6. Nội dung và bố cục của luận văn
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kếtoán tại công ty TNHH Wilmar Marketing
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tại Công ty TNHH Wilmar Marketing CLV, bộ máy kế toán được tổ chức linh hoạt dựa trên hình thức tổ chức tập trung. Theo đó, mỗi nhân viên kế toán trong phòng ban đảm nhiệm một phần hành nhất định với những chức năng và nhiệm vụ riêng.
Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Wilmar Marketing CLV
37
- Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận kế toán
• Giám đốc tài chính: là người phân tích tình hình tài chính của Doanh nghiệp nhằm nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu đang diễn ra trong quá trình sản xuất
kinh doanh và hoạch định chiến lược tài chính của Công ty.
• Trưởng phòng kế toán: là người tổ chức chỉ đạo công tác kế toán, chịu trách nhiệm cao nhất về công tác kế toán trước giám đốc và cơ quan nhà nước; chỉ đạo thực
hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, hạch toán kinh tế. Chỉ đạo trực tiếp công việc
chi tiết của các kế toán viên.
• Phó phòng kế toán/Kế toán tổng hợp: là người rà soát công tác kế toán, theo dõi hạch toán tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại Công ty, lập các báo cáo cuối tháng, cuối quý, hỗ trợ trưởng phòng thực hiện công tác kế toán.
• Kế toán tiền, thanh toán: theo dõi toàn bộ công tác hạch toán gồm thanh toán tiền mặt, tiền gửi NH, các khoản tạm ứng, kiểm tra chứng từ thanh toán cho nhà cung
cấp, khách hàng, nhân viên. Hàng ngày lập báo cáo thu chi quỹ.
• Kế toán bán hàng: kiểm tra các chương trình khuyến mại, tích điểm, trả thưởng cho khách hàng, ghi nhận doanh thu khi đủ điều kiện; lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
• Kế toán mua hàng: kiểm tra các chứng từ đầu vào, ghi nhận chi phí và công nợ nhà cung cấp, chuyển chứng từ sang cho kế toán thanh toán để thanh toán cho nhà cung cấp; lập báo cáo công nợ hàng tuần, hàng tháng.
• Kế toán tiền lương, thuế: theo dõi các khoản phải thu, phải trả nhân viên, cùng nhân sự tính lương hàng tháng cho nhân viên theo dõi việc trích nộp BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ... theo đúng quy định của pháp luật; thu nộp thuế TNCN, kiểm tra các
loại doanh thu, chi phí đã ghi nhận, lập báo cáo thuế GTGT, TNDN hàng tháng, hàng
38
• Thủ quỹ: là người quản lý tiền mặt tại công ty, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để ghi sổ quỹ tiền mặt. Định kỳ kiểm kê quỹ đối chiếu sổ sách liên quan để phát hiện thiếu, thừa, nguyên nhân và đưa ra phương án điều chỉnh.
2.1.4.2. Đặc điểm chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Chuẩn mực kế toán và chế độ áp dụng
• Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam và các quy định hiện hành khác.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn chế độ kế toán tại doanh nghiệp
- Hình thức sổ kế toán áp dụng được đăng ký của Công ty là Nhật ký chung.
- Báo cáo tài chính, trừ báo cáo lưu chuyển tiền tệ, được lập trên cơ sở dồn tích theo nguyên tắc giá gốc. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập theo phương pháp gián tiếp.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là VND - Đồng Việt Nam - Một số chính sách kế toán khác:
• Các giao dịch bằng ngoại tệ: các giao dịch bằng các đơn vị tiền khác VNĐ trong năm được quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch. Các khoản mục tài sản, nợ phải trả và các khoản phải thu có gốc bằng đơn vị tiền tệ khác VNĐ được quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày kết thúc kỳ kế toán.
• Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Hàng tồn kho được phản ánh theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc được tính theo phương pháp bình quân gia quyền và bao gồm tất cả các chi phí phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá trị thuần có thể thực hiện được ước tính dựa vào giá bán của hàng tồn kho trừ đi các khoản chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và các chi phí bán hàng. Kế toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên.
• Khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng ước tính của tài sản.
39
• Hóa đơn GTGT đầu ra: Công ty đang sử dụng hóa đơn điện tử áp dụng theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 09 năm 2018. Ngoài ra, Công ty vẫn sử dụng đồng thời hóa đơn GTGT đặt in chưa sử dụng hết trước khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử áp dụng theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 03 năm 2014.
- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng
Wilmar CLV hiện đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT/BTC. Tuy nhiên do nhu cầu quản trị, tài khoản được thiết kế và phân chia như sau:
Hình ảnh 2.1 - Cấu trúc tạo tài khoản kế toán tại Công ty
Nguồn: Công ty TNHH WilmarMarketing CLV
Ví dụ:
- Loại tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: 511; Loại hàng hóa (hàng hóa): 1; Nghiệp vụ Thương mại bán buôn: 1; Loại tiền VND: 1; Doanh thu nội địa: 1; số thứ tự: 01.
φ Ta có TK 511111101: Doanh thu bán hàng hóa nội địa_VNĐ
- Loại tài khoản doanh thu hoạt động tài chính (FI): 515; lãi thông thường: 1; số thứ tự 01 là lãi tiền gửi ngân hàng.
φ Ta có TK 515000101: Doanh thu hoạt động tài chính_Tiền lãi TGNH Ngoài ra, Công ty còn quản lý chi phí theo phòng ban (Cost_Center)
40
o R&D: Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm
o ADM/HR: Phòng Hành chính nhân sự
o IT: Phòng công nghệ thông tin
o BRA: Phòng Nhãn hiệu
o MKT: Phòng Tiếp thị và Dịch vụ khách hàng
o LOG: Kho vận
2.1.4.3. Giới thiệu khái quát về phần mềm kế toán sử dụng ở Công ty TNHH Wilmar Marketing CLV
Công ty TNHH Wilmar Marketing CLV sử dụng phần mềm kế toán Expert ERP do bộ phận Công nghệ thông tin phối hợp với đơn vị thuê ngoài thiết kế và thực hiện. Do vậy, phần mềm kế toán này khá phù hợp với của các nghiệp vụ phát sinh tại Công ty. ERP được tạo nên dựa trên các tiêu chí sau:
- Tuân thủ tuyệt đối các quy định hiện hành về chế độ kế toán doanh nghiệp - Lấy bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm trọng tâm
- Dễ cải tạo, nâng cấp dựa trên nền tảng đã được thiết lập trước đó, phục vụ những mảng công việc mới.
- Tối đa hóa chức năng và giảm thiểu hóa thao tác của nhân viên kế toán trong quá trình hạch toán
Hình ảnh 2.2 - Giao diện phần mềm Expert ERP
41
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ phát sinh, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, sau đó thực hiện nhập vào chương trình (phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT...). Chương trình sẽ tự động xử lý số liệu, cập nhật vào Chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản tương ứng. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, số liệu được tổng hợp vào Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã đối chiếu số liệu khớp đúng Sổ Cái và Sổ Nhật ký chung, số liệu này được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.3 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Nguồn: Phòng kế toán - Công ty TNHH WilmarMarketing CLV
Ghi chú: Ghi hàng ngày ---►
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ - - - Quan hệ đối chiếu, kiểm tra ◄---►
2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinhdoanh tại Công ty TNHH Wilmar Marketing CLV