6. Nội dung và bố cục của luận văn
2.3.2. Những hạn chế còn tồn tại trong công táckế toán bánhàng xác định kết
định kết quả kinh doanh tại Công ty
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, kế toán bán hàng và xác định KQKD tại Wilmar CLV vẫn còn gặp phải những hạn chế cần khắc phục:
Kế toán doanh thu:
Việc nhận diện, xác định nội dung, phạm vi các khoản doanh thu tại công ty đôi khi chưa đảm bảo tính hợp lý. Công ty ghi nhận doanh thu bán hàng ngay tại thời điểm xuất hóa đơn. Nếu khách hàng trực tiếp nhận hàng tại kho của Công ty, ta có thể chắc chắn xác nhận được việc chuyển giao quyền kiểm soát hàng hóa cho khách hàng. Tuy nhiên, trong trường hợp hàng hóa giao tại kho khách hàng thì việc ghi nhận doanh thu tại thời điểm xuất hóa đơn là chưa hợp lý vì chưa chuyển giao quyền kiểm soát hàng hóa cho khách hàng.
Có khoản giảm trừ doanh thu chưa được xác định và phân loại đúng nội dung và phạm vi. Ví dụ như: khoản điều chỉnh chênh lệch cầu cân được ghi nhận vào TK 5212 - Giảm giá hàng bán. Theo TT 64/2013/TT-BTC: Việc giảm giá căn cứ vào chất lượng hàng hóa, dịch vụ. Xét về bản chất, khoản điều chỉnh giảm chênh lệch cầu cân không phải do hàng bán kém hay mất phẩm chất. Điều đó tất yếu sẽ dẫn đến các thông tin về doanh thu, chi phí, KQKD không chính xác, làm ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh của các nhà quản trị.
Nhằm mục đích theo dõi doanh thu và kết quả kinh doanh theo từng nhóm mặt hàng, công ty đã xây dựng hệ thống mã khách hàng theo từng nhóm sản phẩm: nhóm dầu ăn, bột mì, gia vị nước chấm, hóa chất,... dẫn đến tình trạng cùng một
77
khách hàng nhưng có rất nhiều mã khách làm cho kế toán bán hàng khó quản lý và theo dõi công nợ đồng thời chưa đánh giá hết được tiềm năng của khách hàng.
Công ty chưa quan tâm đến các khoản chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán áp dụng cho hoạt động thương mại bán buôn. Chính sách chiết khấu nếu được áp dụng một cách hợp lý một mặt sẽ tạo đà tăng doanh thu của công ty, mặt khác giúp công ty sớm thu hồi được nợ, quay vòng vốn kinh doanh.
Hầu hết các kho hàng của Wilmar Marketing CLV là kho thuê của bên thứ ba. Việc xuất - nhập hàng hóa là thuê dịch vụ từ các công ty kho vận dẫn đến tình trạng kế toán không nắm bắt kịp thời tình hình hàng hóa trong kho. Đặc biệt là với hàng bán trả lại, không có đủ chứng từ để kế toán ghi nhận nhập kho và có các phương án xử lý với hàng hỏng, hàng kém chất lượng, không đánh giá được thực chất hàng hóa chậm luân chuyển và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đồng thời phải chịu thêm các khoản chi phí lưu kho phát sinh.
về kế toán chi phí:
Chi phí của Công ty được ghi nhận vào thời điểm nhận được chứng từ chứ không
phải vào thời điểm phát sinh chi phí nên chỉ tiêu chi phí trên Báo cáo kết quả kinh doanh không phản ánh đúng thực tế kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ báo cáo.
Hiện nay, tại Wilmar CLV, việc xác định các chi phí liên quan đến hoạt động môi giới hàng hóa của Công ty chưa được rõ ràng và đối với nhóm kinh doanh các dự án đặc biệt các khoản chi phí nói chung mới chỉ được chi tiết đến các bộ phận mà chưa được theo dõi theo từng hạng mục kinh doanh. Do vậy, khi có yêu cầu của Ban Giám Đốc về việc xác định hiệu quả của một hạng mục kinh doanh cụ thể, nhân viên kế toán phải tiến hành rà soát lại các khoản mục theo từng hạng mục kinh doanh đó. Việc rà soát này được thực hiện theo số hợp đồng được trình bày tại diễn giải của mỗi bút toán. Sau khi tập hợp đầy đủ các vấn đề liên quan đến hạng mục, kế toán lập bảng theo dõi doanh thu, giá vốn và xác định KQKD của hạng mục kinh doanh để gửi Ban Giám Đốc.
