6. Nội dung và bố cục của luận văn
2.2.1. Chu trình bánhàng và phương thức thanh toán tại Công ty
Chu trình bán hàng bao gồm nhiều chức năng nghiệp vụ, trong đó mỗi chức năng nghiệp vụ là một hoạt động được thực hiện thường kỳ, theo một phương thức định sẵn, nhằm thực hiện một phần nhiệm vụ của tổ chức.
Quy trình bán hàng tổng quát tại Công ty TNHH Wilmar Marketing CLV được thể hiện theo sơ đồ dưới đây:
CS Sales Contract ị 43 Birot 1: Btrức 2: Credit Advice Bưức 3: Phiếu giao háng Btnx 4:
Btróc 5: Phieu xuảt kho
Mau hóa đon
Btrot ¢: Bxrot 7: Plueu ké toán Btrót 8: Phieu nháp kho Btróc 9: End
Sales management Module/
Lập đon háng trẽn hệ thõng
Sales Managemnt Module/
Ghi nhận yêu câu trá hàng cùa Klxach hàng
Sales Managemnt Module/
Chitng tir ghi nhặn bũt toán giâm cõng nạ. giâm doanh thu. giâm thuê
Sales management Module/
Lập họp đông
Sales management Module/
Lập phiêu giao háng
Inventory Control Module/
Phiêu nhập kho háng trà, ghi nhận bút toán tăng háng tôn kho, giám giá vỏn
•Vợ ISx Có TK 032.
Inventory Control Module/
Xuât kho thực tê ghi nhận giá vòn: Λ> TK O 3 2x. Có TK JSx
Sales management Module/
Xuãt hòa đon. ghi nhân cõng nạ: .Vọ TK ISJx/ Có TK Sllx Nợ TK JSlx/ Có TK SSSlx
Description DOMESTIC SALES PROCESS
Flowchart Forms
CS Sales Order No
■<- ~^Approval~^~~~>∙ Yes
Ke toán Delivery Order
X
Ke toán Stock out
X
Logistic Invoice (billing)
ị
CS SO return
ị
---
Logistic Credit note
WP
Logistic Stock in
Steps Flow Depatment Description
— —
- Cho phép attach file.
Step 1: Sales Contract CS - Cho phép nhập thông tin của bên mua và bên bán:
--- Đối tượng mua: tên, địa chỉ,
> r Đối tượng bán: tên, địa chỉ
— Invoice Thông tin hợp đồng: mặt hàng, DVT, số lượng, đơn giá, loại giá (FOB,
Step 2: Nợ TK 131x/Có TK 511x Accounting CIF), xuất xứ, nơi giao hàng,
— Nợ TK 131x/ Có TK 33311x - Số lượng Bill of lading, đơn giá commission.
Sơ đồ 2.5 - Quy trình bán hàng đối với hoạt động thương mại
Nguồn: Phòng kế toán - Công ty TNHH WilmarMarketing CLV
Sơ đồ 2.6 - Quy trình bán hàng hoạt động môi giới
Nguồn: Phòng kế toán - Công ty TNHH WilmarMarketing CLV
- Broker là một hoạt động dịch vụ môi giới mua bán. Trong đó, CLV đóng vai trò là bên môi giới hưởng hoa hồng.
45
- Đối với hoạt động thương mại bán buôn:
• Khách hàng ký hợp đồng nguyên tắc, quy định các điều khoản về quyền lợi và nghĩa vụ của bên bán và bên mua.
• Căn cứ trên hợp đồng nguyên tắc, khách hàng đặt hàng từng lần qua điện thoại, fax trực tiếp đến văn phòng của công ty hoặc gửi đơn đặt hàng qua email bộ
phận dịch
vụ khách hàng sẽ tiếp nhận đơn hàng. Kiểm tra chương trình khuyến mại, hạn
mức bán
hàng, lập Đơn bán hàng và trình duyệt trên phần mềm ERP, sau đó thông báo
cho bộ
phận kho vận.
