có trách nhiệm quản lý và chịu trách nhiệm về kết quả công việc. Việc phê chuẩn này được quy định cho từng nghiệp vụ cụ thể, chẳng hạn như khi có nhu cầu sửa chữa TSCĐ hoặc mua sắm vật tư CCDC thì phải có đề nghị từ bộ phận có nhu cầu và phải được phê duyệt của lãnh đạo trước khi thực hiện nghiệp vụ đó. Quy trình phê chuẩn chứng từ được thực hiện qua 3 cấp: Từ cấp bộ phận quản lý trực tiếp bộ phận thực hiện đến bộ phận kế toán và cuối cùng là kiểm soát và phê duyệt của lãnh đạo Công ty. Ví dụ như chứng từ xuất than cho SXKD cho ca (1) của ngày (n); nhân viên thống kê vật tư Phân xưởng Lò máy ghi yêu cầu vào sổ xin lĩnh vật tư hàng ngày (sổ này được Công ty cấp có sổ trang liên tục) thông qua; đợn vị trưởng của mình, các phòng liên quan cuối cùng là lãnh đạo duyệt, sau đó được lập phiếu xuất ở phòng Kế hoạch vật tư, thủ kho căn cứ phiếu xuất cấp hàng. Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng chứng từ được bộ phận thực hiện chuyển trực tiếp cho lãnh đạo phê duyệt trước khi chuyển đến bộ phận kế toán, bỏ qua chức năng kiểm soát của kế toán. Ví dụ như từ Phân xưởng sửa chữa Cơ nhiệt; lập dự trù xin cấp lô vật tư để phục sửa chữa thường xuyên, chỉ thông qua Phòng kỹ thuật An toàn và Phòng kế hoạch Vật tư cuối cùng là lãnh đạo Công ty phê duyệt, vấn đề ở chỗ nhận cả lô vật tư mang về kho phân xưởng của mình để dùng dần.
Thứ hai, Tôn trọng nguyên tắc bất kiêm nhiệm đặc biệt không kiêm việc phê chuẩn chứng từ với thực hiện.
Thứ ba, Kiểm soát chứng từ kế toán được thực hiện qua hai bước:
Bước 1: Là kiểm soát ban đầu do kế toán thanh toán thực hiện. Nội dung kiểm soát gồm các chứng từ gốc kèm theo đã đầy đủ và hợp lệ hay chưa, nội dung kinh tế của nghiệp vụ, đơn giá và số lượng, hóa đơn,...
Bước 2: Là kiểm soát lại kiểm soát ban đầu, chứng từ sẽ được chuyển đến Kế toán trưởng hoặc Phó kế toán trưởng, Tổng giám đốc để kiểm tra, soát xét lại và ký duyệt chứng từ trước khi chuyển giao đến thủ quỹ để chi tiền. Cuối cùng kế toán viên kiểm tra lại chứng từ như thủ tục kiểm soát ban đầu, kiểm tra các chữ ký, số liệu trên chứng từ trước khi ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán. Ví dụ chứng từ
thuộc chi phí chung như: tiếp khách, xăng xe, công tác phí...
❖ Kiểm soát nội bộ NVL trực tiếp và vật tư cho sản xuất tại Công ty:
Sơ đồ 2.6. Sơ đồ kiểm soát nội bộ NVL trực tiếp và vật tư cho sản xuất tại Công ty
Trình tự kiểm soát nội bộ sử dụng vật tư trong sản xuất điện tại Công ty như sau:
(1) Phòng kinh doanh bắt đầu nhận đơn đặt hàng từ khách hàng tại Công ty. Do đặc thù của ngành điện thì đơn đặt hàng thường là các hợp đồng ký kết dài hạn, và được cung cấp cho khách hàng liên tục.
(2) Lệnh sản xuất gửi tới phân xưởng sản xuất, và lập phiếu yêu cầu xuất vật tư tới Ban Giám đốc Công ty, Ban Giám đốc phê duyệt hoặc không phê duyệt. Khi Ban Giám đốc phê duyệt xuất kho NVL cho sản xuất thì bộ phận thủ kho tiếp nhận và lập phiếu xuất kho cho phân xưởng sản xuất, ghi sổ sách liên quan, xuất nguyên vật liệu.
