Dù chất lượng sản phẩm luôn được chú trọng và đặt lên hàng đầu, nhưng do nhiều yếu tố khách quan: quá trình lắp ráp, vận chuyển, đặc điểm thời tiết, khí hậu vùng
miền... nên không trách khỏi sản phẩm bị lỗi, hỏng hóc sau một thời gian sử dụng. Để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp mình sau khi bán sản phẩm, Tập đoàn Nagakawa nên cung cấp dịch vụ bảo hành trong vòng ít nhất một năm và tư vấn chăm sóc miễn phí cho khách hàng trong suốt thời gian sử dụng sản phẩm. Chính vì vậy việc trích lập dự phòng cho các khoản chi phí bảo hành là rất cần thiết.
- Đối tượng và điều kiện lập dự phòng bảo hành sản phẩm là những SP, HH do doanh nghiệp thực hiện và đã bán hoặc bàn giao trong năm được doanh nghiệp cam kết bảo hành tại hợp đồng hoặc các văn bản quy định khác.
- Phương pháp lập dự phòng:
Doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất trích bảo hành SP, HH đã tiêu thụ trong năm
và tiến hành lập dự phòng cho từng loại SP, HH theo quy định đã cam kết với khách hàng nhưng tối đa không vượt quá 5% tổng doanh thu tiêu thụ đối với các SP, HH.
Sau khi lập dự phòng cho từng loại SP, HH doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết. Bảng kê chi tiết là căn cứ để hạch toán dự phòng bảo hành SP, HH vào CPBH.
- Xử lý khoản dự phòng
Tại thời điểm lập dự phòng nếu số thực chi bảo hành lớn hơn số đã trích lập dự phòng thì phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào CPBH. Nếu số dự phòng bảo hành phải trích lập bằng số dư của khoản dự phòng thì doanh nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng bảo hành.
Nếu số dự phòng bảo hành phải trích lập cao hơn số dư của khoản dự phòng bảo
hành thì doanh nghiệp trích thêm vào CPBH của doanh nghiệp phần chênh lệch này. Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư của khoản dự phòng thì doanh nghiệp hoàn nhập phần chênh lệch ghi giảm CPBH.
Hết thời hạn bảo hành, nếu không phải chi bảo hành hoặc không sử dụng hết số tiền dự phòng đã trích lập, số dư còn lại được hoàn nhập theo nguyên tắc trên.
103
- Cách hạch toán dự phòng bảo hành SP, HH:
Tập đoàn Nagakawa bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các khoản hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành SP, HH. Công ty sẽ tự ước tính chi phí bảo hành trên cơ sở số lượng SP, HH đã xác định là tiêu thụ trong kỳ.
Khi lập dự phòng cho chi phí sửa chữa, bảo hành SP, HH đã bán: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (3521).
Tập đoàn Nagakawa có bộ phận độc lập về bảo hành SP, HH. Nên khi phát sinh các khoản chi phí liên quan về bảo hành SP, HH đã lập ban đầu, như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài..., số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành về chi phí bảo hành SP, HH
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (3521)
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (chênh lệch nhỏ hơn giữa dự phòng phải trả bảo hành SP, HH so với chi phí thực tế về bảo hành)
Có TK 336 - Phải trả nội bộ.
Khi lập Báo cáo tài chính, Công ty phải xác định số dự phòng bảo hành SP, HH cần trích lập:
Nếu số dự phòng cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã
lập ở
kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hạch toán vào chi phí Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (3521).
Nếu số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hoàn nhập ghi giảm chi phí
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (3521) Có TK 641 - Chi phí bán hàng.
Giả sử Tập đoàn Nagakawa bán máy ĐHKK Nagakawa NS-C18TK từ tháng 1/2017 với chính sách bảo hành là sẽ sửa chữa miễn phí trong vòng 1 năm. Trong
104
năm 2017 Công ty đã bán được 2000 bộ điều hòa với giá bán 7.050.000 đồng/bộ, thuế GTGT 10%, giá vốn 5.640.000 đồng/bộ. Bằng kinh nghiệm của mình Công ty ước tính rằng 2% máy sẽ hỏng nặng với chi phí ước tính cho việc sửa chữa là 1.500.000 đồng/bộ và 5% máy sẽ hỏng nhẹ với chi phí ước tính là 500.000 đồng/bộ. Trong năm 2017 Công ty đã phát sinh chi phí bảo hành là 100.000.000 đồng.
Chi phí báo hành ước tính cho máy lọc không khí và tạo độ ẩm tiêu thụ năm 2017 là: 2000 x 2% x 1.500.000 + 2000 x 5% x 500.000 = 110.000.000 đồng
Bút toán trích trước chi phí bảo hành: Nợ TK 641: 110.000.000 đồng
Có TK 352: 110.000.000 đồng Chi phí bảo hành phát sinh
Nợ TK 352: 110.000.000 đồng Có TK 641: 10.000.000 đồng Có TK 336: 100.000.000 đồng