• Bộ phận kho vận chuẩn bị hàng, phương tiện vận chuyển, phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT cho khách hàng. Bộ phận kho vận sau khi hoàn thành việc giao hàng
cho khách có trách nhiệm chuyển toàn bộ chứng từ có liên quan đến bộ phận kế toán
đề rà soát và ghi nhận nghiệp vụ vào sổ kế toán.
• Hóa đơn được lập là hóa đơn điện tử, được gửi trực tiếp đến email của khách hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, 1 liên do thủ kho lưu, 2 liên giao cho
người giao hàng (thuê bên thứ 3 làm vận chuyển).
• Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất kho cho nhân viên giao hàng. Nhân viên giao hàng ký nhận và giao hàng cùng bản thể hiện của hóa đơn điện tử đã
gửi đến
email của khách hàng, phiếu xuất kho cho khách hàng. Sau khi khách hàng nhận hàng
và ký vào phiếu xuất kho, nhân viên giao hàng mang phiếu xuất kho về nộp lại
cho bộ
phận kế toán. Bộ phận kế toán căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất kho để hạch
toán ghi
46
• Bán hàng trả trước: Theo phương thức này, sau khi xác nhận đơn hàng, khách hàng phải thanh toán trước tiền hàng bằng tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản. Phương
thức này chủ yếu áp dụng đối với khách hàng đại lí, bán buôn.
• Bán hàng chưa thu được tiền ngay (Thanh toán chậm): Đây là hình thức mua hàng trả tiền sau. Theo hình thức này khi công ty xuất hàng thì số hàng đó được
coi là
tiêu thụ và kế toán ghi nhận doanh thu và theo dõi trên sổ chi tiết công nợ. Phương
thức này được áp dụng cho những khách hàng sản xuất lớn, khách hàng công nghiệp
có ký hợp đồng và có uy tín. Để khuyến khích tiêu thụ hàng hóa và giữ khách hàng,
công ty cho họ trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định, thời hạn thanh
toán và
hạn mức bán hàng phụ thuộc vào từng khách hàng. Thời điểm thu tiền không
trùng lặp
với thời điểm bán hàng được xác định là tiêu thụ.
Thời hạn thanh toán và hạn mức bán hàng được quy định như sau:
❖ Thời hạn thanh toán: bao gồm thời hạn nội bộ và thời hạn quy định
VD: Trong hợp đồng với khách hàng Masan, thời hạn thanh toán là 15 ngày kể từ ngày hóa đơn. Thời hạn thanh toán nội bộ là 20 ngày. Nếu khách hàng Masan nợ quá 15 ngày và dưới 20 ngày thì cấp Trưởng phòng sẽ duyệt cho lần đi hàng tiếp theo. Nếu khách hàng Masan nợ quá 20 ngày thì phải xin duyệt đi hàng lên cấp cao hơn hoặc đề xuất ngừng giao hàng cho đến khi khách hàng thanh toán nợ.
❖ Hạn mức bán hàng: bao gồm hạn mức nội bộ và hạn mức quy định
47 Steps Flow Bước 1: CA Definition Bước 2: Check CA Bước 3: Release CA Bước 4: SO Approved CA PROCESS Description
Định nghĩa _ hạn mức tín dụng, các cấp tính hạn mức, user duyệt tương
ứng từng cấp
Căn cứ vào giá trị trên đơn hàng đã được lập, Căn cứ vào số dư công nợ (tình hình thanh toán)
Hệ thống sẽ xác định định số dư hạn mức tín dụng và chuyển đến các user tương ứng từng level duyệt.
Tương ứng với từng user của từng cấp, hệ thống hỗ trợ màn hình truy vấn các SO cần duyệt cho từng level.
Sau khi thỏa các level duyệt hạn mức tín dụng, SO sẽ được cập nhật trạng thái “Approved” và sẵn sàn cho việc thực hiện bước tiếp theo.
Sơ đồ 2.7 - Quy trình duyệt hạn mức bán hàng trên phần mềm ERP
48
2.2.2. Kế toán doanh thu tại Công ty TNHH Wilmar Marketing CLV2.2.2.1. Ke toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