78
Doanh thu của từng hạng mục kinh doanh đã được theo dõi và hạch toán theo số hợp đồng của hạng mục kinh doanh đó để dễ tra cứu khi cần thiết. Tuy nhiên, khoản mục giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,... lại chưa được hạch toán chi tiết đến từng hạng mục kinh doanh như vậy. Do đó, trước quy trình xác định KQKD của hạng mục kinh doanh nói trên, xét thấy việc hạch toán chi phí vẫn chưa thực sự hiệu quả, làm mất nhiều thời gian để tập hợp và dễ dẫn đến sai sót khi thực hiện tập hợp các thông tin kế toán liên quan đến hạng mục kinh doanh đó.
về xác định kết quả kinh doanh:
Việc hạch toán kết quả kinh doanh hiện nay được tiến hành vào cuối kỳ kế toán và được thực hiện khá thuận lợi. Tuy nhiên, do khó khăn trong việc xác định chi phí liên quan đến từng hạng mục của nhóm kinh doanh các dự án đặc biệt nên chưa đánh giá được chính xác và kịp thời kết quả và mức độ hiệu quả của nhóm hoạt động kinh doanh này để có những chính sách nhằm thúc đẩy mạnh hơn các dự án có hiệu quả, tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục những hạn chế của những hoạt động chưa đem lại lợi ích kinh tế cho Công ty.
về tổ chức bộ máy kế toán:
Không gian làm việc của văn phòng dù mới được cải tạo từ giữa năm 2016 đến nay nhưng vẫn còn chật hẹp, kho lưu trữ chứng từ kế toán vẫn còn quá nhỏ và chưa đáp ứng được nhu cầu lưu trữ và tìm kiếm một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Nhân sự trực thuộc bộ phận kế toán tuy được sắp xếp linh hoạt nhưng khối lượng công việc lớn, cán bộ kế toán không kịp xử lý các vấn đề kế toán phát sinh, dẫn đến tình trạng tồn đọng chứng từ chưa ghi nhận kịp thời.
Phần mềm ERP Expert tuy được thiết lập phục vụ công tác kế toán riêng biệt cho Wilmar CLV với nhiều tiện ích và công dụng nhưng vẫn còn một số hạn chế nhất định.
• Thứ nhất, như đã được trình bày ở phần giới thiệu chung, ERP chỉ cho ghi nhận các bút toán “Một Nợ - Một Có”, “Nhiều Nợ - Một Có” hoặc
79
“Một Nợ - Nhiều Có” chứ không cho phép ghi nhận “Nhiều TK Nợ - Nhiều TK Có”. Đặc thù này có thể giúp kế toán viên kiểm soát được số liệu thành phần và số liệu tổng hợp nhưng cũng có hạn chế khi nghiệp vụ phát sinh cần chia nhỏ doanh thu, chi phí và TK đối ứng.
• Thứ hai, hệ thống ERP chưa thiết lập theo dõi được các loại hợp đồng môi giới hàng hóa, từ đó trích xuất để lập bảng kê. Hiện tại nghiệp vụ môi giới hàng hóa trong Công ty hoàn toàn do kế toán theo dõi bên ngoài, không theo sát được tiến độ giao hàng cho khách hàng nên xảy ra tình trạng bị thiếu sót, thông tin chưa chính xác.
• Cuối cùng, ERP do tích hợp nhiều tính năng, được sử dụng cho tất cả các phòng ban trong Công ty nên thường thao tác chậm mỗi khi thực hiện các bút toán các bút toán tự động như bút toán tính giá hàng tồn kho, bút toán kết chuyển cuối kỳ,... Do các bộ phận kinh doanh, kho vận, kế toán ngồi cách xa nhau nên khi đường truyền không ổn định hoặc có quá nhiều người cùng sử dụng dễ dẫn đến tình trạng bị chậm hoặc ghi sổ bút chưa được chính xác. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của bộ phận không chỉ trong việc hạch toán doanh thu, chi phí, xác định KQKD nói riêng mà còn trong cả hoạt động kế toán nói chung.
Công tác luân chuyển chứng từ cũng có những bất cấp. Quá trình hợp tác giữa các bộ phận vẫn thường xảy ra những bất cập nhất định ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề luân chuyển chứng từ. Tại Wilmar vẫn có những trường hợp nợ chứng từ gốc, gửi trước chứng từ photo hoặc scan hoặc các trường hợp hàng trả về đã về đến kho mà chứng từ chưa về dẫn đến việc bộ phận kho vận và kế toán không ghi nhận được kịp thời.
Và sau khi nghiệp vụ kinh tế kết thúc, kế toán gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề thu thập chứng từ gốc để lưu trữ. Ngoài ra, một số bộ phận thường xuyên tập hợp và gửi chứng từ cho kế toán theo tháng, không theo nghiệp vụ phát sinh. Điều này là nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng quá tải trong việc xử lý nghiệp vụ ở phòng kế toán tại thời điểm cuối mỗi tháng.
80
Hơn nữa, Wilmar còn có địa điểm làm việc, kho hàng khác nhau, phần lớn các nhân viên Marketing phải đi công tác xa và làm việc trực tiếp tại Nhà phân phối nên việc thu thập thông tin, tập hợp và luân chuyển chứng từ gặp khó khăn, chậm trễ, một số nghiệp vụ không lập chứng từ ngay mà sau khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra rồi, căn cứ vào những chứng từ có liên quan rồi mới lập hóa đơn. Công tác luân chuyển chứng từ đôi khi diễn ra chậm trễ dẫn đến có thể làm mất tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế và độ tin cậy của số liệu, tính kịp thời của thông tin,...