(3) Bộ phận thủ kho sau khi đã xuất liệu ra sản xuất, cần hoàn thành các công việc liên quan như nhập sổ sách, tính giá xuất kho, ghi thẻ kho, đối chiếu nhập xuất tồn.
phồng TCHCZP.Kp IhugItZKCS Gi⅛tnd⅛c Phồng kế toán
ιr , n * ⅛
Ị Tuyển dụng :
ỊTo chức sàn Xtiali : KÌễnĩtra Chiung tử ĩ±:
Thieo doi1
kieπii
...^ιτJ..=haα
C⅛J -- và thanh toán ho àn :
Ị Hạp đông lao
Tĩhâp liệu váo máy
EĨẼ sơ nhãn ' Pfiicu iíẫc nhan sail: Ipham hoàn thánh iràỊ
băng chắm CCiiIg Ị
Bâng tiιach. toa:i Iuw
...
ỊPhảt lương cho Cong
nhân
B⅛ng thanh lũ an iurtfng LK,t⅛LLkalΛL.ι⅛ JiCJTL-
T it: diι⅛ tcnjg i^itrp ihánh
fth⅛r⅜.samκιi⅞r...
-.⅛.⅞iL∏h⅛□-
LJUfli-Ig s⅛αjphlm
Sơ đồ 2.7. Sơ đồ kiểm soát nhân công trực tiếp tại Công ty
(1) Theo kế hoạch sản xuất và tuyển dụng, bộ phận hành chính nhân sự tuyển dụng lao động.
(2) Bộ phận sản xuất tổ chức sản xuất phân công công việc cho lao động, đồng thời theo dõi chấm công cho lao động.
(3) Bộ phận chấm công tại phân xưởng và bộ phận hành chính nhân sự đối chiếu
lại bảng chấm công về lương thời gian, lương sản phẩm, và bảng phân chia bộ phận. (4) Bộ phận kế toán tiếp nhận thông tin chấm công từ phân xưởng sản xuất, tổng hợp lương, tính lương và thành toán lương, ghi dữ liệu vào sổ sách kế toán.
❖ Kiểm soát chi phí sản xuất chung
Kiểm soát chi phí nhân viên phân xưởng: Gồm chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý tổ, bộ phận được kiểm soát trên cơ sở tiền lương cơ bản đồng thời căn cứ vào hệ số lương. Việc kiểm soát chi phí nhân viên phân xưởng và các chứng từ liên quan cũng giống như kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp.
trình kiểm soát được thực hiện tương tự như kiểm soát về chi phí NVL trực tiếp. Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được phân bổ cho từng bộ phấn sản xuất.
Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài, công ty lập định mức sử dụng, chi căn cứ vào các chứng từ gốc như hóa đơn, và lập phiếu chi thanh toán hoặc chuyển khoản tới nhà cung cấp.
Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng ở phân xưởng , Công ty sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng để khấu hao tài sản cố định.
Ví dụ: Quy trình Kiểm soát chi phí sửa chữa tài sản cố định như Sơ đồ 2.8.
Sơ đồ 2.8. Sơ đồ kiểm soát chi phí sửa chữa tài sản cố định tại Công ty
(1) Máy tại các phân xưởng sản xuất hỏng hóc, báo tới kỹ thuật.
(2) Kỹ thuật của công ty tiến hành kiểm tra và đánh giá tình hình máy móc. Nếu hỏng, làm giấy bảo hỏng, gửi ban giám đốc. Ban giám đốc phê duyệt, khi kỹ thuật nhận được phê duyệt sẽ dự tính chi phí sửa chữa để làm đề nghị tạm ứng tiền mặt hoặc gọi các bên cung cấp dịch vụ sửa chữa máy.
(3) Kế toán nhận giấy đề nghị tạm ứng của kỹ thuật đã có phê duyệt của ban giám đốc, chi tiền, lập phiếu chi, hoặc khi nhận được hóa đơn và giấy từ .